jak poprawić swój zespół sprzedaży RFP Close Rate
Jaka jest Twoja sprzedaż aktualny wskaźnik zamknięcia RFP? Niezależnie od tego, czy jest to tak wysokie, jak byś chciał, możesz być zaskoczony, słysząc, że Ganesh Shankar z RFPIO stwierdza, że „wspólny wskaźnik wygranych dla RFP wynosi mniej niż 5%.”
Po tych liczbach, na każde 20 propozycji, które wyśle Przeciętny sprzedawca, tylko jedna będzie udana. A ponieważ wiele firm inwestuje 20-40 godzin w każdą odpowiedź na zapytanie ofertowe, to dużo straconego czasu i pieniędzy.
Załóżmy na przykład, że masz wewnętrznego Przedstawiciela Handlowego wykonującego Zapytania ofertowe dla Twojego zespołu, a ten przedstawiciel zarabia pensję w wysokości 50 tysięcy dolarów rocznie (w przybliżeniu równowartość 24 dolarów za godzinę).
jeśli średnia wielkość twoich propozycji wynosi 25 tysięcy dolarów i z powodzeniem zamykasz jedną z 20 propozycji, zyskujesz 25 tysięcy dolarów w nowym biznesie netto. Ale straciłeś też średnio 30 godzin na każdą z pozostałych 19 propozycji.
przy średniej stawce godzinowej 24 dolarów, to strata 13,680 dolarów (przed uwzględnieniem kosztów alternatywnych, kosztów ogólnych i innych zmiennych).
chociaż jest mało prawdopodobne, że osiągniesz stuprocentową stawkę wygranych zamkniętych, zmniejszenie liczby wysłanych nieudanych propozycji oszczędza Twoją firmę zarówno czas, jak i pieniądze.
w tym artykule znajdziesz listę sugestii i najlepszych praktyk, które pomogą liderom Sprzedaży poprawić stawki zamknięcia zapytań ofertowych ich zespołu sprzedaży.
masz punkt rezygnacji „Go/No-Go”
Oto naprawdę prosty sposób na poprawę szybkości zamykania zapytań ofertowych: zastosuj tylko do projektów, które prawdopodobnie otrzymasz.
wyobraź sobie partię 20 zapytań ofertowych. W nim może pięć będzie dobrze pasować do Twojej firmy. Pozostałe 15 to albo złe możliwości, albo projekty, które musisz rozciągnąć, aby ukończyć, pod względem dopasowania projektu lub zasobów wymaganych do złożenia zapytania ofertowego.
- jeśli zastosujesz się do wszystkich 20 i wygrasz jedną, Twoja stawka zamknięcia wyniesie 5%.
- jeśli pozbędziesz się 15, które nie pasują do siebie i wygrasz jedną z pozostałych pięciu, Twoja stawka zamknięcia wyniesie 20%.
nie tylko podniosłeś swój wskaźnik zamknięcia, ale także zaoszczędziłeś cały czas i pieniądze, które zmarnowałbyś na nieodpowiednie propozycje.
Adam Boyd, w artykule na LinkedIn Pulse, opisuje to w następujący sposób:
„nie wszystkie RFP są sobie równe i nie masz równych szans na wygranie ich wszystkich. Wiedz, kiedy powiedzieć: „to nie jest w naszej sterówce, i jest zbyt kosztowne wykorzystanie czasu do realizacji.”
na przykład:
- jeśli zastosujesz się do wszystkich 20 i wygrasz jedną:
Twoja stawka zamknięcia wyniesie 5 procent i zarobiłeś 25 tysięcy dolarów netto w nowej działalności. Zainwestujesz 600 godzin (30 godzin na RFP) i 14 440 dolarów (24 dolary na godzinę). Twój wskaźnik produktywności RFP (całkowity nowy biznes podzielony przez ilość godzin pracy) wynosi 42 dolary za godzinę. - jeśli odrzucisz 15 propozycji, złóż wniosek o pięć i wygraj jedną:
Twoja stawka zamknięcia wyniesie 20 procent, a zarobisz 25 tysięcy dolarów netto. Zainwestujesz 150 godzin i 3600 dolarów. Ponieważ byłeś bardziej selektywny, masz RFP
wydajność wynosi teraz $166.67 za godzinę.
opracowanie własnej listy kontrolnej lub systemu punktacji do oceny możliwości zapytań ofertowych może pomóc w określeniu, gdzie znajduje się punkt rezygnacji. Bob Lohfeld, CEO Lohfeld Consulting Group, proponuje zadać następujące siedem pytań, aby odpowiednio filtrować zapytania ofertowe:
- czy rozumiemy misję klienta i pracę, którą należy wykonać?
- czy mamy rozwiązanie, które pomoże klientowi osiągnąć jego misję i cele kontraktowe?
- czy mamy relacje z tym klientem poprzez spotkania lub wcześniejsze wykonanie Umowy?
