Best Of Both Worlds: Hvordan Organisere Dagen på Jobb To Måter

er du ofte rushing rundt prøver å gjøre det et sted eller ta en frist ? Hvis du føler at du stadig kjører sent, ute av stand til å holde tritt med dine forpliktelser, bør du tenke på saumfarer måten du går om planlegging arbeidet ditt og utjevning opp på organisasjonen ferdigheter.

Uten riktig organisering vil du ikke kunne nyte en full og balansert dag (og kanskje til og med livsstil). Du kan også lide av mangel på motivasjon og humørsvingninger. Og det høres ikke veldig tiltalende i det hele tatt.

Men spørsmålet er, hvordan forbedrer du din daglige planlegging? Med så mange tips og triks over Hele Internett, kan det være vanskelig å bestemme hvilke som skal være effektive. Og med alt stresset i løpet av dagen, kan du finne det vanskelig å sette ut en god tid for å starte.

Ikke bekymre deg, vi fikk deg dekket. Denne artikkelen inneholder to gode metoder for å planlegge tiden din, samt tips som skal organiseres og tips om hvordan du organiserer dagen din for å være mer produktiv. Dette kan hjelpe deg med å komme i gang og lede deg hvert steg på veien!

Hvordan Organisere Dagen din: Mest Effektive Metoder

det er forskjellige tilnærminger til å organisere dagen din. Vi har tatt to fremtredende tilnærminger, hvorav en er veldig populær også. Ved hjelp av begge, kan du administrere arbeidstiden, tar i observant hele dagen.

Metode #1: Få Ting Gjort (GTD)

Gjør du:

• føler deg overveldet av antall oppgaver du må følge?
• Bekymre deg for å glemme små detaljer?
• Bruk mange hatter i jobben og livet ditt?
• Start mange prosjekter, Men har problemer med å fullføre dem?

da må Du ta Noen tips Fra David Allen, skaperen AV GTD, og lære å organisere arbeidsoppgavene dine (og alle andre oppgaver) på riktig måte!GTD-oppgavestyringssystemet er basert på en enkel sannhet: jo flere oppgaver du har på listen din, desto vanskeligere blir det for deg å bestemme hva som trenger oppmerksomhet. Dette kaster også hype rundt gjøremålslister rett ut av vinduet, da de kan tvinge deg til å bruke mer tid på å tenke på oppgavene dine enn å gjøre dem. Som et resultat, kan du ende opp med å bli stresset og overveldet.Allen la merke til at den menneskelige hjernen er mye bedre til å behandle informasjon enn å lagre den, og han satte denne viktige detaljene i GTD-metoden, hvorved DEN skulle hjelpe deg med å bli kvitt all mental rot og få ting gjort i tide. Det innebærer å sette opp en arbeidsflyt, og når du gjør det, vil du kunne identifisere oppgavene du bør jobbe med når som helst, uten å bekymre deg for at du vil glemme noe.GTD-metoden består av fem enkle praksiser som vil hjelpe deg med å systemisere rotet i hjernen din og organisere dagen din:

• Fange alt. I venen til «jeg trenger å gjøre dette «eller» Dette skal skje på den tiden, uansett hva som krysser tankene dine som er en handling eller et krav, ta det. Hvis det unnslipper din notatbok, unngår det din oppmerksomhet.

• Avklare. Arbeid gjennom alt du fange (bare ikke prøv å fullføre det ennå!) og planlegge de neste trinnene. Bestem hvilken kategori passer elementet best: er det en referanse, prosjekt eller neste handling?

• Organisere. Sett alt der det hører hjemme. Legg til viktige datoer i kalenderen, tilordne oppgaver til andre, og sortere ut dine egne.

• Gjennomgang. Hold orden på listene og ikke glem å revidere og oppdatere dem.

• Engasjere. Begynn å jobbe med oppgaver som betyr mest!

GTD krever å lære å planlegge og organisere på forhånd. Men det vil definitivt lønne seg i det lange løp. Med denne metoden trenger du aldri å bekymre deg for å savne et møte eller glemme en frist. I stedet har du alle oppgavene sortert ut, og du vil kunne prioritere tiden din riktig.

