Najlepsze z obu światów: jak zorganizować swój dzień w pracy na dwa sposoby

często się spieszysz, próbując gdzieś Zdążyć lub złapać termin? Jeśli czujesz, że ciągle się spóźniasz, nie jesteś w stanie nadążyć za swoimi zobowiązaniami, powinieneś pomyśleć o przeanalizowaniu sposobu, w jaki planujesz swoją pracę i wyrównujesz swoje umiejętności organizacyjne.

bez odpowiedniej organizacji nie będziesz w stanie cieszyć się pełnym i zrównoważonym dniem (a może nawet stylem życia). Możesz również cierpieć z powodu braku motywacji i zmian nastroju. I to nie brzmi zbyt atrakcyjnie.

ale pytanie brzmi, jak poprawić swoje codzienne planowanie? Z tak wielu porad i wskazówek w całym Internecie, może być trudno zdecydować, które z nich będą skuteczne. I, z całym stresem w ciągu dnia, może być trudno wyznaczyć dobry czas na rozpoczęcie.

nie martw się, zajmiemy się tobą. Ten artykuł zawiera dwie świetne metody planowania czasu, a także wskazówki, które należy zorganizować i wskazówki, jak zorganizować swój dzień, aby być bardziej produktywnym. To może pomóc Ci zacząć i prowadzić Cię na każdym kroku!

jak zorganizować swój dzień: najskuteczniejsze metody

istnieją różne podejścia do organizacji dnia. Przyjęliśmy dwa ważne podejścia, z których jedno jest bardzo popularne. Korzystając z obu, możesz zarządzać swoimi godzinami pracy, biorąc pod uwagę cały dzień.

Metoda #1: Getting Things Done (GTD)

czy:

• czujesz się przytłoczony liczbą zadań, które musisz wykonać?
• martwisz się, że zapomnisz o drobnych szczegółach?
• nosisz wiele czapek w swojej pracy i życiu?
• uruchamiasz wiele projektów, ale masz problemy z ich ukończeniem?

następnie musisz wziąć kilka wskazówek od Davida Allena, twórcy GTD i nauczyć się porządkować swoje zadania robocze (i wszystkie inne zadania) we właściwy sposób!

System zarządzania zadaniami GTD opiera się na prostej prawdzie: im więcej zadań masz na liście, tym trudniej Ci zdecydować, co wymaga uwagi. To również rzuca szum wokół listy rzeczy do zrobienia prosto z okna, ponieważ mogą one zmusić cię do poświęcenia więcej czasu na myślenie o swoich zadaniach niż ich wykonywanie. W rezultacie możesz skończyć się zestresowany i przytłoczony.

Allen zauważył, że ludzki mózg znacznie lepiej przetwarza informacje niż je przechowuje i umieścił ten istotny szczegół w metodologii GTD, dzięki której powinien pomóc ci pozbyć się całego mentalnego bałaganu i załatwić sprawy na czas. Polega na skonfigurowaniu przepływu pracy, a gdy to zrobisz, będziesz w stanie zidentyfikować zadania, nad którymi powinieneś pracować w danym momencie, nie martwiąc się, że o czymś zapomnisz.

metoda GTD składa się z pięciu prostych praktyk, które pomogą Ci uporządkować bałagan w mózgu i zorganizować dzień:

• Uchwyć wszystko. W duchu „muszę to zrobić” lub ” to powinno się wydarzyć w tym czasie, cokolwiek przychodzi ci do głowy, że jest to działanie lub wymóg, uchwyć to. Jeśli umknie twojemu notesowi, umknie Twojej uwadze.

• Pracuj nad wszystkim, co uchwycisz(po prostu nie próbuj go jeszcze ukończyć!) i zaplanować kolejne kroki. Zdecyduj, która kategoria pasuje najlepiej: czy jest to odniesienie, projekt, czy następna akcja?

• Umieść wszystko na swoim miejscu. Dodaj ważne daty DO KALENDARZA, przypisuj zadania innym osobom i uporządkuj własne.

• Recenzja. Zachowaj karty na swoich listach i nie zapomnij ich poprawiać i aktualizować.

• Zacznij pracować nad najważniejszymi zadaniami!

GTD wymaga nauki planowania i organizacji z góry. Ale na pewno się opłaci na dłuższą metę. Dzięki tej metodzie nigdy nie będziesz musiał się martwić o opuszczenie spotkania lub zapomnienie terminu. Zamiast tego wszystkie zadania zostaną uporządkowane i będziesz mógł odpowiednio ustalić priorytety swojego czasu.

teraz przyjrzyjmy się szczegółowo każdej praktyce!

