Miten luoda työntekijöiden valituskäytäntö

missä tahansa yrityksessä tulee olemaan erimielisyyksiä ja ristiriitoja ihmisten välillä. Pään työntäminen pensaaseen ja kaiken teeskenteleminen täydelliseksi voi pahentaa työntekijöiden tyytymättömyyttä. Siksi pitäisi luoda työntekijöiden valituskäytäntö.

tyypillisen huuto-ottelun lisäksi ristiriidat voivat johtaa lukuisiin muihin ongelmiin. Lisääntyneestä vastuusta ja kielteisestä julkisuudesta aina oikeusjuttuihin ja lisätarkastuksiin saakka työpaikan ristiriidat voivat viedä sinulta arvokasta aikaa ja rahaa.

Jos heistä tuntuu, että et kuuntele heitä, työntekijäsi lähtevät todennäköisesti etsimään jotakuta muuta, joka kuuntelee – muita työntekijöitä. Usein tämä voi johtaa juoruilun lisääntymiseen ja tuottavuuden laskuun. He voivat myös nostaa kanteen järjestöänne vastaan.

työntekijöiden valitusprosessi tarjoaa työntekijöillesi rakentavan tavan ilmaista huolensa, jotta voit käsitellä asioita ennen kuin niistä tulee enemmän häiriötekijä työpaikalla. Ongelmien ratkaiseminen edistää myös parempaa kulttuuria toimistossasi.

seuraa näitä ohjeita luodaksesi tehokkaan työntekijöiden valituskäytännön, jota Sinä ja työntekijäsi arvostatte.

tunnista Keskeiset yhteyspisteet

kaikki yrityksessäsi eivät ole päteviä käsittelemään työntekijöihin liittyviä asioita. Yhteyspisteen on oltava asianmukaisessa johtotehtävässä tai sillä on oltava asianmukainen kokemus työntekijöiden huolenaiheiden käsittelemiseksi.

sinulla on myös mahdollisuus perustaa valitusvaliokunta, joka koostuisi koko yrityksen kattavasta porukasta. Tämä valiokunta vastaisi kaikista epäkohdista, joita raportoidaan.

kun olet määrännyt pistehenkilön tai toimikunnan, varmista, että kaikki työntekijäsi osaavat ottaa heihin yhteyttä. Liitä heidän yhteystietonsa työntekijän käsikirjaasi tai yrityksen ohjeisiin.

hahmottele vaiheet, jotka työntekijöiden tulee tehdä ennen valituksen tekemistä

kaikki työntekijöiden valitusprosessit eivät ole samanlaisia. Mikä toimii yhden yrityksen ei välttämättä toimi yrityksesi.

voit esimerkiksi pyytää työntekijöitäsi kääntymään suoraan muiden asianosaisten puoleen ennen valituksen tekemistä. Jos se ei toimi, tai jos työntekijä ei ole mukava tehdä, niin saatat kehottaa työntekijöitä ottamaan yhteyttä heidän esimiehensä.

Jos ongelmaa ei edelleenkään voida ratkaista keskustelemalla henkilöiden tai heidän esimiehensä kanssa, työntekijöiden tulee ottaa yhteyttä vaiheessa yksi yksilöimääsi kohdehenkilöön tai toimikuntaan.

mikä tahansa prosessisi onkaan, varmista, että se on dokumentoitu ja helposti kaikkien työntekijöidesi saatavilla.

päätä, miten käsitellä valituksen tekeminen

aina kun valitus tehdään, sinun on tutkittava se riippumatta siitä, onko huoli mielestäsi aiheellinen. Asianomaisia osapuolia olisi puhuteltava jokaisen tutkimuksen jälkeen tuloksista riippumatta. Valituksen tehneet henkilöt on pidettävä ajan tasalla tutkinnan tilasta, jotta he tietävät, että asia käsitellään eikä sitä sivuuteta.

