jak dostosować Outlook dla większej produktywności

w dzisiejszych czasach wszyscy używają poczty e-mail w miejscu pracy i doprowadza to prawie wszystkich do szaleństwa. Prawdopodobnie codziennie otrzymujesz setki wiadomości e-mail. Nie zaznaczone, ta zapora wiadomości e-mail może przejąć kontrolę nad dniem i zmniejszyć produktywność.

na szczęście z pewnymi poprawkami można temu zapobiec. Rzućmy okiem na kilka konkretnych wskazówek, które pomogą Ci przejąć kontrolę nad pocztą e-mail.

ważne porady: Ustaw czasy sprawdzania wiadomości e-mail

Jeśli jest jedna wskazówka, którą stosujesz w praktyce, powinna to być ta:

Ustaw określone czasy sprawdzania wiadomości e-mail i trzymaj się ich.

przychodząca wiadomość e-mail może całkowicie odrzucić twoje bieżące zadanie i zniszczyć twój rozmach. Kiedy jesteś w głębokim przemyśleniu nad arkuszem kalkulacyjnym i pojawi się powiadomienie e-mail, przejście do programu Outlook skieruje cię na coś, co nie jest tak ważne. W prawie każdym przypadku żaden e-mail nie jest tak ważny,że nie może się doczekać.

Wypróbuj przedział czasowy do sprawdzania wiadomości e-mail, który pasuje do twojego dnia pracy. Zależy to od tego, jak często musisz odpowiadać na wiadomości e-mail. Dla niektórych sprawdzanie poczty e-mail raz po obiedzie i raz przed wyjazdem może działać dobrze. Inni mogą potrzebować sprawdzać swoją skrzynkę odbiorczą co godzinę.

Jeśli w ogóle jest to możliwe w twojej pracy, zalecamy unikanie e-maili z samego rana. Pierwsze minuty dnia powinieneś poświęcić najważniejszym czynnościom na liście rzeczy do zrobienia. W większości przypadków e-mail może poczekać i nie warto rozpraszać się od razu po przyjeździe do pracy.

nie ma najlepszego czasu, który będzie działał dla wszystkich. Ale przeniesienie sprawdzania wiadomości e-mail do określonych godzin pozwoli Ci szybko przejść przez skrzynkę odbiorczą i skupić się na tym, zamiast odrywać się od bieżącego zadania co piętnaście minut, aby odpowiedzieć na jedną wiadomość.

Dostosuj program Microsoft Outlook do wiadomości e-mail

ponieważ wielu naszych czytelników korzysta z programu Microsoft Outlook, przejrzyjmy niektóre ustawienia programu Outlook, które mogą pomóc w zmniejszeniu rozproszenia wiadomości e-mail i pomóc uzyskać więcej z programu Outlook.

Wyłącz powiadomienia o nowych wiadomościach

domyślnie Outlook pobiera kilka metod, aby przyciągnąć uwagę, gdy pojawi się nowa wiadomość. Jeśli sprawdzasz pocztę e-mail w określonych godzinach, te powiadomienia będą cię rozpraszać. W programie Outlook przejdź do pliku > opcje i wybierz kartę Poczta po lewej stronie. Następnie w sekcji przychodzenie wiadomości odznacz wszystkie opcje.

spowoduje to wyłączenie dźwięków, wyskakujących okienek i ikony koperty pojawiającej się na skrócie programu Outlook na pasku zadań u dołu ekranu.

Usuń wklejone formatowanie tekstu

prawdopodobnie zauważyłeś, że po wklejeniu tekstu z innego programu do wiadomości e-mail program Outlook zachowuje swoje formatowanie. Na przykład, jeśli skopiujesz czerwony tekst o rozmiarze 72 z witryny, zobaczysz go dokładnie tak, gdy wkleisz go do wiadomości e-mail. Zazwyczaj potrzebujesz tylko samego tekstu, a nie formatowania.

aby wyłączyć kopiowanie formatowania, odwiedź plik> I wybierz kartę Poczta. Kliknij przycisk Opcje edytora … w obszarze Utwórz wiadomości. Następnie wybierz kartę Zaawansowane po lewej stronie. Przewiń w dół do sekcji Wytnij, skopiuj i wklej i ustaw opcję wklejanie z innych programów, aby zachować tylko tekst. Kliknij OK, aby zapisać zmiany.

teraz nie musisz się martwić o wklejanie wszelkiego rodzaju dziwnych stylów tekstu do wiadomości e-mail.