Krok 1: Przechwyć

pierwszym i najważniejszym krokiem do GTD jest zaprzestanie przechowywania wszystkich informacji i codziennych zadań w mózgu. Zamiast tego Przechwytuj i przechowuj wszystkie zadania, pomysły, zadania w „skrzynce odbiorczej” — fizycznym notatniku lub aplikacji cyfrowej, takiej jak planer, kalendarz lub aplikacja do zarządzania zadaniami.

przechwytując swoje myśli, w końcu będziesz w stanie zmniejszyć bałagan umysłowy. Nie martw się jeszcze o organizowanie tych zadań i przedmiotów! Dojdziemy do tego w jednym z poniższych kroków.

wskazówka: kiedy dopiero zaczynasz z GTD, zaleca się zapisanie wszystkiego, co może być potrzebne do zajęcia się w przyszłości i przechowywanie go w skrzynce odbiorczej.

krok 2: wyjaśnij

teraz przechodzimy do części, w której nauczysz się, jak zorganizować dzień pracy i uporządkować wszystko w skrzynce odbiorczej. Przejrzyj każdy element w skrzynce odbiorczej i zastosuj do niego jedną z następujących metod:

• jeśli zadanie zajmuje mniej niż 2 minuty, wykonaj je natychmiast.
• jeśli zadanie można delegować, przypisz je komuś innemu.
• Zapisz termin płatności, jeśli pozycja musi zostać wypełniona w określonym dniu lub czasie.
• jeśli zadanie jest złożone, określ kolejne działania i kroki, które musisz wykonać, aby przejść do przodu.

zawsze upewnij się, że dodajesz jak najwięcej informacji do swoich zadań i czynisz je użytecznymi.

Krok 3: zorganizuj

Po zapisaniu wszystkich zadań i dodaniu jak największej ilości informacji, nadszedł czas, aby je uporządkować. Istnieje wiele sposobów organizacji zadań za pomocą metody GTD, ale najczęstszym jest użycie kombinacji projektów i etykiet, jak w Todoist lub Asana.

musisz rozdzielić elementy na jednorazowe zadania i projekty. Zgodnie z filozofią GTD, projekt to każde zadanie, które wymaga więcej kroków do wykonania. Pamiętaj, aby zapisać kolejne kroki dla każdego zadania i dodać termin (jeśli taki istnieje). Na przykład, w asanie, ten krok byłby odzwierciedlony w tworzeniu karty zadań i podzadań w niej.

Krok 4: Recenzja

ten krok jest dość oczywisty. Co tydzień odkładaj czas na przeglądanie wszystkich zadań, skreślanie wszystkich ukończonych zadań, dodawanie i organizowanie nowych zadań oraz identyfikowanie kolejnych działań. Allen nazywa ten krok ” kluczowym czynnikiem sukcesu.”Ciągłe przeglądanie i aktualizowanie zadań zapewni, że nie tylko wykonujesz zadania. Robisz wszystko, co trzeba.

Krok 5: zaangażuj

jest to część, w której cały czas odkładany na planowanie pracy się opłaca. W tym kroku powinieneś opracować system pełen zadań do wykonania, które są zorganizowane w logiczne kategorie.

więc kiedy zaczniesz pracę, nie będziesz się zastanawiał ” co powinienem zrobić dalej?”. Wziąłeś to myślenie z obrazu, pobierając wszystkie zadania na papierze fizycznym lub cyfrowym i ułożyłeś je w plan, który można wykorzystać. Na dodatek pozbyłeś się całego mentalnego bałaganu, który cię stresował.

narzędzia GTD

oto kilka wskazówek, które należy zorganizować i narzędzia GTD, które pomogą Ci szybciej opanować tę metodę.

listy GTD

aby rozpocząć pracę z GTD, musisz wyjaśnić i efektywnie zorganizować swoje zadania. Najlepszym sposobem na to jest tworzenie list, na papierze lub za pomocą oprogramowania do zarządzania zadaniami na telefonie lub laptopie. Istnieje kilka typów list, które możesz utworzyć:

