¿Qué puedo reclamar en impuestos? Una guía de gastos comerciales permitidos para los trabajadores por cuenta propia

Puede restar sus gastos comerciales permitidos de su volumen de negocios al calcular la cantidad de impuestos que debe pagar cada año.

Pero no todos los gastos comerciales son gastos permitidos, por lo que es importante saber qué costos puede reclamar en su declaración de impuestos.

Entendiendo los gastos permitidos

Como se mencionó, no puede seguir adelante y restar todos sus gastos de trabajo por cuenta propia. HMRC tiene reglas claras sobre lo que puede y no puede incluir, por lo que los costos que puede incluir en su cálculo se denominan «gastos permitidos».

Al definir los gastos permitidos, HMRC intenta asegurarse de que solo deduzca los gastos estrictamente relacionados con su negocio.

Comprender cuáles de sus gastos de trabajo por cuenta propia son permitidos y calcular sus ganancias con precisión es importante para asegurarse de que paga la cantidad correcta de impuestos.

Este es un ejemplo:

Su negocio gana £25,000 en un año fiscal, pero sus gastos permitidos suman £5,000. Solo tiene que pagar impuestos sobre £20,000, que es su beneficio imponible.

Gastos permitidos y completar su declaración de impuestos 2019-2020

La fecha límite de impuestos de autoevaluación para el año fiscal 2019-20 es el 31 de enero de 2021.

Los gastos permitidos lo ayudan a calcular la cantidad de impuestos que debe pagar, y el gobierno ha anunciado medidas de apoyo para las empresas que luchan por pagar debido al coronavirus.

Esto incluye un aplazamiento en el pago de su impuesto de Autoevaluación en su totalidad hasta el 31 de enero de 2022, para facturas de hasta £30,000. Tendrá que usar el servicio de Tiempo en línea para pagar de HMRC para solicitar.

Tenga en cuenta que si puede pagar su factura, debe hacerlo, sobre todo porque los intereses se aplicarán al saldo pendiente a partir del 1 de febrero de 2021.

Que se auto-empleados gastos son gastos deducibles?

Cuando esté completando su declaración de impuestos, estos son algunos de los costos que generalmente cuentan como gastos comerciales permitidos.

Gastos de oficina

Puede reclamar gastos comerciales por artículos que normalmente usaría durante menos de dos años. Esto incluye papelería comercial como:

• facturas de teléfono, móvil, fax e Internet
• franqueo
• papelería
• impresión
• tinta y cartuchos de impresora
• software de ordenador que utiliza su empresa durante menos de dos años
• software de computadora si su empresa realiza pagos regulares para renovar la licencia (incluso si la usa durante más de dos años)

También puede incluir equipo de negocios que conservará durante más tiempo, como computadoras e impresoras y otro software de computadora, pero es posible que tenga que reclamar estos como asignaciones de capital si no utiliza la contabilidad en efectivo.

Locales comerciales

Puede reclamar gastos por:

• alquiler
• mantenimiento y reparación
• facturas de servicios públicos
• seguro de propiedad
• seguridad

No puede reclamar gastos por comprar o construir sus locales comerciales.

Si dirige su negocio desde casa, puede incluir parte de las facturas de servicios públicos de su hogar, pero debe calcular la proporción de su hogar que se usa para negocios y qué proporción del mes se usa para fines comerciales.

Gov.uk da un ejemplo de método para dividir los costos por el número de habitaciones. Digamos que tienes cuatro habitaciones en la casa y usas una como oficina. Si su factura de electricidad para el año es de £800, y cada habitación usa una cantidad igual de electricidad, puede dividir la factura por cuatro para reclamar los gastos de negocios permitidos de £200.

Si trabaja desde casa al menos 25 horas al mes, puede usar «gastos simplificados», que es una tarifa mensual fija calculada por el gobierno.

Viaje

Puede reclamar los costos de automóvil o camioneta relacionados con la empresa en su declaración de impuestos, incluidos:

• seguros de vehículos
• de combustible
• alquiler
• reparación
• mantenimiento
• desglose de la cubierta

los gastos de los Vehículos puede ser difícil de calcular, así que usted puede utilizar ‘simplificado los gastos de los vehículos’, que es una tarifa plana provisto por el gobierno.

También puede incluir viajes de negocios en tren, autobús, avión o taxi, y habitaciones de hotel y comidas durante los viajes de negocios nocturnos.

Tenga en cuenta que los viajes para cosas como reuniones y visitas al lugar de trabajo están incluidos, pero no puede reclamar el costo de viajar entre su casa y el trabajo, por lo que viajar o viajar a sus instalaciones comerciales no cuenta.

