Molempien maailmojen parhaat puolet: miten järjestää työpäiväsi kahdella tavalla

Oletko usein kiirehtimässä jonnekin tai kiinni deadlinessa? Jos sinusta tuntuu, että olet jatkuvasti myöhässä etkä pysty pysymään velvollisuuksiesi tasalla, niin sinun pitäisi harkita tarkkaan, miten menet suunnittelemaan työsi ja tasoittamaan organisointitaitojasi.

ilman kunnollista organisointia et pysty nauttimaan täydestä ja tasapainoisesta päivästä (ja ehkä jopa elämäntavasta). Saatat myös kärsiä motivaation puutteesta ja mielialan muutoksista. Se ei kuulosta kovin houkuttelevalta.

mutta kysymys kuuluu, miten päiväsuunnittelua parannetaan? Kun niin paljon vinkkejä ja temppuja kaikkialla Internetissä, se voi olla vaikea päättää, mitkä niistä ovat tehokkaita. Ja kun kaikki stressi päivän aikana, voit havaita vaikea asettaa hyvää aikaa aloittaa.

Don ’ t worry, we got you covered. Tämä artikkeli sisältää kaksi hienoa menetelmiä suunnitteluun aikaa, sekä vinkkejä järjestetään ja viitteitä siitä, miten järjestää päivä on tuottavampi. Tämä voi auttaa sinua pääsemään alkuun ja johtaa sinua joka askeleella!

miten järjestää päivä: tehokkaimpia menetelmiä

on erilaisia lähestymistapoja päivän järjestämiseen. Olemme ottaneet kaksi näkyvää lähestymistapaa, joista toinen on myös hyvin suosittu. Käyttämällä molempia, voit hallita työtunteja, ottaen tarkkanäköisesti koko päivän.

Method #1: Getting Things Done (GTD)

Do you:

• Feel overwowed by the number of tasks you need to follow?
• Huolettaako pienten yksityiskohtien unohtaminen?
• käytä työssäsi ja elämässäsi monia hattuja?
• aloittaa monia projekteja, mutta on vaikeuksia saada niitä valmiiksi?

sitten pitää ottaa muutama vinkki David Allenilta, GTD: n luojalta, ja opetella järjestämään työtehtävät (ja kaikki muut tehtävät) oikealla tavalla!

GTD: n tehtävänhallintajärjestelmä perustuu yksinkertaiseen totuuteen: mitä enemmän tehtäviä listallasi on, sitä vaikeammaksi tulee päättää, mikä kaipaa huomiota. Tämä myös heittää hype noin tehtävälistat suoraan ulos ikkunasta, koska ne saattavat pakottaa sinut viettämään enemmän aikaa ajatella tehtäviä kuin tehdä niitä. Tämän seurauksena saatat lopulta olla stressaantunut ja häkeltynyt.

Allen huomasi, että ihmisaivot ovat paljon parempia käsittelemään tietoa kuin tallentamaan sitä ja hän laittoi tämän olennaisen yksityiskohdan GTD: n metodologiaan, jonka avulla sen pitäisi auttaa pääsemään eroon kaikesta henkisestä sotkusta ja saamaan asiat tehtyä ajoissa. Se liittyy perustaa työnkulun, ja kun teet, että, voit tunnistaa tehtävät sinun pitäisi työskennellä milloin tahansa, murehtimatta, että unohdat jotain.

GTD-metodi koostuu viidestä yksinkertaisesta käytännöstä, joiden avulla voit systematisoida aivoissasi olevia sotkuja ja järjestää päiväsi:

• kaapata kaiken. ”Minun täytyy tehdä tämä” tai ” tämän pitäisi tapahtua siihen aikaan, mitä mielessäsi liikkuu, että on toiminta tai vaatimus, vangitse se. Jos se pakenee muistikirjastasi, se jää huomaamatta.

• selventää. Työskentele kaiken kaappaamasi läpi(älä vain yritä suorittaa sitä vielä!) ja suunnitella seuraavat vaiheet. Päätä, mikä kategoria sopii parhaiten: onko kyseessä viite, projekti vai seuraava toimenpide?

