Die beste Online-Gehaltsabrechnungssoftware für 2021

Jeder liebt Zahltag — außer dem Gehaltsabrechnungsadministrator. Die Bezahlung von Mitarbeitern (sowie von Auftragnehmern und Freiberuflern) ist das komplexeste Element der Buchhaltung für kleine Unternehmen. Es ist auch das gruseligste. Sie müssen nicht nur Schecks und direkte Einzahlungen erstellen, die zu 100 Prozent korrekt sind, sondern Sie müssen auch sicherstellen, dass die zugrunde liegenden Berechnungen — Steuern, Leistungen und andere Quellen — auch bis auf den Cent korrekt sind. Darüber hinaus müssen Sie Steuern und Unterlagen beim IRS und anderen Steuerbehörden einreichen.

Cloud-basierte Lohnabrechnungsanwendungen können dazu beitragen, dass all diese Verpflichtungen präzise und zeitnah erfüllt werden. Wir haben acht der beliebtesten Online-Buchhaltungsdienste für kleine Unternehmen überprüft. Einige gibt es schon seit Jahren, darunter Gusto, OnPay, Patriot Software Full Service Payroll, QuickBooks Payroll, Square Payroll und SurePayroll. Neu in unserer Zusammenfassung in diesem Jahr ist Hourly, Ein Gehaltsabrechnungsservice für Auftragnehmer, der jedoch für andere kleine Unternehmen geeignet ist. Beachten Sie, dass es zu diesem Zeitpunkt nur für Kalifornien verfügbar ist. Workful ist eine weitere neuere Payroll-Website, die hier nur zum zweiten Mal erscheint; Es ist für die Verfolgung von stündlichen Mitarbeitern gebaut.

In diesem Jahr vergeben wir Editors’Choices an zwei Payroll-Websites: Gusto ist ein wiederkehrender Gewinner; Es bietet eine außergewöhnliche Benutzererfahrung und vier verschiedene Abonnementstufen, sodass Unternehmen damit wachsen können. Wir empfehlen es sowohl für Anfänger als auch für erfahrene Gehaltsabrechnungsadministratoren. Unsere zweite Editors ‚Choice, OnPay, ist auch für kleine Unternehmen eine ausgezeichnete Wahl, unterstützt aber auch vertikale Branchen wie Landwirtschaft und gemeinnützige Organisationen sowie Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern.

Was ist nicht hier

Es gibt Dutzende von Payroll-Websites, die wir hätten überprüfen können, einige von bekannten Namen wie ADP und Paychex. Beide Unternehmen bieten Einstiegs-DIY-Gehaltsabrechnungsdienste an. Ihnen fehlen jedoch einige der Funktionen, die auf den von uns überprüften Websites zu finden sind, und sie sind etwas teurer (beide berechnen 59 USD pro Monat plus 4 USD pro Mitarbeiter und Monat). ADP beschränkt seine Low-End-Payroll-Site auf zwei Mitarbeiter, und beide erfordern, dass Sie ihnen viele Informationen über Ihr Unternehmen zur Verfügung stellen, bevor sie Ihnen ein Angebot für umfangreichere Dienstleistungen unterbreiten. Sie können jedoch problemlos skaliert werden, sodass sie eine gute Wahl für größere Unternehmen oder Unternehmen sind, die ein schnelles Wachstum erwarten — oder Unternehmen, die einfach nur einen bekannten Namen haben möchten. Das heißt, sie sind teuer und der Einstieg kann ein erhebliches Unterfangen sein — insbesondere mit ADP.

Am anderen Ende des Spektrums befinden sich Websites für Unternehmen, die komplexere Anforderungen an die Gehaltsabrechnung haben oder ihre Gehaltsabrechnung als Teil einer umfassenden HR-Software oder eines Leistungsverwaltungsservice erhalten möchten. Rippling ist eines der besten davon. Es ist überraschend erschwinglich und bietet eine außergewöhnliche Benutzererfahrung. Es bietet auch alle Tools, die Sie für Onboarding, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Steuererklärung und Berichterstattung benötigen. Zu den erweiterten Funktionen gehören die Auftragskostenberechnung, hochgradig anpassbare Berichte und die globale Gehaltsabrechnung. Zenefits wäre auch eine gute Wahl für einen unerfahrenen Gehaltsabrechnungs- oder Personalmanager, der mit den unzähligen Compliance-Problemen, die am heutigen Arbeitsplatz bestehen, auf dem Laufenden bleiben muss. Sowohl Rippling als auch Zenefits sind Editors ‚Choice-Gewinner. Dies sind ausgezeichnete Dienstleistungen, aber wenn Sie nur die Gehaltsabrechnung herausholen möchten, sind sie möglicherweise mehr als Sie benötigen.

