Hvordan Tilpasse Outlook For Større Produktivitet

Alle bruker e-post på arbeidsplassen i disse dager, og det driver nesten alle gal. Du mottar sannsynligvis hundrevis av e-postmeldinger hver dag. Venstre ukontrollert, dette kryssild av e-post kan ta over dagen og redusere produktiviteten.

Heldigvis, Med noen justeringer kan du forhindre at det skjer. La oss ta en titt på noen spesifikke tips som vil hjelpe deg med å ta kontroll over e-posten din.

Viktige Råd: Angi Tider For Å Sjekke E-Post

hvis det er ett tips du legger i praksis, bør det være dette:

Angi bestemte tider for å sjekke e-posten din, og hold deg til dem.

en innkommende e-post kan helt kaste deg av din nåværende oppgave og ødelegge momentumet ditt. Når du er i dyp tanke over et regneark og et e-postvarsel dukker opp, vil bytte Til Outlook refokusere deg til noe som ikke er så viktig. I nesten alle tilfeller er ingen e-post så viktig at den ikke kan vente litt.

Prøv et tidsintervall for å sjekke e-post som passer til arbeidsdagen din. Dette vil avhenge av hvor ofte du trenger å svare på e-post. For noen, sjekke e-post en gang etter lunsj og en gang før du reiser kan fungere godt. Andre må kanskje sjekke innboksen på toppen av hver time.

hvis det er mulig i jobben din, anbefaler vi at du unngår e-post først om morgenen. Du bør bruke de første minuttene av dagen til de viktigste aktivitetene på oppgavelisten din. I de fleste tilfeller kan e-post vente, og det er ikke verdt å bli distrahert så snart du kommer til jobb.

Det er ingen beste tid som vil fungere for alle. Men å henvise e-postkontroll til bestemte tider vil tillate deg å bevege deg raskt gjennom innboksen din og fokusere på det, i stedet for å bryte bort fra din nåværende oppgave hvert femten minutter for å svare på en melding.

Tilpass Microsoft Outlook for E-Post Tilregnelighet

siden mange av leserne våre bruker Microsoft Outlook, la oss se gjennom Noen Outlook-innstillinger som kan hjelpe deg med å gjøre e-post mindre av en distraksjon og hjelpe deg med å få mer ut av Outlook.

Deaktiver Nye Meldingsvarsler

Som standard bruker Outlook gets flere metoder for å fange oppmerksomheten din når en ny melding kommer. Hvis du sjekker e-post på bestemte tidspunkter, vil disse varslene bare distrahere deg. I Outlook, gå Til Fil > Alternativer og velg Mail-fanen til venstre. Deretter fjerner du merket for alle alternativene i Meldings ankomst-delen.

dette vil deaktivere lyder, popup-vinduer og konvoluttikonet som vises i Outlook-snarveien på Oppgavelinjen nederst på skjermen.

Fjern Limt Tekstformatering

Du har sikkert lagt merke til at Når du limer inn tekst fra et annet program i en e-post, Beholder Outlook formateringen. For eksempel, hvis du kopierer størrelse 72 font rød tekst fra et nettsted, vil du se det akkurat slik når du limer inn i en e-postmelding. Vanligvis vil du bare ha selve teksten, ikke formateringen.

for å deaktivere kopiering av formatering, gå Til Fil > Alternativer og velg Mail-fanen. Klikk På Redigeringsalternativer … – knappen Under Skriv Meldinger. Deretter velger du Kategorien Avansert til venstre. Rull ned Til Klipp ut, kopier og lim inn-delen, og angi Alternativet Lime inn fra andre programmer for Å Beholde Kun Tekst. Klikk OK for å lagre endringene.

nå trenger Du ikke å bekymre deg for å lime inn alle slags rare tekststiler i e-postene dine.

Lukk Originale Meldinger når Du Svarer

hvis du svarer på eller videresender e-post ofte, har du sannsynligvis mange meldingsbokser som flyter rundt. Lukke disse når du allerede er ferdig med dem er bortkastet tid. Du kan vende en innstilling og få Outlook til å lukke et meldingsvindu automatisk når Du klikker Svar eller Videresend, noe som reduserer rot.

For å Gjøre dette, gå Til Fil> Alternativer> Mail og bla til Svar og videresendinger-delen. Merk av i boksen Som sier Lukk opprinnelig meldingsvindu når du svarer eller videresender.

Start Outlook i Kalendervisning

For å holde Deg fra å bli distrahert av innboksen din, hvorfor ikke Ha Outlook vise kalenderen når den starter? Det er mer nyttig å se kommende hendelser når Du åpner Outlook enn det er å bli overveldet av e-post.

du kan endre Outlook ‘s startside ved å gå Til Fil >Alternativer> Avansert. I Outlook start og avslutt-delen klikker Du Bla gjennom … ved siden Av Boksen Start Outlook i denne mappen:. Velg Kalender og klikk OK.

