Best of Both Worlds: How to Organize Your Day at Work Two Ways

Are you frequently rushing around trying to make it somewhere or catch a deadline? Se você sente que está constantemente se atrasando, incapaz de manter-se com suas obrigações, então você deve pensar em examinar a maneira como você vai planejando seu trabalho e nivelar-se em suas habilidades de organização.sem organização adequada, você não será capaz de desfrutar de um dia completo e equilibrado (e talvez até mesmo estilo de vida). Você também pode sofrer de uma falta de motivação e mudanças de humor. E isso não me parece nada atraente.mas, a questão é: como melhorar o seu planeamento diário? Com tantas dicas e truques em toda a Internet, pode ser difícil decidir quais vão ser eficazes. E, com todo o stress durante o dia, você pode achar difícil definir um bom momento para começar.não te preocupes, nós tratamos de TI. Este artigo contém dois grandes métodos para planejar seu tempo, bem como dicas para ser organizado e dicas sobre como organizar o seu dia para ser mais produtivo. Isto pode ajudá-lo a começar e levá-lo a cada passo do caminho!

como organizar o seu dia: os métodos mais eficazes

Existem diferentes abordagens para organizar o seu dia. Fizemos duas abordagens proeminentes, uma das quais também é muito popular. Usando ambos, você pode gerenciar o seu horário de trabalho, levando em percepção o dia inteiro.

Method # 1: Getting Things Done (GTD)

Do you:

• Sinta-se sobrecarregado com o número de tarefas que precisa de seguir?
• preocupa-te em esquecer pequenos detalhes?
• usar muitos chapéus em seu trabalho e vida?
• Iniciar muitos projetos, mas ter dificuldade em terminá-los?

então você precisa pegar alguns pontos de David Allen, o criador do GTD, e aprender como organizar suas tarefas de trabalho (e todas as outras tarefas) da maneira certa!

o sistema de gerenciamento de tarefas GTD é baseado em uma verdade simples: quanto mais tarefas você tem em sua lista, mais difícil fica para você decidir o que precisa de atenção. Isso também lança o hype em torno de listas de itens por-fazer diretamente para fora da janela, pois eles podem forçá-lo a gastar mais tempo pensando sobre suas tarefas do que fazê-las. Como resultado, você pode acabar sendo estressado e oprimido.

Allen notou que o cérebro humano é muito melhor no processamento de Informação do que armazená-la e ele colocou este detalhe essencial na metodologia GTD, pelo qual ele deve ajudá-lo a se livrar de toda a desordem mental e fazer as coisas a tempo. Envolve a criação de um fluxo de trabalho, e uma vez que você faça isso, você será capaz de identificar as tarefas que você deve estar trabalhando em qualquer momento, sem se preocupar que você vai esquecer alguma coisa.

O método GTD consiste em cinco práticas simples que irão ajudá-lo a sistematizar a desordem no seu cérebro e organizar o seu dia:

• capturar tudo. Na veia de “eu preciso fazer isso” ou ” isso deve acontecer naquele momento, o que quer que cruze sua mente que é uma ação ou requisito, capture-o. Se escapa ao teu caderno, escapa à tua atenção. clarifique. Trabalhe através de tudo que você captura (apenas não tente completá-lo ainda!) e planejar os próximos passos. Decidir que Categoria O item se encaixa melhor: é uma referência, projeto ou próxima ação?

• organizar. Põe tudo onde pertence. Adicione datas importantes ao seu calendário, atribua tarefas a outras pessoas, e resolva o seu próprio. revisão. Mantenha o controle de suas listas e não se esqueça de revisá-las e atualizá-las. envolver. Comece a trabalhar em tarefas que mais importam!

GTD necessita de aprender a planear e organizar antecipadamente. Mas, definitivamente vai valer a pena a longo prazo. Com este método, você nunca terá que se preocupar em perder uma reunião ou esquecer um prazo. Em vez disso, você terá todas as suas tarefas resolvidas e você será capaz de priorizar o seu tempo corretamente.agora, vamos examinar cada prática em detalhe!