esimerkiksi, kun olet suorittanut perusteellisen tutkimuksen, muista raportoida valituksen tehneet työntekijät. Kerro heille, että heidän huolensa on tutkittu, lopputulos ja tarvittavat seuraavat toimet.

vaikka nämä voivat olla vaikeita keskusteluja, on tärkeää, että puutut työntekijöiden huolenaiheisiin oikeudenmukaisesti ja nopeasti. Näiden asioiden sivuuttaminen voisi järkyttää työntekijöitäsi ja saada heidät kyseenalaistamaan uskollisuutesi.

dokumentoi epäkohtakäytäntö ja lisää se työntekijän käsikirjaan

epäkohtakäytäntösi sisällyttäminen työntekijän käsikirjaan on tärkeää, jotta työntekijät tietävät, mitä tehdä, kun he kohtaavat ongelman.

lisäksi kaikkien työntekijöiden tulisi allekirjoittaa vastaanottamansa kuittaus ja lukea käytäntö.

yhdessä nämä asiakirjat voivat auttaa yritystäsi puolustautumaan, jos työntekijä nostaa syytteen tai oikeusjutun.

levitä sanaa

kerro uudesta epäkohtakäytännöstäsi työntekijöillesi. Varmista, että jokainen tietää oikeat vaiheet ja menettelyt tilanteen ilmoittamiseksi. Henkilökohtainen tapaaminen tai keskustelu osoittaa työntekijöillesi, että uskot valituskäytäntöösi ja että kaikki kysymykset tai huolenaiheet voidaan käsitellä.

Follow through

luopuminen politiikasta sen luomisen jälkeen voi vahingoittaa työntekijöiden moraalia enemmän kuin jos sellaista ei olisi koskaan ollutkaan.

pysy mukana. Näytä työntekijöillesi, että todella haluat kuulla heiltä.

käsittele kaikki huolet, jotka tuodaan tietoosi, riippumatta siitä, onko kyse todellisesta asiasta vai työntekijästä, jolla on huono päivä.

sinulla on todellinen avoimien ovien ympäristö työpaikallasi

valituskäytäntösi on tehokas vain, jos työntekijäsi tuntevat olonsa mukavaksi raportoidessaan ongelmistaan.

jos työntekijät ovat huolissaan vastatoimista, he eivät välttämättä herätä huolta. Viime kädessä tämä voi johtaa työntekijän eroamiseen tai lakisääteisen maksun tai oikeusjutun nostamiseen organisaatiotasi vastaan asiasta, joka olisi voitu helposti ratkaista, jos olisit ollut tietoinen siitä.

anonyymit viestintäkanavat, kuten vihjelinjat tai verkkopohjaiset kyselyt, ovat muita vaihtoehtoja, mutta jos työntekijäsi kokevat, että heillä on lupa kommunikoida avoimesti milloin tahansa, he todennäköisesti tuntevat olonsa paremmaksi.

ylläpitävät avointa viestintää jatkuvalla tavalla käymällä sisäänkirjautumiskeskusteluja työntekijöiden kanssa. Älä vain odota, että he tulevat johdon luo ja raportoivat huolista. Jatkuvalla yhteydenpidolla vaikutat helpommin lähestyttävältä ja työntekijät tuovat huolet helpommin päivänvaloon.

jos työntekijä tuo huolen johdolle, varmista, että häntä kiitetään palautteen jakamisesta, ja varmista, että toimit asian loppuun saattamiseksi. Vaikka asiaan ei tarvitsisi puuttua toisen työntekijän kanssa, asiasta kannattaa keskustella asianomaisen työntekijän ja kumppanin kanssa, jotta asia saadaan ratkaistua.

työntekijöiden valituskäytäntö on vain yksi monista HR: n parhaista käytännöistä, joita ei ole varaa sivuuttaa. Lataa ilmainen e-kirjamme, 7 yleisintä HR-virhettä ja niiden välttäminen, niin saat selville, mitä muuta henkilöstöstrategiastasi saattaa puuttua.

lataa ilmainen e-kirja