• lista „w”. To jest pierwsza, podstawowa, niechlujna lista, którą tworzysz. Użyj go, aby uchwycić myśli i zadania, które przychodzą do ciebie. Możesz zapisać wszystko w notebooku lub smartfonie. Możesz nawet mieć kilka list „w”; np. jedna w Planerze i jedna w telefonie. Po zapisaniu wszystkich zadań zacznij organizować je według priorytetów.
• lista „następne akcje”. Lista „następne działania” powinna zawierać elementy, które należy wykonać tak szybko, jak to możliwe. Możesz organizować elementy z tej listy na podstawie ich priorytetu, terminu lub czasu, w którym możesz je wykonać. Pamiętaj, że zawsze powinieneś wykonywać krótkie zadania (te, które zajmują mniej niż dwie minuty) natychmiast.
• lista „oczekujących”. Ta lista powinna być używana do wszystkich zadań, które delegowałeś innym lub zadań, które nie mogą być jeszcze ukończone, ponieważ ktoś musi najpierw zrobić coś innego. Oto jedna przydatna wskazówka dla tej listy. Zawsze zapisz bieżącą datę podczas zapisywania zadania. W ten sposób możesz wysłać e-mail do swoich współpracowników i powiedzieć coś w stylu „wciąż czekam na raport, który powiedziałeś, że wkrótce skończysz. To było 18 dni temu!”
• lista” kiedyś / może”. Ta lista jest dla wszystkich projektów, które chcesz zrealizować pewnego dnia, ale nie mają wielkiego znaczenia. Na tej liście możesz zapisać elementy takie jak „wymień brzydki obraz w salonie” lub „załóż własnego bloga”. Mimo, że zadania na tej liście nie są najważniejsze, powinieneś przeglądać tę listę co tydzień, upewnij się, że nie zapomnisz o tych zadaniach i zacznij nad nimi pracować, gdy masz trochę czasu!

Kalendarz

kalendarz jest świetny do wszystkich zadań, które są wrażliwe na czas i datę. W ten sposób będziesz mógł lepiej ustalać priorytety swoich zadań. Zadania, których nie trzeba wykonać wkrótce, pozostaną na twojej liście „następne działania”, więc możesz sobie z nimi poradzić później. Jeśli nie lubisz trzymać kalendarza na ścianie lub biurku, spróbuj użyć kalendarza Google, aby zachować porządek.

folder Read/Review

jest całkiem prawdopodobne, że będziesz miał kilka zadań „czytaj” na jednej z list. W takich przypadkach przyda się folder read/review. Może to być fizyczny lub cyfrowy folder, który będzie zawierał wszystkie dokumenty, dokumenty lub książki, które musisz przeczytać. Ideą tego folderu jest zawsze mieć ten materiał dostępny dla ciebie, gdy masz kilka minut, aby zabić podczas oczekiwania na jedzenie lub w gabinecie lekarskim.

GTD to metodologia produktywności, która może przekształcić twoje życie z chaotycznego bałaganu w zrównoważony i spełniony styl życia. GTD pomoże Ci zorganizować zadania w pracy, jak również resztę dnia, ponieważ wpływa to również na to, jak dobrze wykonujesz swoją pracę.

Metoda #2: harmonogram Da Vinci

harmonogram Da Vinci to druga metoda, która pomoże Ci nauczyć się bardziej efektywnie planować i organizować. Opracowana przez Adriana Iliopoulusa metoda ta pozwoli Ci tworzyć harmonogramy, które uczynią Twoje życie bardziej celowym, zabawnym i kreatywnym.

główną ideą „harmonogramu Da Vinci” jest nauczenie się, jak:

• Bądź kreatywny i codziennie wprowadzaj flow.
• nie pozwól, aby przerwania zniszczyły twój przepływ.
• przestań zwlekać i załatw sprawy.
• upewnij się, że nie doświadczysz wypalenia.
• prawidłowo balansuj pracę i zabawę.

wiedziałeś? To trwa 23 minuty i 15 sekund, aby wrócić na tor po przerwaniu.

harmonogram Da Vinci może pomóc Ci upewnić się, że nie jesteś przytłoczony pracą, ponieważ przygotowuje twoje codzienne czynności w sposób, w którym masz charakterystyczny czas na trudniejsze i łatwiejsze zadania, ale także wystarczająco dużo czasu na codzienne zajęcia relaksacyjne.

