Hvordan Håndtere Innkjøpsordrer som En Pro

E-posttråder og verbale løfter med leverandørene dine kan ha jobbet da du først startet. Men nå som bedriften er blomstrende, sourcing forsyninger kan være vanskeligere å administrere.

hvis dette høres ut som din nåværende forretningsstatus, kan du vurdere å bruke innkjøpsordrer. Her er hva du trenger å vite.

Hva er en innkjøpsordre?

en innkjøpsordre er det offisielle dokumentet mellom en leverandør og en kjøper som kommuniserer produktspesifikasjoner og definerer forventningene til forretningstransaksjonen. Innkjøpsordrer kan detaljere en rekke krav, inkludert type produkt, antall, pris og en oversikt over levering.

uansett om du er kjøper eller selger, er denne juridisk bindende kontrakten ment å beskytte alle involverte parter. Selgeren er beskyttet dersom kjøperen nekter betaling. Det beskytter også kjøperen i tilfelle at selgeren ikke leverer varene eller tjenestene.

Du kan bruke en innkjøpsordre, ELLER PO, til å kjøpe produkter eller tjenester fra en ekstern leverandør. Eller du kan v re den eksterne leverandoren og motta EN PO nar noen kjoper fra deg.

Hvorfor bør du bruke innkjøpsordrer?

Innkjøpsordrer kommuniserer kjøperens behov og definerer forventningene til forretningstransaksjonen. Siden det er en bindende kontrakt, beskytter den selgeren dersom kjøperen nekter betaling. Det beskytter også kjøperen hvis selgeren ikke leverer varene eller tjenestene (eller hvis de leverer feil varer eller tjenester). Siden en innkjøpsordre er juridisk bindende, må du konsultere en juridisk ekspert for å sikre at en kjøpsordre du jobber med, oppfyller dine spesifikke behov.

hvordan fungerer en innkjøpsordre?

vanligvis forbereder kjøperen en innkjøpsordre. Det bør inneholde PO-nummeret som er knyttet til den bestillingen, leveringsdato, faktureringsadresse, leveringsadresse, produktforespørsel, antall, pris og annen informasjon som er avgjørende for å fullføre bestillingen.

hvis du er kjøperen, bør du opprette PO og deretter sende den til leverandøren din. Når du mottar beholdningen eller tjenestene fra leverandøren, skal den logges inn i systemet ditt og merkes som behandlet. Til slutt, hvis beholdningen eller tjenestene oppfyller dine forventninger, må du betale leverandøren for å fullføre innkjøpsordreprosessen.

hva er forskjellen mellom en innkjøpsordre og en faktura?

Innkjøpsordrer og fakturaer er viktige dokumenter for enhver bedrift, og likevel er De ofte forvirret.

hovedforskjellen mellom EN PO og en faktura er hvem som lager dokumentet. En kjøper oppretter en innkjøpsordre som skal oppfylles av en leverandør. En leverandør eller selger utarbeider en faktura for tjenesten, og blir deretter betalt for disse tjenestene.

når det brukes riktig, kan fakturaer få bedriften betalt raskere. En faktura er en oversikt over varene eller tjenestene du har gitt til kunden din, og det er en metode for dem å betale deg for arbeidet ditt.

det er viktig å sende fakturaer raskt slik at folk blir fakturert i tide. Men siden fakturaer kan gjøres online nå, er det enklere enn noensinne.

Administrere innkjøpsordrer

selv om det høres ganske enkelt ut, kan en innkjøpsordre komplisere forsyningskjedeprosessen. Som kjøper er det viktig å investere i lagerstyring og lære hvordan du effektivt administrerer leverandørene dine.

Her Er noen tips som kan hjelpe deg med å gjøre dette:

• Invester i et detaljhandelsspesifikt salgssted med innkjøpsordrehåndtering. Square for retail POS sporer innkjøpsordrer pågår, og når de er oppfylt, markerer systemet innkjøpsordren som oppnådd. Å opprette og motta innkjøpsordrer er enkelt og sikrer at all innkjøpsordreinformasjon kan lagres på ett sted og er lett tilgjengelig.

• Go big
  Bestilling i bulk kan hjelpe deg med å få mest mulig ut av rabatter og spare mye penger. Og når det gjøres riktig, vil du kunne kutte kostnadene per enhet av elementene. Selvfølgelig betyr bestilling i bulk å bruke mer foran, så du vil bare gjøre dette hvis virksomheten din er stabil.

• Vær rask
  Send fakturaer, innkjøpsordrer og leverandørkontrakter i tide. Det er viktig å få disse dokumentene i partnerens hender siden de definerer vilkårene for avtalen og beskytte bedriften. I tillegg, raskt sende dokumenter viser en grad av profesjonalitet som vil innpode tillit til dine partnere.

• Empower ansatte
  prøv å implementere et innkjøpsrekvisisjonssystem i virksomheten din. Dette gjør det mulig for ansatte å be om materialene de trenger for å gjøre jobben sin. Ikke bare styrker dette teamet ditt, men det gir deg også en bedre ide om materialene som trengs for å drive virksomheten din.