Vuoden 2021 paras Online—palkanlaskenta-ohjelmisto

kaikki rakastavat palkkapäivää-paitsi siis palkanlaskija. Työntekijöiden (sekä urakoitsijoiden ja freelancereiden) maksaminen on pienyritysten kirjanpidon monimutkaisin Elementti. Se on myös pelottavin. Sen lisäksi, että sinun täytyy tuottaa tarkastuksia ja suoria talletuksia, jotka ovat 100—prosenttisen tarkkoja, sinun täytyy myös varmistaa, että taustalla olevat laskelmat—verot, edut ja muut ennakonpidätykset-ovat myös oikein penniäkään myöten. Lisäksi, sinun täytyy toimittaa verot ja viilaukset IRS ja muut verovirastot.

pilvipohjaisilla palkkasovelluksilla voidaan varmistaa, että kaikki nämä velvoitteet täytetään täsmällisesti ja oikea-aikaisesti. Kävimme läpi kahdeksan suosituinta verkossa toimivaa pienyritysten tilitoimistopalvelua. Jotkut ovat olleet olemassa jo vuosia, kuten Gusto, OnPay, Patriot Software täyden palvelun palkanlaskenta, QuickBooks palkanlaskenta, Square palkanlaskenta, ja SurePayroll. Uutta meidän roundup tänä vuonna on tunti, palkkapalvelu suunniteltu urakoitsijoille, mutta sopii muille pienyrityksille. Huomaa, että se on saatavilla vain Kaliforniassa tätä kirjoitettaessa. Workful on toinen uudempi palkanlaskenta-sivusto, joka esiintyy täällä vain toista kertaa; se on rakennettu tuntityöntekijöiden seuraamiseen.

tänä vuonna jakelemme toimittajien valintoja kahdelle palkkasivustolle: Gusto on palaava voittaja; se tarjoaa poikkeuksellisen käyttökokemuksen ja neljä eri tilaustasoa, joten yritykset voivat kasvaa sen avulla. Suosittelemme sitä erittäin noviisi ja kokenut palkanlaskenta ylläpitäjät. Toinen Päätoimittajavalintamme OnPay on erinomainen valinta myös pienyrityksille, mutta se tukee myös vertikaalisia teollisuudenaloja, kuten maataloutta ja voittoa tavoittelemattomia yrityksiä, sekä yli 100 työntekijän yrityksiä.

What ’ s Not Here

on kymmeniä palkanlaskentasivustoja, joita olisimme voineet tarkistaa, osa kotitalouksien nimistä kuten ADP ja Paychex. Molemmat yritykset tarjoavat lähtötason DIY palkkapalvelut. Niistä puuttuu joitakin ominaisuuksia löytyy sivustoja tarkistimme, kuitenkin, ja ne ovat hieman kalliimpia (molemmat veloittaa $59 kuukaudessa plus $4 per työntekijä kuukaudessa). ADP rajoittaa sen low-end palkanlaskenta sivuston kaksi työntekijää, ja molemmat vaativat, että annat heille paljon tietoa yrityksesi ennen kuin he antavat sinulle tarjouksen laajempia palveluja. He pystyvät skaalautumaan helposti, vaikka, joten ne voivat olla hyviä valintoja suuremmille yrityksille tai niille, jotka odottavat kasvavan nopeasti-tai yrityksille, jotka yksinkertaisesti haluavat mennä tunnettu nimi. Ne ovat kuitenkin kalliita, ja aloittaminen voi olla melkoinen hanke—erityisesti ADP: n kanssa.

toisessa ääripäässä on sivustoja yrityksille, joilla on monimutkaisempia palkkatarpeita tai jotka haluavat saada palkkatyönsä osana kaikenkattavaa HR-ohjelmistoa tai etuuksien hallintapalvelua. Väreily on yksi parhaista näistä. Se on yllättävän edullinen ja tarjoaa poikkeuksellisen käyttökokemuksen. Se tarjoaa myös kaikki työkalut tarvitset onboarding, palkanlaskenta, veroilmoitus, ja raportointi. Lisäominaisuuksia ovat työn kustannuslaskenta, erittäin muokattavissa raportit, ja global payroll. Zenefits olisi myös hyvä valinta kokemattomallekin palkanlaskija-tai henkilöstöjohtajalle, jonka on pysyttävä ajan tasalla tämän päivän työpaikoilla esiintyvien lukemattomien sääntöjen noudattamiseen liittyvien ongelmien kanssa. Sekä Rippling että Zenefits ovat Editors ’ Choice-voittajia. Nämä ovat erinomaisia palveluja, mutta jos haluat vain saada palkkarahat ulos, ne voivat olla enemmän kuin tarvitset.