Wir haben uns entschieden, die Dienstleistungen zu überprüfen, die unserer Meinung nach am besten für kleine Unternehmen geeignet sind, die eine Entschädigung für 10—Mitarbeiter oder weniger verarbeiten – Unternehmen mit bescheidenen Personal- und Leistungsverwaltungsanforderungen.

Präzision steht an erster Stelle

Wenn Sie die Gehaltsabrechnung Ihres Unternehmens immer noch manuell durchführen, wissen Sie genau, wie komplex, anspruchsvoll und termingerecht dieser Prozess ist. Ihre Mitarbeiter verlassen sich darauf, dass Sie ihre Gehaltsschecks versenden und direkte Einzahlungen an geplanten Zahltagen genehmigen. Sie erwarten, dass Sie wissen, wie viel Sie für alle Steuern, die Sie schulden, und die von Ihnen angebotenen Vorteile einbehalten müssen.

Es gibt eine enorme Menge an Details zu verfolgen, besonders wenn Sie versuchen, alles auf Papier zu machen. Fehler werden von den Beteiligten nicht gut toleriert. Steuerbehörden können hohe Bußgelder verhängen, wenn Gehaltsabrechnungen und Steuern nicht zu den geplanten Terminen eingehen. Leistungserbringer können Dienste wie die Krankenversicherung abschneiden, wenn Sie bei Zahlungen in Verzug geraten.

Vereinfachung der komplexen

Cloud-basierte Payroll-Lösungen können Ihnen helfen, diese lästige Aufgabe zu organisieren und zu automatisieren. Einige von ihnen bieten Schritt-für-Schritt-Assistenten, die Sie durch den zeitintensiven Prozess der Erstellung von Datensätzen für Mitarbeiter und der Bereitstellung der für die Einbehaltung erforderlichen Informationen führen. Sie lassen Sie Ihre eigenen Gehaltsabrechnungspläne erstellen. Sie führen alle erforderlichen Berechnungen durch, und die meisten von ihnen reichen Ihre Lohnsteuern und -unterlagen tatsächlich bei den entsprechenden Agenturen ein.

Diese Seiten führen Sie durch jeden Abrechnungslauf und sagen Ihnen, wie viel jeder Sie kosten wird. Sie stellen Berichtsvorlagen bereit und bieten Online-Portale und mobile Apps für Mitarbeiter, die aktuelle und historische Pay Stub-Daten und in einigen Fällen mehr anzeigen. Es überrascht nicht, dass sie mit großzügigen Support-Optionen ausgestattet sind. Und sie sind nicht zu teuer: Sie laufen meist zwischen $ 25 und $ 40 pro Monat für die Grundgebühr und berechnen ein paar zusätzliche Dollar pro Monat für jeden Mitarbeiter.

Die Vorteile liegen auf der Hand. Sie sparen Zeit und minimieren Frustration. Sie müssen weder mit den Lohnsteuertabellen Schritt halten noch sich mit den unzähligen Compliance-Problemen im Zusammenhang mit der Mitarbeitervergütung befassen. Sie können Ihre Datensätze schnell ändern und haben sofortigen Zugriff auf die kleinsten Details. Es ist viel weniger wahrscheinlich, dass Sie mit einem dieser Dienste Fehler machen.

Einrichten Ihrer Gehaltsabrechnung

Obwohl jede Gehaltsabrechnungsseite, die wir uns angesehen haben, ihre eigene einzigartige Benutzererfahrung bietet, teilen sie alle ähnliche Strukturen. Sie beginnen mit dem Einrichtungsprozess, der bei weitem das zeitaufwändigste und detailorientierteste Element bei der Bezahlung Ihrer Mitarbeiter ist. Obwohl die genaue Reihenfolge variiert, Einige von ihnen führen Sie geordnet durch Seiten mit Fragen, Schritt-für-Schritt-Mode. Andere bieten teilweise Setup-Assistenten und überlassen den Rest Ihnen. Patriot Software bietet den umfassendsten Prozess der von uns getesteten. Diese Einrichtungsassistenten fragen nach Informationen über Ihr Unternehmen, wie z. B. Adresse und Mitarbeiter-Identifikationsnummer (EIN). Sie wählen Ihren Abrechnungsplan (in der Regel wöchentlich oder zweiwöchentlich) und benennen Ihren Abrechnungsadministrator und Unterzeichner.

