6 Errores Comunes Cometidos En Una Auditoría De Compensación De Trabajadores Premium

Una auditoría de prima anual es una gran oportunidad para revisar los códigos de clase de compensación de trabajadores y la nómina incluida para verificar la precisión. Los empleadores que entienden el proceso y se preparan temprano no deben, como mínimo, tener sorpresas de la auditoría. Desafortunadamente, demasiadas organizaciones ven la auditoría como un mal necesario, no se toman el tiempo para entenderla y luego se les presenta una factura que no esperaban y que ni siquiera pueden pagar.

La mejor manera de afrontar una auditoría premium es de frente. Eso significa saber qué esperar y prepararse con anticipación, además de evitar los errores más comunes.

La Auditoría

Las compañías de seguros realizan auditorías de primas para verificar la nómina de una compañía durante el período durante el cual proporcionó cobertura. Se produce después de que caduque la póliza para determinar la exactitud de las nóminas de ese año para ver si la prima debe ajustarse. Si la nómina excede la nómina estimada proyectada, el transportista enviará una factura en busca de más dinero. Por otro lado, si la nómina es más baja de lo proyectado, el empleador puede recuperar el dinero.

Las aseguradoras realizan auditorías para garantizar que la prima que se les paga refleje con precisión el riesgo de la compañía. Eso incluye asegurarse de que el negocio y los empleados estén debidamente clasificados. Es imperativo tener los documentos y la información adecuados listos para la auditoría.

Aquí están los errores comunes que cometen los empleadores y cómo evitarlos.

1. No incluir deducciones. Todo en la nómina no está necesariamente sujeto a la prima de compensación para trabajadores. Las exclusiones permitidas varían entre los estados, pero varias son universales para todas las jurisdicciones, como

• Horas extras (parte de la prima, o la mitad de tiempo y la mitad)
• Tiempo doble (parte de la prima, o la parte doble de tiempo doble)
• Indemnización por despido

Indemnización por despido para alguien que no ha trabajado en la organización no incurre en ningún riesgo y, por lo tanto, no es necesario incluirla en el cálculo de la prima de compensación para trabajadores. En cierta medida, se pueden excluir las horas extraordinarias y el pago por doble jornada.

Por ejemplo, si ‘Joe’ gana 1 10 por hora, pero le da horas extras, o tiempo y medio para los fines de semana de trabajo, se puede excluir la porción adicional de su salario. Por lo tanto, si Joe trabaja 8 horas los sábados a una tarifa de 1 15 por hora, se pueden excluir los extra 5 adicionales por hora o 4 40 (8 horas x 5 5 por hora). La misma exclusión se aplica al doble tiempo.

Dependiendo de la jurisdicción, se pueden aplicar deducciones adicionales.

• Exceso de oficial
• Asignaciones uniformes
• Propinas / propinas
• Beneficios proporcionados por el empleador
• Bonificaciones

1. Descuidar informar al auditor. ¡Se le cobrará por sus overtime 100,000 en horas extras, doble tiempo e indemnización si no los reporta al auditor!Omitir el papeleo necesario. Una vez que haya informado al auditor de las deducciones que ha encontrado, debe respaldarlas con la documentación adecuada. Por ejemplo, si una parte de su nómina se destinó a la indemnización por despido, necesitará la documentación adecuada. Otros documentos que puede necesitar tener a mano incluyen:

• Registros de nómina
• Declaraciones de impuestos de nómina
• Certificados de seguro
• Facturas para contratos que muestran un desglose de mano de obra y materiales

1. Olvidarse de considerar las diferencias de estado. Además de las exclusiones de las horas extraordinarias, el doble tiempo y la indemnización por despido, las jurisdicciones a menudo tienen deducciones adicionales. Sin embargo, no son iguales en todos los estados. Un empleador de varios estados que asume que las exclusiones en un estado se aplican a otro puede estar muy equivocado. Puede consultar el Manual Básico de su estado, pedirle a su corredor de seguros o pedirle a su auditor de primas que lo dirija a las deducciones permitidas para una jurisdicción en particular.

1. Clasificar incorrectamente a los empleados. La operación de su negocio determina cuál será su ‘clase gobernante’; i. e., el código de clasificación en el que caerá la mayor parte de sus empleados. Los empleados, como los empleados de oficina, que corren poco riesgo, pueden caer en una categoría diferente, pero solo si NUNCA realizan otro trabajo. Por ejemplo, si ‘Sally’ es una asistente administrativa, pero una o dos veces al año participa en el control de inventario en la planta de fabricación, no puede clasificarse en la clase de oficina.

1. no hacer preguntas. Si no está seguro de qué clasificación se aplica a su empresa o no sabe qué papeleo se requiere para respaldar sus deducciones, pregunte. Por lo general, los recursos están disponibles a través de las oficinas de seguros estatales, el NCCI o su corredor o aseguradora.

Conclusión

Las auditorías premium no tienen que ser una experiencia desgarradora. Documente y prepárese para la auditoría premium de forma continua, para que no tenga que pasar horas o días preparándose. Hacer las preguntas correctas, comprender las deducciones que se aplican y reunir la documentación adecuada hará que el proceso sea suave e indoloro.

Autor Michael Stack, CEO Amaxx LLC. Es un experto en sistemas de contención de costos de compensación para trabajadores y ayuda a los empleadores a reducir los costos de compensación para sus trabajadores en un 20% a 50%. Trabaja como consultor para clientes de grandes y medianos mercados, es coautor de Su Guía Definitiva Para Dominar los Costos de Compensación de Trabajadores, un manual completo paso a paso de estrategias de contención de costos basado en la experiencia práctica en el campo, y es fundador & entrenador principal del Centro de Capacitación de Compensación de Trabajadores de Amaxx .

Contacto: [email protected].

Blog de resumen de Borrador de trabajadores: https://blog.reduceyourworkerscomp.com/