Passo 1: Captura

o primeiro e o mais importante passo para o GTD é parar de armazenar toda a informação e as suas tarefas diárias no seu cérebro. Em vez disso, capturar e armazenar todos os seus itens por-fazer, ideias, tarefas em uma “caixa de entrada” — um caderno físico ou aplicativo digital, como um planejador, calendário, ou um aplicativo de gerenciamento de Tarefas.ao captar os seus pensamentos, poderá finalmente diminuir a desordem mental. Não se preocupe em organizar essas tarefas e itens ainda! Vamos chegar a isso em um dos seguintes passos.dica

: Quando você está apenas começando com GTD, é recomendado escrever qualquer coisa que você possa precisar para cuidar no seu futuro e armazená-lo em sua caixa de entrada.

passo 2: clarificar

agora chegamos à parte em que você aprende a organizar o seu dia de trabalho e a ordenar tudo na sua caixa de entrada. Reveja cada item da sua caixa de entrada e aplique um dos seguintes métodos:

• se a tarefa demorar menos de 2 minutos, complete-a imediatamente.
• se a tarefa pode ser delegada, atribua – a a outra pessoa.
• anote a data de vencimento se o item precisar ser preenchido em uma data ou hora específica.
• se a tarefa é complexa, então identifique a(S) próxima(s) ação (ões) e Passo (s) que você precisa tomar para avançar com ela.

certifique-se sempre de adicionar tanta informação às suas tarefas quanto possível e tornar as suas tarefas executáveis.

Passo 3: organizar

Depois de escrever todas as suas tarefas e adicionar o máximo de informação possível, é hora de resolvê-las. Existem inúmeras maneiras de organizar suas tarefas com o método GTD, mas o mais comum é usando uma combinação de projetos e rótulos, como em Todoist ou Asana.

Você precisa separar itens em tarefas e projetos únicos. De acordo com a filosofia do GTD, um projeto é qualquer tarefa que requer mais passos para completar. Certifique-se de anotar seus próximos passos para cada tarefa e adicionar uma data de vencimento (se houver um). Por exemplo, em Asana, este passo seria refletido na criação de um cartão-tarefa e sub-tarefas dentro dele.

Etapa 4: revisão

Esta etapa é bastante auto-explicativa. Reserve tempo a cada semana para olhar sobre todas as suas tarefas, riscar tudo o que você completou, adicionar e organizar novas tarefas, e identificar as próximas ações. Allen considera este passo um ” fator crítico para o sucesso.”A constante revisão e atualização de suas tarefas irá garantir que você não está apenas fazendo as coisas. Estás a fazer as coisas certas.

Passo 5: envolver

esta é a parte em que todo o tempo que reservou para planear o seu trabalho compensa. Por esta etapa, você deve ter desenvolvido um sistema cheio de tarefas executáveis que são organizadas em categorias lógicas.então, quando você começa a trabalhar, você não vai se encontrar se perguntando ” O Que devo fazer a seguir?”. Você tirou esse pensamento de fora do quadro, obtendo todas as suas tarefas em papel físico ou digital e organizou-os em um plano de ação. Ainda por cima, livraste-te de toda a confusão mental que te tem stressado.

Ferramentas GTD

Aqui estão mais algumas dicas para ser organizado e ferramentas GTD que irão ajudá-lo a obter o jeito deste método mais rápido.

listas de GTD

para começar com GTD você precisa esclarecer e organizar suas tarefas de forma eficiente. A melhor maneira de fazer isso é fazendo listas, seja no papel ou usando software de gerenciamento de tarefas em seu telefone ou laptop. Existem vários tipos de listas que você pode fazer:

• a lista “in”. Esta é a primeira, básica e confusa lista que você faz. Use-o para capturar pensamentos e Tarefas como eles ocorrem para você. Sinta-se à vontade para anotar tudo num caderno ou no seu smartphone. Você pode até ter várias listas” em”; por exemplo, uma em um planejador e uma em seu telefone. Depois de ter todas as suas tarefas escritas, comece a organizá-las por prioridade.
• a lista “acções seguintes”. A lista de “próximas ações” deve conter itens que você deve fazer o mais rápido possível. Você pode organizar os itens nesta lista com base em sua prioridade, data limite, ou talvez em quanto tempo você pode fazê-los. Lembre-se, você deve sempre completar tarefas curtas (aquelas que levam menos de dois minutos) imediatamente.
• a lista de “espera”. Esta lista deve ser usada para todas as tarefas que você delegou em outras ou tarefas que ainda não podem ser concluídas porque alguém precisa fazer algo mais primeiro. Aqui está uma dica útil para esta lista. Escreva sempre a data actual quando escrever a tarefa. Assim, pode enviar um e-mail aos seus colegas de trabalho e dizer algo do género: “ainda estou à espera do relatório que disse que terminaria em breve. Isso foi há 18 dias!”
• a lista “someday / maybe”. Esta lista é para todos os projetos que você quer realizar algum dia, mas eles não são de grande importância. Você pode escrever itens como” substituir a pintura feia na sala de estar “ou” iniciar o seu próprio blog ” nesta lista. Mesmo que as tarefas desta lista não sejam de extrema importância, você ainda deve rever esta lista semanalmente, certifique-se de que você não se esqueça sobre essas tarefas, e começar a trabalhar nelas quando você tiver algum tempo!