Wenn Ihr Unternehmen Leistungen wie Krankenversicherung und Altersvorsorge anbietet, können Sie Datensätze für diese erstellen, die Informationen zu den Kosten für die Mitarbeiter und alle Unternehmensbeiträge enthalten. Die Mittel werden dann während des Abrechnungsprozesses abgezogen. Sie müssen auch detaillierte Datensätze für jeden Mitarbeiter erstellen, z. B. Kontaktinformationen, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer, Gehalts- oder Stundenlohnsatz und Anzahl der Zulagen aus dem W-4-Formular. Da die meisten dieser Websites Ihre Lohnsteuern einreichen und die direkte Einzahlung von Entschädigungen unterstützen, müssen Sie Bankkontoinformationen angeben, um eine Verbindung herzustellen.

Sie müssen auch einen vorhandenen Abrechnungsverlauf eingeben, wenn Sie bereits Mitarbeiter entschädigt haben. Dies kann eine mühsame Aufgabe sein, die möglicherweise Unterstützung von den Onboarding-Spezialisten der Website erfordert.

Wenn Sie zusätzliche Abrechnungsarten wie bezahlte Freizeit (PTO) und Krankengeld anbieten, können Sie Ihre Richtlinien für die Anrechnung dieser Leistungen definieren. Boni und Provisionen können auch während eines regulären Lohnlaufs gezahlt werden, oder Sie können sie ausgeben, indem Sie eine „Off-Cycle“ -Gehaltsabrechnung erstellen. Müssen Pfändungen wie Kindergeld auf Gehaltsschecks enthalten sein? Diese Websites unterstützen ein solches Zurückhalten. In der Tat bieten die meisten benutzerdefinierten Pay-Typen, so dass Sie Ihre eigenen erstellen können—manchmal sogar, wenn Sie in der Mitte eines Pay-Run sind.

Ausführen Ihrer Gehaltsabrechnung

Sobald Sie das Setup abgeschlossen haben, können Sie im Allgemeinen nicht zu den dedizierten Setup-Tools zurückkehren. Jeder von uns getestete Dienst verfügt jedoch über einen umfassenden Einstellungsbereich, in dem Sie die bereits eingegebenen Gehaltsabrechnungsinformationen ändern und hinzufügen können.

Setup fertig, Sie sind bereit, Ihre erste Abrechnung auszuführen. Dies ist der einfache Teil. Obwohl es einige Unterschiede gibt, funktionieren diese Websites während des eigentlichen Pay-Runs ähnlich. Wenn Sie eine Gehaltsabrechnung starten, wird eine Liste der Mitarbeiter zusammen mit ihren Lohnsätzen angezeigt. Sie überprüfen zunächst, ob der Zahlungszeitraum und das Zahlungsdatum korrekt sind. Anschließend geben Sie einfach die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden (falls zutreffend) in die entsprechenden Felder für die Vergütungsart ein (regulär, Überstunden, Urlaub usw.). Auf den meisten Websites können Sie auf derselben Seite Dollars für andere Einkommensarten und Erstattungen hinzufügen.

Sobald Sie alles Notwendige eingegeben haben, sehen Sie als nächstes eine Vorschau Ihrer Gehaltsabrechnung. Die verschiedenen Dienste handhaben dies etwas anders, aber Sie können den Brutto- und Nettolohn jedes Mitarbeiters sehen. Die Gehaltsabrechnungsseite zeigt Ihnen dann den Gesamtbetrag, der für direkte Einzahlungen und Steuern von Ihrem Bankkonto abgehoben wird, sowie das genaue Datum der Belastung.

Nachdem Sie Ihre Gehaltsabrechnung genehmigt haben, können zusätzliche Tabellen oder Berichte absolut jedes Detail des Lohnlaufs anzeigen.

Wenn Sie nur wenige Mitarbeiter oder eine sehr einfache Gehaltsabrechnung haben, sollte die eigentliche Verarbeitung nicht länger als ein paar Minuten dauern. Abhängig davon, welche Site Sie verwenden, können Sie Payrolls möglicherweise automatisch verarbeiten lassen (vorausgesetzt, es gibt keine Änderungen gegenüber dem vorherigen Lauf). Einige bieten sogar eine Gehaltsabrechnung am selben Tag an.