päätimme tarkastella palveluja, jotka mielestämme sopivat parhaiten pienille yrityksille, jotka käsittelevät korvauksia 10 työntekijälle tai vähemmän—lisäksi yrityksille, joilla on vaatimattomat henkilöresurssit ja jotka hyödyttävät hallinnon tarpeita.

tarkkuus on ensiarvoisen tärkeää

Jos vielä teet yrityksesi palkanlaskennan käsin, olet hyvin tietoinen siitä, kuinka monimutkainen, vaativa ja deadline-vetoinen tämä prosessi on. Työntekijäsi luottavat siihen, että lähetät heidän palkkasekkinsä ja annat luvan suoriin talletuksiin aikataulun mukaisina palkkapäivinä. He odottavat sinun tietävän, kuinka paljon pidättää kaikista veroista, jotka olet velkaa, ja eduista, joita tarjoat.

on valtavasti yksityiskohtia seurattavana, varsinkin jos kaiken yrittää tehdä paperilla. Kukaan ei siedä virheitä. Verottaja voi arvioida kovat sakot, jos palkkahakemuksia ja veroja ei saada sovittuihin päivämääriin mennessä. Edut tarjoajat voivat katkaista palveluja, kuten sairausvakuutus, jos jää jälkeen maksuja.

monimutkaisen

pilvipohjaiset palkkaratkaisut voivat auttaa tämän työlään tehtävän järjestämisessä ja automatisoinnissa. Jotkut niistä tarjoavat askel-askeleelta velhot opastaa aikaa vaativa prosessi luoda tietueita työntekijöille ja toimittaa tarvittavat tiedot salaamista. He antavat sinun laatia omat palkkalistasi. He tekevät kaikki tarvittavat laskelmat, ja useimmat heistä itse lähettää palkkaverot ja viilaukset asianmukaisille virastoille.

nämä sivustot opastavat jokaisen palkanlaskennan ja kertovat, kuinka paljon kukin maksaa. Ne tarjoavat raportointipohjia ja tarjoavat työntekijöille online-portaaleja ja mobiilisovelluksia, jotka näyttävät nykyisiä ja historiallisia palkkatukitietoja ja joissakin tapauksissa enemmänkin. Ei ole yllättävää, ne on varustettu Antelias tukivaihtoehtoja. Ja ne eivät ole liian kalliita: Ne toimivat yleensä välillä $25 ja $40 kuukaudessa perusmaksu ja veloittaa muutaman ylimääräistä dollaria kuukaudessa jokaiselta työntekijältä.

hyödyt ovat ilmeisiä. Säästät aikaa ja minimoit turhautumisen. Sinun ei tarvitse pysyä palkkaverotaulukoissa eikä käsitellä lukemattomia sääntöjen noudattamista koskevia kysymyksiä, jotka liittyvät työntekijöiden korvauksiin. Voit muokata tietueita nopeasti, ja sinulla on välitön pääsy pienimpiin yksityiskohtiin. Olet paljon vähemmän todennäköisesti tehdä virheitä käyttämällä jotain näistä palveluista.

palkanlaskennan perustaminen

vaikka jokainen tarkastelemamme palkanlaskentasivusto tarjoaa oman ainutlaatuisen käyttökokemuksensa, niillä kaikilla on samanlaiset rakenteet. Ne alkavat setup prosessi, joka on ylivoimaisesti eniten aikaa vievää ja yksityiskohtia suuntautunut osa maksaa henkilökunnalle. Vaikka tarkka järjestys vaihtelee,jotkut heistä opastavat sinua kysymyssivujen läpi järjestyksessä, askel askeleelta. Toiset tarjoavat osittainen setup wizards ja jättää loput sinulle. Patriot Software tarjoaa kattavimman prosessin testaamistamme. Nämä setup wizards pyytää tietoja yrityksesi, kuten sen osoite ja työntekijöiden tunnistenumero (ein). Valitset palkanlaskennan aikataulun (yleensä viikoittain tai joka toinen viikko) ja nimeät palkanlaskennan ylläpitäjän ja allekirjoittajan.

