15 huhtikuun, 2021

5s japanilaisessa työpaikassa – seiton valmiina (osa 2, 5)

helping suppliers get the edge

asiakkaittemme joukossa on yhdysvaltalaisia yrityksiä, jotka haluavat kasvattaa osuuttaan Japanin liiketoiminnasta Yhdysvalloissa.opetamme heille Japanilaisten ja yhdysvaltalaisten työkäytäntöjen taustalla olevia kulttuurieroja ja miten ennakoida asiakkaidensa vaatimuksia. Kulttuurisen kontekstin tunteminen ei ainoastaan anna heille mahdollisuutta vastata asiakkaidensa odotuksiin, vaan he myös ennakoivasti tunnistavat tapoja tuoda lisäarvoa suhteelle.

5s, usein selitetty muodossa Seiri = lajittelu, Seiton = organisointi, Seiso = siivous, Seiketsu = puhdistus ja Shitsuke = ylläpitäminen, on japanilaisten yritysten käyttöön ottama työpaikkamenetelmä. 5S perustuu perustavaan japanilaiseen ”terveeseen järkeen”, mikä on yksi syy, miksi sitä on vaikea selittää muille kuin japanilaisille. Viime kuun numerossa (helmikuu 2011) esitimme katsauksen 5s: ään ja joitakin ajatuksia Seiristä. Tässä kuussa seitonia tarkastellaan tuoreeltaan.

Seiton: the basics

kirjassaan ”のycross英語表現 (Seizo Gemba no Eigo hyogen) (effective communication for engineers)”, joka auttaa japanilaisia insinöörejä kommunikoimaan englanniksi teknisissä asetukset, Rochelle Kopp tarjoaa tavan kuvata seitonia.
” organisointi. Aseta kaikki tarvittavat tavarat siistissä järjestyksessä niin, että ne voidaan paikantaa ja hakea turvallisesti ja nopeasti. Säilytä-kaikki paikalleen.”Hän neuvoo japanilaisia insinöörejä käyttämään ilmaisua ” paikka kaikelle ja kaikki sen tilalla”, jonka keksi kuka muu kuin Benjamin Franklin,”pohjimmainen amerikkalainen”!

Seiton-(整頓)

Tarkastellaanpa seitonin hienompia merkityksiä. Ensimmäinen hahmo, ”organisation” eli järjestys,” on sama kuin ensimmäinen merkki 5S-konseptissa. Itse asiassa näitä kahta sanaa käytetään usein yhdessä kuvaamaan yleistä järjestyksellisyyttä, kuten ” seiri seiton.”Niiden merkitykset ovat kuitenkin aivan erilaiset. Seiri tarkoittaa lajittelua, erottelua ja hylkäämistä (ja pitämistä). Seiton tarkoittaa järjestäytymistä ja valmiutta. Jos keskitymme vain laittamaan tavaroita pois, voimme unohtaa, miksi laitamme ne pois, eli voimme hakea ne nopeasti, kun tarvitsemme niitä. Seiton tarkoittaa sitä, että määritellään, missä ja milloin tavaroita tarvitaan, ja sijoitetaan ne siten, että työn sujuvuus paranee. Työntekijän ei pitäisi joutua metsästämään tarvittavia työkaluja tai kävelemään toiselle alueelle päästäkseen käsiksi usein käytettyihin esineisiin.

TV-show sotkuisella kaapilla

pari vuotta sitten juttelimme japanilaisen kollegan kanssa amerikkalaisista lastenohjelmistamme. Mainitsin tiedeohjelma, joka esitettiin tuolloin julkisessa televisiossa. Siinä oli kaksi tosi siistiä kaveria, jotka lähtivät tiedeseikkailuihin lemmikkimakinsa kanssa. Hän sanoi:” En pidä siitä, että tyttäreni katsoo tuota ohjelmaa. Nuo kaksi eivät näytä hyvää esimerkkiä. Ihmettelin, miten hän ei pitänyt esityksestä.”Sitten muistin. Siellä oli juokseva vitsi ” komeroon menemisestä.”Kun he lähtivät seikkailulleen, he menivät kaappiinsa hakemaan varusteitaan. Komero oli sullottu niin täyteen, että kun he avasivat oven, kaikenlaisten laitteiden vyöry putosi heidän päälleen. ”Todelliset tutkijat ovat seiton” sanoi kollegani. ”Hän on oikeassa”, ajattelin itsekseni. Amerikkalaisnuorten mielestä sotkuinen kaappi vain lisäsi veljesten viileyttä. Jotenkin seiton ei tunnu niin-no, siistiä. Vieraile japanilaisessa koulussa, niin näet, miten seitonia opetetaan ja vahvistetaan ensimmäisestä päivästä lähtien.

