Cel mai bun din ambele lumi: cum să vă organizați ziua la locul de Muncă două moduri

te grăbești frecvent încercând să o faci undeva sau să prinzi un termen limită? Dacă vă simțiți că sunt în mod constant rulează târziu, în imposibilitatea de a ține pasul cu obligațiile dumneavoastră, atunci ar trebui să cred că de a examina modul în care te duci despre planificarea munca ta și nivelarea pe abilitățile dumneavoastră de organizare.

fără o organizare adecvată, nu veți putea să vă bucurați de o zi plină și echilibrată (și poate chiar de stilul de viață). De asemenea, s-ar putea să suferiți de o lipsă de motivație și schimbări de dispoziție. Și asta nu sună deloc atrăgător.

dar, întrebarea este, cum vă îmbunătățiți planificarea zilnică? Cu atât de multe sfaturi și trucuri peste tot pe Internet, poate fi dificil de a decide care dintre ele vor fi eficiente. Și, cu tot stresul din timpul zilei, s-ar putea să vă fie greu să stabiliți un moment bun pentru a începe.

nu-ți face griji, te-am acoperit. Acest articol conține două metode excelente pentru planificarea timpului, precum și sfaturi pentru a fi organizate și indicii despre cum să vă organizați ziua pentru a fi mai productivi. Acest lucru vă poate ajuta să începeți și să vă conducă la fiecare pas din drum!

cum să vă organizați ziua: Cele mai eficiente metode

există abordări diferite pentru organizarea Zilei. Am adoptat două abordări proeminente, dintre care una este foarte populară. Folosind ambele, puteți gestiona orele de lucru, luând în perceptiv întreaga zi.

Metoda #1: Noțiuni de bază lucruri Done (GTD)

ai:

• simt copleșit de numărul de sarcini pe care trebuie să urmeze?
• vă faceți griji cu privire la uitarea detaliilor mici?
• purtați multe pălării în slujba și viața voastră?
• începeți multe proiecte, dar aveți probleme să le finalizați?

atunci trebuie să luați câteva indicii de la David Allen, creatorul GTD și să învățați cum să vă organizați sarcinile de lucru (și toate celelalte sarcini) în mod corect!

sistemul de gestionare a sarcinilor GTD se bazează pe un adevăr simplu: cu cât aveți mai multe sarcini pe listă, cu atât vă este mai dificil să decideți ce are nevoie de atenție. Acest lucru aruncă, de asemenea, hype-ul în jurul listelor de sarcini direct din fereastră, deoarece acestea ar putea să vă forțeze să petreceți mai mult timp gândindu-vă la sarcinile dvs. decât să le faceți. Drept urmare, puteți ajunge să fiți stresați și copleșiți.

Allen a observat că creierul uman este mult mai bun la procesarea informațiilor decât la stocarea lor și a pus acest detaliu esențial în metodologia GTD, prin care ar trebui să vă ajute să scăpați de toată dezordinea mentală și să faceți lucrurile la timp. Aceasta implică configurarea unui flux de lucru și, odată ce faceți acest lucru, veți putea identifica sarcinile la care ar trebui să lucrați în orice moment, fără să vă faceți griji că veți uita ceva.

metoda GTD constă din cinci practici simple care vă vor ajuta să sistematizați dezordinea din creier și să vă organizați ziua:

• capturați totul. În sensul „Trebuie să fac asta” sau „acest lucru ar trebui să se întâmple în acel moment, orice îți trece prin minte că este o acțiune sau o cerință, surprinde-l. Dacă îți scapă notebook-ul, îți scapă atenția.

• clarifica. Lucrați prin tot ceea ce capturați (pur și simplu nu încercați să îl finalizați încă!) și planificați pașii următori. Decideți ce categorie se potrivește cel mai bine articolului: este o referință, un proiect sau o acțiune următoare?

• organiza. Pune totul unde îi este locul. Adăugați date importante în calendar, atribuiți sarcini altor persoane și sortați-le pe ale dvs.

• recenzie. Păstrați filele pe listele dvs. și nu uitați să le revizuiți și să le actualizați.

• Engage. Începeți să lucrați la sarcini care contează cel mai mult!

