Comment commander un déjeuner pour un Grand Groupe de manière simple | Fooda

Commander un déjeuner pour de grands groupes peut être difficile. Vous avez de grandes choses à penser, comme le type de nourriture que vous allez obtenir et combien cela va coûter. Mais vous avez aussi de petits détails à régler, y compris les allergies, les préférences et la pièce dans laquelle vous allez manger.

Comment gérez-vous tout cela?

Avec un système.

Voici une méthode en cinq étapes pour commander avec succès le déjeuner pour les grands groupes. Il y a aussi quelques conseils de pro à la fin de la liste pour aider à faire de votre déjeuner de groupe un succès.

Étape 0:Sachez Pour quoi Vous commandez

Bon nombre de vos choix seront informés par l’occasion pour laquelle vous commandez. Par exemple, un déjeuner-apprentissage sera probablement le mieux adapté à quelque chose de bien rangé, comme des sandwichs et des salades.

Les gens passeront moins de temps à se lever pour les serviettes ou à se laver les mains, ce qui est bien lorsque quelqu’un présente et que beaucoup regardent peut-être un écran.

Vous pouvez commander à peu près n’importe quoi pour un déjeuner de dernière minute, mais certains restaurants nécessitent un préavis spécifique si vous commandez un déjeuner pour de grands groupes qui ont besoin de beaucoup de nourriture – vous ne voudrez donc pas les appeler.

Un déjeuner informel qui ne nécessite pas d’être sur un ordinateur portable ou de prendre des notes peut être presque tout ce que vous voulez. Et vous voudrez peut-être commander quelque chose spécifiquement pour égayer l’ambiance ou aider les gens à rester motivés tout au long de l’après-midi.

Un client de grande valeur est-il en ville? Vous voulez probablement commander quelque chose d’un peu plus agréable que vos plats typiques pour la pizza du vendredi après-midi. (Ou pas ! Cela dépend du client et de votre style.)

Il n’y a pas de fin aux types de déjeuners que vous pourriez commander pour les grands groupes. Mais gardez à l’esprit le type de déjeuner pour lequel vous commandez. Cela vous aidera à prendre de meilleures décisions tout au long du processus.

Étape 1: Définissez un budget

Faites-le plus tôt que plus tard. Idéalement, un gestionnaire ou un dirigeant vous aura déjà dit quel est votre budget. Sinon, il vaut la peine de demander pour ne pas commander accidentellement quelque chose qui coûte trois fois plus cher que ce que votre service comptable attend. Le déjeuner pour de grands groupes peut coûter cher rapidement si vous ne faites pas attention.

Si vous ne recevez pas de conseils ou si vous êtes responsable de l’établissement du budget, réfléchissez au type de déjeuner de groupe que vous proposez:

• Un déjeuner de remerciement une fois par semaine pour les employés peut coûter 15 $ par personne.
• Un déjeuner sous forme de buffet pourrait vous aider à réduire ce coût.
• Une réunion d’une journée entière peut coûter 70 $ par personne pour trois repas.
• Un déjeuner plus chic pour un client peut être de 25 $ à 30 per par personne, ou plus, selon la quantité de nourriture que vous commandez (les desserts et les boissons, par exemple, ajoutent au coût).

Vous pouvez toujours rechercher des restaurants locaux pour voir combien il en coûterait pour répondre à votre idée de déjeuner, aussi. Si vous avez du temps à consacrer à cela, cela vous aidera à avoir une idée plus claire de ce dont vous aurez besoin pour budgétiser.

Rappelez-vous que les différents types de déjeuners ont également des coûts différents. Un plateau de sandwichs sera probablement moins cher que 10 commandes de sandwichs personnalisés. Un grand déjeuner sous forme de buffet pourrait vous faire économiser de l’argent en demandant à chacun de commander ses propres repas au barbecue.

Étape 2: Choisissez un restaurant

Cette étape dépend en grande partie de vous. Des restaurants qui peuvent servir le déjeuner pour les grands groupes, qui offrent les types de nourriture que vos employés aiment? Lesquels sont abordables? Qui sont à proximité et proposent la livraison ou le ramassage?