- czy wiemy, z kim rywalizujemy i czy możemy ich pokonać?
- czy mamy strategię teamingu i czy możemy pozyskać odpowiednich podwykonawców?
- czy wiemy, jaką cenę musimy wylicytować, aby wygrać i czy możemy ją osiągnąć z zyskiem?
- czy mamy przekonującą strategię wygrywania?
Jeśli obawiasz się pominięcia potencjalnie dobrych projektów, rozważ radę Dyrektora Sales Benchmark Index, Johna Auera:
„w niektórych przypadkach rezygnacja może być bardziej skutecznym wyróżnikiem niż udział w zapytaniu ofertowym. Na przykład perspektywy mogą pokazać swoją rękę i wyznać, że czekali na Twoją propozycję. Jeśli tak jest, właśnie nauczyłeś się cennej informacji, która może bardzo dobrze zakończyć się wygraną.”
Jeśli nie otrzymasz takiej spowiedzi, zaoszczędzisz czas, ale jeśli tak, zyskasz cenny wgląd w to, czy RFP będzie efektywną inwestycją czasu. Wszyscy wygrywają.
praca z szablonem propozycji
gdy zmniejszysz liczbę zapytań ofertowych, na które faktycznie odpowiadasz, możesz zaoszczędzić jeszcze więcej czasu, opracowując szablon propozycji. Pozwoli to zminimalizować ilość czasu poświęcanego na „wymyślanie koła na nowo”, aby opracować każdą odpowiedź.
nie będziesz w stanie przewidzieć każdego Q&a, które napotkasz z wyprzedzeniem. Ale opracowanie kopii zapasowej do podsumowania wykonawczego i dodanie nowego Q&a odpowiedzi na centralny dokument – z którego możesz czerpać ponownie w przyszłości – mogą skrócić ogromne ilości czasu z procesu zapytań ofertowych.
na przykład praca z szablonu skraca średni czas potrzebny na wypełnienie i złożenie wniosku z 30 godzin na zapytanie ofertowe do 10 godzin. Ten spadek czasu zwiększyłby wydajność RFP do 500 dolarów za godzinę (na podstawie wskaźników podanych na początku artykułu.
aby obliczyć współczynnik produktywności RFP, użyj poniższego wzoru:
Net new business amount / (number of RFP x total hours worked)
użyj nietradycyjnego procesu odpowiedzi
, który powiedział, że tylko dlatego, że pracujesz z szablonu propozycji RFP, nie oznacza, że Twoje odpowiedzi muszą wyglądać schematycznie. Nietradycyjny proces odpowiedzi może zminimalizować obciążenie członków zespołu związane z wypełnianiem zapytań ofertowych, a jednocześnie pomóc Twojej firmie wyróżnić się na tle innych kandydatów.
według Mike ’ a Drapeau, partnera w Sales Benchmark Index:
„Think George Costanza. Pamiętasz ten epizod, kiedy zrobił coś przeciwnego od wszystkiego, co instynkt mu kazał, a wyniki były poza skalą? To jest podejście, które należy stosować w rozwijaniu strategii RFP. Konwencjonalna mądrość jest śmiertelnie błędna.
więc jak wygląda nietradycyjny proces odpowiedzi? Możliwe pomysły to:
- bardzo skrócona sekcja podsumowująca, która eliminuje patrzenie na pępek firmy na rzecz priorytetyzacji deklaracji wartości skierowanych do odbiorców.
- wywołanie wymagań, których brakuje w zapytaniu ofertowym (prawdopodobnie dlatego, że zostały pominięte przez Komitet zamówień), aby szybko ustalić wiedzę fachową.
- oferując niezwykle szczegółowe Q&odpowiedzi, które mogą przewyższyć propozycje konkurencji i zaimponować firmom ich kompleksowym charakterem.
kolejna nietradycyjna opcja odpowiedzi na zapytania ofertowe pochodzi z Board Studios, która oferuje trzy sugestie dotyczące włączenia multimediów bogatych do zapytań ofertowych:
- Utwórz prostą mini-witrynę, która pokazuje Twój USP i odpowiada na kluczowe pytania.
- użyj infografiki lub profesjonalnie zaprojektowanych obrazów przepływu procesu w swoich propozycjach.