Seitonin visuaalinen viestintä

visuaalinen tunnistus ja viestintä ovat myös kriittisiä seitonin toteutuksen kannalta. Kohteita, joita käytetään säännöllisesti on usein merkitty dokumentoimaan käyttöpäivämäärät määrittää prioriteetti sijainti. Työkalut on merkitty niin, että käytetään oikeaa. Varjomerkinnät (piirtämällä kohteen ääriviivat paikkaan, jossa se pitäisi laittaa pois) viestivät selvästi oikean sijainnin. Lattiamerkinnät yksilöivät paikat, joihin laitteet kuuluvat. Se myös tunnistaa, minne ihmiset kuuluvat ja minne he eivät kuulu.

Seiton ja ihmiset

ajattelemme usein, että seiton koskee esineitä, kuten työkaluja, osia ja varusteita, mutta seitonin alkuperäiseen merkitykseen kuuluu myös pukeutuminen kunnolla oman roolinsa mukaan. Univormu on visuaalisen viestinnän tyyppi. Japanilaisessa yrityksessä voit nähdä yhdellä silmäyksellä, ketkä ovat urakoitsijoita eivätkä vakituisia työntekijöitä, ja myös kenelle urakoitsijalle he työskentelevät, yksinkertaisesti univormun väristä. Samoin japanilaiset, jotka käyvät patikoimassa, käyttävät vaellusvarusteita, jopa yksinkertaisena päivänä retkeillessään, jossa puhtaasti teknisestä näkökulmasta tavalliset vaatteet riittävät. Asun sovittaminen toimintaan on japanilaisille tärkeämpää kuin amerikkalaisille.

Location and Time

japanin kielessä on sana ”ba”, joka ilmaisee sekä aikaa että paikkaa. Japanilaiset ovat herkkiä kohdistamaan toimintaa niiden sopiva ” ba.”Seitonin yksi elementti on aikataulujen yhtenäistäminen. Sanotaan esimerkiksi, että Japanin on kutsuttava hätäkokous kello 13: 00, he voivat olla melko varmoja siitä, että ihmiset, jotka tarvitsevat osallistua, ovat siellä. Tämä johtuu siitä, että japanilaiset yritykset pyrkivät logistisesti järjestämään kaikille saman lounastauon kello 12-13. Niinpä he yllättyvät kutsuessaan koolle improvisoidun kokouksen kello 13.00 Yhdysvalloissa ja huomaavat, että monet työntekijät eivät ole edes rakennuksessa. Kun he kuulevat: ”en löydä Joeta. Hänen on täytynyt mennä ulos syömään ” he ihmettelevät, ovatko amerikkalaiset tosissaan työnsä kanssa. Neuvoni: Ota selvää, milloin japanilaiset ottavat lounaan ja ottavat sen samaan aikaan.

toinen seitonin elementti on käyttäytymisen sovittaminen sopivaan ”ba.”Kaikelle on aikansa ja paikkansa. Kokoukset ovat” ba ” vakavalle keskustelulle. Ne eivät ole pilailun paikkoja. Illallinen ja drinkit ovat” ba ” vitsailua ja tutustumista varten.

valmisteilla

Seiton on eri asia kuin pelkkä siisti myymäläkerros tai toimisto. Seitonin perimmäinen tarkoitus on varautuminen, että kohteet ovat tarvittaessa valmiina. Käytetyt kohteet varsinaiset työprosessit analysoidaan taajuuden ja läheisyyden näkökulmasta ennen sijainnin määrittämistä.

yleinen kuulemani valitus japanilaisilta on, että amerikkalaiset eivät ole valmiita kokouksiin. Tukitiedot on toimitettava joko paperiversioina tai sähköisessä muodossa, joka on nopeasti noudettavissa. Älä ole asemassa sanomalla,” Olen pahoillani, tiedän, että laskentataulukko on jossain verkossa… ” varmista, että havaitset mitään ristiriitaisuuksia tiedot ennen kuin he tekevät ja että tiimisi on valmis ja yhteisymmärryksessä ennen kuin saat kokoukseen.

Seiton—kaikki tarvittavat tavarat sijoitettuina, jotta ne voidaan paikantaa ja olla valmiina, kun niitä tarvitaan.

/div>