Ce dernier est important; vous pouvez généralement économiser de l’argent en récupérant votre commande de déjeuner au lieu de la faire livrer. Mais si le restaurant est loin, il serait peut-être plus logique qu’ils l’apportent. Là encore, si c’est à proximité et qu’ils ont la réputation de ne pas être prêts à temps, vous risquez de perdre plus de temps que prévu, même avec un pick-up.

Si une partie de cette décision dépend des préférences, des allergies et des sensibilités de vos employés, une partie sera également décidée par l’expérience. Vous commencerez à apprendre quels restaurants locaux livrent à temps et lesquels sont en retard. Vous constaterez que certains ont des commandes prêtes à temps et d’autres non. Certains sont plus précis avec vos demandes que d’autres.

Au début, allez avec ce qui sonne bien et a de bonnes critiques. Après cela, vous commencerez à apprendre les meilleurs endroits où commander et vous pourrez vous y tenir.

Étape 3: Décidez des commandes individuelles ou de groupe

Laisserez-vous les gens passer des commandes ou obtenir quelques choses pour le groupe? Avec certains groupes et restaurants, passer des commandes individuelles est facile. Chipotle, par exemple, permet à un maximum de 15 personnes de passer des commandes individuelles pour un seul ramassage et un seul paiement. De nombreux traiteurs d’entreprise offrent des avantages similaires.

Les autres restaurants ne facilitent pas la tâche — et cela peut être un cauchemar si vous n’êtes pas prêt.

Si vous voulez laisser les gens commander ce qu’ils veulent, vous devez être prêt. Prenez ces commandes dès que vous le pouvez. Envoyez un e-mail le matin du jour où vous commandez le déjeuner et demandez aux gens ce qu’ils veulent (incluez un lien vers le menu du restaurant pour le rendre plus facile). Assurez-vous de partager votre budget, afin que personne ne commande le steak et le homard à six plats.

C’est aussi une bonne idée d’avoir une commande « standard”. Faites savoir aux gens que s’ils ne répondent pas, ils recevront un repas particulier. Choisissez quelque chose qui semble susceptible de plaire à n’importe qui — n’incluez pas de choses qui divisent comme les champignons, les olives ou le fromage bleu. (Que vous souhaitiez choisir une option végétarienne ou non végétarienne dépend du nombre de végétariens que vous avez au bureau.)

D’accord, alors que faire si vous ne voulez pas gérer les commandes individuelles? Passer une commande pour tout le monde est également courant lors du déjeuner pour de grands groupes. C’est facile avec de nombreux types d’aliments. Une commande d’un restaurant à tacos pourrait ressembler à ceci:

• 10 tacos carnitas
• 10 tacos au porc effiloché
• 10 tacos aux haricots et au fromage
• 4 commandes de riz espagnol
• 2 commandes de haricots frits
• Guacamole et crème sure sur le côté

Vous pouvez le faire avec une cuisine chinoise, italienne, américaine et à peu près n’importe quelle autre cuisine.

Passer de grosses commandes vous fait gagner une tonne de temps. Mais vous devez encore y réfléchir. Quelqu’un dans votre bureau est-il végétarien ou végétalien? Que diriez-vous du sans gluten? Y a-t-il des allergies aux noix? Qu’en est-il des œufs ou des crustacés?

Voici un conseil de pro: créez une feuille de calcul avec le nom de chacun et les allergies ou les fortes aversions. Gardez-le à portée de main lorsque vous commandez. (Nous avons un modèle gratuit ci-dessous; n’hésitez pas à le télécharger et à l’utiliser pour votre propre commande!)

C’est souvent une bonne idée de diviser les plats entre les plats à base de viande et les plats végétariens, mais n’oubliez pas que les mangeurs de viande peuvent également être intéressés par les repas végétariens — assurez-vous de commander suffisamment.

Rappelez-vous également que les végétariens et les végétaliens ne veulent pas de salade à chaque repas. Une salade occasionnelle avec des haricots, du tofu ou des légumes copieux peut certainement servir de repas, mais il existe de nombreuses autres options qui garderont les choses fraîches.