Zamknij oryginalne wiadomości podczas odpowiadania

Jeśli często odpowiadasz na wiadomości e-mail lub przekazujesz je, prawdopodobnie masz wiele pól wiadomości pływających wokół. Zamykanie ich, gdy już z nimi skończysz, to strata czasu. Możesz odwrócić ustawienie i sprawić, że Outlook automatycznie zamknie okno wiadomości po kliknięciu odpowiedzi lub przekazania, zmniejszając bałagan.

aby to zrobić, przejdź do pliku> opcje> Mail i przewiń do sekcji odpowiedzi i przekazywanie. Zaznacz pole wyboru Zamknij okno oryginalnej wiadomości podczas odpowiadania lub przekazywania.

Uruchom Outlooka w widoku kalendarza

aby nie rozpraszać cię przez skrzynkę odbiorczą, dlaczego nie pokazać kalendarza w programie Outlook po uruchomieniu? Bardziej przydatne jest oglądanie nadchodzących wydarzeń Po otwarciu programu Outlook, niż przytłoczenie e-mailem.

możesz zmienić stronę startową Outlooka, odwiedzając plik> opcje> zaawansowane. W sekcji start I exit programu Outlook kliknij Przeglądaj … obok opcji Start Outlook w tym folderze: pudełko. Wybierz kalendarz i kliknij OK.

Zmień zachowanie Panelu czytania

funkcja Panelu czytania programu Outlook wyświetla wiadomość e-mail bezpośrednio w skrzynce odbiorczej po kliknięciu na nią. Pozwala to łatwo sprawdzić pocztę e-mail bez dwukrotnego klikania wiadomości, aby otworzyć ją w nowym oknie.

To jest całkiem przydatne; jednak okienko Czytanie ułatwia przypadkowe oznaczanie wiadomości jako przeczytanych. Domyślnie program Outlook oznaczy wiadomość jako przeczytaną, gdy tylko ją klikniesz, a następnie klikniesz coś innego. Oznacza to, że jeśli szybko przewijasz wiadomości, możesz oznaczyć coś jako przeczytane, nawet nie zdając sobie z tego sprawy.

Jeśli nadal chcesz korzystać z Panelu odczytu, możesz go zmodyfikować. Kliknij kartę Widok u góry programu Outlook, a następnie kliknij okienko czytanie w sekcji Układ. Wybierz Opcje… i zobaczysz kilka ustawień dla Panelu czytania.

Zaznacz elementy jako przeczytane podczas wyświetlania w okienku odczytu. Poniżej możesz wpisać numer w polu obok czekać-to jest, ile sekund musisz wyświetlić wiadomość, zanim Outlook oznaczy ją jako przeczytaną. Jeśli wolisz oznaczyć wszystkie wiadomości jako przeczytane samodzielnie, po prostu odznacz opcję Oznacz element jako przeczytany po zmianie wyboru. Spowoduje to, że program Outlook nie będzie oznaczał wiadomości jako przeczytane po kliknięciu od nich.

Jeśli wolisz, możesz całkowicie wyłączyć panel odczytu. Wybierz kartę Widok, a następnie kliknij przycisk okienko odczytu. Wybierz Wyłącz, a program Outlook usunie okienko czytania. Zamiast tego zobaczysz listę wszystkich wiadomości e-mail i możesz kliknąć dwukrotnie jeden, aby go otworzyć.

