Bestandsbuchhaltung

Was ist Bestandsbuchhaltung?

Bei der Bestandsbuchhaltung geht es darum, wie ein Unternehmen die von ihm gehaltenen Bestände in seinen Finanzunterlagen anzeigen würde – Bilanzen, Gewinn & Verlust (P&L) Berichte usw. Dies ist in der Regel komplexer als es sich anhört, da das Inventar oft eine Live-Zahl ist, die sich ständig ändert, wenn Verkäufe getätigt und mehr Lagerbestände gekauft werden.

Im Einzelhandel kann dies drei Arten von Bestands- oder Produktionsphasen abdecken:

1. Rohstoffe.
2. In Bearbeitung.
3. Fertige Produkte zum Verkauf bereit.

Ihr vorhandenes, nicht verkauftes Inventar muss als Vermögenswert in die Finanzunterlagen zum Jahresende aufgenommen werden. Das heißt, der Kern der Sache besteht darin, sowohl die Kosten eines verkauften Inventars korrekt zu verfolgen als auch einen genauen Wert auf das nicht verkaufte Inventar zu legen, das am Ende jedes Abrechnungszeitraums gehalten wird.

Jede Erhöhung oder Verringerung des Warenwerts wirkt sich auf Ihren Lagerwert aus. Dies wirkt sich dann wiederum auf den Wert Ihres gesamten Geschäfts aus.

Schlüsselbegriffe der Bestandsbuchhaltung

Es gibt zwei Schlüsselbegriffe, die Einzelhändler bei der Bestandsbuchhaltung beachten müssen:

1. Kosten der verkauften Waren (COGS). Die direkten Kosten für die Herstellung von Waren, die von einem Unternehmen verkauft werden.
2. Inventar beenden (EI). Der Wert eines unverkauften Bestands am Ende eines Abrechnungszeitraums.

Werfen wir einen genaueren Blick auf jeden dieser Punkte…

1) Cost of Goods sold (COGS)

Cost of Goods sold (COGS) ist ein Kernelement zur Messung der Rentabilität und des Lagerwerts eines Einzelhandelsunternehmens.

Wie der Name schon sagt, bezieht sich COGS auf den Betrag, den es ein Unternehmen gekostet hat, die Produkte herzustellen, die es verkauft hat, einschließlich allem, was darin enthalten ist – Materialien, Arbeit, verwendete Werkzeuge usw. Aber (entscheidend) ohne Berücksichtigung von Kosten, die nicht direkt mit dem Produktionsprozess verbunden sind – wie Versand-, Werbe- und Außendienstkosten usw.

Als Ergebnis hilft COGS Ihnen, die Höhe des Bruttogewinns in einem oder mehreren Verkäufen zu bestimmen.

Zum Beispiel:

Wenn Sie einen Artikel im Wert von 50 US-Dollar verkaufen und die ZAHNRÄDER 30 US-Dollar betragen, hat Ihr Unternehmen einen Bruttogewinn von 20 US-Dollar erzielt. Es ist eine einfache Formel, obwohl es komplexer werden kann, wenn Sie Ihre eigenen Produkte herstellen.

Alle verkauften Lagerbestände werden am Ende jedes Geschäftsjahres unter dem COGS-Konto in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung aufgeführt.

ZAHNRÄDER berechnen

Um die Kosten der verkauften Waren (Zahnräder) für einen Abrechnungszeitraum zu berechnen, müssen Sie:

1. Bestimmen Sie, welche Kosten mit dem Produktionsprozess Ihrer spezifischen Produkte verbunden sein können – wie Arbeit, Rohstoffe, Werkzeuge usw.
2. Nehmen Sie die Kosten für den Beginn des Inventars (BI).
3. Addieren Sie die Kosten für neu erworbenes Inventar während des betreffenden Zeitraums.
4. Subtrahieren Sie übrig gebliebene, nicht verkaufte Bestände am Ende des Abrechnungszeitraums.

2) Inventar beenden (EI)

Es ist sehr wahrscheinlich, dass ein Unternehmen am Ende jedes Abrechnungszeitraums nicht den gesamten Bestand verkauft. Das bedeutet, dass unverkaufte Aktien zu einem Vermögenswert werden, der bewertet und in den Jahresabschluss einbezogen werden muss.

Dies wird als Ending Inventory (EI) bezeichnet und ist auf den ersten Blick recht einfach.

1. Nehmen Sie das Anfangsinventar (die vom Ende der vorherigen Finanzperiode übertragenen Einheiten).
2. Fügen Sie während des gesamten Abrechnungszeitraums neu erworbenes Inventar hinzu.
3. Subtrahieren Sie alle verkauften Einheiten.
4. Und damit bleibt die endgültige Bestandszahl als Unternehmenswert enthalten.

Jedoch:

Wir müssen der unverkauften Bestandszahl einen tatsächlichen Wert zuweisen (d. H. Wie viel Dieser Unternehmenswert in monetärer Hinsicht wert ist). Und hier kann es viel komplizierter werden.

Dies liegt daran:

• Während eines typischen 12-monatigen Abrechnungszeitraums werden in der Regel zahlreiche Einkäufe neuer Lagerbestände und Rohstoffe getätigt.
• Jeder Kauf kann zu einem anderen Preis pro Einheit gekommen sein.
• Gleichzeitig werden auch Verkäufe getätigt, wodurch Inventar in Bargeld umgewandelt wird.

Welche Kosten pro Einheit verwenden Sie also, um unverkauften Bestand zu bewerten, wenn es in einer typischen Abrechnungsperiode so viele bewegliche Teile gibt?

Hier kommen die Methoden zur Bestandsbewertung ins Spiel.