• järjestää. Laita kaikki sinne, minne se kuuluu. Lisää tärkeät päivämäärät kalenteriin, anna tehtäviä muille ihmisille ja selvitä omasi.

• Review. Pidä silmällä listojasi äläkä unohda tarkistaa ja päivittää niitä.

• Engage. Aloita työstämään tehtäviä, joilla on eniten merkitystä!

GTD vaatii opettelua suunnittelemaan ja organisoimaan etukäteen. Mutta, se varmasti kannattaa pitkällä aikavälillä. Tällä menetelmällä, sinun ei koskaan tarvitse huolehtia puuttuu kokouksen tai unohtamalla määräaika. Sen sijaan, sinulla on kaikki tehtävät selvitetty ja voit priorisoida aikaa oikein.

nyt käydään jokainen harjoitus yksityiskohtaisesti läpi!

Vaihe 1: Capture

ensimmäinen ja tärkein askel GTD: ssä on lopettaa kaiken tiedon ja päivittäisten tehtävien tallentaminen aivoihisi. Sen sijaan, kaapata ja tallentaa kaikki tehtävät, ideat, tehtävät ”postilaatikkoon”-fyysinen muistikirja tai digitaalinen sovellus, kuten suunnittelija, kalenteri, tai tehtävänhallintasovellus.

vangitsemalla ajatuksesi, pystyt vihdoin vähentämään henkistä sotkua. Älä huolehdi näiden tehtävien ja kohteiden järjestämisestä vielä! Tulemme siihen jossakin seuraavista vaiheista.

vinkki: Kun olet vasta aloittamassa GTD: tä, on suositeltavaa kirjoittaa ylös kaikki, mitä sinun on ehkä hoidettava tulevaisuudessa ja tallentaa se postilaatikkoosi.

Vaihe 2: selventää

nyt tullaan siihen kohtaan, jossa opit järjestämään työpäivän ja lajittelemaan kaiken sähköpostiisi. Käy jokainen kohde läpi postilaatikossasi ja käytä siihen jotain seuraavista menetelmistä:

• jos tehtävä kestää alle 2 minuuttia, suorita se välittömästi.
• jos tehtävä voidaan delegoida, anna se jollekin muulle.
• eräpäivä kirjataan ylös, jos erä on saatettava päätökseen tiettynä päivänä tai ajankohtana.
• jos tehtävä on monimutkainen, määritä seuraavat toimet ja askeleet, jotka sinun on tehtävä päästäksesi eteenpäin sen kanssa.

muista aina lisätä tehtäviisi mahdollisimman paljon tietoa ja tehdä tehtävistäsi toimintakelpoisia.

Vaihe 3: Järjestä

kun olet kirjoittanut ylös kaikki tehtäväsi ja lisännyt mahdollisimman paljon tietoa, on aika selvittää ne. On olemassa lukuisia tapoja järjestää tehtäviä GTD-menetelmällä, mutta yleisin on käyttää yhdistelmää projekteja ja tarroja, kuten Todoist tai Asana.

sinun täytyy erottaa kohteet kertaluonteisiksi tehtäviksi ja projekteiksi. GTD-filosofian mukaan projekti on mikä tahansa tehtävä, jonka suorittaminen vaatii useampia vaiheita. Muista kirjoittaa seuraavat vaiheet kunkin tehtävän ja lisätä eräpäivä (jos sellainen on). Esimerkiksi asanassa tämä vaihe näkyisi tehtäväkortin ja sen sisällä olevien alatason luomisessa.

Vaihe 4: Review

Tämä vaihe on melko itsestään selvä. Varaa aikaa joka viikko tarkastella kaikkia tehtäviä, ruksata pois kaikki olet suorittanut, lisätä ja järjestää uusia tehtäviä, ja tunnistaa seuraavat toimet. Allen kutsuu tätä vaihetta ” kriittiseksi tekijäksi menestykselle.”Tehtävien jatkuva tarkistaminen ja päivittäminen varmistaa, että et vain saa asioita tehdyksi. Teet oikeita asioita.