Si vous suivez cette voie, pensez à envoyer un e-mail tôt dans la journée pour informer les gens de votre plan général et leur demander s’il y a des demandes spécifiques. C’est particulièrement bon pour les commandes de dernière minute si vous ne vous attendiez pas à commander un déjeuner pour un groupe.

Étape 4: Commandez

Commandez tôt. Non seulement les restaurants l’apprécieront, mais ils seront beaucoup plus susceptibles d’avoir votre commande prête à temps (ou livrée lorsque vous l’avez demandée). Bien sûr, parfois, une commande anticipée n’est pas possible, et vous devrez peut-être appeler à la recherche d’un restaurant qui peut préparer un déjeuner au moment où vous en avez besoin. Cela signifie des options de commande limitées.

Si vous travaillez avec un service de traiteur professionnel ou un restaurant qui accepte des commandes individuelles, vous pourrez peut-être envoyer un seul e-mail ou soumettre un formulaire avec les commandes de tout le monde, ce qui vous fera gagner beaucoup de temps et de tracas. Mais tous les restaurants ne peuvent pas accueillir cela.

La principale chose à savoir est que vous devez commander le plus tôt possible. Et soyez prêt pour les complications; les restaurants peuvent être claqués un jour particulier ou sur un plat particulier. Ils ne pourront pas livrer ou auront juste changé leur menu.

Plus vous commandez un déjeuner pour de grands groupes depuis longtemps, mieux vous saurez à quoi vous préparer.

Étape 5: Préparer et servir

Si vous traitez un déjeuner pour un grand groupe, vous avez besoin d’un endroit pour le manger. Il est étonnamment facile d’oublier de servir de la nourriture lorsque vous essayez de coordonner tout le reste!

L’espace dont vous aurez besoin dépend de nombreux facteurs. Par exemple, si vous déjeunez et apprenez ou si vous mangez pendant une réunion, vous devrez peut-être planifier de manger dans une pièce spécifique, quelle que soit la commodité du service.

En général, cependant, vous aurez besoin de quelques tables; assez pour une table de service et de la place pour chaque employé. Les tables doivent être propres et suffisamment espacées pour que tout le monde ne se croise pas lorsqu’ils essaient de servir et de manger.

Si vous fournissez des couverts ou de la vaisselle, préparez-les à l’avance. Quelques serviettes supplémentaires sont toujours agréables.

Rappelez-vous que vous devrez définir la nourriture avant que quiconque commence à manger, donc si la livraison est prévue pour 12 heures:00, ne dites pas aux gens que le déjeuner est à midi. Donnez-vous au moins quelques minutes pour tout mettre en place (ou, s’ils fournissent ce service, pour laisser l’équipe de livraison du restaurant le préparer).

Bien sûr, ces règles changent dans différentes situations. Si vous fournissez des déjeuners en boîte pour tout le monde, vous aurez peut-être juste besoin d’une petite table où les gens pourront prendre leur type de déjeuner préféré et l’emporter dans un endroit pratique.

N’oubliez pas que le service est également suivi du nettoyage. Si vous pouvez recruter un ou deux employés pour vous aider, ce processus sera beaucoup plus facile.

Conseils de pro

Commander un déjeuner pour de grands groupes est un processus étonnamment complexe lorsque vous le faites vous-même. Mais avec de l’expérience (ou de l’aide), vous arriverez à être vraiment bon dans ce domaine.

Pour accélérer ce processus, nous avons quelques conseils pour vous. Celles-ci sont tirées de l’expérience de clients de longue date ainsi que de quelques-unes de nos propres mésaventures.

Créez une feuille de calcul allergie / préférence / favori avant d’en avoir besoin

Avec de grands groupes, il est difficile de garder une trace de ce à quoi les gens sont allergiques ou n’aiment vraiment pas. Garder une feuille de calcul contenant ces informations peut vous faire économiser énormément de tracas. Cela ne vous évitera cependant aucun tracas si vous essayez de le faire le matin du jour où vous allez commander le déjeuner.

Alors commencez tôt. Dès que vous savez que vous commandez peut-être un déjeuner pour un grand groupe, demandez aux gens quelques informations et placez-les dans une feuille de calcul:

1. Nom
2. Allergies / sensibilités
3. Fortes aversions
4. Favoris

Dans l’e-mail que vous envoyez, il vaut probablement la peine de définir « Fortes aversions” et « favoris.”