- Stwórz film wyjaśniający zamiast podsumowania.
niektóre branże – na przykład firmy technologiczne w porównaniu z bardziej stabilnymi usługami bankowymi i prawniczymi – mogą być bardziej podatne na korzystanie z nowych mediów niż inne. Ale nie bój się eksperymentować, przesuwając granice. Wyróżnianie się może wystarczyć, aby Twoja propozycja została dokładnie przeczytana, czego w przeciwnym razie nie otrzyma.
zastanów się, jak zwykle rozpatrywane są propozycje w Twojej branży, a następnie – podobnie jak George Costanza – rozważ zrobienie czegoś odwrotnego.
budowanie relacji przed odpowiedziami RFP
w większości przypadków nie można kontaktować się z przedstawicielami firmy w celu osobistego odwołania się podczas procesu RFP. Dlatego ważne jest, aby stale inwestować w rozbudowę sieci przed rozpoczęciem procesu.
firmy muszą wiedzieć, kim jesteś, zanim otrzymają Twoją propozycję. Według danych zebranych przez grupę Seibert, 40 procent twojego sukcesu sprowadza się do wysiłków sprzedażowych przed RFP:
„musisz aktywnie sprzedawać kupującemu w ciągu 12 do 18 miesięcy przed wydaniem RFP. Jeśli nie znają Cię przed RFP, Twoje szanse na wygraną są niskie.”
w praktyce oznacza to aktywne nawiązywanie kontaktów z przyszłymi perspektywami, przy użyciu zarówno podejścia bezpośredniego, jak i pośredniego. Zimne rozmowy i aktywna obecność na wydarzeniach branżowych są ważne, ale może się okazać, że pomocne będzie wykorzystanie content marketingu, marketingu w mediach społecznościowych i innych kampanii do budowania przywództwa myślowego wokół Twojej firmy.
Stephanie Czajka, Kierownik Projektu w grupie Weidert, sugeruje, że:
„im bardziej jesteś już obecny w oczach potencjalnych klientów ze względu na swoje treści, tym bardziej Twoja firma będzie umieszczona na krótkich listach kupujących”.”W kategoriach cyfrowych można myśleć o tym jako o procesie wyszukiwania. Gdy potencjalni klienci szukają odpowiedzi na swoje pytania związane z Twoją firmą, zapytają Google, a jeśli pojawi się twój artykuł z treścią, częściej przeczytają o Tobie i częściej znajdą cię na krótkiej liście.”
ponadto Czajka przekonuje, że przekształcenie Twojej firmy w szanowanego lidera myśli poprzez właściwy inbound marketing może całkowicie usunąć zapytanie ofertowe z równania. „W przypadkach, w których zapytanie ofertowe jest opcjonalne, kupujący naturalnie przechodzi do subiektywnego wyboru zaufanego doradcy lub zasobu.”
Mówiąc najprościej, jeśli kupujący potrzebuje dostawcy, ale nie zdecyduje się kontynuować procesu zapytań ofertowych, myśl przewodnia, którą zbudowałeś wokół swojej marki, sprawi, że będziesz naturalnym kandydatem do obsadzenia miejsca.
Monitoruj wskaźnik sukcesu RFP
niezależnie od tego, którą z powyższych strategii wybierzesz do wdrożenia, jedną z najlepszych rzeczy, które twój zespół sprzedaży może zrobić, jest monitorowanie wskaźników otaczających proces RFP.
specyficzne zmienne do śledzenia obejmują:
- ilość otrzymanych zapytań
- Liczba odpowiedzi zapytań a rezygnacja z
- liczba zamkniętych zapytań
- wartość zamkniętych zapytań ofertowych vs.wartość nieudanych zapytań ofertowych
- średni czas potrzebny na ukończenie zapytań ofertowych
zebrane tutaj dane mogą odegrać rolę w poprawie szybkości zamykania, jeśli skutecznie je wykorzystasz.
Załóżmy, że zauważysz, że od Q1 do Q2 liczba zamkniętych projektów spadła z 30 do 20. Jeśli jednocześnie prześledziłeś całkowitą liczbę godzin zainwestowanych w każdą propozycję i stwierdziłeś, że zbytnio zmniejszyła się ona z 20 godzin na zapytanie ofertowe do 10 godzin, jest to sygnał, że musisz poświęcić więcej czasu na proces składania ofert.
programy do analizy propozycji mogą być przydatne w identyfikacji tego typu trendów. Ale nawet wybór ręcznego uruchamiania obliczeń pozwoli Ci wyprzedzić konkurentów, którzy nie są tak zainwestowani w monitorowanie swoich wskaźników RFP.
Bądź mądry o zapytaniach ofertowych, aby zwiększyć szybkość zamykania
sukces z zapytaniami ofertowymi sprowadza się do bardziej przemyślanego podejścia do procesu niż konkurencja.
korzystaj z dostępnych danych na swoją korzyść, eksperymentując z nietradycyjnymi strategiami RFP i trwającą siecią. Twój wskaźnik zamknięcia 5% lub mniej szybko przejdzie do przeszłości.
- o firmie
- najnowsze wpisy
Peak Sales Recruiting
najnowsze posty napisane przez Peak Sales Recruiting (Zobacz wszystkie)
- wynagrodzenia wiceprezesa ds. sprzedaży wg branż – Grudzień 17, 2018
- statystyczne spojrzenie na krajobraz zatrudnienia w Toronto – Maj 25, 2018
- Jak poprawić swoją sprzedaż termin składania ofert – październik 11, 2017