Como personalizar o Outlook para uma maior produtividade
todos usam e-mail no local de trabalho hoje em dia, e isso deixa quase todos loucos. Você provavelmente recebe centenas de mensagens de E-mail todos os dias. Se não for controlado, Esta barragem de E-mail pode tomar conta do seu dia e reduzir a sua produtividade.felizmente, com alguns ajustes você pode evitar que isso aconteça. Vamos dar uma olhada em algumas dicas específicas que irão ajudá-lo a assumir o controle sobre o seu e-mail.aconselhamento Vital: Definir as horas para verificar o e-mail
Se há uma dica que você colocou em prática, deve ser esta:
definir as horas específicas para verificar o seu e-mail, e ficar com elas.
um e-mail recebido pode despoletá-lo completamente da sua tarefa actual e estragar o seu momento. Quando você está em profunda reflexão sobre uma planilha e uma notificação de E-mail aparece, a mudança para o Outlook irá recentrá-lo para algo que não é tão importante. Em quase todos os casos, nenhum e-mail é tão importante que não pode esperar um pouco.
tente um intervalo de tempo para verificar e-mail que se encaixa no seu dia de trabalho. Isso dependerá da frequência com que você precisa responder aos e-mails. Para alguns, verificar e-mail uma vez após o almoço e uma vez antes de sair pode funcionar bem. Outros podem precisar de verificar a sua caixa de entrada no topo de cada hora.se possível no seu trabalho, recomendamos evitar o e-mail logo de manhã. Deve dedicar os primeiros minutos do seu dia às actividades mais importantes da sua lista de Tarefas. Na maioria dos casos, e-mail pode esperar e não vale a pena se distrair assim que você chegar ao trabalho.não há melhor altura para todos. Mas relegar a verificação de E-mail para tempos específicos permitirá que você se mova rapidamente através de sua caixa de entrada e se concentrar nisso, em vez de quebrar longe de sua tarefa atual a cada quinze minutos para responder a uma mensagem.
Personalize o Microsoft Outlook para a sanidade por e-mail
Uma vez que muitos dos nossos leitores usam o Microsoft Outlook, vamos rever algumas configurações do Outlook que podem ajudá-lo a tornar o e-mail menos distração e ajudá-lo a sair mais do Outlook.
desactivar os novos alertas de mensagens
por omissão, o Outlook gets usa vários métodos para chamar a sua atenção quando uma nova mensagem chega. Se você está verificando e-mail em momentos específicos, estas notificações apenas vai distraí-lo. In Outlook, head to File > Options and select the Mail tab on the left. Em seguida, na seção de chegada da mensagem, desligue todas as opções.
Isto irá desactivar sons, pop-ups, e o ícone do envelope que aparece no atalho do Outlook na barra de Tarefas no fundo do seu ecrã.
remover a formatação de texto colado
provavelmente reparou que quando colou o texto de outro programa para um e-mail, o Outlook mantém a sua formatação. Por exemplo, se você copiar o tamanho 72 texto em vermelho de fonte de um site, você vai vê-lo exatamente assim quando você colar em uma mensagem de E-mail. Normalmente, você só quer o texto em si, não a formatação.
para desactivar a formatação, visite o ficheiro > opções e seleccione a página de correio. Carregue nas opções do Editor … do botão compor as mensagens. Em seguida, selecione a página Avançada à esquerda. Desloque-se para a secção cortar, copiar e colar, e defina a opção Colar de outros programas para manter apenas o texto. Carregue em OK para gravar as suas alterações.
Agora, você não tem que se preocupar em Colar todos os tipos de estilos de texto estranho em seus e-mails.
fechar as mensagens originais ao responder a
se responder frequentemente a e-mails enviados, provavelmente terá muitas caixas de mensagens a circular. Fechar isto quando já terminaste com eles é uma perda de tempo. Você pode virar uma configuração e fazer o Outlook fechar uma janela de mensagem automaticamente quando você clicar em Responder ou avançar, reduzindo a confusão.
para o fazer, vá para File > opções> Mail e role para a secção respostas e encaminhamentos. Assinale a opção que diz para fechar a janela da mensagem original ao responder ou reencaminhar.
iniciar o Outlook na área do calendário
para o impedir de se distrair com a sua caixa de entrada, porque não fazer com que o Outlook mostre o seu calendário quando este começar? É mais útil para ver seus próximos eventos quando você abrir Outlook do que é para ficar sobrecarregado por e-mail.
pode alterar a página inicial do Outlook visitando o ficheiro > opções > avançado. Na secção Iniciar e sair do Outlook, carregue em navegar… ao lado do Outlook iniciar nesta pasta: caixa. Seleccione o calendário e carregue em OK.
altera o comportamento da área de leitura
a funcionalidade da área de leitura do Outlook mostra uma mensagem de E-mail na sua caixa de entrada quando carregar nela. Isto permite-lhe verificar facilmente o seu e-mail sem fazer duplo-click numa mensagem para o abrir numa nova janela.isto é muito útil.; no entanto, a área de leitura torna fácil marcar mensagens como lidas acidentalmente. Por padrão, o Outlook irá marcar uma mensagem como lido assim que você clicar nele, em seguida, clique em algo mais. Isto significa que se você está rolando através de mensagens rapidamente, você pode marcar algo como lido sem sequer perceber isso.
