Alles, was Sie wissen müssen, wenn Sie ausländische unabhängige Auftragnehmer einstellen

Wie man ausländische unabhängige Auftragnehmer bezahlt

Das Bezahlen ausländischer unabhängiger Auftragnehmer ist viel komplexer als das Senden von Geld auf ihr Bankkonto. Sie müssen verschiedene Zahlungsoptionen bewerten, die sowohl für Sie als auch für den unabhängigen Auftragnehmer sinnvoll sind. Schauen Sie sich unsere vollständige Anleitung zur Bezahlung ausländischer unabhängiger Auftragnehmer an, um einen Überblick über die Methoden sowie die Vor- und Nachteile der einzelnen Methoden zu erhalten.

Erfahren Sie mehr über die Berichterstattung Einkommen und Steuerpflichten

Unabhängige Auftragnehmer Steuern sind in der Regel ihre alleinige Verantwortung, da wir über Selbständigkeit Steuern sprechen, und die Einstellung Unternehmen sind frei von dieser Verantwortung. Abhängig vom Land des Auftragnehmers kann das Unternehmen jedoch in den Prozess der Erstellung und Meldung von Vergütungen einbezogen werden, obwohl der Auftragnehmer seine eigenen Steuern auf Selbständigkeit zahlt. Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen nicht für die Steuern haftet, da dies ein Risiko für Ihr Unternehmen darstellen kann.

Berichterstattung Einkommen von Nicht-US-Bürger außerhalb der USA leben

Der US-Steuersatz gilt für jeden, der Einkommen in den USA gemacht hat, unabhängig von ihrer Staatsbürgerschaft. Das heißt, wenn ein unabhängiger Auftragnehmer kein US-Bürger ist, aber in den USA Einkommen erzielt hat, muss er immer noch Steuern nach den US-Steuersätzen zahlen. In einigen Fällen wurde ein Steuerabkommen zwischen den USA und einem Land geschlossen.Laut IRS „werden Einwohner (nicht unbedingt Bürger) ausländischer Länder nach diesen Verträgen zu einem ermäßigten Satz besteuert oder sind von US-Steuern auf bestimmte Einkünfte befreit, die sie aus Quellen innerhalb der Vereinigten Staaten erhalten.“

Eine vollständige Liste der Länder, die ein Steuerabkommen haben, finden Sie auf der IRS-Website.

Wie kann man feststellen, ob das Einkommen aus den USA stammt oder nicht?

Laut IRS wird die Einkommensquelle, die durch das Anbieten von Dienstleistungen erzielt wird, durch den Ort bestimmt, an dem die Dienstleistungen erbracht werden. Selbst wenn ein ausländischer unabhängiger Auftragnehmer für ein US-amerikanisches Unternehmen arbeitet, gilt das Einkommen, das er erhält, nicht als Einkommen aus den USA, solange jeder Aspekt der Dienstleistung außerhalb der USA erbracht wird. In diesem Fall sollte ein US-Unternehmen keine Steuern einbehalten oder melden. Falls ein ausländischer unabhängiger Auftragnehmer einen Teil seiner Dienstleistungen in den USA erbringt, müssen bestimmte Bedingungen erfüllt sein, um eine Steuerpflicht zu vermeiden:

• Der Auftragnehmer war in den USA nicht länger als 90 Tage in einem Steuerjahr anwesend;
• Die Zahlung an den Auftragnehmer beträgt weniger als 3.000 USD;
• Die Zahlung an den Auftragnehmer erfolgt für Dienstleistungen, die für eine im Ausland ansässige juristische Person oder Niederlassung erbracht werden.

Wie sammelt man Steuerformulare für Auftragnehmer, die vom IRS verlangt werden?

Wenn ein in den USA ansässiges Unternehmen Auftragnehmer mit Sitz in den USA anstellt, die innerhalb eines Jahres mehr als 600 US-Dollar verdienen, sollten sie das IRS-Formular 1099-NEC (Non-Employee Compensation) beim IRS einreichen. Ab dem Steuerjahr 2020 verwenden Unternehmen, die mit Auftragnehmern zusammenarbeiten, das Formular 1099-NEC, um Auftragnehmerzahlungen anstelle des in den Vorjahren verwendeten Formulars 1099-MISC einzureichen. Für das Steuerjahr 2020 wird das, was früher Feld 7 auf dem Formular 1099-MISC war, zu Feld 1 auf dem Formular 1099-NEC, und Feld 7 auf dem 1099-MISC wird entfernt.Das Formular 1099-NEC wurde zuletzt 1982 verwendet und wird nun vom IRS wieder zum Leben erweckt. Auf diesem Formular melden Arbeitgeber die Gesamtzahlungen, die im Laufe des Jahres an jeden Auftragnehmer geleistet wurden, der mehr als 600 US-Dollar erhalten hat. Das Formular 1099-NEC sollte bis zum 31. Januar des Vorjahres beim IRS eingereicht werden.

