Wszystko, co musisz wiedzieć, zatrudniając zagranicznych niezależnych wykonawców

jak płacić zagranicznych niezależnych wykonawców

płacenie zagranicznych niezależnych wykonawców jest o wiele bardziej skomplikowane niż wysyłanie pieniędzy na ich konto bankowe. Musisz ocenić różne opcje płatności, które mają sens zarówno dla Ciebie, jak i niezależnego wykonawcy. Zapoznaj się z naszym kompletnym przewodnikiem, w jaki sposób płacić zagranicznym niezależnym kontrahentom, aby uzyskać przegląd metod, a także zalet i wad każdego z nich.

dowiedz się więcej o raportowaniu dochodów i obowiązków podatkowych

podatki od niezależnych wykonawców są zwykle ich wyłączną odpowiedzialnością, ponieważ mówimy o podatkach od samozatrudnienia, a firmy zatrudniające są wolne od tej odpowiedzialności. Jednak w zależności od kraju wykonawcy, firma może być zaangażowana w proces sporządzania i zgłaszania odszkodowań, nawet jeśli wykonawca płaci własne podatki od samozatrudnienia. Upewnij się, że Twoja firma nie ponosi odpowiedzialności za podatki, ponieważ może to stanowić zagrożenie dla Twojej firmy.

raportowanie dochodów obywateli spoza USA mieszkających poza USA

stawka podatku w USA dotyczy każdego, kto osiągnął dochód w USA, niezależnie od obywatelstwa. Oznacza to, że jeśli Niezależny wykonawca nie jest obywatelem USA, ale osiągnął dochód w USA, nadal musi płacić podatki zgodnie z amerykańskimi stawkami. W niektórych przypadkach między USA a danym krajem została zawarta umowa podatkowa.

według IRS, „na mocy tych traktatów, rezydenci (niekoniecznie obywatele) z innych krajów są opodatkowane według obniżonej stawki lub są zwolnieni z podatków amerykańskich od niektórych pozycji dochodów, które otrzymują ze źródeł w Stanach Zjednoczonych.”

pełna lista krajów, które mają traktat podatkowy, znajduje się na stronie IRS.

Jak ustalić, czy dochód pochodzi z USA, czy nie?

według urzędu skarbowego o przychodach źródłowych uzyskanych dzięki oferowaniu usług decyduje lokalizacja, w której usługi są wykonywane. Mimo to, nawet jeśli zagraniczny Niezależny wykonawca pracuje dla amerykańskiej firmy, dochód, który otrzymuje, nie jest uważany za dochód pochodzący z USA, o ile każdy aspekt usługi jest wykonywany poza USA. W takim przypadku firma amerykańska nie powinna wstrzymywać ani zgłaszać podatków. W przypadku, gdy zagraniczny Niezależny wykonawca prowadzi jakąkolwiek część swoich usług w USA, należy spełnić pewne warunki, aby uniknąć obowiązku podatkowego:

• wykonawca był obecny w USA nie dłużej niż 90 dni w roku podatkowym;
• płatność dla wykonawcy jest niższa niż $ 3,000;
• płatność dla wykonawcy dotyczy usług wykonywanych na rzecz podmiotu lub biura prowadzonego w obcym kraju.

jak zbierać formularze podatkowe dla kontrahentów wymagane przez Urząd Skarbowy?

jeśli firma z siedzibą w USA zatrudnia kontrahentów z siedzibą w USA, którzy zarabiają więcej niż $600 W ciągu roku, powinni złożyć formularz IRS 1099-NEC (non-Employee Compensation) do IRS. Począwszy od roku podatkowego 2020, firmy współpracujące z wykonawcami korzystają z formularza 1099-NEC do składania płatności dla wykonawców zamiast formularza 1099-MISC, który był używany w poprzednich latach. W rzeczywistości w roku podatkowym 2020, to, co kiedyś było ramką 7 na formularzu 1099-MISC, staje się ramką 1 na formularzu 1099-NEC, A Ramka 7 na formularzu 1099-MISC zostanie usunięta.
formularz 1099-NEC został po raz ostatni użyty w 1982 roku i został przywrócony do życia przez Urząd Skarbowy . Na tym formularzu pracodawcy zgłaszają całkowite płatności dokonane w ciągu roku każdemu wykonawcy, który otrzymał więcej niż $600. Formularz 1099-NEC należy złożyć do urzędu skarbowego do 31 stycznia za poprzedni rok.

jednak forma 1099-MISC nadal istnieje, więc upewnij się, aby sprawdzić różnice między formami 1099 NEC i 1099 MISC.

