Hvordan lage en ansattes klagepolitikk
i ethvert selskap vil det være uenigheter og konflikter mellom mennesker. Stikker hodet i sanden og late som alt er perfekt kan forverre de ansattes misnøye. Det er derfor du bør opprette en ansatt klage politikk.
utover din typiske shouting kamp, konflikter kan føre til en rekke andre problemer. Fra økt ansvar og negativ publisitet til søksmål og ytterligere revisjoner, en arbeidsplass konflikt kan rane deg av dyrebar tid og penger.
hvis de føler at du ikke lytter til dem, vil dine ansatte sannsynligvis se etter noen andre som vil-andre ansatte. Ofte kan dette føre til økt sladder og redusert produktivitet. De kan også sende inn en sak mot organisasjonen.
en klageprosess for ansatte gir dine ansatte en konstruktiv måte å uttrykke sine bekymringer på, slik at du kan løse problemene før de blir mer av en distraksjon på arbeidsplassen. Å løse eventuelle bekymringer oppfordrer også til en bedre kultur på kontoret.
Følg disse trinnene for å opprette en effektiv ansatt klage politikk som du og dine ansatte vil sette pris på.
Identifiser viktige kontaktpunkter
Ikke alle i bedriften din er kvalifisert til å håndtere ansattes problemer. Et kontaktpunkt må være i riktig lederrolle eller ha riktig erfaring for å løse ansattes bekymringer.
Du har også muligheten til å opprette en klageutvalg, som vil bestå av en gruppe mennesker i hele selskapet. Denne komiteen vil være ansvarlig for å håndtere alle klager som blir rapportert.
når du har tildelt en poengperson eller et utvalg, må du sørge for at alle dine ansatte vet hvordan de skal kontakte dem. Inkluder deres kontaktinformasjon i ansattes håndbok eller bedriftens retningslinjer.
Skissere trinnene ansatte bør ta før innlevering en klage
Ikke alle ansatte klage prosesser er de samme. Hva som fungerer for en bedrift kan ikke fungere for din bedrift.
du kan for eksempel be dine ansatte om å henvende seg direkte til de andre involverte før du sender inn en klage. Hvis det ikke virker, eller hvis den ansatte ikke er komfortabel med å gjøre det, kan du be dine ansatte om å kontakte sin veileder.
hvis problemet fortsatt ikke kan løses ved å snakke med enkeltpersoner eller deres veileder, bør de ansatte kontakte den aktuelle punktpersonen eller komiteen som du identifiserte i trinn ett.
uansett hva prosessen er, være sikker på at det er dokumentert og lett tilgjengelig for alle ansatte.
Bestem hvordan du skal håndtere innlevering av en klage
Når en klage er arkivert, må du undersøke det, uansett om du tror bekymringen er gyldig. Berørte parter bør behandles etter hver undersøkelse, uavhengig av resultatene. Personene som arkivert klagen bør holdes informert om status for etterforskningen slik at de er klar over det blir håndtert og ikke ignorert.
etter at du har utført en grundig undersøkelse, må du for eksempel debriefe ansatte som har innlevert klagen. La dem vite at deres bekymring ble undersøkt, det resulterende utfallet, og eventuelle neste skritt som trengs.Mens disse kan være vanskelige samtaler, er det viktig at du adresserer dine ansattes bekymringer rettferdig og raskt. Å ignorere disse problemene kan forstyrre dine ansatte og få dem til å stille spørsmål til din lojalitet.
Dokumenter klagepolicyen og legg den til i ansatthåndboken
Det Er viktig Å Inkludere klagepolicyen i ansatthåndboken, slik at ansatte vet hva de skal gjøre når de støter på et problem.
i tillegg bør du få alle dine ansatte til å signere en bekreftelse på at de har mottatt og lest policyen.
Sammen kan disse dokumentene hjelpe din bedrift å forsvare seg hvis en ansatt sender inn en regulatorisk avgift eller søksmål.
Spre ordet
Del din nye klagepolicy med dine ansatte. Sørg for at alle vet de riktige trinnene og prosedyrene for å rapportere en bekymring. Et ansikt-til-ansikt møte eller diskusjon vil vise dine ansatte at du tror på klagepolitikken og tillate eventuelle spørsmål eller bekymringer som skal løses.
Følg gjennom
Å Forlate politikken din etter at du har opprettet det, kan skade ansattes moral mer enn om du aldri hadde en i det hele tatt.
Hold deg til det. Vis dine ansatte at du virkelig ønsker å høre fra dem.
Adressere alle bekymringer som er brakt til din oppmerksomhet, uavhengig av om det er et sant problem eller en ansatt som har en dårlig dag.
Ha et ekte åpent miljø på arbeidsplassen
klagepolicyen din vil bare være effektiv hvis dine ansatte føler seg komfortable med å rapportere problemer de har.
hvis dine ansatte er bekymret for gjengjeldelse, kan de ikke heve bekymringer. Til syvende og sist, dette kan resultere i en ansatt oppsigelse eller innlevering av en regulatorisk kostnad eller søksmål mot organisasjonen over et problem som kan ha vært lett løst hadde du vært klar over det.
Anonyme kommunikasjonskanaler som hotlines eller Nettbaserte undersøkelser er andre alternativer, men hvis dine ansatte føler at de har lov til å kommunisere åpent når som helst, vil de sannsynligvis føle seg bedre å snakke opp.
Videreføre åpen kommunikasjon på en kontinuerlig måte ved å ha innsjekkingssamtaler med ansatte. Ikke bare vente for dem å komme til ledelsen og rapportere bekymringer. Ved å ha løpende kommunikasjon, vil du virke mer imøtekommende og ansatte vil være mer sannsynlig å bringe bekymringer til lys.
hvis en ansatt bringer en bekymring til ledelsen, sørg for at de er takket for å dele tilbakemeldinger og sørg for at du følger gjennom med en beslutning om å lukke ut bekymring. Selv om det ikke er noe som må tas opp med en annen ansatt, bør du diskutere det med den berørte medarbeider og partner for å finne en måte å løse problemet på.
en ansatt klage politikk er bare ett AV FLERE HR beste praksis du ikke har råd til å overse. Last ned vår gratis e-bok, 7 hyppigste HR-feil og hvordan du kan unngå DEM, for å finne ut hva annet kan mangle fra din hr-strategi.
Last ned din gratis e-bok