Cum să se ocupe de comenzi de cumpărare ca un pro

fire de e-mail și promisiuni verbale cu furnizorii dumneavoastră poate au lucrat atunci când au fost la început. Dar acum că afacerea dvs. este în plină expansiune, aprovizionarea cu provizii ar putea fi mai greu de gestionat.

dacă acest lucru sună ca starea dvs. actuală de afaceri, poate doriți să luați în considerare utilizarea comenzilor de achiziție. Iată ce trebuie să știți.

ce este o comandă de cumpărare?

o comandă de achiziție este documentul oficial dintre un furnizor și un cumpărător care comunică specificațiile produsului și definește așteptările tranzacției de afaceri. Comenzile de achiziție pot detalia o varietate de cerințe, inclusiv tipul de produs, cantitatea, prețul și o schiță a livrării.

fie că sunteți cumpărător sau vânzător, acest contract obligatoriu din punct de vedere juridic este destinat să protejeze toate părțile implicate. Vânzătorul este protejat în cazul în care cumpărătorul refuză plata. De asemenea, protejează cumpărătorul în cazul în care vânzătorul nu livrează bunurile sau serviciile.

puteți utiliza o comandă de achiziție sau PO pentru a cumpăra produse sau servicii de la un furnizor extern. Sau s-ar putea să fiți furnizorul extern și să primiți un PO atunci când cineva cumpără de la dvs.

De ce ar trebui să utilizați comenzile de cumpărare?

comenzile de cumpărare comunică nevoile cumpărătorului și definesc așteptările tranzacției de afaceri. Deoarece este un contract obligatoriu, acesta protejează vânzătorul în cazul în care cumpărătorul refuză plata. De asemenea, protejează cumpărătorul dacă vânzătorul nu livrează bunurile sau serviciile (sau dacă livrează bunurile sau serviciile greșite). Deoarece o comandă de achiziție este obligatorie din punct de vedere juridic, asigurați-vă că vă consultați cu un expert juridic pentru a vă asigura că orice comandă de achiziție cu care lucrați satisface nevoile dvs. specifice.

cum funcționează o comandă de achiziție?

de obicei, cumpărătorul pregătește o comandă de cumpărare. Ar trebui să includă numărul PO asociat cu acea comandă, data de expediere, adresa de facturare, adresa de expediere, cererea de produs, cantitatea, prețul și orice alte informații esențiale pentru finalizarea comenzii.

dacă sunteți cumpărător, ar trebui să creați PO și apoi trimite-l la furnizorul. Odată ce primiți inventarul sau serviciile de la furnizor, acesta ar trebui să fie conectat la sistemul dvs. și marcat ca procesat. În cele din urmă, dacă inventarul sau serviciile îndeplinesc așteptările dvs., plătiți furnizorului pentru a finaliza procesul de comandă de achiziție.

care este diferența dintre o comandă de achiziție și o factură?

comenzile de cumpărare și facturile sunt documente importante pentru orice afacere și totuși sunt frecvent confundate.

diferența cheie dintre un PO și o factură este cine creează documentul. Un cumpărător creează o comandă de achiziție care trebuie îndeplinită de un furnizor. Un furnizor sau vânzător pregătește o factură pentru serviciu și apoi este plătit pentru aceste servicii.

atunci când sunt utilizate corect, facturile pot obține afacerea dvs. plătit mai repede. O factură este o înregistrare a bunurilor sau serviciilor pe care le-ați furnizat clientului dvs. și este o metodă pentru ca aceștia să vă plătească pentru munca dvs.

este important să trimiteți facturile cu promptitudine, astfel încât oamenii să fie facturați în timp util. Dar, deoarece facturile se pot face online acum, este mai ușor ca niciodată.

gestionarea comenzilor de achiziție

deși sună destul de simplu, o comandă de achiziție poate complica procesul lanțului de aprovizionare. În calitate de cumpărător, este important să investiți în gestionarea stocurilor cu amănuntul și să învățați cum să vă gestionați eficient furnizorii.

iată câteva sfaturi care vă pot ajuta să faceți acest lucru:

• utilizați tehnologia
  investiți într-un punct de vânzare cu amănuntul specific cu gestionarea comenzilor de cumpărare. Square for retail POS urmărește comenzile de achiziție în curs și, odată îndeplinite, sistemul marchează comanda de achiziție ca fiind realizată. Crearea și primirea comenzilor de cumpărare este ușoară și asigură că toate informațiile despre comenzile de cumpărare pot fi stocate într-un singur loc și sunt ușor accesibile.

• Go big
  comanda în vrac vă poate ajuta să profitați la maximum de reduceri și să economisiți o mulțime de bani. Și când ați făcut corect, veți putea reduce costul pe unitate al articolelor dvs. Desigur, comanda în vrac înseamnă a cheltui mai mult în față, așa că doriți să faceți acest lucru doar dacă afacerea dvs. este stabilă.

• fii prompt
  trimiteți facturile, comenzile de achiziție și contractele de servicii ale furnizorului în timp util. Este important să obțineți aceste documente în mâinile partenerilor dvs., deoarece aceștia definesc termenii acordului și vă protejează afacerea. În plus, trimiterea promptă a documentelor arată un grad de profesionalism care va insufla încredere partenerilor dvs.

• împuterniciți angajații
  Încercați să implementați un sistem de solicitare a achiziției în afacerea dvs. Acest lucru permite angajaților să solicite materialele de care au nevoie pentru a-și face treaba. Nu numai că acest lucru vă împuternicește echipa, dar vă oferă și o idee mai bună despre materialele necesare pentru a vă conduce afacerea.