calendário

o calendário é grande para todas as tarefas que são sensíveis à hora e à data. Desta forma, você será capaz de priorizar suas tarefas melhor. As tarefas que não precisam ser feitas em breve permanecerão em sua lista de “próximas ações”, para que você possa lidar com elas mais tarde. Se você não gosta de manter um calendário na sua parede ou mesa, então você deve tentar usar o Calendário Google para se manter organizado.

pasta de leitura/revisão

é muito provável que você terá várias tarefas de “leitura” em uma de suas listas. Uma pasta de leitura / revisão será útil para esses casos. Pode ser uma pasta física ou digital que conterá todos os documentos, papéis ou livros que você precisa ler. A idéia por trás desta pasta é ter sempre este material disponível para você quando você tem alguns minutos para matar enquanto espera por sua comida ou no consultório do médico.

GTD é uma metodologia de produtividade que pode transformar sua vida de uma bagunça caótica em um estilo de vida equilibrado e realizado. O GTD irá ajudá-lo a organizar as suas tarefas de trabalho, bem como o resto do seu dia, uma vez que isso também afeta o quão bem você faz o seu trabalho.

Método #2: a programação da Vinci

a programação Da Vinci é o segundo método que o ajudará a aprender a planear e organizar-se de forma mais eficiente. Desenvolvido por Adrian Iliopoulus, este método permitirá que você crie horários que farão sua vida mais propositada, divertida e criativa.

A ideia principal por trás do “Programa Da Vinci” é aprender a:

• ser criativo e entrar em fluxo todos os dias.
• Not allow interruptions to ruin your flow.
• parar de procrastinar e fazer as coisas.
• certifique-se de que não sofre de esgotamento.
• equilíbrio adequado trabalho e jogo.sabias? São precisos 23 minutos e 15 segundos para voltar ao normal, uma vez interrompido.

  A programação Da Vinci pode ajudá-lo a ter certeza de que você não está sobrecarregado com o trabalho, uma vez que cura suas atividades diárias de uma forma onde você tem tempo distintivo para tarefas mais difíceis e mais fáceis, mas também tempo suficiente para relaxar atividades todos os dias.

  como organizar o seu dia com a programação Da Vinci

  muitas pessoas sugerem que comece a planear a sua semana na segunda-feira, mas é a melhor ideia? O criador da programação Da Vinci recomenda começar a planejar no domingo à noite. Como ele apontou, segunda – feira é o equivalente às primeiras horas da manhã, mas para a semana. Nossas mentes estão sempre descansadas de manhã e podem proporcionar uma maior produtividade. As” primeiras horas ” para a semana são segunda, terça e quarta-feira. Então, para aproveitar estes dias, você deve planejar suas tarefas no domingo.como Adrian aponta, a parte mais complicada do planejamento é priorizar. Ele recomenda que você deve ser honesto consigo mesmo e categorizar cuidadosamente as tarefas de acordo com a sua importância e a quantidade de trabalho que você precisa fazer para completá-los.aqui está como a programação diária e semanal de Adrian parece.