Nå, la oss undersøke hver praksis i detalj!

Trinn 1: Capture

DET første og viktigste trinnet TIL GTD er å slutte å lagre all info og dine daglige oppgaver i hjernen din. I stedet kan du ta opp og lagre alle gjøremål, ideer, oppgaver i en «innboks» – en fysisk notatblokk eller digital app, for eksempel en planlegger, kalender eller en oppgavebehandling app.

ved å fange tankene dine, vil du endelig kunne redusere det mentale rotet. Ikke bekymre deg for å organisere disse oppgavene og elementene ennå! Vi kommer til det i ett av følgende trinn.

Tips: når DU bare starter MED GTD, anbefales det å skrive ned alt du kanskje trenger å ta vare på i fremtiden og lagre det i innboksen din.

Trinn 2: Klargjør

nå kommer Vi Til den delen hvor du lærer å organisere arbeidsdagen din og sortere alt ut i innboksen din. Gå gjennom hvert element i innboksen din og bruk en av følgende metoder for det:

• hvis oppgaven tar mindre enn 2 minutter, fullfør den umiddelbart.
• hvis oppgaven kan delegeres, tilordne den til noen andre.
• Skriv ned forfallsdato hvis varen må fylles ut på en bestemt dato eller et bestemt tidspunkt.
• hvis oppgaven er kompleks, identifiser du neste handling(er) og trinn (er) du må ta for å gå videre med den.

sørg Alltid for å legge til så mye informasjon til oppgavene som mulig og gjøre oppgavene dine handlingsbare.

Trinn 3: Organiser

etter å ha skrevet ned alle oppgavene dine og lagt til så mye info som mulig, er det på tide å sortere dem ut. DET er mange måter Å organisere OPPGAVENE DINE PÅ MED GTD-metoden, men DEN vanligste er å bruke en kombinasjon av prosjekter og etiketter, som I Todoist eller Asana.

du må skille elementer i engangsoppgaver og prosjekter. IFØLGE GTD-filosofien er et prosjekt en oppgave som krever flere trinn for å fullføre. Sørg for å skrive ned neste trinn for hver oppgave og legge til en forfallsdato (hvis det er en). For Eksempel, I Asana, vil dette trinnet gjenspeiles i å skape et oppgavekort og deloppgaver i det.

Trinn 4: Gjennomgang

dette trinnet er ganske selvforklarende. Sett av tid hver uke til å se over alle oppgavene dine, krysse av alt du har fullført, legge til og organisere nye oppgaver, og identifisere neste handlinger. Allen kaller dette trinnet en » kritisk faktor for suksess.»Konstant gjennomgang og oppdatering av oppgavene dine vil sikre at du ikke bare får ting gjort. Du får de riktige tingene gjort.

Trinn 5: Engasjere

dette er delen når hele tiden du legger til side for å planlegge arbeidet ditt, lønner seg. Ved dette trinnet bør du ha utviklet et system fullt av handlingsoppgaver som er organisert i logiske kategorier.

Så når du begynner å jobbe, vil du ikke finne deg selv lurer på «Hva skal jeg gjøre neste?”. Du tok den tanken ut av bildet ved å få alle oppgavene dine på fysisk eller digitalt papir og ordnet dem til en handlingsplan. På toppen av det, ble du kvitt all den mentale rot som har stresset deg ut.

GTD Tools

Her er noen flere tips som skal organiseres OG GTD verktøy som vil hjelpe deg å få taket på denne metoden raskere.