jak zorganizować swój dzień z harmonogramem Da Vinci

Wiele osób sugeruje, abyś zaczął planować swój tydzień w poniedziałek, ale czy to najlepszy pomysł? Twórca harmonogramu Da Vinci zaleca rozpoczęcie planowania w niedzielę wieczorem. Jak zaznaczył, poniedziałek jest odpowiednikiem wczesnych godzin porannych, ale za tydzień. Nasze umysły są zawsze wypoczęte rano i mogą zapewnić większą wydajność. „Wczesne godziny” w tygodniu to poniedziałek, wtorek i środa. Tak więc, aby wykorzystać te dni, powinieneś zaplanować swoje zadania w niedzielę.

jak podkreśla Adrian, najtrudniejszą częścią planowania jest ustalanie priorytetów. Zaleca, abyś był uczciwy wobec siebie i starannie kategoryzował zadania zgodnie z ich znaczeniem i ilością pracy, którą musisz wykonać, aby je ukończyć.

oto jak wygląda dzienny i tygodniowy grafik Adriana.

kredyt: Adrian Iliopoulus’ Da Vinci harmonogram

jak widać, każdy dzień składa się z tych samych elementów:

• poranna rutyna
• soft Deep work
• Admin work
• ćwiczenia
• social
• Odtwórz

teraz wyjaśnijmy każdy z nich bardziej szczegółowo.

poranna rutyna

ważne jest, aby dobrze zacząć każdy dzień. Zamiast spać i spieszyć się do pracy, wymyśl rutynę, która pomoże Ci się obudzić i zrobić wszystko, co ci się podoba — zjeść śniadanie, wypić kawę, a nawet pobiegać. To małe rzeczy mogą mieć znaczący wpływ na twój dzień. Możesz również wymyślić rutynę nocną, która pomoże Ci się zrelaksować przed pójściem spać. Wszyscy ludzie sukcesu mają nocną rutynę,i Ty też powinieneś!

Deep Work

Deep work dzieli się na dwie kategorie — ciężką i miękką. Ciężka praca odnosi się do wszystkich zadań, które można znaleźć trudne, natomiast miękka praca jest wszystkie te zadania, które są łatwiejsze do wykonania. Upewnij się, że wykonujesz głęboką ciężką pracę od poniedziałku do środy, a miękką pracę w czwartek i piątek.

praca administratora

praca administratora obejmuje zadania, takie jak odpowiadanie na e-maile, planowanie i uczestniczenie w spotkaniach, organizacja dokumentów, zamawianie materiałów eksploatacyjnych itp. Ważne jest, aby obliczyć, ile czasu zajmuje wykonanie tych zadań, aby można było poświęcić na nie czas każdego dnia.

ćwiczenia, spotkania towarzyskie i zabawa

aby zapobiec wypaleniu, musisz codziennie odkładać czas na odpoczynek, spędzać czas z przyjaciółmi i rodziną oraz bawić się. Zabawa oznacza wykonywanie wszystkich czynności, które cieszą, od dosłownie grania po oglądanie filmów lub czytanie książki.

harmonogram Da Vinci jest nieco inny niż metoda GTD, ponieważ obejmuje cały dzień i pozwala stworzyć codzienną rutynę. Jednak ta metoda nie zajmuje się zbytnio organizowaniem zadań podczas dnia pracy, co robi GTD. Tak więc łącząc te dwie metody, będziesz w stanie stworzyć system organizacji całego dnia w bardziej zrównoważony sposób, w którym załatwisz sprawy w czasie przeznaczonym na pracę i zrelaksujesz się w porannej rutynie i zabawie, aby upewnić się, że się nie wypalisz.

5 prostych wskazówek, jak lepiej zorganizować swój dzień pracy

Jeśli nie masz ochoty na te dwie metody, oto więcej porad na temat organizowania zadań w pracy.

napisz

poświęć 5-10 minut na napisanie dziennika i ocenę dnia. W naszych głowach dzieje się tak wiele, że prawie niemożliwe jest przetworzenie i zebranie myśli bez jakiejś formy ujścia. Pod koniec dnia pracy większość chce biec na wzgórza—i w ten sposób-przynieść swoją pracę i związane z nią stresy do domu z nimi. Badanie przeprowadzone przez psychologów UCLA ujawniło, że poprzez werbalizowanie swoich uczuć-niezależnie od tego, czy rozmawiasz z kimś, czy je zapisujesz-pomoże zapewnić, że wszelkie związane z tym negatywne emocje będą znacznie mniej intensywne. Więc zamiast przynosić gniew lub stres do domu, zostaw to w swoim notatniku.

ponadto, zapisując konkretne wyzwania, przed którymi stoisz, twój podświadomy umysł będzie pracował nad wymyśleniem rozwiązań naprawczych podczas snu w nocy, dzięki czemu możesz obudzić się świeży i zmotywowany, aby poradzić sobie z dniem.