  Crédito: Adrian Iliopoulus’ Da Vinci Agenda

  Como você pode ver, cada dia é composta dos mesmos elementos:

  • Rotina Matinal
  • Hardcore Profundo Trabalho
  • Soft Profundo Trabalho
  • Admin
  • Exercício
  • Sociais
  • Jogo

  Agora, vamos explicar cada um deles em mais detalhes.

  rotina da manhã

  é importante começar todos os dias direito. Em vez de Dormir e correr para o trabalho, crie uma rotina que vai ajudá — lo a acordar e fazer qualquer coisa que lhe agrada-tomar café da manhã, beber café, ou até mesmo ir para uma corrida. São as pequenas coisas que podem fazer uma diferença significativa em seus dias. Você também pode criar uma rotina noturna que vai ajudá-lo a relaxar antes de ir para a cama. Todas as pessoas de sucesso têm uma rotina nocturna, e tu também devias!

  o trabalho profundo

  o trabalho profundo é dividido em duas categorias — trabalho duro e trabalho suave. O trabalho duro refere-se a todas as tarefas que você acha desafiadoras, enquanto o trabalho suave é todas as tarefas que são mais fáceis de realizar. Certifique-se de fazer um trabalho duro profundo de segunda a quarta-feira, e trabalho suave na quinta e sexta-feira.

  Admin Work

  Admin work includes tasks such as replying to E-mails, scheduling and attending meetings, document organization, ordering supplies, etc. É importante calcular quanto tempo essas tarefas levam para completar, para que você possa reservar tempo para elas a cada dia.

  exercício, Social, e jogar

  para prevenir burnout, você precisa reservar tempo todos os dias para que você possa relaxar, passar tempo com seus amigos e família, e jogar. Jogar significa fazer todas as atividades que lhe agradam, de literalmente jogar a ver filmes ou ler um livro.

  A programação Da Vinci é um pouco diferente do método GTD, pois abrange todo o dia e permite criar uma rotina diária. No entanto, este método não aborda a organização de tarefas em muito detalhe durante o seu dia de trabalho, o que o GTD faz. Assim, ao combinar os dois métodos você será capaz de criar um sistema de organizar o seu dia inteiro de uma forma mais equilibrada, onde você começa as coisas feitas no tempo reservado para o trabalho e relaxar em uma rotina matinal e tempo de jogo para garantir que você não se esgota.

  5 dicas simples para organizar melhor o seu dia de trabalho

  Se você não gosta dos dois métodos, aqui está mais conselhos sobre como organizar as tarefas de trabalho.

  escreva

  tome 5-10 minutos no final do seu dia de trabalho para escrever em um diário e avaliar o dia. Há tanta coisa acontecendo em nossas cabeças que é quase impossível processar e reunir pensamentos sem alguma forma de escape. No final do dia de trabalho, a maioria quer correr para as colinas—e ao fazê—lo-trazer o seu trabalho e stress associado para casa com eles. Um estudo feito por psicólogos da UCLA revelou que ao verbalizar os seus sentimentos—quer fale com alguém ou os Escreva—ajudará a garantir que quaisquer emoções negativas associadas sejam muito menos intensas. Então, em vez de trazer qualquer raiva ou stress para casa contigo, deixa-o para trás no teu bloco de notas.além disso, ao escrever os desafios específicos que enfrenta, o seu subconsciente vai começar a trabalhar em encontrar soluções correctivas enquanto dorme à noite para que possa acordar fresco e motivado para enfrentar o dia.

  Plan ahead

  Now that you’ve released all anger and frustration, you’re in a position to plan the day ahead to increase the likely of it going smoothly. Leve outro bloco de notas e escreva as suas tarefas para amanhã, por ordem de importância, e saia do Escritório sabendo que o seu subconsciente vai cuidar do resto e garantir que está muito à frente de si quando chegar ao trabalho amanhã. Os desafios e as distrações sempre surgirão, portanto, sejam realistas em seus objetivos—e se você ficar aquém—não se martirize. Certifica-te de passar para o topo da lista de amanhã.

  Declutter your workspace

  A cluttered workspace = a cluttered mind. Se a sua secretária está uma confusão, como pode esperar que o seu dia de trabalho flua sem distracções indesejadas? Organize a sua secretária de forma semelhante à forma como gostaria de organizar a sua mente: livre de confusões e distracções.

  O mesmo vale para o seu ambiente de trabalho. Mantenha o seu desktop clutter-livre para trabalhar facilmente o seu caminho através de suas tarefas, incluindo o seu e-mail.