GTD Lister

for å komme i gang MED GTD må du avklare og organisere oppgavene dine effektivt. Den beste måten å gjøre det på er å lage lister, enten på papir eller ved å bruke oppgavebehandlingsprogramvare på telefonen eller den bærbare datamaskinen. Det finnes flere typer lister du kan lage:

• » in » – listen. Dette er den første, grunnleggende, rotete listen du lager. Bruk den til å fange tanker og oppgaver som de oppstår for deg. Føl deg fri til å skrive ned alt i en bærbar pc eller smarttelefonen. Du kan også ha flere» i » lister; f. eks en i en planlegger og en på telefonen. Når du har alle oppgavene dine skrevet ned, begynn å organisere dem etter prioritet.
• listen «neste handlinger». Listen» neste handlinger » skal inneholde elementer du bør gjøre så snart som mulig. Du kan organisere elementene på denne listen basert på deres prioritet, forfallsdato, eller kanskje hvor snart du kan få dem gjort. Husk at du alltid bør fullføre korte oppgaver (de som tar mindre enn to minutter) umiddelbart.
• listen «venter på». Denne listen skal brukes til alle oppgavene du delegerte til andre eller oppgaver som ikke kan fullføres ennå fordi noen må gjøre noe annet først. Her er et nyttig tips for denne listen. Skriv alltid ned gjeldende dato når du skriver ned oppgaven. På den måten kan du sende e-post til dine kolleger og si noe som «jeg venter fortsatt på rapporten du sa at du ville fullføre snart. Det er 18 dager siden!»
• listen» someday/maybe». Denne listen er for alle prosjektene du vil innse en dag, men de er ikke av stor betydning. Du kan skrive ned elementer som «erstatt det stygge maleriet i stuen» eller «start din egen blogg» på denne listen. Selv om oppgavene på denne listen ikke er av største betydning, bør du fortsatt gjennomgå denne listen ukentlig, sørg for at du ikke glemmer disse oppgavene, og begynn å jobbe med dem når du har litt tid!

Kalender

kalenderen er flott for alle de oppgavene som er tids-og datosensitive. På denne måten kan du prioritere oppgavene dine bedre. Oppgavene som ikke trenger å bli gjort snart, forblir på» neste handlinger » – listen, slik at du kan håndtere dem senere. Hvis Du ikke liker å holde en kalender på veggen eller skrivebordet, bør du prøve Å bruke Google Kalender for å holde orden.

Les / Gjennomgå Mappe

det er ganske sannsynlig at du vil ha flere «lese» oppgaver på en av listene dine. En lese – / gjennomgangsmappe vil komme til nytte for slike tilfeller. Det kan være en fysisk eller digital mappe som inneholder alle dokumenter, papirer eller bøker du trenger å lese. Tanken bak denne mappen er å alltid ha dette materialet tilgjengelig for deg når du har noen minutter å drepe mens du venter på maten eller på legekontoret.GTD ER en produktivitetsmetodikk som kan forvandle livet ditt fra et kaotisk rot til en balansert og oppfylt livsstil. GTD vil hjelpe deg med å organisere arbeidsoppgaver så vel som resten av dagen, siden dette også påvirker hvor godt du gjør arbeidet ditt.

Metode # 2: Da Vinci Schedule

Da Vinci Schedule Er Den Andre metoden som vil hjelpe deg å lære å planlegge og organisere mer effektivt. Utviklet Av Adrian Iliopoulus, vil denne metoden tillate deg å lage tidsplaner som vil gjøre livet ditt mer målrettet, morsomt og kreativt.

hovedideen bak «Da Vinci Schedule» er å lære å:

• Vær kreativ og skriv inn flyt hver dag.
• Ikke la avbrudd ødelegge flyten din.
• Slutt å utsette og få ting gjort.
• Pass på at du ikke opplever utbrenthet.
• riktig balanse arbeid og lek.

Visste du det? Det tar 23 minutter og 15 sekunder å komme tilbake på sporet en gang avbrutt.Da Vinci-Tidsplanen kan hjelpe Deg med å sørge for at du ikke er overveldet av arbeid, da den kuraterer dine daglige aktiviteter på en måte der du har særegen tid til vanskeligere og enklere oppgaver, men også nok tid til avslappende aktiviteter hver dag.

Hvordan Organisere Dagen din med Da Vinci-Tidsplanen

Mange foreslår at Du begynner å planlegge uken på mandag, men er det den beste ideen? Skaperen av Da Vinci-Tidsplanen anbefaler å starte planleggingen søndag kveld. Som han påpekte, er mandag ekvivalent med de tidlige timene om morgenen, men for uken. Våre sinn er alltid uthvilt om morgenen og kan levere større produktivitet. De» tidlige timene » for uken er mandag, tirsdag og onsdag. Så, for å dra nytte av disse dager, bør du planlegge oppgavene dine på søndag.