zgłaszając odszkodowanie nie-pracownicze na formularzu 1099-NEC, IRS wyjaśnia, że płatność musi zostać zgłoszona, jeśli wszystkie cztery z tych warunków są spełnione:

• jest ona dokonywana na rzecz kogoś, kto nie jest Twoim pracownikiem
• jest dokonywana na rzecz Usług w ramach Twojej działalności handlowej lub biznesowej
• została dokonana na rzecz osoby fizycznej, spółki osobowej, nieruchomości lub, w niektórych przypadkach, korporacji
• płatności dokonane na rzecz tego odbiorcy wynosiły co najmniej $600 lub więcej za rok

jak pobrać formularz w-9 dla 1099 kontrahentów?

firmy amerykańskie korzystają z formularza IRS w-9 (Prośba o numer identyfikacyjny podatnika i certyfikat), aby uzyskać informacje od niezależnych wykonawców, których zatrudniają, którzy mają siedzibę w Stanach Zjednoczonych.

formularz W-9 zawiera nazwę, adres i numer ubezpieczenia społecznego (lub NIP) danego wykonawcy 1099. Należy pamiętać, że czasami wykonawcy działający jako właściciele firm mogą zamiast tego podać swój numer identyfikacyjny pracodawcy (EIN). Pracodawcy muszą tylko poprosić o wypełniony Formularz W-9 od wykonawców, którym zapłacili ponad 600 USD w ciągu roku. Ani pracodawca, ani wykonawca nie muszą przesyłać tego formularza do urzędu skarbowego, ponieważ jest to tylko warunek konieczny do wypełnienia formularza 1099-NEC.

jak pobrać formularz IRS W-8BEN (lub W-8BEN-E) dla zagranicznych niezależnych kontrahentów?

odpowiednikiem formularza W-9 dla kontrahentów zagranicznych jest formularz w-8. Ma dwie odmiany: Formularz W-8BEN dla osób fizycznych i Formularz W-8BEN-E dla podmiotów (firm zagranicznych lub osób prowadzących działalność gospodarczą na własny rachunek). Status wykonawcy określa formę, którą należy pobrać.

formularze te służą do udowodnienia, że dana osoba (lub podmiot) nie jest w rzeczywistości obywatelem USA. Firma wynajmująca ma prawo powoływać się na roszczenia wynikające z tych formularzy w celu określenia obowiązków dotyczących sprawozdawczości podatkowej i potrącania. Jeśli informacje zawarte w formularzu różnią się od faktów, a pracownik nie kwalifikuje się jako zagraniczny niezależny kontrahent, spółka jest wolna od odpowiedzialności za niespełnianie wymogów podatkowych.

formularze te są ważne przez trzy lata i powinny zostać odnowione, jeśli związek trwa dłużej niż ten czas. Możesz dowiedzieć się więcej o formularzach W-8BEN na stronie IRS’ W-8BEN.

konsekwencje podatkowe dla firm amerykańskich zatrudniających niezależnych wykonawców

zatrudnianie niezależnego wykonawcy, który jest obywatelem USA mieszkającym w USA (wykonawca 1099)

z punktu widzenia firmy amerykańskiej jest to najprostsza konfiguracja. Pierwszym krokiem jest zwrócenie się do Wykonawcy o dostarczenie formularza W-9. Firma, która zatrudniła wykonawcę, będzie musiała wydać formularz 1099-NEC do 31 stycznia, aby zgłosić płatności wyższe niż 600 USD w poprzednim roku. Firma nie musi potrącać podatku przed dokonaniem płatności na rzecz kontrahenta. Pamiętaj, że firma nie płaci żadnych podatków od wynagrodzeń, ubezpieczenia zdrowotnego, ubezpieczenia od wynagrodzeń pracowników ani żadnych innych podatków FICA.

zatrudnianie zagranicznego niezależnego wykonawcy mieszkającego poza USA

amerykańska firma nie musi zgłaszać do IRS płatności dokonanych na rzecz zagranicznego niezależnego wykonawcy, jeśli nie są to dochody pochodzące z USA. Firma nie musi również wstrzymywać żadnych podatków. Jednak firma musi zebrać W-8BEN (E) jako dowód statusu wykonawcy.

niezależny kontrahent, który mieszka w USA z wizą, która pozwala mu pracować w USA

sama Wiza nie jest decydującym czynnikiem przy podejmowaniu decyzji o opodatkowaniu. Miejsce, w którym usługa jest wykonywana, określa źródło dochodu. Jeśli zagraniczny kontrahent mieszka i świadczy swoje usługi w USA, dochód jest uważany za pochodzący z USA, a firma musi wstrzymać 30% zgodnie ze stawkami podatkowymi nierezydentów. Zasady te nie mają jednak zastosowania w przypadku, gdy istnieje umowa podatkowa między krajami (wspomnianymi wcześniej w tym artykule) lub jeśli dana osoba staje się rezydentem.