GTD necesită învățarea modului de planificare și organizare în avans. Dar, cu siguranță va plăti pe termen lung. Cu această metodă, nu va trebui niciodată să vă faceți griji cu privire la lipsa unei întâlniri sau la uitarea unui termen limită. În schimb, veți avea toate sarcinile sortate și veți putea să vă acordați prioritate timpului în mod corespunzător.

acum, să examinăm fiecare practică în detaliu!

Pasul 1: Capture

primul și cel mai important pas pentru GTD este de a opri stocarea toate informațiile și sarcinile de zi cu zi în creier. În schimb, capturați și stocați toate sarcinile, ideile, sarcinile într-un „inbox” — un notebook fizic sau o aplicație digitală, cum ar fi un planificator, un calendar sau o aplicație de gestionare a sarcinilor.

prin captarea gândurile tale, vei fi în cele din urmă posibilitatea de a reduce dezordine mentale. Nu vă faceți griji cu privire la organizarea acestor sarcini și elemente încă! Vom ajunge la asta într-unul din pașii următori.

Sfat: când începeți cu GTD, este recomandat să scrieți orice lucru de care ar trebui să aveți grijă în viitor și să îl stocați în căsuța de e-mail.

Pasul 2: clarificați

acum ajungem la partea în care învățați cum să vă organizați ziua de lucru și să sortați totul în căsuța de e-mail. Parcurgeți fiecare element din căsuța de e-mail și aplicați-i una dintre următoarele metode:

• dacă sarcina durează mai puțin de 2 minute, finalizați-o imediat.
• dacă sarcina poate fi delegată, atribuiți-o altcuiva.
• notați data scadentă dacă elementul trebuie completat la o anumită dată sau oră.
• dacă sarcina este complexă, atunci identificați următoarele acțiuni și pași pe care trebuie să le faceți pentru a merge mai departe cu ea.

asigurați-vă întotdeauna că adăugați cât mai multe informații la sarcinile dvs. și faceți ca sarcinile dvs. să poată fi acționate.

Pasul 3: organizați

după ce scrieți toate sarcinile și adăugați cât mai multe informații posibil, este timpul să le sortați. Există numeroase modalități de a vă organiza sarcinile cu metoda GTD, dar cea mai comună este utilizarea unei combinații de proiecte și etichete, cum ar fi în Todoist sau Asana.

trebuie să separați elementele în sarcini și proiecte unice. Conform filozofiei GTD, un proiect este orice sarcină care necesită mai mulți pași pentru a finaliza. Asigurați-vă că scrieți următorii pași pentru fiecare sarcină și adăugați o dată scadentă (dacă există una). De exemplu, în Asana, acest pas s-ar reflecta în crearea unui card de sarcini și a subactivităților din cadrul acestuia.

Pasul 4: revizuirea

acest pas este destul de auto-explicativ. Alocați timp în fiecare săptămână pentru a vă uita peste toate sarcinile, pentru a tăia tot ce ați finalizat, pentru a adăuga și organiza noi sarcini și pentru a identifica acțiunile următoare. Allen numește acest pas un ” factor critic pentru succes.”Revizuirea și actualizarea constantă a sarcinilor dvs. vă vor asigura că nu faceți doar lucrurile. Faci ce trebuie.

Pasul 5: angajați

aceasta este partea în care tot timpul pe care l-ați rezervat pentru planificarea muncii dvs. plătește. Prin acest pas, ar fi trebuit să dezvoltați un sistem plin de sarcini acționabile care sunt organizate în categorii logice.

deci, atunci când începeți munca, nu vă veți găsi întrebându-vă „ce ar trebui să fac în continuare?”. Ați luat această gândire din imagine, obținând toate sarcinile pe hârtie fizică sau digitală și le-ați aranjat într-un plan acționabil. În plus, ai scăpat de toată dezordinea mentală care te-a stresat.

GTD Tools

iată câteva sfaturi pentru a fi organizate și instrumente GTD care vă vor ajuta să obțineți mai rapid această metodă.

liste GTD

pentru a începe cu GTD, trebuie să clarificați și să vă organizați sarcinile în mod eficient. Cel mai bun mod de a face acest lucru este de a face liste, fie pe hârtie sau utilizând software-ul de gestionare a sarcinilor pe telefon sau laptop. Există mai multe tipuri de liste pe care le puteți face:

• lista „în”. Aceasta este prima listă de bază, dezordonată pe care o faceți. Utilizați-l pentru a capta gândurile și sarcinile pe măsură ce vă apar. Simțiți-vă liber să notați totul într-un notebook sau smartphone. Puteți avea chiar mai multe liste” în”; de exemplu, unul într-un planificator și unul pe telefon. După ce ați notat toate sarcinile, începeți să le organizați în funcție de prioritate.
• lista „acțiunile următoare”. Lista” acțiuni următoare ” ar trebui să conțină elemente pe care ar trebui să le faceți cât mai curând posibil. Puteți organiza elementele din această listă în funcție de prioritatea lor, data scadenței sau poate cât de curând le puteți face. Amintiți-vă, trebuie să finalizați întotdeauna sarcini scurte (cele care durează mai puțin de două minute) imediat.
• lista „așteptare pentru”. Această listă ar trebui utilizată pentru toate sarcinile pe care le-ați delegat altora sau sarcini care nu pot fi finalizate încă, deoarece cineva trebuie să facă altceva mai întâi. Iată un sfat util pentru această listă. Scrieți întotdeauna data curentă când scrieți sarcina. În acest fel, puteți trimite un e-mail colegilor dvs. și puteți spune ceva de genul „încă aștept raportul pe care ați spus că îl veți termina în curând. Asta a fost acum 18 zile!”
• lista” cândva / poate”. Această listă este pentru toate proiectele pe care doriți să le realizați într-o zi, dar acestea nu au o importanță deosebită. Puteți scrie articole precum” înlocuiți pictura urâtă din sufragerie” sau „începeți propriul blog” pe această listă. Chiar dacă sarcinile de pe această listă nu sunt de cea mai mare importanță, ar trebui să revizuiți această listă săptămânal, să vă asigurați că nu uitați de aceste sarcini și să începeți să lucrați la ele când aveți ceva timp!

Calendar

calendarul este mare pentru toate acele sarcini care sunt Ora și data sensibile. În acest fel, veți putea să vă prioritizați mai bine sarcinile. Sarcinile care nu trebuie făcute în curând vor rămâne pe lista dvs. de „acțiuni următoare”, astfel încât să le puteți rezolva mai târziu. Dacă nu vă place să păstrați un calendar pe perete sau pe birou, atunci ar trebui să încercați să utilizați Google Calendar pentru a rămâne organizat.

Read/Review Folder

este foarte probabil că veți avea mai multe sarcini de „citire” pe una dintre listele dvs. Un dosar de citire / revizuire va fi util pentru astfel de cazuri. Poate fi un folder fizic sau digital care va conține toate documentele, hârtiile sau cărțile pe care trebuie să le citiți. Ideea din spatele acestui dosar este să aveți întotdeauna acest material la dispoziție atunci când aveți câteva minute să ucideți în timp ce așteptați mâncarea sau la cabinetul medicului.GTD este o metodologie de productivitate care vă poate transforma viața dintr-o mizerie haotică într-un stil de viață echilibrat și împlinit. GTD vă va ajuta să vă organizați sarcinile de lucru, precum și restul zilei, deoarece acest lucru afectează și cât de bine vă faceți munca.

Metoda #2: Programul Da Vinci

programul Da Vinci este a doua metodă care vă va ajuta să învățați cum să planificați și să organizați mai eficient. Dezvoltat de Adrian Iliopoulus, această metodă vă va permite să creați programe care vă vor face viața mai intenționată, mai distractivă și mai creativă.

ideea principală din spatele „programului Da Vinci” este de a învăța cum să:

• fii creativ și intră în flux în fiecare zi.
• nu permiteți întreruperilor să vă strice fluxul.
• opriți amânarea și faceți lucrurile.
• asigurați-vă că nu aveți arsuri.
• echilibrează corect munca și jocul.

știați? Este nevoie de 23 de minute și 15 secunde pentru a reveni pe drumul cel bun odată întrerupt.

programul Da Vinci vă poate ajuta să vă asigurați că nu sunteți copleșiți de muncă, deoarece vă curăță activitățile zilnice într-un mod în care aveți timp distinctiv pentru sarcini mai grele și mai ușoare, dar și suficient timp pentru activități relaxante în fiecare zi.

cum să vă organizați ziua cu programul Da Vinci

mulți oameni vă sugerează să începeți să vă planificați săptămâna luni, dar este cea mai bună idee? Creatorul programului Da Vinci recomandă începerea planificării duminică seara. După cum a subliniat, luni este echivalentul primelor ore ale dimineții, dar pentru săptămână. Mintea noastră este întotdeauna odihnită dimineața și poate oferi o productivitate mai mare. „Primele ore” ale săptămânii sunt luni, marți și miercuri. Deci, pentru a profita de aceste zile, ar trebui să vă planificați sarcinile duminică.

după cum subliniază Adrian, cea mai dificilă parte a planificării este prioritizarea. El recomandă să fii sincer cu tine însuți și să clasifici cu atenție sarcinile în funcție de importanța lor și de cantitatea de muncă pe care trebuie să o faci pentru a le finaliza.