Som Adrian påpeker, er den vanskeligste delen av planleggingen prioritering. Han anbefaler at du bør være ærlig med deg selv og nøye kategorisere oppgaver i henhold til deres betydning og hvor mye arbeid du trenger å gjøre for å fullføre dem.

Slik Ser Adrians daglige og ukentlige tidsplan ut.

Kreditt: Adrian Iliopoulus’ Da Vinci Tidsplan

som du kan se, består hver dag av de samme elementene:

• Morgenrutine
• div> hardcore dypt arbeid
• mykt dypt arbeid
• admin arbeid
• trening
• sosialt
• spill

la Oss nå forklare Hver Enkelt Mer Detaljert.

Morgenrutine

det er viktig å starte hver dag riktig. I stedet for å sove i og rushing til jobb, kom opp med en rutine som vil hjelpe deg å våkne opp og gjøre alt som gleder deg — spis frokost, drikk kaffe, eller til og med gå en løp. Det er de små tingene som kan gjøre en betydelig forskjell i dagen din. Du kan også komme med en nattrutine som hjelper deg med å slappe av før du går i seng. Alle vellykkede mennesker har en natt rutine, og så bør du!

Dypt Arbeid

Dypt arbeid er delt inn i to kategorier — hardt arbeid og mykt arbeid. Hardt arbeid refererer til alle oppgaver som du finner utfordrende, mens mykt arbeid er alle de oppgavene som er enklere å utføre. Sørg for å gjøre dypt hardt arbeid fra mandag til onsdag, og mykt arbeid på torsdag og fredag.

Administrasjonsarbeid

Administrasjonsarbeid inkluderer oppgaver som å svare på e-post, planlegge og delta på møter, dokumentorganisasjon, bestille rekvisita, etc. Det er viktig å beregne hvor mye tid disse oppgavene tar å fullføre, slik at du kan sette av tid til dem hver dag.

Trening, Sosial Og Lek

for å unngå utbrenthet må du sette av tid hver dag slik at du kan slappe av, tilbringe tid med venner og familie og leke. Spill betyr å gjøre alle aktivitetene som behager deg, fra bokstavelig talt å spille for å se på filmer eller lese en bok.

Da Vinci-Tidsplanen er litt forskjellig FRA GTD-metoden, da den omfatter hele dagen og lar deg lage en daglig rutine. Denne metoden takler imidlertid ikke organiseringsoppgaver i detalj i løpet AV arbeidsdagen, noe GTD gjør. Så ved å kombinere de to metodene vil du kunne lage et system for å organisere hele dagen på en mer balansert måte, hvor du får ting gjort i den tiden som er reservert for arbeid og slappe av i en morgenrutine og spilletid for å sikre at du ikke brenner ut.

5 Enkle Tips For Å Bedre Organisere Arbeidsdagen

Hvis du ikke har lyst på de to metodene, er det flere råd om hvordan du organiserer arbeidsoppgaver.

Skriv

Ta 5-10 minutter på slutten av arbeidsdagen for å skrive i en journal og evaluere dagen. Det skjer så mye i hodene våre at det er nesten umulig å behandle og samle tanker uten noen form for uttak. På slutten av arbeidsdagen vil de fleste løpe for åsene—og ved å gjøre det-ta med seg arbeidet og tilhørende påkjenninger hjem med dem. En STUDIE av ucla psykologer viste at ved å verbalisere dine følelser – enten du snakker med noen eller skriver dem ned – vil bidra til å sikre at eventuelle tilknyttede negative følelser er mye mindre intense. Så, i stedet for å bringe noen sinne eller stress hjem med deg, la den bak i notisblokken.På toppen av det, ved å skrive ned spesifikke utfordringer du står overfor, vil ditt underbevisste sinn komme til å jobbe med å komme opp med korrigerende løsninger mens du sover om natten, slik at du kan våkne opp frisk og motivert til å takle dagen.