Vaihe 5: sitoudu

Tämä on se osa, jossa kaikki työn suunnitteluun varattu aika kannattaa. Tässä vaiheessa, sinun olisi pitänyt kehittää järjestelmä täynnä toiminnallisia tehtäviä, jotka on järjestetty loogisiin luokkiin.

joten kun aloitat työt, et löydä itseäsi miettimästä ”mitä minun pitäisi tehdä seuraavaksi?”. Otit tuon ajattelun pois kuviosta hankkimalla kaikki tehtäväsi fyysiselle tai digitaaliselle paperille ja järjestit niistä toimintakelpoisen suunnitelman. Kaiken kukkuraksi hankkiuduit eroon kaikesta henkisestä sotkusta, joka on stressannut sinua.

GTD-Työkalut

tässä on muutama lisää järjesteltäviä vinkkejä ja GTD-työkalut, joiden avulla pääset nopeammin tämän menetelmän jäljille.

GTD luettelee

GTD: n käytön aloittamiseksi sinun on selkeytettävä ja järjestettävä tehtävät tehokkaasti. Paras tapa tehdä se on tehdä listoja, joko paperille tai käyttämällä tehtävänhallintaohjelmistoa puhelimella tai kannettavalla tietokoneella. Listoja voi tehdä useantyyppisiä:

• ”in” – lista. Tämä on ensimmäinen, perus, sotkuinen lista, jonka teet. Käytä sitä vangita ajatuksia ja tehtäviä, kun ne tapahtuvat sinulle. Voit vapaasti kirjoittaa ylös kaiken kannettavan tai älypuhelimen. Voit jopa olla useita” in ” luettelot; esim.yksi suunnittelija ja yksi puhelimessa. Kun olet kirjoittanut kaikki tehtävät muistiin, aloita niiden järjestäminen Prioriteetin mukaan.
• ”seuraavien toimintojen” lista. ”Next actions” – listan tulisi sisältää kohteita, jotka kannattaa tehdä mahdollisimman pian. Voit järjestää kohteita tämän luettelon perusteella niiden prioriteetti, eräpäivä, tai ehkä kuinka pian saat ne tehtyä. Muista, että sinun pitäisi aina suorittaa lyhyitä tehtäviä (ne, jotka kestävät alle kaksi minuuttia) välittömästi.
• the ”waiting for” list. Tätä listaa tulisi käyttää kaikkiin tehtäviin, jotka delegoit muille tai tehtäviin, joita ei voi vielä suorittaa, koska jonkun on tehtävä ensin jotain muuta. Tässä yksi hyödyllinen vinkki tähän listaan. Kirjoita aina nykyinen päivämäärä, kun kirjoitat tehtävän. Näin voit lähettää sähköpostia työtovereillesi ja sanoa jotain, kuten ” odotan yhä raporttia, jonka sanoit valmistuvasi pian. Siitä on 18 päivää!”
• ” jonain päivänä/ehkä ” – lista. Tämä lista on kaikille hankkeille, jotka haluat toteuttaa jonain päivänä, mutta niillä ei ole suurta merkitystä. Tälle listalle voi kirjoittaa esimerkiksi ”vaihda ruma maalaus olohuoneeseen” tai ”aloita oma blogisi”. Vaikka tämän listan tehtävät eivät ole äärimmäisen tärkeitä, sinun pitäisi silti tarkistaa tämä lista viikoittain, varmista, ettet unohda näitä tehtäviä, ja aloita niiden työstäminen, kun sinulla on aikaa!

Kalenteri

kalenteri sopii hyvin kaikkiin niihin tehtäviin, jotka ovat aika-ja päivämääräsensitiivisiä. Näin pystyt priorisoimaan tehtäviäsi paremmin. Tehtävät, joita ei tarvitse tehdä pian, pysyvät ”next actions” – listallasi, joten voit käsitellä niitä myöhemmin. Jos et pidä kalenterin pitämisestä seinälläsi tai työpöydälläsi, sinun kannattaa kokeilla Google-kalenterin käyttöä pysyäksesi järjestyksessä.

