Rachunkowość zapasów

co to jest rachunkowość zapasów?

Rachunkowość zapasów polega na tym, jak firma wykazywałaby zapasy, które posiada w swojej dokumentacji finansowej – bilansach, zyskach& stratach (P&l) raportach itp. Jest to zazwyczaj bardziej złożone niż się wydaje, ponieważ zapasy są często „żywą postacią”, która stale się zmienia, gdy dokonywana jest sprzedaż i kupowane są więcej zapasów.

w handlu detalicznym może to obejmować trzy rodzaje zapasów lub fazy produkcji:

1. surowce.
2. pozycje w toku.
3. gotowe produkty gotowe do sprzedaży.

Twoje niesprzedane zapasy muszą zostać uwzględnione jako aktywa w dokumentacji finansowej na koniec roku. Oznacza to sedno sprawy w tym wszystkim jest prawidłowe śledzenie zarówno koszt wszelkich zapasów sprzedanych i umieścić dokładną wartość niesprzedanych zapasów przechowywanych na koniec każdego okresu rozliczeniowego.

każdy wzrost lub spadek wartości towarów wpływa na wartość zapasów. To z kolei wpływa na wartość całej firmy.

Rachunkowość zapasów kluczowe terminy

istnieją dwa kluczowe terminy detaliści muszą być świadomi, jeśli chodzi o Rachunkowość zapasów:

1. koszt sprzedanych towarów (tryby). Bezpośrednie koszty produkcji jakichkolwiek towarów sprzedawanych przez przedsiębiorstwo.
2. Inwentaryzacja końcowa (EI). Wartość wszelkich niesprzedanych zapasów na koniec okresu rozliczeniowego.

przyjrzyjmy się bliżej każdemu z nich…

1) koszt sprzedanych towarów (COGS)

koszt sprzedanych towarów (COGS) jest podstawowym elementem pomiaru rentowności i wartości zapasów firmy detalicznej.

jak sama nazwa wskazuje, COGS odnosi się do kwoty, jaką firma kosztowała wyprodukowanie sprzedawanych przez nią produktów, w tym wszystkiego, co w nią weszło – materiałów, robocizny, użytych narzędzi itp. Ale (co najważniejsze) bez uwzględniania kosztów niezwiązanych bezpośrednio z procesem produkcyjnym – takich jak koszty wysyłki, reklamy i sprzedaży itp.

w rezultacie, COGS pomaga określić kwotę zysku brutto osiągniętego w jednej lub więcej sprzedaży.

na przykład:

Jeśli sprzedajesz przedmiot o wartości 50 USD, a trybik wynosi 30 USD, Twoja firma osiągnęła zysk brutto w wysokości 20 USD. Jest to prosta formuła, choć może stać się bardziej złożona, jeśli wytwarzasz własne produkty.

wszystkie sprzedane zapasy zostaną wymienione pod kontem COGS w rachunku zysków i strat na koniec każdego roku obrotowego.

Obliczanie COGS

aby obliczyć koszt sprzedanych towarów (COGS) dla okresu rozliczeniowego, musisz:

1. określić, jakie koszty mogą być związane z procesem produkcji konkretnych produktów – takich jak robocizna, surowce, narzędzia itp.
2. weź Koszt rozpoczęcia inwentaryzacji (BI).
3. Dodaj koszt nowo zakupionych zapasów w danym okresie.
4. odjąć pozostałą, niesprzedaną inwentaryzację na koniec okresu rozliczeniowego.

2) Ending inventory (EI)

jest bardzo prawdopodobne, że firma nie sprzeda całego swojego ekwipunku na koniec każdego okresu rozliczeniowego. Oznacza to, że niesprzedane akcje stają się aktywem, który musi być wyceniany i uwzględniany w sprawozdaniach finansowych.

jest to określane jako ending inventory (ei) i na pierwszy rzut oka jest dość proste.

1. weź początkowy inwentarz (jednostki przeniesione z końca poprzedniego okresu finansowego).
2. Dodaj wszystkie nowo zakupione zapasy w całym okresie rozliczeniowym.
3. odjąć wszystkie sprzedane jednostki.
4. i to pozostawia ostateczną liczbę zapasów do uwzględnienia jako aktywa firmy.

jednak:

musimy przypisać rzeczywistą wartość do niesprzedanej liczby zapasów (tj. ile ten majątek firmy jest wart w kategoriach pieniężnych). I tutaj to może stać się o wiele bardziej skomplikowane.

dzieje się tak dlatego, że:

• liczne zakupy nowych zapasów i surowców są zwykle dokonywane w typowym 12-miesięcznym okresie rozliczeniowym.
• każdy zakup mógł mieć inny koszt jednostkowy.
• jednocześnie prowadzona jest sprzedaż, zamieniając zapasy w gotówkę.

więc jaki koszt jednostkowy użyć do wyceny niesprzedanych zapasów, gdy jest tak wiele ruchomych części w typowym okresie rozliczeniowym?

tutaj wchodzą w grę metody wyceny zapasów.