Les aversions fortes sont des choses qui pourraient empêcher quelqu’un de manger un aliment. Si l’un de vos employés déteste tellement les champignons qu’ils sauteraient sur un morceau de pizza suprême, ils devraient mettre « champignons” dans cette colonne. S’ils mangeaient certainement une tranche de suprême mais n’en commandaient jamais pour eux-mêmes, cela ne devrait probablement pas être noté.

« Favoris » est plus ouvert à l’interprétation. Il peut s’agir du restaurant local préféré de quelqu’un, de sa cuisine préférée, d’aliments spécifiques ou de toute autre chose. Une personne peut énumérer une épicerie locale tandis qu’une autre écrit « fromage. »Ce sont tous les deux bien. Vous n’avez pas à satisfaire les favoris de tout le monde à chaque repas (en fait, vous n’avez pas à satisfaire les favoris de n’importe qui avec un repas donné). Mais vous pouvez prendre ces informations en compte lorsque vous planifiez.

Vous voulez une feuille de calcul qui s’occupera de cela pour vous? Nous en avons un ! Il suffit de cliquer ici pour le télécharger.

Notes de notes

Personne n’a-t-il pris une tranche de gâteau aux carottes parmi les desserts disponibles? Une personne a-t-elle mangé un peu plus que ce à quoi vous vous attendiez? Les gens se pressent-ils autour du saladier tout en montrant moins d’enthousiasme pour les enchiladas?

Tous ces éléments sont à noter. Pendant et après chaque déjeuner en grand groupe que vous organisez, prenez quelques notes. Même si c’est juste quels aliments ont bien marché et lesquels ne l’ont pas été, vous aurez des informations utiles pour la prochaine fois que vous commandez.

Surprenez les gens

Vous pouvez faire une rotation régulière avec les repas que vous commandez — et c’est tout à fait bien (bien que vous souhaitiez peut-être opter pour une idée de repas traiteur unique de temps en temps).

À certaines occasions, vous voudrez bien réfléchir à ce que vous commandez. Avez-vous eu beaucoup de temps morne ces derniers temps? Essayez quelque chose d’amusant comme un bar à macaronis au fromage. La climatisation de votre bureau est-elle cassée? Commandez un déjeuner froid avec de la glace en dessert pour refroidir tout le monde.

Avez-vous une journée de réunion de neuf heures? Incluez quelques collations que les gens peuvent emporter avec eux pour l’après-midi.

De temps en temps, réfléchissez davantage à ce que vous commandez. Vos employés l’apprécieront vraiment, et vous le verrez dans leurs sourires tout au long de l’après-midi.

Établissez une rotation de nettoyage

Chaque repas traiteur doit être nettoyé. Et si vous nourrissez beaucoup de gens, cela peut être un travail assez important. Assurez-vous d’avoir toujours quelqu’un pour vous aider en établissant une rotation de nettoyage. Cela vous fera économiser le temps de recruter quelqu’un chaque fois que vous commandez un déjeuner.

Mettez une feuille de papier quelque part dans le bureau avec le nom de chacun (par paires, si vous avez un très grand groupe) et les dates auxquelles ils devront passer 15 ou 20 minutes à aider à nettoyer. Rayez les noms des gens quand ils ont rempli leur obligation.

C’est une idée simple, mais cela peut rendre la commande et la coordination du déjeuner pour de grands groupes beaucoup plus faciles!

Préparez-vous pour les déjeuners de grands groupes

Commander un déjeuner pour un grand groupe est un excellent moyen de montrer que vous appréciez les gens et que vous voulez en prendre soin. Mais cela peut être un processus étonnamment difficile.

Avec les étapes ci-dessus, vous serez mieux préparé pour commander, recevoir, servir, nettoyer et généralement faciliter un déjeuner traiteur pour votre entreprise.

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L’équipe dédiée de Fooda apprend les aliments auxquels les employés aiment, détestent ou sont allergiques. Et nous nous occupons de la restauration pour vous, vous n’avez donc pas à vous soucier d’organiser des repas individuels ou de vous assurer de respecter votre budget.

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