Lue/Kertauskansio

on melko todennäköistä, että sinulla on useita ”Lue” – tehtäviä yhdellä listallasi. Luku / kertauskansio on kätevä tällaisissa tapauksissa. Se voi olla fyysinen tai digitaalinen kansio, joka sisältää kaikki asiakirjat, paperit, tai kirjoja sinun täytyy lukea. Tämän kansion ideana on, että tämä materiaali on aina käytettävissäsi, kun sinulla on muutama minuutti aikaa tappaa ruokaa odotellessa tai lääkärin vastaanotolla.

GTD on tuottavuusmenetelmä, joka voi muuttaa elämäsi kaoottisesta sotkusta tasapainoiseksi ja täyttyneeksi elämäntyyliksi. GTD auttaa sinua järjestämään työtehtäviä sekä loppupäivän, koska tämä vaikuttaa myös siihen, kuinka hyvin teet työsi.

Menetelmä #2: Da Vinci-aikataulu

Da Vinci-aikataulu on toinen menetelmä, jonka avulla oppii suunnittelemaan ja organisoimaan tehokkaammin. Kehittämä Adrian Iliopoulus, tämän menetelmän avulla voit luoda aikatauluja, jotka tekevät elämäsi tarkoitushakuisempaa, hauskaa ja luovaa.

”Da Vinci-aikataulun” pääidea on opetella:

• olla luova ja tulla flow ’ hun joka päivä.
• älä anna keskeytysten pilata virtaustasi.
• lopeta vitkastelu ja hoida hommat.
• varmista, ettet koe työuupumusta.
• tasapainottaa kunnolla työtä ja leikkiä.

Tiesitkö? Keskeytyksen jälkeen takaisin radalle pääseminen kestää 23 minuuttia ja 15 sekuntia.

Da Vinci-aikataulu voi auttaa sinua pitämään huolen siitä, että et jää työn jalkoihin, sillä se kuratoi päivittäisiä askareitasi tavalla, jossa sinulla on selvästi aikaa vaikeampiin ja helpompiin tehtäviin, mutta myös riittävästi aikaa rentouttaviin aktiviteetteihin joka päivä.

miten järjestää päiväsi Da Vinci-aikataululla

moni ehdottaa, että aloitat viikon suunnittelun maanantaina, mutta onko se paras idea? Da Vinci-aikataulun luoja suosittelee suunnittelun aloittamista sunnuntai-iltana. Hänen mukaansa maanantai vastaa aamun varhaisia tunteja, mutta viikon osalta. Mielemme on aina levännyt aamulla ja voi tuottaa enemmän tuottavuutta. Viikon ”varhaiset tunnit” ovat maanantai, tiistai ja Keskiviikko. Joten, hyödyntää näitä päiviä, sinun pitäisi suunnitella tehtäviä sunnuntaina.

kuten Adrian huomauttaa, hankalinta suunnittelussa on priorisointi. Hän suosittelee olemaan rehellinen itselleen ja luokittelemaan tehtävät huolellisesti niiden tärkeyden ja sen mukaan, kuinka paljon työtä niiden loppuun saattaminen vaatii.

Tältä näyttää Adrianin päivä-ja viikkoaikataulu.

luotto: Adrian Iliopouloksen Da Vinci-aikataulu

kuten näet, jokainen päivä koostuu samoista elementeistä:

• aamurutiini
• hardcore Deep work
• soft deep work
• admin work
• exercise
• Social
• pelaa

nyt, selitetäänpä jokainen tarkemmin.

aamurutiinit

on tärkeää aloittaa jokainen päivä oikein. Sen sijaan, että nukkuisit ja kiirehtisit töihin, keksi rutiini, joka auttaa sinua heräämään ja tekemään mitä tahansa mieluista: syömään aamiaista, juomaan kahvia tai vaikka lenkille. Pienet asiat voivat vaikuttaa merkittävästi päivääsi. Voit myös keksiä iltarutiinin, joka auttaa sinua rentoutumaan ennen nukkumaanmenoa. Kaikilla menestyjillä on iltarutiini, ja niin pitäisi sinunkin!

