Jak radzić sobie z zamówieniami zakupu jak profesjonalista

wątki e-mailowe i obietnice słowne z dostawcami mogły zadziałać, gdy zaczynałeś. Ale teraz, gdy Twoja firma rozwija się dynamicznie, pozyskiwanie materiałów może być trudniejsze do zarządzania.

Jeśli to brzmi jak Twój obecny stan biznesowy, możesz rozważyć użycie zamówień zakupu. Oto, co musisz wiedzieć.

co to jest zamówienie?

zamówienie zakupu jest oficjalnym dokumentem pomiędzy Dostawcą a kupującym, który komunikuje specyfikację produktu i określa oczekiwania transakcji biznesowej. Zamówienia zakupu mogą wyszczególniać różne wymagania, w tym Rodzaj produktu, ilość, cenę i zarys dostawy.

niezależnie od tego, czy jesteś kupującym, czy sprzedającym, niniejsza prawnie wiążąca umowa ma na celu ochronę wszystkich zaangażowanych stron. Sprzedawca jest chroniony, jeśli kupujący odmówi zapłaty. Chroni również kupującego w przypadku, gdy sprzedawca nie dostarcza towarów lub usług.

możesz użyć zamówienia zakupu lub zamówienia zakupu, aby kupić produkty lub usługi od zewnętrznego dostawcy. Lub możesz być zewnętrznym dostawcą i otrzymać PO, gdy ktoś kupuje od ciebie.

dlaczego warto korzystać z zamówień?

zamówienia zakupu komunikują potrzeby kupującego i definiują oczekiwania transakcji biznesowej. Ponieważ jest to wiążąca umowa, chroni sprzedającego, jeśli kupujący odmówi zapłaty. Chroni również kupującego, jeśli sprzedawca nie dostarczy towarów lub usług (lub jeśli dostarczy niewłaściwy towar lub usługę). Ponieważ zamówienie zakupu jest prawnie wiążące, skonsultuj się z ekspertem prawnym, aby upewnić się, że każde zamówienie zakupu, z którym pracujesz, spełnia Twoje specyficzne potrzeby.

jak działa zamówienie?

zazwyczaj kupujący przygotowuje zamówienie zakupu. Powinien zawierać numer PO powiązany z tym zamówieniem, datę wysyłki, adres rozliczeniowy, adres wysyłki, żądanie produktu, ilość, cenę i wszelkie inne informacje, które są kluczowe dla realizacji zamówienia.

Jeśli jesteś kupującym, powinieneś utworzyć PO, a następnie wysłać go do dostawcy. Po otrzymaniu zapasów lub usług od dostawcy należy je zalogować do systemu i oznaczyć jako przetworzone. Wreszcie, jeśli zapasy lub usługi spełniają Twoje oczekiwania, Zapłać dostawcy, aby sfinalizować proces zamówienia zakupu.

Jaka jest różnica między zamówieniem a fakturą?

zamówienia zakupu i faktury są ważnymi dokumentami dla każdej firmy, a mimo to są często mylone.

kluczową różnicą między PO a fakturą jest to, kto tworzy dokument. Kupujący tworzy zamówienie zakupu, które ma zostać zrealizowane przez dostawcę. Dostawca lub sprzedawca przygotowuje fakturę za usługę, a następnie jest opłacany za te usługi.

przy prawidłowym użyciu faktury mogą szybciej opłacać Twoją firmę. Faktura jest zapisem towarów lub usług, które dostarczyłeś klientowi i jest to metoda zapłaty za Twoją pracę.

ważne jest, aby szybko wysyłać faktury, aby ludzie byli rozliczani w odpowiednim czasie. Ale ponieważ faktury można teraz wystawiać online, jest to łatwiejsze niż kiedykolwiek.

Zarządzanie zleceniami zakupu

choć wydaje się to dość proste, zlecenie zakupu może skomplikować proces łańcucha dostaw. Jako kupujący, ważne jest, aby inwestować w zarządzanie zapasami detalicznymi i dowiedzieć się, jak skutecznie zarządzać dostawcami.

oto kilka wskazówek, które mogą ci w tym pomóc:

• wykorzystaj technologię
  Zainwestuj w punkt sprzedaży detalicznej z zarządzaniem zamówieniami zakupu. Square for retail POS śledzi zamówienia zakupu w toku, a po ich zrealizowaniu system oznacza zamówienie zakupu jako zrealizowane. Tworzenie i otrzymywanie zamówień zakupu jest łatwe i zapewnia, że wszystkie informacje o zamówieniu zakupu mogą być przechowywane w jednym miejscu i są łatwo dostępne.

• Go big
  zamawianie luzem może pomóc ci w pełni wykorzystać rabaty i zaoszczędzić dużo pieniędzy. A gdy zrobisz to poprawnie, będziesz w stanie obniżyć koszt jednostkowy swoich przedmiotów. Oczywiście zamawianie hurtowe oznacza wydawanie większej ilości z góry, więc chcesz to zrobić tylko wtedy, gdy Twoja firma jest stabilna.

• Bądź szybki
  Wyślij faktury, zamówienia zakupu i umowy serwisowe Sprzedawcy w odpowiednim czasie. Ważne jest, aby uzyskać te dokumenty w rękach partnerów, ponieważ określają one warunki umowy i chronią firmę. Ponadto szybkie wysyłanie dokumentów pokazuje stopień profesjonalizmu, który zaszczepi zaufanie do Twoich partnerów.

• wzmocnij pracowników
  spróbuj wdrożyć system zapotrzebowania na zakup w swojej firmie. Dzięki temu pracownicy mogą poprosić o materiały, których potrzebują do wykonywania swojej pracy. To nie tylko wzmacnia twój zespół, ale także daje lepsze wyobrażenie o materiałach potrzebnych do prowadzenia firmy.