  

  não multi-tarefa

  de Acordo com um estudo da Universidade da Califórnia, Irvine, leva uma média de 23 minutos e 15 segundos para voltar a uma tarefa depois de ter tomado a sua concentração para longe dele. Então, quando você partiu para completar uma tarefa, certifique-se de se libertar de todas as distrações. Isso significa nenhuma mídia social, e-mail, internet, etc. até que a tarefa esteja completa ou o tempo atribuído para trabalhar nela tenha passado. Use um temporizador, e comece com uma hora de trabalho ininterrupto. Se o ruído ambiente é demasiado, toque alguma música para lavar as distrações e ajudá-lo a concentrar-se. Diz aos teus colegas o que estás a fazer e pede-lhes para não te incomodarem a não ser que não possa esperar.

  confie na regra 80-20

  a maioria do que fazemos não é assim tão importante, mas porque é mais fácil, e pode nos fornecer aquele golpe instantâneo de dopamina, temos a tendência de gastar muito tempo em tarefas simples enquanto procrastinando nas mais exigentes, importantes. Isso cria uma luta desnecessária. Ao abordar as coisas mais importantes primeiro, quando se trata de completar as outras tarefas menos significativas, você será capaz de fazê-lo com um maior senso de realização e contentamento.

  Gerencie seu email

  Email é um negócio confuso, e como muitas outras tarefas raramente é urgente. Leve tempo para organizar o seu para que quando você entrar lá, tudo está funcionando de forma eficiente e organizada em termos de importância. Clientes de desktop de E-mail como Mailbird (Windows) ou Airmail (Mac) são ótimas ferramentas para isso e são úteis especialmente para as pessoas que têm que gerenciar várias contas de E-mail.

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  Conclusão

  Ao aplicar estas dicas simples para organizar melhor o seu dia no trabalho, você vai ter uma série de benefícios para ajudar a garantir que você deixe o seu trabalho no trabalho, sair na hora, e o sono à noite. A menos que as tarefas sejam da maior importância, não leve o seu trabalho para casa consigo. Esse tempo para descomprimir, se divertir, e fazer o que você ama é tão importante quanto o tempo necessário para pagar as contas. Você provavelmente vai encontrar resistência a partir de si mesmo começando, mas se você se ater a isso, com o tempo, você vai ver sua produtividade e qualidade de trabalho subir, bem como a sua qualidade de vida. Todos ganham.gostou deste post? Confira a segunda parte “7 dicas sobre como reduzir o estresse” e, por favor, compartilhá-lo com seus amigos (estressados).

  sobre o autor:

  

  Nicky Cullen é um escritor e treinador de ansiedade. Tendo sofrido de ansiedade, ataques de pânico e depressão por uma década: ele usa a sua experiência para ensinar aos seus clientes as soluções que deseja que alguém lhe ensinasse há 15 anos. Você pode aprender mais clicando aqui.

  Qual é a melhor maneira de organizar o seu dia?

  a melhor maneira de organizar o seu dia é escrever todas as suas tarefas, escrever um plano de ação para cada tarefa, e manter seu planejador atualizado. Certifique-se de classificar as tarefas por prioridade e incluir datas de vencimento para que você nunca perca um prazo ou uma reunião importante.como posso organizar o meu dia em casa?

  a melhor maneira de organizar o seu dia em casa é vir para planejar com antecedência, escrever uma lista de itens por – fazer, e classificar suas tarefas por prioridade. Escreva um plano de Acção para cada item da sua lista. Além disso, certifique-se de incluir o tempo de relaxamento em seu plano diário para evitar o esgotamento.como mantém a sua programação diária organizada?para manter a sua programação diária organizada, deve fazer o seguinte:

  1. Planeie seus dias e tarefas diárias com antecedência.
  2. Organize suas tarefas por prioridade e dificuldade.
  3. Completar as tarefas que requerem menos de 2 minutos imediatamente.
  4. Use um planejador ou uma aplicação para ficar em cima de seu horário.
  5. Use seu tempo sabiamente e lidar com grandes tarefas logo de manhã.
  6. Anota os planos e as marcações imediatamente.
  7. Experimente o GTD e o programa Da Vinci para aumentar as suas habilidades organizacionais.como programo o meu dia?

  Aqui está como agendar o seu dia de forma eficiente e aproveitar ao máximo:

  – Comece o seu dia com um ritual matinal, em vez de dormir.
  – planeie seu dia e suas tarefas à frente.
  – anote todas as suas tarefas e separe-as por prioridade.r– – Use um planejador ou um aplicativo para ficar no topo de sua programação.r– – tente aplicar a regra 52-17 para aumentar a sua produtividade.
  – Use seu tempo sabiamente e resolva grandes tarefas logo de manhã.
  – reserve tempo para relaxamento no final do dia.