Das Formular 1099-MISC existiert jedoch weiterhin, überprüfen Sie daher die Unterschiede zwischen den Formularen 1099 NEC und 1099 MISC.

Bei der Meldung von Vergütungen für Nichtangestellte auf dem Formular 1099-NEC erklärt der IRS, dass die Zahlung gemeldet werden muss, wenn alle vier Bedingungen erfüllt sind:

• Es wird an jemanden geleistet, der nicht Ihr Angestellter ist
• Es wird für Dienstleistungen im Rahmen Ihres Handels oder Geschäfts geleistet
• Es wurde an eine Einzelperson, eine Partnerschaft, einen Nachlass oder in einigen Fällen an ein Unternehmen geleistet
• Die an diesen Zahlungsempfänger geleisteten Zahlungen betrugen mindestens 600 oder mehr für das Jahr

Wie sammle ich das IRS-Formular W-9 für 1099 Auftragnehmer?US-Unternehmen verwenden das IRS-Formular W-9 (Request for Taxpayer Identification Number and Certification), um Informationen von unabhängigen Auftragnehmern zu erhalten, die sie einstellen und die in den USA ansässig sind.Das Formular W-9 enthält den Namen, die Adresse und die Sozialversicherungsnummer (oder Steueridentifikationsnummer, bekannt als TIN) des betreffenden 1099-Auftragnehmers. Denken Sie daran, dass Auftragnehmer, die als Geschäftsinhaber fungieren, Ihnen manchmal stattdessen ihre Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN) geben. Arbeitgeber müssen nur ein ausgefülltes Formular W-9 von Auftragnehmern anfordern, an die sie im Laufe eines Jahres mehr als 600 US-Dollar gezahlt haben. Weder der Arbeitgeber noch der Auftragnehmer müssen dieses Formular beim IRS einreichen, da es nur eine Voraussetzung für das Ausfüllen des Formulars 1099-NEC ist.

Wie sammelt man das IRS-Formular W-8BEN (oder W-8BEN-E) für ausländische unabhängige Auftragnehmer?

Das Äquivalent des Formulars W-9 für ausländische Auftragnehmer ist das IRS-Formular W-8BEN. Es gibt zwei Varianten: Formular W-8BEN für Einzelpersonen und Formular W-8BEN-E für Unternehmen (ausländische Unternehmen oder Selbstständige, die unter einer Geschäftseinheit tätig sind). Der Status des Auftragnehmers bestimmt das Formular, das gesammelt werden muss.Diese Formulare werden verwendet, um zu beweisen, dass eine Person (oder Entität) kein US-Bürger ist. Das vermietende Unternehmen ist berechtigt, sich auf die in diesen Formularen geltend gemachten Ansprüche zu stützen, um die Verpflichtungen zur Steuerberichterstattung und zur Einbehaltung zu bestimmen. Wenn die Informationen auf dem Formular von den Tatsachen abweichen und der Arbeitnehmer nicht als ausländischer unabhängiger Auftragnehmer gilt, ist das Unternehmen frei von der Haftung für die Nichteinhaltung der Steueranforderungen.

Diese Formulare sind drei Jahre gültig und sollten erneuert werden, wenn die Beziehung darüber hinaus andauert. Weitere Informationen zu W-8BEN-Formularen finden Sie auf der W-8BEN-Seite des IRS.

Steuerliche Auswirkungen für US-Unternehmen, die unabhängige Auftragnehmer einstellen

Einstellung eines unabhängigen Auftragnehmers, der ein in den USA lebender US-Bürger ist (1099 Auftragnehmer)

Aus der Sicht eines US-Unternehmens ist dies die einfachste Einrichtung. Der erste Schritt besteht darin, den Auftragnehmer aufzufordern, das Formular W-9 vorzulegen. Das Unternehmen, das den Auftragnehmer eingestellt hat, muss bis zum 31. Januar ein Formular 1099-NEC ausstellen, um Zahlungen über 600 US-Dollar im Vorjahr zu melden. Das Unternehmen muss keine Steuern einbehalten, bevor es eine Zahlung an den Auftragnehmer leistet. Denken Sie daran, dass das Unternehmen keine Lohnsteuern, Krankenversicherungen, Arbeitnehmerentschädigungsversicherungen oder andere FICA-Steuern zahlt.

