Jak stworzyć polisę pracowniczą
w każdej firmie będą spory i konflikty między ludźmi. Wtykanie głowy w piasek i udawanie, że wszystko jest idealne może zaostrzyć niezadowolenie pracowników. Dlatego powinieneś stworzyć politykę skarg pracowników.
poza typowymi kłótniami, konflikty mogą prowadzić do wielu innych problemów. Od zwiększonej odpowiedzialności i negatywnej reklamy po pozwy sądowe i dodatkowe audyty, konflikt w miejscu pracy może pozbawić cię cennego czasu i pieniędzy.
jeśli czują, że ich nie słuchasz, Twoi pracownicy prawdopodobnie poszukają kogoś innego, kto to zrobi – innych pracowników. Często może to prowadzić do zwiększenia plotkowania i zmniejszenia wydajności. Mogą również wnieść pozew przeciwko twojej organizacji.
proces zażaleń pracowników zapewnia Twoim pracownikom konstruktywny sposób wyrażania swoich obaw, abyś mógł rozwiązać problemy, zanim staną się bardziej rozproszeni w miejscu pracy. Rozwiązywanie wszelkich problemów zachęca również do lepszej Kultury w biurze.
wykonaj poniższe kroki, aby stworzyć skuteczną politykę skarg pracowników, którą docenisz ty i Twoi pracownicy.
Zidentyfikuj kluczowe punkty kontaktu
nie każdy w Twojej firmie jest wykwalifikowany do rozwiązywania problemów związanych z pracownikami. Punkt kontaktowy musi być w odpowiedniej roli lidera lub mieć odpowiednie doświadczenie, aby rozwiązać obawy pracowników.
masz również możliwość utworzenia komitetu ds. skarg, w skład którego wchodziłaby grupa osób z całej firmy. Komisja ta będzie odpowiedzialna za rozpatrywanie wszystkich skarg, które zostaną zgłoszone.
po przypisaniu osoby punktowej lub Komisji upewnij się, że wszyscy Twoi pracownicy wiedzą, jak się z nimi skontaktować. Umieść ich dane kontaktowe w podręczniku dla pracowników lub wytycznych korporacyjnych.
zarys kroków, jakie powinni podjąć pracownicy przed złożeniem skargi
nie wszystkie procesy skarg pracowników są takie same. To, co działa dla jednej firmy, może nie działać dla Twojej firmy.
na przykład możesz poprosić swoich pracowników o bezpośrednie zwrócenie się do innych zaangażowanych osób przed złożeniem skargi. Jeśli to nie zadziała lub jeśli pracownik nie czuje się komfortowo, możesz polecić swoim pracownikom kontakt z przełożonym.
Jeśli problem nadal nie może zostać rozwiązany poprzez rozmowę z osobami lub ich przełożonym, pracownicy powinni skontaktować się z odpowiednią osobą lub Komisją wskazaną w kroku pierwszym.
niezależnie od tego, jaki jest twój proces, upewnij się, że jest on udokumentowany i łatwo dostępny dla wszystkich twoich pracowników.
ustal, jak poradzić sobie ze złożeniem skargi
za każdym razem, gdy skarga zostanie złożona, musisz ją zbadać, niezależnie od tego, czy uważasz, że sprawa jest ważna. Zainteresowane strony powinny być zwracane po każdym dochodzeniu, niezależnie od wyników. Osoby, które złożyły zażalenie, powinny być informowane o statusie dochodzenia, aby były świadome, że jest ono obsługiwane i nie ignorowane.
na przykład, po przeprowadzeniu dokładnego dochodzenia, pamiętaj, aby przesłuchać pracowników, którzy złożyli skargę. Poinformuj ich, że ich obawy zostały zbadane, wynik i wszelkie potrzebne dalsze kroki.
chociaż mogą to być trudne rozmowy, ważne jest, aby zająć się problemami pracowników w sposób uczciwy i szybki. Ignorowanie tych problemów może zdenerwować Twoich pracowników i spowodować, że zakwestionują Twoją lojalność.
udokumentuj zasady dotyczące skarg i dodaj je do podręcznika dla pracowników
włączenie zasad dotyczących skarg do podręcznika dla pracowników jest ważne, aby pracownicy wiedzieli, co zrobić, gdy napotkają problem.
ponadto, wszyscy Twoi pracownicy powinni podpisać potwierdzenie, że otrzymali i przeczytać polisę.
razem te dokumenty mogą pomóc Twojej firmie w obronie, jeśli pracownik wniesie opłatę regulacyjną lub pozew.
rozpowszechniaj informacje
podziel się swoją nową polityką dotyczącą skarg ze swoimi pracownikami. Upewnij się, że wszyscy znają właściwe kroki i procedury zgłaszania problemu. Spotkanie twarzą w twarz lub dyskusja pokaże pracownikom, że wierzysz w swoją politykę skarg i pozwoli na wszelkie pytania lub wątpliwości, które należy rozwiązać.
postępuj zgodnie z
porzucenie polisy po jej utworzeniu może zaszkodzić morale pracowników bardziej niż gdybyś w ogóle jej nie miał.
trzymaj się tego. Pokaż swoim pracownikom, że naprawdę chcesz od nich usłyszeć.
Rozwiąż wszystkie problemy, na które zwracasz uwagę, niezależnie od tego, czy jest to prawdziwy problem, czy pracownik, który ma zły dzień.
miej prawdziwe otwarte drzwi w swoim miejscu pracy
twoja polityka zażaleń będzie skuteczna tylko wtedy, gdy Twoi pracownicy będą czuli się komfortowo zgłaszając problemy, które mają.
Jeśli Twoi pracownicy obawiają się odwetu, mogą nie budzić obaw. Ostatecznie może to skutkować rezygnacją pracownika lub złożeniem opłaty regulacyjnej lub pozwu przeciwko organizacji w związku z problemem, który mógł zostać łatwo rozwiązany, gdybyś był tego świadomy.
anonimowe kanały komunikacji, takie jak infolinia lub ankiety internetowe, to inne opcje, ale jeśli Twoi pracownicy czują, że mogą otwarcie się komunikować w dowolnym momencie, prawdopodobnie poczują się lepiej.
utrwalaj otwartą komunikację w sposób ciągły, prowadząc rozmowy kontrolne z pracownikami. Nie czekaj tylko, aż przyjdą do kierownictwa i zgłoszą obawy. Dzięki ciągłej komunikacji będziesz wydawał się bardziej przystępny, a pracownicy będą bardziej skłonni ujawnić obawy.
jeśli pracownik wnosi obawy do kierownictwa, upewnij się, że podziękowano mu za podzielenie się opinią zwrotną i upewnij się, że postępujesz zgodnie z rezolucją, aby zamknąć obawy. Nawet jeśli nie jest to coś, co należy rozwiązać z innym pracownikiem, należy omówić to z danym pracownikiem i partnerem, aby znaleźć sposób na rozwiązanie problemu.
polisa pracownicza to tylko jedna z kilku najlepszych praktyk HR, na które nie możesz sobie pozwolić. Pobierz nasz darmowy e-book, 7 najczęstszych błędów HR i jak ich uniknąć, aby dowiedzieć się, czego jeszcze może brakować w strategii zarządzania zasobami ludzkimi.
Pobierz bezpłatny e-book