Metody wyceny zapasów

trzymanie się określonej metody wyceny zapasów ma kluczowe znaczenie dla spójnego, dokładnego i (co najważniejsze) prawnie akceptowalnego sprawozdania finansowego.

istnieją trzy główne metody wyceny stosowane przez firmy detaliczne do księgowania zapasów:

1. First In, First Out (FIFO).
2. ostatnie wejście, Pierwsze Wyjście (LIFO).
3. metoda średniego kosztu.

musisz tylko określić, który z nich jest używany podczas składania dokumentacji finansowej i kont.

1) FIFO

FIFO to przydatna technika zarządzania zapasami, którą można wykorzystać w obsłudze zapasów w magazynie. Ale jest to również metoda wyceny niesprzedanych zapasów.

zakłada, że inwentarz, który został zakupiony jako pierwszy, jest również pierwszym, który zostanie sprzedany. Tak więc najstarszy dostępny ekwipunek jest tym, co zostanie wykorzystane do realizacji zamówienia.

metoda FIFO ma wiele zalet. Przede wszystkim firmy sprzedające towary łatwo psujące się (żywność i napoje) mają mniejsze ryzyko zepsucia lub przekroczenia daty przydatności do spożycia przed sprzedażą. Mogą ustanowić płynny łańcuch dostaw i zapewnić swoim klientom otrzymywanie najświeższych produktów w ich zapasach.

wszystkie otrzymane i sprzedane produkty muszą być rejestrowane indywidualnie przy użyciu metody księgowej FIFO. Jest możliwe, że system FIFO może prowadzić firmy do zaniżania lub zawyżania wartości zapasów w przyszłości, ze względu na zmiany rynkowe w dół linii.

2) LIFO

podejście LIFO opiera się na założeniu, że najnowsze produkty dodane do Twojego asortymentu są pierwszymi, które zostaną sprzedane jako pierwsze.

system ten sprawdza się w handlu detalicznym specjalizującym się w towarach nietrwałych lub tych o niskim ryzyku starzenia się. Może również zwiększać koszty i zmniejszać zysk netto (a tym samym zmniejszać roczne zobowiązania podatkowe), jeśli ostatnio zakupione towary są droższe.

Uwaga: LIFO jest akceptowalną metodą księgowania zapasów tylko w USA.

możesz dowiedzieć się więcej o LIFO vs FIFO w tym filmie:

3) średni koszt

średni koszt (lub średnia ważona) metoda księgowania zapasów jest zupełnie inna niż dwie poprzednie.

dotyczy to firm, które decydują się nie śledzić kosztu jednostkowego zapasów dla każdej oddzielnej dostawy zakupu. Zamiast tego wartość zapasów opiera się na średnim koszcie artykułów w danym okresie.

możesz obliczyć średni koszt, po prostu dzieląc całkowity koszt produktów do sprzedaży przez całkowitą liczbę w zapasach.

możesz dowiedzieć się więcej o metodzie średniego kosztu w tym filmie:

Korzystanie z oprogramowania do księgowania zapasów

księgowanie zapasów może być czasochłonnym i frustrującym procesem dla firm detalicznych-zwłaszcza małych lub niezależnych zespołów.

ale to nie musi być pośpiech arkuszy kalkulacyjnych i papierowych paragonów na tydzień przed każdym terminem podatkowym. Dostępne jest niezawodne oprogramowanie księgowe, które pomaga zautomatyzować i digitalizować w jak największym stopniu, z których dwa główne to:

1. Xero
2. QuickBooks

te programy nie będą „robić kont za Ciebie”. Ale znacznie ułatwią organizację i prezentację pod koniec roku podatkowego.

zarówno Xero, jak i QuickBooks mają również dostępne narzędzia, które pomagają w księgowości po stronie zapasów.

jednak:

są to programy księgowe w sercu. Co oznacza, że funkcjonalność zarządzania zapasami jest w nich stosunkowo podstawowa i słabo rozwinięta.

tak więc dla rozwijających się firm detalicznych i e-commerce, zaleca się:

1. używać wysokiej jakości oprogramowania do zarządzania zapasami jako master of stock.
2. upewnij się, że to oprogramowanie ma bezpośrednią integrację Xero lub integrację QuickBooks, aby przesyłać odpowiednie dane.

to daje Ci to, co najlepsze z obu światów – dwa wysokiej jakości oprogramowanie automatyzujące jak najwięcej procesów inwentaryzacyjnych i księgowych.

mamy nadzieję, że ten rozdział dał ci dobry wgląd w najlepsze praktyki księgowania zapasów.

mimo to, to wciąż może być niezwykle skomplikowane zadanie dla sprzedawców detalicznych. Dlatego zalecamy skorzystanie z usług profesjonalnego księgowego i / lub biegłego księgowego, jeśli chodzi o sporządzanie dokumentacji finansowej i składanie deklaracji podatkowych.

w naszym następnym i ostatnim rozdziale przyjrzymy się systemom zarządzania zapasami – w tym, jak określić, kiedy nadszedł czas, aby rozpocząć korzystanie z zautomatyzowanego systemu i wybrać najlepszy dla Twojej firmy.