Endre Leseruten Atferd

Outlook Leserute funksjonen viser en e-postmelding rett i innboksen din når du klikker på den. Dette lar deg enkelt sjekke e-posten din uten å dobbeltklikke på en melding for å åpne den i et nytt vindu.

dette er ganske nyttig; Leseruten gjør det imidlertid enkelt å merke meldinger som lest ved et uhell. Som standard markerer Outlook en melding som lest så snart du klikker på den, og klikker deretter på noe annet. Dette betyr at hvis du ruller gjennom meldinger raskt, kan du merke noe som lest uten å innse det.

hvis du fortsatt vil bruke Leseruten, kan du endre dette. Klikk På Vis-fanen øverst I Outlook, og klikk Deretter På Leserute i Oppsett-delen. Velg Alternativer … og du vil se noen innstillinger For Leseruten.

Merk av for elementer som lest når de vises i Boksen Leserute. Nedenfor kan du skrive inn et nummer i boksen Ved Siden Av Vent – dette er hvor mange sekunder du må vise en melding før Outlook vil markere den som lest. Hvis du heller vil merke alle meldinger som lest på egen hånd, fjerner du merket For Merk element som lest når valget endres. Dette vil stoppe Outlook fra å merke meldinger som lest når du klikker bort fra dem.

hvis du heller vil, kan Du helt deaktivere Leseruten. Velg Vis-fanen, og klikk Deretter På Leserute-knappen. Velg Av, Og Outlook vil fjerne Leseruten. Du vil i stedet se en liste over alle e-postene dine, og du kan dobbeltklikke på en for å åpne den.

Vis Alltid Blindkopi-Feltet

Du vet sikkert at Blindkopi-feltet lar deg sende meldinger til bestemte mottakere uten at de ser de andres adresser. Hvis Du bruker Det ofte, kan Du fortelle Outlook å alltid vise det, sparer du et klikk.

start en ny e-postmelding ved å klikke Ny E-Post Under Hjem-fanen, eller bruk hurtigtasten CTRL + N. i vinduet ny e-post velger du Kategorien Alternativer øverst. Klikk Deretter Blindkopi-knappen I Vis Felt-delen. Dette vil permanent vise Blindkopi-boksen for alle nye meldinger og svar.

Bruk Gjøremålslinjen

Bortsett fra e-post, Kan Outlook også holde kontakter, kalender og gjøremålsliste. Du kan bytte mellom disse kategoriene når som helst, Men Outlook tilbyr også et panel som lar deg sjekke dem på et øyeblikk.

hvis du vil aktivere Den, klikker du På Vis-fanen øverst i Outlook og velger Gjøremålsfeltet i Oppsett-delen. Du kan vise Kalender, Personer og Oppgaver her. Det er opp til deg hvilke som er mest nyttige. Hvis du aktiverer kalenderen, vil den vise kommende hendelser. Personer-fanen gir deg enkel tilgang til personene du kontakter mest, og Du kan bruke Oppgaver til å holde oversikt over gjøremålslisten.

Delay Message Delivery

Noen ganger vil du ikke sende en melding med en gang. Hvis du for eksempel sender en e-post på slutten av en arbeidsdag, kan den bli begravet i mottakerens innboks og redusere sjansene for å se den og svare. Sende meldingen første om morgenen ville være bedre,men hva om du glemmer i morgen?

løsningen er planlegging av meldinger. Dette lar deg skrive meldingen når det er praktisk, Men Outlook vil faktisk ikke levere den til den tiden du angir.

for å gjøre dette, opprett en ny melding og skriv inn e-posten din som normalt. Når du er ferdig, i stedet for Å klikke Send, klikker du Kategorien Alternativer langs den øverste linjen. Velg Delay Delivery Under Flere Alternativer. Et nytt vindu vil dukke opp.

Her velger Du ikke lever før og velger dato og klokkeslett fra rullegardinlistene. Når du klikker Lukk, har du planlagt meldingen.

Tag E-Post For Oppfølging

det er enkelt å sende en e-post med en bestemt forespørsel og glemmer at du noen gang sender den. Outlook innebygde oppfølging funksjonen kan hjelpe deg å huske å sjekke inn på viktig melding slik at du alltid får et svar.

når du skriver en e-postmelding, velger Du Melding-fanen øverst i vinduet. Klikk På Følg opp under Koder-delen. Du vil se en rullegardinliste med raske alternativer Som I Dag, I Morgen og Neste Uke.

hvis du klikker Egendefinert, kan Du angi en eksakt dato Og klokkeslett Som Outlook vil minne deg om å følge opp. Det er en god ide å sjekke Påminnelsesboksen også, slik at du får en popup når det er på tide å følge opp.

Outlook gir deg også Muligheten Til Å Flagge For Mottakere, som automatisk vil flagge meldingen på slutten for oppfølging. Du bør sannsynligvis ikke bruke dette med mindre du er kjent med personen du kontakter, skjønt.

Pass på at du kan se oppfølgingsflaggene dine slik at du ikke glemmer dem! Følg trinnene ovenfor I Delen Bruk Gjøremålsfeltet for å vise oppgavene på høyre Side Av Outlook, eller klikk Oppgaver-knappen for å vise dem i et fullt vindu.

Klar For Større Outlook-Produktivitet?

Forhåpentligvis hjelper disse tipsene deg med å redusere distraksjonen av e-post og få Outlook til å fungere bedre for dine behov. E-post trenger ikke å være en massiv hodepine-å ta kontroll med disse og andre tweaks vil gjøre opplevelsen mye jevnere.

for mer hjelp med e-post, sjekk ut våre tips for bedre e-formatering.