Syvätyö

Syvätyö jaetaan kahteen luokkaan — kovaan ja pehmeään työhön. Kova työ tarkoittaa kaikkia tehtäviä, jotka koet haastaviksi, kun taas pehmeä työ on kaikkia niitä tehtäviä, jotka on helpompi suorittaa. Muista tehdä syvää kovaa työtä maanantaista keskiviikkoon ja pehmeää työtä torstaina ja perjantaina.

Admin-työ

Admin-työ sisältää tehtäviä, kuten sähköposteihin vastaamista, kokousten aikatauluttamista ja niihin osallistumista, asiakirjojen järjestämistä, tarvikkeiden tilaamista jne. On tärkeää laskea, kuinka paljon aikaa nämä tehtävät vievät loppuun, joten voit varata aikaa heille Joka päivä.

Kuntoilu, sosiaalisuus ja leikki

työuupumuksen estämiseksi on varattava aikaa joka päivä, jotta voi rentoutua, viettää aikaa ystävien ja perheen kanssa ja leikkiä. Leikki tarkoittaa kaiken sinua miellyttävän toiminnan tekemistä kirjaimellisesti pelaamisesta elokuvien katseluun tai kirjan lukemiseen.

Da Vinci-aikataulu on hieman erilainen kuin GTD-menetelmä, sillä se kattaa koko päivän ja mahdollistaa päivittäisen rutiinin luomisen. Kuitenkin, tämä menetelmä ei puutu järjestää tehtäviä paljon yksityiskohtaisesti työpäivän aikana, joka GTD tekee. Joten yhdistämällä kaksi menetelmää voit luoda järjestelmän järjestää koko päivän tasapainoisemmalla tavalla, jossa saat asioita aikaan varattu aika työhön ja rentoutua aamulla rutiini ja leikkiaika varmistaa et burn out.

5 yksinkertaista vinkkiä työpäivän parempaan järjestämiseen

Jos et pidä näistä kahdesta menetelmästä, tässä lisää neuvoja työtehtävien järjestämiseen.

Kirjoita

käytä työpäivän päättyessä 5-10 minuuttia päiväkirjan kirjoittamiseen ja päivän arviointiin. Päässämme liikkuu niin paljon asioita, että on lähes mahdotonta käsitellä ja kerätä ajatuksia ilman jonkinlaista ulostuloa. Työpäivän päätteeksi useimmat haluavat juosta kukkuloille—ja sitä kautta tuoda työnsä ja siihen liittyvät paineet kotiin mukanaan. UCLA: n psykologien tutkimus paljasti, että sanoittamalla tunteesi—puhutpa sitten jollekulle tai kirjoitat ne ylös—voit varmistaa, että kaikki siihen liittyvät kielteiset tunteet ovat paljon vähemmän voimakkaita. Älä siis tuo kiukkua tai stressiä kotiin mukanasi, vaan jätä se muistilehtiöösi.

kaiken lisäksi kirjoittamalla ylös kohtaamiasi haasteita alitajuntasi alkaa työstää korjaavien ratkaisujen keksimistä nukkuessasi yöllä, jotta voit herätä virkeänä ja motivoituneena käsittelemään päivää.

Plan ahead

nyt kun olet vapauttanut kaiken vihan ja turhautumisen, pystyt suunnittelemaan tulevaa päivää niin, että todennäköisyys sen sujumiseen kasvaa. Ota toinen muistilehtiö ja kirjoita huomisen tehtävät tärkeysjärjestykseen ja poistu toimistosta tietäen, että alitajuntasi hoitaa loput ja varmistaa, että olet paljon edellä itseäsi, kun saavut töihin huomenna. Haasteita ja häiriötekijöitä syntyy aina, joten ole realistinen tavoitteissasi—ja jos et onnistu—älä soimaa itseäsi. Laita se huomisen listan kärkeen.