Iată cum arată programul zilnic și săptămânal al lui Adrian.

Credit: programul lui Adrian Iliopoulus Da Vinci

după cum puteți vedea, fiecare zi constă din aceleași elemente:

• rutina de dimineață
• hardcore adânc de lucru
• moale adânc de lucru
• admin de lucru
• exercitarea
• sociale
• joacă

acum, să explicăm fiecare în detaliu.

rutina de dimineață

este important să începeți fiecare zi corect. În loc să dormiți și să vă grăbiți să lucrați, veniți cu o rutină care vă va ajuta să vă treziți și să faceți tot ce vă place — mâncați micul dejun, beți cafea sau chiar mergeți la fugă. Este lucrurile mici care pot face o diferență semnificativă în ziua ta. De asemenea, puteți veni cu o rutină de noapte care vă va ajuta să vă relaxați înainte de a vă culca. Toți oamenii de succes au o rutină de noapte, la fel și tu!

munca profundă

munca profundă este împărțită în două categorii — munca grea și munca ușoară. Munca grea se referă la toate sarcinile pe care le găsiți provocatoare, în timp ce munca ușoară este toate acele sarcini care sunt mai ușor de îndeplinit. Asigurați-vă că faceți o muncă grea profundă de luni până miercuri și o muncă ușoară joi și vineri.

Admin Work

Admin work include sarcini precum Răspunsul la e-mailuri, programarea și participarea la întâlniri, organizarea documentelor, comandarea consumabilelor etc. Este important să calculați cât timp durează aceste sarcini pentru a le finaliza, astfel încât să puteți aloca timp pentru ele în fiecare zi.

exercitarea, sociale, și să se joace

pentru a preveni burnout, trebuie să alocați timp în fiecare zi, astfel încât să puteți relaxa, petrece timp cu prietenii și familia, și să se joace. Joaca înseamnă a face toate activitățile care vă plac, de la a juca literalmente la a viziona filme sau a citi o carte.

programul Da Vinci este un pic diferit de metoda GTD, deoarece cuprinde întreaga zi și vă permite să creați o rutină zilnică. Cu toate acestea, această metodă nu abordează organizarea sarcinilor în detaliu în timpul zilei de lucru, ceea ce face GTD. Deci, prin combinarea celor două metode, veți putea crea un sistem de organizare a întregii zile într-un mod mai echilibrat, unde veți face lucrurile în timpul rezervat muncii și vă veți relaxa într-o rutină de dimineață și timp de joacă pentru a vă asigura că nu vă ardeți.

5 sfaturi Simple pentru a vă organiza mai bine ziua de lucru

dacă nu vă plac cele două metode, iată mai multe sfaturi despre cum să organizați sarcinile de lucru.

scrieți

luați 5-10 minute la sfârșitul zilei de lucru pentru a scrie într-un jurnal și a evalua ziua. Se întâmplă atât de multe în capul nostru încât este aproape imposibil să procesăm și să adunăm gânduri fără o formă de ieșire. La sfârșitul zilei de lucru, cei mai mulți vor să alerge spre dealuri—și făcând acest lucru—își aduc munca și stresul asociat acasă cu ei. Un studiu realizat de psihologii UCLA a arătat că verbalizarea sentimentelor—indiferent dacă vorbiți cu cineva sau le scrieți—vă va ajuta să vă asigurați că orice emoții negative asociate sunt mult mai puțin intense. Deci, în loc de a aduce orice furie sau stres acasă cu tine, lăsați-l în urmă în notepad.