Zawsze pokazuj pole Bcc

prawdopodobnie wiesz, że pole Bcc pozwala wysyłać wiadomości do określonych odbiorców bez ich oglądania adresów innych. Jeśli często go używasz, możesz powiedzieć Outlookowi, aby zawsze go wyświetlał, oszczędzając jedno kliknięcie.

aby to zrobić, uruchom nową wiadomość e-mail, klikając Nowy e-mail na karcie Strona główna lub użyj skrótu klawiaturowego CTRL + N. w oknie Nowa wiadomość e-mail wybierz kartę Opcje u góry. Następnie kliknij przycisk Bcc w sekcji Pokaż pola. Spowoduje to stałe wyświetlenie pola Bcc dla wszystkich nowych wiadomości i odpowiedzi.

użyj paska zadań

oprócz poczty e-mail, Outlook może również przechowywać kontakty, kalendarz i listę zadań. Możesz przełączać się między tymi zakładkami w dowolnym momencie, ale Outlook oferuje również panel, który pozwala sprawdzić je na pierwszy rzut oka.

aby go włączyć, kliknij kartę Widok u góry programu Outlook, a następnie wybierz pasek zadań w sekcji Układ. Tutaj możesz pokazać swój kalendarz, ludzi i zadania. To od Ciebie zależy, które z nich są najbardziej pomocne. Jeśli włączysz kalendarz, wyświetli on nadchodzące wydarzenia. Karta ludzie zapewnia łatwy dostęp do osób, z którymi najczęściej się kontaktujesz, i możesz używać zadań do śledzenia listy zadań.

opóźnienie dostarczenia wiadomości

czasami nie chcesz od razu wysłać wiadomości. Na przykład, jeśli wyślesz wiadomość e-mail pod koniec dnia roboczego, może ona zostać ukryta w skrzynce odbiorczej i zmniejszyć szanse jej otrzymania i odpowiedzi. Wysłanie wiadomości z samego rana byłoby lepsze, ale co jeśli zapomnisz jutro?

rozwiązaniem jest planowanie wiadomości. Pozwala to na skomponowanie wiadomości, gdy jest to wygodne, ale Outlook nie dostarczy jej do określonego czasu.

aby to zrobić, utwórz nową wiadomość i wpisz swój e-mail jak zwykle. Gdy skończysz, zamiast klikać Wyślij, kliknij kartę Opcje na górnym pasku. W sekcji Więcej opcji wybierz opcję opóźnij dostawę. Pojawi się nowe okno.

tutaj Wybierz nie dostarczaj przed i wybierz datę i godzinę z rozwijanych pól. Po kliknięciu przycisku Zamknij zaplanowano wiadomość.

Oznacz wiadomości e-mail do śledzenia

łatwo jest wysłać wiadomość e-mail z określonym żądaniem i zapomnieć o jej wysłaniu. Wbudowana funkcja obserwacji programu Outlook może pomóc ci pamiętać o sprawdzeniu ważnej wiadomości, dzięki czemu zawsze otrzymasz odpowiedź.

podczas tworzenia wiadomości e-mail wybierz kartę wiadomość u góry okna. W sekcji Tagi kliknij Obserwuj. Zobaczysz listę rozwijaną z szybkimi opcjami, takimi jak dziś, jutro i przyszły tydzień.

Jeśli klikniesz niestandardowe, możesz ustawić dokładną datę i godzinę, którą program Outlook przypomni Ci o śledzeniu. Dobrym pomysłem jest również zaznaczenie pola przypomnienia, aby wyświetlić wyskakujące okienko, gdy nadejdzie czas na śledzenie.

Outlook daje również opcję flagi dla odbiorców, która automatycznie oznaczy wiadomość na ich końcu w celu kontynuacji. Prawdopodobnie nie powinieneś tego używać, chyba że znasz osobę, z którą się kontaktujesz.

upewnij się, że widzisz swoje follow-up flagi, więc nie zapomnij o nich! Wykonaj powyższe czynności w użyj paska zadań sekcja, aby wyświetlić zadania po prawej stronie programu Outlook, lub kliknij przycisk zadania, aby wyświetlić je w pełnym oknie.

gotowy na większą wydajność Outlooka?

mam nadzieję, że te wskazówki pomogą Ci zmniejszyć rozproszenie wiadomości e-mail i sprawić, że Outlook będzie działał lepiej dla Twoich potrzeb. E-mail nie musi być ogromnym bólem głowy – przejęcie kontroli z tych i innych poprawek sprawi, że twoje doświadczenie o wiele płynniejsze.

aby uzyskać więcej pomocy z e-mailem, sprawdź nasze wskazówki dotyczące lepszego formatowania wiadomości e-mail.