6 Erreurs Courantes Commises Lors d’Un Audit de la Prime de la Comp des Travailleurs

Un audit annuel de la prime est une excellente occasion de revoir les codes de classe de la comp de vos travailleurs et d’inclure la paie pour en vérifier l’exactitude. Les employeurs qui comprennent le processus et se préparent tôt devraient, à tout le moins, ne pas avoir de surprises de la vérification. Malheureusement, beaucoup trop d’organisations considèrent l’audit comme un mal nécessaire, ne prennent pas le temps de le comprendre et se voient par la suite présenter une facture à laquelle elles ne s’attendaient pas et qui pourrait même ne pas être en mesure de payer.

La meilleure façon de faire face à un audit premium est de faire front. Cela signifie savoir à quoi s’attendre et se préparer à l’avance, tout en évitant les erreurs les plus courantes.

L’audit

Les assureurs effectuent des audits des primes pour vérifier la masse salariale d’une entreprise pour la période au cours de laquelle elle a fourni une couverture. Il se produit après l’expiration de la police pour déterminer l’exactitude de la masse salariale pour cette année pour voir si la prime doit être ajustée. Si la masse salariale dépasse la masse salariale prévue estimée, le transporteur enverra une facture demandant plus d’argent. D’autre part, si la masse salariale est inférieure à celle prévue, l’employeur peut récupérer de l’argent.

Les assureurs effectuent des audits pour s’assurer que la prime qui leur est versée reflète fidèlement le risque de l’entreprise. Cela inclut de s’assurer que l’entreprise et les employés sont correctement classés. Il est impératif d’avoir les documents et les informations appropriés prêts pour l’audit.

Voici les erreurs courantes commises par les employeurs — et comment les éviter.

1. Omission d’inclure les déductions. Tout ce qui figure dans la masse salariale n’est pas nécessairement assujetti à la prime d’indemnisation des accidents du travail. Les exclusions admissibles varient d’un État à l’autre, mais plusieurs sont universelles à toutes les juridictions, telles que

• Heures supplémentaires (partie de la prime, ou la moitié du temps et la moitié)
• Temps double (partie de la prime, ou la partie double du temps double)
• Indemnité de départ

L’indemnité de départ pour une personne qui n’a pas travaillé à l’organisation ne comporte aucun risque et n’a donc pas besoin d’être incluse dans le calcul de la prime d’indemnisation des accidents du travail. Les heures supplémentaires et la rémunération à temps double peuvent être exclues — dans une certaine mesure.

Par exemple, si « Joe » gagne 10 $ l’heure, mais que vous lui donnez des heures supplémentaires, ou du temps et demi pour les week-ends de travail, la partie supplémentaire de son salaire peut être exclue. Donc, si Joe travaille 8 heures le samedi à un tarif de 15 per l’heure, les 5 extra supplémentaires par heure, ou 40 $ (8 heures x 5 per l’heure) peuvent être exclus. La même exclusion s’applique pour le temps double.

Selon la juridiction, des déductions supplémentaires peuvent s’appliquer.

• Excédent d’agent
• Indemnités uniformes
• Pourboires / pourboires
• Avantages fournis par l’employeur
• Primes

1. Négligeant d’informer l’auditeur. Vous serez facturé pour vos 100 000 $ en heures supplémentaires, en temps double et en indemnité de départ si vous ne les déclarez pas au vérificateur!
2. En omettant les documents nécessaires. Une fois que vous avez informé l’auditeur des déductions que vous avez trouvées, vous devez le sauvegarder avec les documents appropriés. Par exemple, si une partie de votre paie a servi à une indemnité de départ, vous aurez besoin des documents appropriés. D’autres documents que vous devrez peut-être avoir à portée de main comprennent:

• Dossiers de paie
• Déclarations de taxes sur les salaires
• Certificats d’assurance
• Factures pour les contrats qui montrent une ventilation de la main-d’œuvre et des matériaux

1. Oubliant de prendre en compte les différences d’état. En plus des exclusions des heures supplémentaires, du temps double et des indemnités de départ, les juridictions ont souvent des déductions supplémentaires. Cependant, ils ne sont pas les mêmes dans tous les États. Un employeur multiétatique qui suppose que les exclusions dans un État s’appliquent à un autre peut se tromper gravement. Vous pouvez consulter le manuel de base de votre État, demander à votre courtier d’assurance ou demander à votre auditeur des primes de vous diriger vers les déductions admissibles pour une juridiction particulière.

1. Classification incorrecte des employés. Votre activité commerciale détermine quelle sera votre  » classe dirigeante « , c’est-à-dire, le code de classification dans lequel tombera la majeure partie de vos employés. Les employés tels que les employés de bureau qui encourent peu de risques peuvent entrer dans une catégorie différente, mais seulement s’ils NE font JAMAIS d’autres tâches. Par exemple, si  » Sally  » est une adjointe administrative mais qu’une ou deux fois par année, elle s’occupe du contrôle des stocks sur le site de fabrication, elle ne peut pas être classée dans la classe de bureau.

1. Ne pas poser de questions. Si vous n’êtes pas sûr de la classification qui s’applique à votre entreprise ou si vous ne savez pas quels documents sont nécessaires pour sauvegarder vos déductions, demandez. Les ressources sont généralement disponibles auprès des bureaux d’assurance de l’État, du NCCI ou de votre courtier ou assureur.

Conclusion

Les audits premium n’ont pas besoin d’être une épreuve déchirante. Documentez et préparez l’audit des primes sur une base continue, afin que vous n’ayez pas à passer des heures ou des jours à vous préparer. Poser les bonnes questions, comprendre les déductions qui s’appliquent et rassembler la documentation appropriée rendra le processus fluide et indolore.

Auteur Michael Stack, PDG d’Amaxx LLC. Il est un expert en systèmes de maîtrise des coûts d’indemnisation des accidents du travail et aide les employeurs à réduire les coûts de comp de leurs travailleurs de 20% à 50%. Il travaille en tant que consultant auprès de clients de taille importante et moyenne, est co-auteur de Your Ultimate Guide To Mastering Workers Comp Costs, un manuel complet étape par étape de stratégies de maîtrise des coûts basé sur une expérience pratique sur le terrain, et est le fondateur & formateur principal du Centre de formation Amaxx Workers’ Comp.

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Blog de synthèse des travailleurs: https://blog.reduceyourworkerscomp.com/