Einstellung eines ausländischen unabhängigen Auftragnehmers, der außerhalb der USA lebt

Das US-Unternehmen muss die Zahlungen, die es an den ausländischen unabhängigen Auftragnehmer geleistet hat, nicht an den IRS melden, wenn es sich nicht um ein Einkommen aus den USA handelt. Das Unternehmen muss auch keine Steuern einbehalten. Das Unternehmen muss jedoch W-8BEN (E) als Nachweis für den Status des Auftragnehmers sammeln.

Ein unabhängiger Auftragnehmer, der mit einem Visum in den USA lebt, die sie in den USA arbeiten können

Das Visum selbst ist kein entscheidender Faktor bei der Entscheidung, ob die Besteuerung gilt. Der Ort, an dem die Dienstleistung erbracht wird, bestimmt die Einnahmequelle. Wenn der ausländische Auftragnehmer in den USA lebt und seine Dienstleistungen erbringt, gilt das Einkommen als in den USA bezogen, und das Unternehmen muss 30% gemäß den Steuersätzen für Gebietsfremde einbehalten. Diese Regeln gelten jedoch nicht, wenn zwischen den Ländern ein Steuerabkommen besteht (oben in diesem Artikel erwähnt) oder wenn eine Person ansässig wird.Zusätzlich zur Quellensteuer muss das Unternehmen bis zum 15.März des folgenden Jahres das Formular 1042, die jährliche Quellensteuererklärung für US-Quellensteuereinnahmen ausländischer Personen, einreichen. Erfahren Sie hier mehr über das Formular und die Anforderungen. Wenn zwischen den USA und dem Land des Auftragnehmers ein Steuerabkommen besteht, sollte der Auftragnehmer das Formular 8233 einreichen, Befreiung von der Quellensteuer auf Entschädigung für unabhängige (und bestimmte abhängige) persönliche Dienstleistungen einer gebietsfremden ausländischen Person.

Ein US-Unternehmen, das unabhängige Auftragnehmer in Kanada anstellt

Eines der beliebtesten Länder für US-Unternehmen, in denen Auftragnehmer eingestellt werden, ist Kanada. Die gemeinsame Sprache, Kultur und Nähe machen kanadische Freiberufler zur bevorzugten Wahl der Personalabteilungen. Wenn Sie einen kanadischen Auftragnehmer beauftragen, Dienstleistungen für Ihr Unternehmen aus der Ferne zu erbringen, gelten dieselben Regeln und Formulare wie für Einwohner eines anderen ausländischen Landes. Stellen Sie sicher, dass Sie die Regeln und Vorschriften von Kanadas Äquivalent zum IRS, der CRA (Canada Revenue Agency), überprüfen. Wie sein US-Pendant verhängt die Ratingagentur Strafen für die Fehlklassifizierung von Mitarbeitern, aber in Fällen, in denen Unternehmen in Kanada nicht präsent sind, fällt die Last der Strafen auf den Auftragnehmer. Schließlich dürfen Bürger Kanadas (und Mexikos) auch vorübergehend ohne Visum in den USA arbeiten. Wenn eine Person als Gebietsfremder ein Einkommen aus US-Quellen erzielt hat, muss das einstellende Unternehmen 30% vor der Zahlung einbehalten und ein Formular 1042 (jährliche Quellensteuererklärung für US-Quellensteuereinnahmen ausländischer Personen) einreichen. Im Falle eines Steuerabkommens muss das Formular 8233 ausgefüllt werden, um eine Befreiung zu beantragen.Lesen Sie mehr darüber, wie Sie Arbeitnehmer in Kanada als US-Arbeitgeber einstellen und bezahlen können.

So stellen Sie einen unabhängigen Auftragnehmer ein, der US-Bürger ist, aber im Ausland lebt

Die allgemeine Regel ist, dass US-Bürger unabhängig von ihrem Standort den gleichen Steuerregeln unterliegen. Der IRS wird einen unabhängigen Auftragnehmer weiterhin als US-Bürger betrachten, wenn die Dienstleistung im Ausland erbracht wird, und selbst wenn der Auftragnehmer genügend Zeit damit verbracht hat, als in einem anderen Land steuerlich ansässig zu gelten. Das heißt, das Unternehmen sollte ein Formular 1099-NEC ausstellen (vorausgesetzt, sie haben dem Auftragnehmer innerhalb eines Jahres mehr als 600 US-Dollar gezahlt), wie es jedem in den USA ansässigen Auftragnehmer der Fall wäre. Es gibt einige Fälle, in denen sich die steuerlichen Auswirkungen ändern, daher empfehlen wir Ihnen, einen Blick auf den IRS-Steuerleitfaden für US-Bürger und ansässige Ausländer im Ausland zu werfen oder deren FAQ-Seite zu internationalen individuellen Steuerangelegenheiten zu konsultieren.

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