Methoden zur Bestandsbewertung

Die Einhaltung einer bestimmten Methode zur Bestandsbewertung ist für konsistente, genaue und (vor allem) rechtlich akzeptable Abschlüsse von entscheidender Bedeutung.

Es gibt drei Hauptbewertungsmethoden, die Einzelhandelsunternehmen für die Bestandsbuchhaltung verwenden:

1. First In, First Out (FIFO).
2. Zuletzt rein, zuerst raus (LIFO).
3. Durchschnittliche Kostenmethode.

Sie müssen nur festlegen, welche verwendet wird, wenn Sie Finanzunterlagen und Konten einreichen.

1) FIFO

FIFO ist eine nützliche Bestandsverwaltungstechnik, die Sie tatsächlich bei der Handhabung von Lagerbeständen in Ihrem Lager verwenden können. Es ist aber auch eine Methode zur Bewertung von unverkauftem Inventar.

Es wird angenommen, dass Inventar, das zuerst gekauft wurde, auch als erstes verkauft wird. Das älteste verfügbare Inventar ist also das, was zur Erfüllung einer Bestellung verwendet wird.

Die FIFO-Methode bietet eine Reihe von Vorteilen. Unternehmen, die verderbliche Waren (Lebensmittel und Getränke) verkaufen, haben in erster Linie ein geringeres Risiko, dass ihre Produkte verderben oder das Mindesthaltbarkeitsdatum überschreiten. Sie können eine reibungslose Lieferkette aufbauen und sicherstellen, dass ihre Kunden die frischesten Artikel in ihrem Inventar erhalten.

Alle erhaltenen und verkauften Produkte müssen bei Verwendung der FIFO-Abrechnungsmethode einzeln erfasst werden. Es ist möglich, dass das FIFO-System dazu führen kann, dass Unternehmen den Wert des Inventars in Zukunft aufgrund von Marktveränderungen unter- oder überschätzen.

2) LIFO

Der LIFO-Ansatz geht davon aus, dass die neuesten Produkte, die Ihrem Inventar hinzugefügt wurden, die ersten sind, die zuerst verkauft werden.

Dieses System eignet sich gut für Einzelhandelsunternehmen, die auf nicht verderbliche Waren spezialisiert sind oder ein geringes Risiko der Veralterung aufweisen. Es kann auch die ZAHNRÄDER erhöhen und den Nettogewinn verringern (wodurch die jährliche Steuerschuld verringert wird), wenn kürzlich gekaufte Waren teurer sind.

Hinweis: LIFO ist nur in den USA eine akzeptable Bestandsbuchhaltungsmethode.

In diesem Video erfahren Sie mehr über LIFO vs FIFO:

3) Durchschnittliche Kosten

Durchschnittliche Kosten (oder gewichteter Durchschnitt) Die Inventarbuchhaltungsmethode unterscheidet sich grundlegend von den beiden vorherigen.

Dies gilt für Unternehmen, die sich dafür entscheiden, die Kosten pro Bestandseinheit nicht für jede einzelne Kauflieferung zu verfolgen. Stattdessen basiert der Bestandswert auf den durchschnittlichen Kosten der Artikel während des relevanten Zeitraums.

Sie können die durchschnittlichen Kosten ermitteln, indem Sie einfach die Gesamtkosten der zum Verkauf stehenden Produkte durch die Gesamtzahl im Inventar dividieren.

In diesem Video erfahren Sie mehr über die durchschnittliche Kostenmethode:

Bestandsbuchhaltungssoftware verwenden

Die Bestandsbuchhaltung kann für Einzelhandelsunternehmen – insbesondere kleine oder unabhängige Teams – ein zeitintensiver und frustrierender Prozess sein.

Aber es muss nicht ein Ansturm von Tabellenkalkulationen und Papierbelegen in der Woche vor jeder Steuerfrist sein. Es gibt zuverlässige Buchhaltungssoftware, die dabei hilft, so viel wie möglich zu automatisieren und zu digitalisieren, die beiden wichtigsten sind:

1. Xero
2. QuickBooks

Diese Programme erledigen Ihre Konten nicht für Sie. Aber sie werden die Organisation und Präsentation am Ende des Steuerjahres viel einfacher machen.

Sowohl Xero als auch QuickBooks verfügen über Tools, die bei der Inventarseite der Buchhaltung helfen.

Jedoch:

Sie sind Buchhaltungssoftware im Herzen. Das bedeutet, dass die Bestandsverwaltungsfunktionalität in ihnen relativ einfach und unterentwickelt ist.

Für wachsende Einzelhandels- und E-Commerce-Unternehmen wird daher empfohlen:

1. Verwenden Sie eine hochwertige Bestandsverwaltungssoftware als Master of Stock.Stellen Sie sicher, dass diese Software über eine direkte Xero- oder QuickBooks-Integration verfügt, um relevante Daten zu übertragen.

So erhalten Sie das Beste aus beiden Welten – zwei hochwertige Software, die so viel wie möglich von Ihren Bestands- und Buchhaltungsprozessen automatisiert.

Hoffentlich hat Ihnen dieses Kapitel einen guten Einblick in die besten Praktiken der Bestandsbuchhaltung gegeben.

Trotzdem kann dies für Einzelhändler immer noch eine äußerst komplizierte Aufgabe sein. Wir empfehlen daher dringend, die Dienste eines professionellen Buchhalters und / oder Wirtschaftsprüfers in Anspruch zu nehmen, wenn es um die Erstellung von Finanzunterlagen und die Einreichung von Steuererklärungen geht.

In unserem nächsten und letzten Kapitel werfen wir einen Blick auf Bestandsverwaltungssysteme – einschließlich der Frage, wann es an der Zeit ist, ein automatisiertes System zu verwenden und das beste für Ihr Unternehmen auszuwählen.