planuj z wyprzedzeniem

teraz, gdy uwolniłeś całą złość i frustrację, jesteś w stanie zaplanować dzień do przodu, aby zwiększyć prawdopodobieństwo, że pójdzie gładko. Wyjmij kolejny notatnik i zapisz swoje zadania na jutro w kolejności ważności i wyjdź z biura wiedząc, że twoja podświadomość zajmie się resztą i zapewni, że będziesz daleko przed sobą, gdy jutro przyjedziesz do pracy. Wyzwania i rozrywki zawsze będą się pojawiać, więc bądź realistyczny w swoich celach-a jeśli nie-nie zadręczaj się. Upewnij się, że trafisz na szczyt jutrzejszej listy.

Declutter your workspace

a cluttered workspace = a cluttered mind. Jeśli na biurku jest bałagan, jak można oczekiwać, że dzień pracy będzie płynął bez niepożądanych zakłóceń? Zorganizuj swoje biurko tak, jak chciałbyś zorganizować swój umysł: wolne od bałaganu i zakłóceń.

to samo dotyczy Twojego pulpitu. Zachowaj bałagan na pulpicie, aby łatwo wykonywać zadania, w tym wiadomości e-mail.

nie wykonuj wielu zadań

zgodnie z badaniem przeprowadzonym przez University of California Irvine, powrót do zadania trwa średnio 23 minuty i 15 sekund po oderwaniu od niego koncentracji. Tak więc, gdy zdecydujesz się wykonać zadanie, uwolnij się od wszelkich zakłóceń. Oznacza to brak mediów społecznościowych, poczty e-mail, internetu itp. dopóki zadanie nie zostanie ukończone lub wyznaczony czas na pracę nad nim nie minie. Użyj zegara i zacznij od godziny nieprzerwanej pracy. Jeśli hałas otoczenia jest zbyt duży, zagraj muzykę, aby zmyć zakłócenia i pomóc ci się skupić. Powiedz kolegom, co robisz i poproś ich, aby Ci nie przeszkadzali, chyba że to nie może czekać.

zaufaj zasadzie 80-20

większość tego, co robimy, nie jest tak ważna, ale ponieważ jest to łatwiejsze i może zapewnić nam natychmiastowe uderzenie dopaminy, mamy tendencję do spędzania zbyt dużo czasu na prostych zadaniach, a jednocześnie zwlekania z bardziej wymagającymi, ważnymi. Powoduje to niepotrzebną walkę. Poprzez zajęcie się ważniejszymi rzeczami, jeśli chodzi o wykonywanie innych mniej znaczących zadań, będziesz w stanie to zrobić z większym poczuciem spełnienia i zadowolenia.

Zarządzaj pocztą e-mail

e-mail to niechlujny biznes i podobnie jak wiele innych zadań rzadko jest pilny. Poświęć trochę czasu na zorganizowanie swojego, więc kiedy tam wejdziesz, wszystko działa sprawnie i jest zorganizowane pod względem znaczenia. Klienty poczty e-mail, takie jak Mailbird (Windows) lub Airmail (Mac), są świetnymi narzędziami do tego i przydają się szczególnie osobom, które muszą zarządzać wieloma kontami e-mail.

wnioski

stosując te proste wskazówki, aby lepiej zorganizować swój dzień w pracy, doświadczysz szeregu korzyści, które pomogą Ci opuścić pracę w pracy, wyjść na czas i spać w nocy. O ile zadania nie są najważniejsze, nie zabieraj ze sobą pracy do domu. Czas na dekompresję, zabawę i robienie tego, co kochasz, jest tak samo ważny, jak czas potrzebny na opłacenie rachunków. Najprawdopodobniej napotkasz opór od samego początku, ale jeśli będziesz się tego trzymać, z czasem zobaczysz, że Twoja wydajność i jakość pracy idą w górę, a także jakość życia. Wszyscy wygrywają.

podobał Ci się ten post? Sprawdź drugą część „7 porad, jak zmniejszyć stres” i podziel się nią ze swoimi (zestresowanymi) przyjaciółmi.

o autorze:

Cierpiąc na lęk, ataki paniki i depresję od dekady: wykorzystuje swoje doświadczenie, aby uczyć swoich klientów rozwiązań, których chciałby, aby ktoś nauczył go 15 lat temu. Możesz dowiedzieć się więcej, klikając tutaj.