Miten käsitellä ostotilauksia kuin Pro

Sähköpostiketjut ja sanalliset lupaukset tavarantoimittajien kanssa saattoivat toimia, kun aloitit. Mutta nyt Kun yrityksesi kukoistaa, hankintatarvikkeiden hankintaa voi olla vaikeampi hallita.

Jos tämä kuulostaa tämänhetkiseltä liiketoimintatilaltasi, kannattaa harkita ostotilausten käyttämistä. Tämä sinun tulee tietää.

mikä on ostotilaus?

ostotoimeksianto on tavarantoimittajan ja ostajan välinen virallinen asiakirja, joka viestii tuote-eritelmistä ja määrittelee liiketoimeen liittyvät odotukset. Ostotilaukset voivat yksityiskohtaisesti erilaisia vaatimuksia, kuten Tuotteen tyyppi, määrä, hinta, ja ääriviivat toimitus.

olitpa ostaja tai myyjä, tämän laillisesti sitovan sopimuksen tarkoituksena on suojella kaikkia osapuolia. Myyjää suojellaan, jos ostaja kieltäytyy maksamasta. Se myös suojaa ostajaa siinä tapauksessa, että myyjä ei toimita tavaroita tai palveluja.

saatat käyttää ostotilausta eli PO: ta ostaaksesi tuotteita tai palveluita ulkopuoliselta toimittajalta. Tai saatat olla ulkopuolinen toimittaja ja saada PO, kun joku ostaa sinulta.

miksi ostotilauksia kannattaa käyttää?

ostotoimeksiannot viestivät ostajan tarpeista ja määrittelevät liiketoimintakauppaan liittyvät odotukset. Koska sopimus on sitova, se suojaa myyjää, jos ostaja kieltäytyy maksusta. Se suojaa myös ostajaa, jos myyjä ei toimita tavaroita tai palveluja (tai jos hän toimittaa vääriä tavaroita tai palveluja). Koska ostotoimeksianto on oikeudellisesti sitova, varmista, että otat yhteyttä oikeudelliseen asiantuntijaan varmistaaksesi, että kaikki ostotoimeksiannot, joiden kanssa työskentelet, vastaavat erityistarpeitasi.

miten ostotilaus toimii?

yleensä ostaja valmistelee ostotilauksen. Siinä olisi oltava PO-numero, joka liittyy kyseiseen tilaukseen, toimituspäivä, laskutusosoite, toimitusosoite, tuotepyyntö, määrä, hinta ja kaikki muut tiedot, jotka ovat kriittisiä tilauksen loppuun saattamiseksi.

Jos olet ostaja, luo PO ja lähetä se sitten toimittajallesi. Kun saat varaston tai palvelut toimittajalta, se tulee kirjata järjestelmääsi ja merkitä käsitellyksi. Lopuksi, jos varaston tai palvelut vastaavat odotuksiasi, maksaa toimittaja loppuun ostotilaus prosessi.

mikä on ostotilauksen ja laskun ero?

ostotilaukset ja laskut ovat tärkeitä asiakirjoja mille tahansa yritykselle, ja silti ne sekoitetaan usein.

keskeinen ero PO: n ja laskun välillä on se, kuka asiakirjan luo. Ostaja luo ostotilauksen, jonka toimittaja täyttää. Toimittaja tai myyjä laatii palvelusta laskun, jonka jälkeen hänelle maksetaan kyseisistä palveluista.

oikein käytettynä laskuilla saa yrityksen maksettua nopeammin. Lasku on tallenne tavaroista tai palveluista, jotka olet toimittanut asiakkaallesi, ja se on tapa, jolla he maksavat sinulle työstäsi.

on tärkeää lähettää laskut nopeasti, jotta ihmiset laskutetaan ajoissa. Mutta koska laskut voi tehdä nyt verkossa, se on helpompaa kuin koskaan.

ostotilausten hallinta

vaikka se kuulostaa melko yksinkertaiselta, ostotilaus voi vaikeuttaa toimitusketjuprosessia. Ostajana on tärkeää panostaa vähittäiskaupan varastonhallintaan ja oppia hallitsemaan tehokkaasti tavarantoimittajia.

tässä muutama vinkki, jotka voivat auttaa tässä:

• Hyödynnä teknologiaa
  sijoita vähittäiskohtaiseen myyntipisteeseen ostotilausten hallinnalla. Square vähittäiskaupan POS seuraa ostotoimeksiannot käynnissä ja, kun se on täytetty, järjestelmä merkitsee ostotoimeksiannon saavuttaneen. Ostotilausten luominen ja vastaanottaminen on helppoa ja varmistaa, että kaikki ostotilaustiedot voidaan tallentaa yhteen paikkaan ja ne ovat helposti saatavilla.

Go big
irtotavarana tilaaminen voi auttaa hyötymään alennuksista ja säästää paljon rahaa. Ja kun tehdään oikein, voit leikata kustannuksia yksikköä kohti kohteita. Tietenkin, tilaaminen irtotavarana tarkoittaa menojen enemmän edessä, joten haluat vain tehdä tämän, jos yrityksesi on vakaa.

• ole nopea
  Lähetä laskut, ostotilaukset ja myyjien palvelusopimukset ajallaan. On tärkeää saada nämä asiakirjat kumppaneidesi käsiin, koska ne määrittelevät sopimusehdot ja suojaavat liiketoimintaasi. Lisäksi asiakirjojen nopea lähettäminen osoittaa ammattimaisuutta, joka herättää luottamusta kumppaneihisi.

• empowered employees
  Try implementing a purchase requisition system into your business. Näin työntekijät voivat pyytää tarvitsemansa materiaalit tehtäviinsä. Tämä ei ainoastaan voimaannuta tiimiäsi, vaan se antaa sinulle myös paremman käsityksen yrityksesi pyörittämiseen tarvittavista materiaaleista.