Verbesserung der HR-Unterstützung

In größeren Unternehmen werden Gehaltsabrechnung und Leistungsverwaltung in der Regel von separaten Abteilungen abgewickelt. In Ihrem kleinen Unternehmen können diese beiden Verantwortlichkeiten jedoch auf Ihrem Schreibtisch oder dem eines anderen Mitarbeiters landen. Glücklicherweise bieten die meisten der von uns überprüften Gehaltsabrechnungsseiten grundlegende HR-Komponenten wie Online-Formulare W-4 und I-9, Berichte über Neueinstellungen, Dokumentvorlagen und Dokumentenspeicherung. Elektronische Signaturen sind oft erlaubt, ebenso wie die Beteiligung der Mitarbeiter am Dateneingabeprozess.

OnPay hat seine HR-Funktionen seit unserer letzten Überprüfung um einiges verbessert und Compliance-Audits, eine HR-Ressourcenbibliothek, automatisierte Onboarding-Abläufe und Direktnachrichten hinzugefügt. QuickBooks Payroll hat sich mit SimplyInsured zusammengetan, um medizinische, zahnärztliche und Sehversicherungsoptionen sowie die Verwaltung von Leistungen anzubieten. Gusto bietet einen ähnlichen Service.

COVID-19-Unterstützung

Entwickler von Payroll-Websites mussten sich im vergangenen Frühjahr und Sommer wirklich anstrengen, um mit der sich ändernden Payroll-Landschaft Schritt zu halten, die durch die COVID-19-Pandemie verursacht wurde. Neue Rechtsvorschriften mussten in die bestehenden Lohnstrukturen dieser Standorte integriert werden. Beispielsweise musste jedes Unternehmen, das ein PPP-Darlehen (Paycheck Protection Program) im Rahmen des CARES-Gesetzes (Coronavirus Aid, Relief, and Economic Security) erhalten hatte, in der Lage sein, die erforderlichen Sonderberichte auszuführen. Einige Gehaltsabrechnungsdienste, die hier enthalten sind, dienten sogar als Kreditgeber für diese Kredite oder arbeiteten mit Drittkreditgebern zusammen, so dass Benutzer sich direkt über sie bewerben konnten.Andere Gesetze mussten in die Websites selbst integriert werden, wie die Stundung der Lohnsteuer für Arbeitnehmer, neue Steuergutschriften und bezahlte Urlaubsgesetze durch den Families First Coronavirus Response Act (FFCRA). Die meisten Websites enthielten zusätzliche Bildungsinhalte, um Gehaltsabrechnungsmanagern zu helfen, die neuen Gesetze und ihre Auswirkungen auf die Gehaltsabrechnung zu verstehen.

Zwei klare Gewinner

Alle hier überprüften Payroll-Services stammen von renommierten Unternehmen mit jahrelanger oder sogar jahrzehntelanger Erfahrung hinter ihren Tools. Ich würde nicht zögern, einem von ihnen diese kritische Aufgabe anzuvertrauen. Sie alle teilen ähnliche Teile, obwohl ihre Benutzererfahrungen sehr unterschiedlich sind und jeder etwas andere Extras hat. Sie sind alle für den allgemeinen Einsatz in kleinen Unternehmen konzipiert, obwohl OnPay darüber hinaus Unterstützung für mehrere vertikale Branchen bietet, einschließlich Landwirtschaft und Gastronomie. Das ist ein Grund, warum OnPay in diesem Jahr seinen ersten Editors ‚Choice Award gewinnt; Es ist auch in den Bereichen Payroll und HR hochgradig anpassbar und seine Benutzerfreundlichkeit ist erstklassig.

Auch Gusto erhält in diesem Jahr einen Editors‘ Choice. Es trifft den Sweet Spot für die Gehaltsabrechnung und bietet genügend Funktionalität, um eine Vielzahl von kleinen Unternehmen zufrieden zu stellen, ohne mit zusätzlichen Funktionen und Gebühren zu überfordern. Die Benutzeroberfläche und das Navigationssystem gehören zu den besten, und die vierstufige Preisstruktur bietet potenziellen Benutzern mehrere Optionen. In einer harten Gruppe von Wettbewerbern ist es eine kluge Wahl.

Sobald Ihre Gehaltsabrechnung reibungslos funktioniert, werfen Sie einen Blick auf unsere Online-Buchhaltungsdienste und Steuersoftware-Zusammenfassungen.