Declutter your workspace

a cluttered workspace = a cluttered mind. Jos työpöytäsi on sekaisin, miten voit odottaa työpäivän sujuvan ilman ei-toivottuja häiriötekijöitä? Järjestä työpöytäsi samalla tavalla kuin haluaisit järjestää mielesi: vapaa sotkusta ja häiriötekijöistä.

sama pätee työpöydällesi. Pidä työpöytäsi sotkuttomana, jotta voit helposti käydä läpi tehtäväsi, mukaan lukien sähköpostisi.

Don ’ t multi-task

Kalifornian yliopiston Irvinen tutkimuksen mukaan tehtävän palautuminen kestää keskimäärin 23 minuuttia ja 15 sekuntia, kun on vienyt keskittymiskyvyn pois. Kun siis lähdet suorittamaan tehtävää, muista vapauttaa itsesi kaikista häiriötekijöistä. Se tarkoittaa ei sosiaalista mediaa, sähköpostia, internet, jne. kunnes tehtävä on suoritettu tai sille varattu aika on kulunut. Käytä ajastinta ja aloita yhden tunnin keskeytymättömällä työllä. Jos ympäristön melu on liikaa, soittaa musiikkia pestä pois häiriötekijöitä ja auttaa sinua keskittymään. Kerro kollegoillesi, mitä olet tekemässä ja pyydä heitä olemaan häiritsemättä sinua, ellei se voi odottaa.

luota 80-20-sääntöön

suurin osa siitä, mitä teemme, ei ole niin tärkeää, mutta koska se on helpompaa ja voi antaa meille tuon välittömän dopamiinihitin, meillä on taipumus käyttää liikaa aikaa yksinkertaisiin tehtäviin ja vitkastella vaativampiin, tärkeämpiin tehtäviin. Tämä aiheuttaa turhaa kamppailua. Käsittelemällä tärkeämpää tavaraa ensin, kun se tulee loppuun muita vähemmän mielekkäitä tehtäviä, voit tehdä niin enemmän tunnetta saavutus ja tyytyväisyyttä.

Hallitse sähköpostiasi

sähköposti on sotkuista puuhaa, ja monien muiden tehtävien tapaan harvoin kiireellistä. Varaa aikaa järjestää omasi, joten kun menet sinne, kaikki on käynnissä tehokkaasti ja järjestetty tärkeyden kannalta. Sähköpostin työpöytäohjelmat, kuten Mailbird (Windows) tai Airmail (Mac), ovat hyviä työkaluja tähän ja ovat käteviä erityisesti ihmisille, jotka joutuvat hallitsemaan useita sähköpostitilejä.

Conclusion

soveltamalla näitä yksinkertaisia vinkkejä järjestääksesi työpäiväsi paremmin koet erilaisia etuja, joiden avulla voit varmistaa, että jätät työsi töissä, pääset ajoissa ulos ja nukut öisin. Elleivät tehtävät ole äärimmäisen tärkeitä, älä ota työtäsi mukaan kotiin. Tuo aika purkaa paineita, pitää hauskaa ja tehdä sitä, mitä rakastat, on aivan yhtä tärkeä kuin laskujen maksamiseen tarvittava aika. Tulet todennäköisesti kohtaamaan vastustusta itsesi aloittaessa, mutta jos pysyt tässä, ajan mittaan näet tuottavuutesi ja työn laadun nousevan samoin kuin elämänlaatusi. Kaikki voittavat.

Piditkö tästä postauksesta? Tutustu toinen osa ”7 vinkkejä miten vähentää stressiä” ja jakaa sen (stressaantunut) ystäviä.

tekijästä:

Nicky Cullen on kirjailija ja ahdistusvalmentaja. Kärsinyt ahdistuksesta, paniikkikohtauksista ja masennuksesta vuosikymmenen ajan: hän käyttää kokemustaan opettaakseen asiakkailleen ratkaisuja, joita toivoo jonkun opettaneen hänelle 15 vuotta sitten. Lisätietoja saat klikkaamalla tästä.