în plus, notând provocările specifice cu care te confrunți, mintea ta subconștientă va ajunge să lucreze la găsirea de soluții corective în timp ce dormi noaptea, astfel încât să te poți trezi proaspăt și motivat să abordezi ziua.

planificați înainte

acum că ați eliberat toată furia și frustrarea, sunteți în poziția de a planifica ziua următoare pentru a crește probabilitatea ca aceasta să meargă fără probleme. Scoate un alt blocnotes și notează-ți sarcinile pentru mâine în ordinea importanței și părăsește biroul știind că subconștientul tău va avea grijă de restul și te va asigura că ești cu mult înaintea Ta când vei ajunge mâine la serviciu. Provocările și distragerile vor apărea întotdeauna, așa că fii realist în obiectivele tale—și dacă nu reușești—nu te bate. Doar asigurați-vă că pentru a ciocni-l la partea de sus a listei de mâine.

Declutter spațiul de lucru

un spațiu de lucru aglomerat = o minte aglomerat. Dacă biroul tău este o mizerie, cum te poți aștepta ca ziua ta de lucru să curgă fără distrageri nedorite? Organizați-vă biroul similar cu modul în care doriți să vă organizați mintea: fără dezordine și distrageri.

același lucru este valabil și pentru desktop. Păstrați-vă spațiul de lucru fără dezordine pentru a vă deplasa cu ușurință prin sarcinile dvs., inclusiv prin e-mail.

nu faceți mai multe sarcini

potrivit unui studiu realizat de Universitatea din California Irvine, durează în medie 23 de minute și 15 secunde pentru a reveni la o sarcină după ce v-ați îndepărtat concentrarea. Deci, când v-ați propus să finalizați o sarcină, asigurați-vă că vă eliberați de toate distragerile. Asta înseamnă că nu există social media, e-mail, internet etc. până când sarcina este finalizată sau timpul alocat pentru a lucra la ea a trecut. Utilizați un cronometru și începeți cu o oră de lucru neîntrerupt. Dacă zgomotul ambiental este prea mare, redați muzică pentru a spăla distragerile și pentru a vă ajuta să vă concentrați. Spune-le colegilor tăi ce faci și roagă-i să nu te deranjeze decât dacă nu poate aștepta.

ai încredere în regula 80-20

cea mai mare parte a ceea ce facem nu este atât de important, dar pentru că este mai ușor și ne poate oferi acea lovitură instantanee de dopamină, avem tendința de a petrece prea mult timp pe sarcini simple, în timp ce amânăm pe cele mai exigente, importante. Acest lucru creează o luptă inutilă. Abordând mai întâi lucrurile mai importante, atunci când vine vorba de îndeplinirea celorlalte sarcini mai puțin semnificative, veți putea face acest lucru cu un sentiment mai mare de realizare și mulțumire.

Gestionați-vă e-mailul

e-mailul este o afacere dezordonată și, ca multe alte sarcini, este rareori urgent. Ia timp pentru a organiza a ta, astfel încât atunci când te duci acolo, totul se execută eficient și organizat în termeni de importanță. Clienții desktop de e-mail precum Mailbird (Windows) sau Airmail (Mac) sunt instrumente excelente pentru acest lucru și vin la îndemână, în special pentru persoanele care trebuie să gestioneze mai multe conturi de e-mail.

concluzie

aplicând aceste sfaturi simple pentru a vă organiza mai bine ziua la locul de muncă, veți experimenta o serie de beneficii pentru a vă asigura că vă lăsați munca la locul de muncă, ieșiți la timp și dormiți noaptea. Cu excepția cazului în care sarcinile sunt de cea mai mare importanță, nu vă luați munca acasă cu voi. Acest timp pentru a decomprima, a te distra și a face ceea ce îți place este la fel de important ca și timpul necesar pentru a plăti facturile. Cel mai probabil veți întâmpina rezistență din partea dvs. la început, dar dacă rămâneți la acest lucru, în timp, veți vedea productivitatea și calitatea muncii dvs. crescând, precum și calitatea vieții. Un câștig-câștig pentru toată lumea.

ți-a plăcut această postare? Consultați a doua parte „7 sfaturi despre cum să reduceți stresul” și vă rugăm să o împărtășiți prietenilor dvs. (stresați).

despre autor:

Nicky Cullen este scriitor și antrenor de anxietate. După ce a suferit de anxietate, atacuri de panică și depresie timp de un deceniu: își folosește experiența pentru a-și învăța clienții soluțiile pe care și le dorește cineva să-l învețe acum 15 ani. Puteți afla mai multe făcând clic aici.