También tenga en cuenta que si realiza un viaje por razones personales y de negocios, debe poder separar el costo comercial para incluirlo.

No se puede reclamar para entretener a clientes, proveedores y clientes, ni para hospitalidad para eventos.

Finalmente, si compra un vehículo para su negocio y utiliza la contabilidad tradicional, puede reclamarlo como una asignación de capital.

Si utiliza la contabilidad en efectivo y compra un automóvil para su negocio, puede reclamarlo como una asignación de capital (si no está utilizando gastos simplificados). Reclamar otros tipos de vehículos como gastos permitidos.

Stock y materiales

Puede incluir el costo de su stock, sus materias primas y los costos directos que surgen de la producción de sus productos.

No puede reclamar por bienes o materiales comprados para uso privado, ni por depreciación de equipos.

Costos legales y financieros

Si necesita contratar a un profesional como un contador, un abogado, un agrimensor o un arquitecto por razones comerciales, puede incluir el costo en su cálculo.

También puede incluir cargos bancarios, de sobregiro y de tarjetas de crédito, intereses sobre préstamos bancarios y comerciales, intereses de compra a plazos y pagos de arrendamiento. Ten en cuenta que si utilizas la contabilidad en efectivo, solo puedes reclamar hasta £500 en intereses y cargos bancarios.

Si utiliza la contabilidad tradicional, puede reclamar dinero que no recibirá y que cree que nunca recibirá (deuda incobrable). Eso es porque con la contabilidad tradicional, incluyes esta deuda en tu volumen de negocios. Pero no puedes reclamar:

• deudas no incluidas en el volumen de negocios
• deudas relacionadas con la enajenación de activos fijos, por ejemplo, terrenos, edificios, maquinaria
• deudas incobrables que no se calculan correctamente: no puede simplemente estimar que sus deudas equivalen al cinco por ciento de su volumen de negocios

No puede reclamar deudas de esta manera al usar la contabilidad en efectivo, porque registre los ingresos que realmente recibió en su declaración de impuestos.

Finalmente, no puede reclamar multas por violar la ley como gastos comerciales, o por reembolsos de préstamos, sobregiros y arreglos financieros.

Seguro de negocios

Puede incluir el costo del seguro de negocios, por ejemplo:

Hay más información sobre esto en nuestras páginas de preguntas frecuentes.

Marketing

Se puede reclamar el costo de marketing, incluida la publicidad en periódicos, listados de directorios, fotografías de correo, muestras gratuitas y costos de sitios web.

Ropa

Puede incluir el costo del uniforme, la ropa protectora necesaria o los disfraces para actores o artistas, pero no puede incluir el costo de la ropa de uso diario que usa para trabajar.

Los gastos de personal

Los sueldos de los empleados y del personal cuentan como gastos permitidos, al igual que:

• bonificaciones
• cotizaciones a la pensión
• beneficios
• honorarios de agencia
• cotizaciones a la Seguridad Social del empleador
• cursos de formación relacionados con su empresa

Suscripciones

Puede incluir el costo de la membresía a organismos comerciales u organizaciones de membresía profesional si son relevantes para su negocio, y el costo de las suscripciones a revistas comerciales o profesionales.

Calcular los gastos de su negocio para su declaración de impuestos

Cuando complete su declaración de impuestos, puede tener la opción de dar una sola cifra para sus gastos permitidos o dar un desglose detallado. Si elige ingresar una sola cifra, aún necesita calcular todos sus gastos con precisión y mantener un registro de su funcionamiento en caso de que HMRC consulte sus cifras.

También debe conservar los recibos u otro comprobante de compra. No es necesario que los incluya en su declaración de impuestos, pero es posible que deba presentarlos si está sujeto a una investigación fiscal.

Lea sobre cómo completar su declaración de impuestos.

Gastos de la sociedad limitada

Las reglas son diferentes para los gastos de la sociedad limitada. Si entra en esta categoría, consulte nuestra guía de gastos permitidos para una sociedad limitada.

Libro a gov.uk sesión explicada de gastos

El HMRC organiza reuniones periódicas y gratuitas sobre temas de debate, diseñadas para ayudar a los agentes fiscales a familiarizarse con la finalización de declaraciones en nombre de sus clientes, así como con otros problemas. Eche un vistazo a la gama de sesiones disponibles.

Los impuestos pueden ser complicados, y puede enfrentar multas si comete un error en su declaración de impuestos, en el sitio web del gobierno y busque asesoramiento profesional si lo necesita.