oprócz podatku u źródła, firma musi złożyć formularz 1042, roczne zeznanie podatkowe u źródła dochodów zagranicznych w USA, do 15 marca następnego roku. Dowiedz się więcej o formularzu i wymaganiach tutaj. Jeśli istnieje umowa podatkowa między USA a krajem wykonawcy, wykonawca powinien złożyć formularz 8233, zwolnienie z potrącenia odszkodowania za niezależne (i pewne zależne) Usługi osobiste cudzoziemca niebędącego rezydentem.

amerykańska firma zatrudniająca niezależnych kontrahentów w Kanadzie

jednym z najbardziej popularnych krajów dla amerykańskich firm do zatrudniania kontrahentów jest Kanada; wspólny język, kultura i bliskość sprawiają, że kanadyjscy freelancerzy są preferowanym wyborem działów HR. Jeśli zatrudniasz kanadyjskiego kontrahenta do świadczenia usług na rzecz Twojej firmy zdalnie, wszystkie te same zasady i formularze mają zastosowanie do mieszkańców każdego innego obcego kraju. Pamiętaj, aby sprawdzić zasady i przepisy kanadyjskiego odpowiednika IRS, Cra (Canada Revenue Agency). Podobnie jak jego amerykański odpowiednik, agencja ratingowa nakłada kary za błędną klasyfikację pracowników, ale w przypadkach, gdy firmy nie mają obecności w Kanadzie, ciężar kar spada na wykonawcę.

wreszcie obywatele Kanady (i Meksyku) mogą tymczasowo pracować w USA bez wizy. Jeśli osoba osiągnęła dochód pochodzący z USA jako nierezydent, firma wynajmująca musi wstrzymać 30% przed dokonaniem płatności i złożyć formularz 1042 (roczne zeznanie podatkowe u źródła dochodu w USA osób zagranicznych). W przypadku umowy podatkowej należy wypełnić formularz 8233, aby ubiegać się o zwolnienie.

Przeczytaj więcej o tym, jak zatrudnić i płacić pracownikom w Kanadzie jako pracodawcy w USA.

Jak zatrudnić niezależnego kontrahenta, który jest obywatelem USA, ale mieszka za granicą

ogólna zasada jest taka, że obywatele USA podlegają tym samym przepisom podatkowym niezależnie od ich lokalizacji. IRS nadal będzie uważać niezależnego kontrahenta za obywatela USA, jeśli usługa jest świadczona za granicą, a nawet jeśli wykonawca spędził wystarczająco dużo czasu, aby zostać uznanym rezydentem podatkowym innego kraju. To powiedziawszy, firma powinna wydać formularz 1099-NEC (biorąc pod uwagę, że zapłacili wykonawcy więcej niż $600 W ciągu roku), tak jak każdemu amerykańskiemu wykonawcy rezydentowi. W niektórych przypadkach konsekwencje podatkowe ulegają zmianie, dlatego radzimy zapoznać się z przewodnikiem podatkowym IRS dla obywateli USA i cudzoziemców przebywających za granicą lub skonsultować się z ich stroną FAQ na temat międzynarodowych indywidualnych kwestii podatkowych.

Usprawnij pracę z niezależnymi kontrahentami z Deel na całym świecie

Deel jest zdeterminowany, aby pomóc firmom usprawnić wdrażanie i pracę z talentami zdalnymi, niezależnie od ich lokalizacji.

nasze kompleksowe rozwiązanie obejmuje:

• lokalne prawo pracy przykładowe umowy, które uwzględniają kraje obu stron
• zbieranie formularzy W-9, W-8BEN i 1099 i wypełnianie ich elektronicznie bezpośrednio do urzędu skarbowego
• łatwy proces płatności z wieloma metodami płatności, lokalnymi wypłatami i 100 walutami obejmującymi ponad 150 krajów
• zbieranie dokumentów zgodności zgodnie z wymaganiami każdego kraju w celu ograniczenia ryzyka błędnej klasyfikacji
• w przypadku, gdy musisz zatrudnić pełną-pracownik czasu pracy lub zmiana niezależnego wykonawcy na status pracownika, pracodawca usług ewidencyjnych może łatwo pomagaj pracownikom szybko na pokładzie, utrzymując wszystko pod jednym dachem.

Dowiedz się więcej o tym, jak działa Deel na naszych stronach produktów i zaplanuj demo, aby zobaczyć go w działaniu.