se ainda quiser usar a área de leitura, pode modificar isto. Carregue na página Ver no topo do Outlook, e depois carregue em ler a área na secção Disposição. Seleccione as opções… e irá ver algumas opções para a área de leitura.
assinale as rubricas de marcação como lidas quando visualizadas na área de leitura. Em baixo, poderá indicar um número na caixa ao lado da espera — estes são os segundos em que deverá ver uma mensagem antes que o Outlook a Marque como lida. Se preferir marcar todas as mensagens como lidas por si próprio, basta desligar o item Marcar como lido quando a selecção mudar de opção. Isto irá impedir o Outlook de marcar as mensagens como lidas quando você clicar longe delas.
Se preferir, pode desactivar completamente a área de leitura. Seleccione a página Ver e carregue depois no botão ler a área. Selecione fora, e o Outlook irá remover a área de leitura. Em vez disso, você vai ver uma lista de todos os seus e-mails, e pode clicar duas vezes em um para abri-lo.
mostre sempre o campo Bcc
provavelmente sabe que o campo Bcc lhe permite enviar mensagens para certos destinatários sem que eles vejam os endereços dos outros. Se você usá-lo muitas vezes, você pode dizer ao Outlook para sempre mostrá-lo, poupando-lhe um clique.
para o fazer, Inicie uma nova mensagem de E-mail, carregando em Novo E-Mail sob a página pessoal, ou use o atalho de teclado CTRL + N. na nova janela de E-mail, seleccione a página de opções no topo. Em seguida, clique no botão Bcc na seção Mostrar campos. Isto irá mostrar permanentemente a caixa Bcc para todas as novas mensagens e Respostas.
Utilize a barra por-fazer
além do email, o Outlook também pode manter os seus contactos, calendário e lista de itens por-fazer. Você pode alternar entre estas páginas a qualquer momento, mas o Outlook também oferece um painel que permite que você as Verifique de relance.
para o activar, carregue na página Ver no topo do Outlook e seleccione a barra por-fazer na secção Disposição. Você pode mostrar seu calendário, Pessoas e tarefas aqui. Depende de ti quais são os mais úteis. Se activar o Calendário, ele irá mostrar os seus próximos eventos. A página pessoas lhe dá acesso fácil às pessoas que você mais contatar, e você pode usar tarefas para manter o controle de sua lista de itens por-fazer.
Delay Message Delivery
às vezes, você não quer enviar uma mensagem imediatamente. Por exemplo, se você enviar um e-mail no final de um dia de trabalho, ele pode ser enterrado na caixa de entrada do destinatário e reduzir suas chances de vê-lo e responder. Enviar a mensagem logo de manhã seria melhor,mas e se esqueceres amanhã?
a solução é agendar mensagens. Isto permite-lhe compor a sua mensagem quando conveniente, mas o Outlook não a irá entregar Até ao momento que você especificar.
para fazer isso, crie uma nova mensagem e digite seu e-mail como normal. Quando terminar, em vez de carregar em Enviar, carregue na página Opções ao longo da barra superior. Sob a seção Mais opções, selecione Delay Delay Delivery. Uma nova janela vai aparecer.
Aqui, selecione Não entregar antes e selecione uma data e hora das Caixas. Assim que carregar em Fechar, terá agendado a sua mensagem.
Tag Emails for Follow-up
é fácil enviar um e-mail com um pedido específico e esquecer que o Enviou. A função de acompanhamento embutida do Outlook pode ajudá-lo a lembrar-se de verificar a mensagem importante para que você sempre obter uma resposta.
ao compor um e-mail, seleccione a página da mensagem no topo da janela. Por baixo da secção de etiquetas, carregue em seguir. Vais ver uma lista com opções rápidas como Hoje, Amanhã e na próxima semana.
Se carregar em personalizado, poderá definir uma data e hora exactas que o Outlook lhe irá lembrar para seguir. É uma boa ideia assinalar a caixa de lembretes também, para que você tenha um pop up quando é hora de seguir em frente.
Outlook também lhe dá a opção de sinalizar para os destinatários, que irá sinalizar automaticamente a mensagem no seu fim para o seguimento. Provavelmente não devias usar isto a não ser que estejas familiarizado com a pessoa que estás a contactar.
certifique-se que consegue ver as suas bandeiras de seguimento para que não se esqueça delas! Siga os passos acima na seção utilizar a barra de itens por – fazer para mostrar suas tarefas no lado direito do Outlook, ou clique no botão tarefas para mostrá-los em uma janela completa.
pronto para uma maior produtividade das perspectivas?
Esperemos que estas dicas o ajudem a reduzir a distração do E-mail e fazer o Outlook funcionar melhor para as suas necessidades. O e-mail não tem que ser uma enorme dor de cabeça — tomar o controle com estes e outros ajustes vai tornar a sua experiência muito mais suave.
para mais ajuda com e-mail, confira nossas dicas para uma melhor formatação de E-mail.