Planlegg fremover

Nå som du har sluppet all sinne og frustrasjon, er du i stand til å planlegge dagen fremover for å øke sannsynligheten for at det går jevnt. Ta ut en annen notisblokk og skriv ned oppgavene dine for i morgen i rekkefølge av betydning, og la kontoret vite at underbevisstheten din vil ta vare på resten og sikre at du er langt foran deg selv når du kommer til jobb i morgen. Utfordringer og distraksjoner vil alltid oppstå så vær realistisk i dine mål – og hvis du bommer—ikke slå deg opp. Bare sørg for å støte den til toppen av morgendagens liste.

Declutter arbeidsområdet

et rotete arbeidsområde = et rotete sinn. Hvis skrivebordet ditt er et rot, hvordan kan du forvente at arbeidsdagen din flyter uten uvelkomne distraksjoner? Organiser skrivebordet ditt på samme måte som du vil organisere tankene dine: fri for rot og distraksjoner.

samme gjelder for skrivebordet ditt. Hold skrivebordet ryddig for enkelt å jobbe deg gjennom oppgavene dine, inkludert e-posten din.

ikke multi-oppgave

Ifølge en studie ved University Of California Irvine, tar det i gjennomsnitt 23 minutter og 15 sekunder å komme tilbake til en oppgave når du har tatt konsentrasjonen bort fra den. Så, når du setter ut for å fullføre en oppgave, sørg for å frigjøre deg fra alle distraksjoner. Det betyr ingen sosiale medier, e-post, internett, etc. til oppgaven er fullført eller den tildelte tiden til å jobbe med den har gått. Bruk en timer, og start med en time uavbrutt arbeid. Hvis omgivelsesstøyen er for mye, spill litt musikk for å vaske bort distraksjoner og hjelpe deg med å fokusere. Fortell dine kolleger hva du gjør og be dem om ikke å forstyrre deg med mindre det ikke kan vente.

Stol på 80-20-regelen

Det Meste av det vi gjør er ikke så viktig, Men Fordi det er lettere, og kan gi oss det øyeblikkelige treffet av dopamin, har vi en tendens til å bruke for mye tid på enkle oppgaver mens vi procrastinerer på de mer krevende, viktige. Dette skaper en unødvendig kamp. Ved å takle de viktigste tingene først, når det gjelder å fullføre de andre mindre meningsfulle oppgavene, vil du kunne gjøre det med en større følelse av prestasjon og tilfredshet.

Administrere e-post

E-Post Er en rotete bedrift, og som mange andre oppgaver er sjelden haster. Ta deg tid til å organisere din, så når du går inn der, går alt effektivt og organisert når det gjelder betydning. E-postklienter som Mailbird (Windows) eller Airmail (Mac) er gode verktøy for dette og kommer til nytte spesielt for folk som må administrere flere e-postkontoer.

Konklusjon

ved å bruke disse enkle tipsene for å bedre organisere dagen på jobben, vil du oppleve en rekke fordeler for å sikre at du forlater arbeidet ditt på jobb, går ut i tide og sover om natten. Med mindre oppgaver er av største betydning, ikke ta arbeidet med deg hjem. Den tiden å dekomprimere, ha det gøy og gjøre det du elsker, er like viktig som tiden som kreves for å betale regningene. Du vil mest sannsynlig møte motstand fra deg selv, men hvis du holder deg til dette, vil du se at produktiviteten og kvaliteten på arbeidet ditt går opp, så vel som livskvaliteten din. En vinn-vinn for alle.

likte du dette innlegget? Sjekk ut den andre delen «7 Tips om hvordan du reduserer stress» og vennligst del det med dine (stressede) venner.

Om Forfatteren:

Nicky Cullen er en forfatter og angst trener. Etter å ha lidd av angst, panikkanfall og depresjon i et tiår: han bruker sin erfaring til å lære sine klienter de løsningene han ønsker at noen lærte ham for 15 år siden. Du kan lære mer ved å klikke her.