Jos yrityksesi tarjoaa etuuksia, kuten sairausvakuutus-ja eläkejärjestelyjä, voit luoda niille tietueita, jotka sisältävät tietoa työntekijöille aiheutuvista kustannuksista ja yrityksen maksuosuuksista. Tämän jälkeen varat vähennetään palkanmaksuprosessin aikana. Sinun on myös luotava yksityiskohtaiset tiedot jokaisesta työntekijästä, kuten yhteystiedot, syntymäaika, sosiaaliturvatunnus, palkka tai tuntipalkka, ja korvausten määrä W-4-lomakkeesta. Koska useimmat näistä sivustoista lähettää työnantajamaksut ja tukea suoraan tallettaa korvausta, sinun täytyy toimittaa pankkitilitiedot tehdä yhteyden.

myös mahdolliset palkkahistoriat on kirjattava, jos on jo palkannut työntekijöitä. Tämä voi olla työläs urakka, joka voi vaatia apua sivuston onboarding asiantuntijoita.

Jos tarjoat lisäpalkkatyyppejä, kuten Paid Time Off (PTO) ja sairaspalkka, voit määritellä käytäntösi näiden etuuksien saamiseksi; palvelut seuraavat niitä puolestasi. Bonukset ja provisiot voidaan maksaa myös säännöllisen palkanmaksun aikana, tai voit antaa ne luomalla ”off-sykli” palkanlaskenta. Tarvitseeko palkkashekkiin lisätä lahjoituksia, kuten elatusmaksuja? Nämä sivustot tukevat tällaista salaamista. Itse asiassa useimmat tarjoavat mukautettuja palkkatyyppejä, joten voit luoda omia—joskus jopa silloin, kun olet keskellä palkkajuoksua.

palkanlaskennan suorittaminen

kun olet suorittanut asennuksen, et yleensä voi palata omistettuihin asetustyökaluihin, joten on tärkeää saada se oikein ensimmäisellä kerralla. Tästä huolimatta jokaisessa testaamassamme palvelussa on kattava Asetukset-osio, jossa voit muokata ja lisätä jo syöttämiäsi palkkatietoja.

Setup done, you ’ re ready to run your first payroll. Tämä on helppo osuus. Vaikka on olemassa joitakin eroja, nämä sivustot toimivat samalla tavalla aikana varsinaisen pay run. Kun käynnistät palkanlaskennan, he näyttävät listan työntekijöistä ja heidän palkkaprosenteistaan. Tarkista ensin, että palkka-aika ja maksupäivä ovat oikein. Sitten, voit yksinkertaisesti syöttää työtuntien määrä (tarvittaessa) sopiva palkka tyyppi laatikot (säännöllinen, ylityö, loma, ja niin edelleen). Useimmat sivustot voit lisätä dollareita muiden ansiotyypit ja korvaukset tällä samalla sivulla.

kun syötät kaiken tarvittavan, näet seuraavaksi esimakua palkkalistoistasi. Eri palvelut käsittelevät tätä hieman eri tavalla, mutta voit nähdä jokaisen työntekijän brutto-ja nettopalkan; näet myös ennakonpidätyksen veroista, eduista ja kaikista yrityksen maksuista. Palkanlaskenta-sivusto näyttää sitten pankkitililtäsi nostettavan rahan kokonaismäärän suoria talletuksia ja veroja varten sekä tarkan päivämäärän, jolloin se veloitetaan.

palkanlaskennan hyväksymisen jälkeen lisätaulukot tai raportit voivat näyttää aivan jokaisen palkkajuoksun yksityiskohdan.

Jos työntekijöitä on vähän tai palkka on hyvin yksinkertainen, varsinaisen käsittelyn ei pitäisi kestää muutamaa minuuttia kauempaa. Riippuen siitä, mitä sivustoa käytät, saatat pystyä antamaan payrolls prosessi automaattisesti (olettaen, tietenkin, että ei ole muutoksia edelliseen ajaa). Jotkut tarjoavat jopa saman päivän palkanmaksua.

HR-tuen parantaminen

isommissa yrityksissä palkanlaskennan ja etuuksien hallinnointi hoidetaan yleensä erillisillä osastoilla. Pienyrityksessä molemmat vastuut saattavat kuitenkin päätyä sinun tai jonkun toisen työntekijän työpöydälle. Onneksi suurin osa tarkastelemistamme palkanlaskentasivustoista tarjoaa HR: n peruskomponentteja, kuten online-w-4-ja I-9-lomakkeita, uusien työntekijöiden raportointia, asiakirjamalleja ja asiakirjojen tallennusta. Sähköiset allekirjoitukset ovat usein sallittuja, samoin kuin työntekijöiden osallistuminen tiedonsyöttöprosessiin.

OnPay paransi HR-ominaisuuksiaan melkoisesti edellisen arvostelumme jälkeen, lisäämällä compliance-auditointeja, HR-resurssikirjaston, automatisoituja onboarding-virtoja ja suoraviestintää. QuickBooks Payroll on tehnyt yhteistyötä Simplyinsuredin kanssa tarjotakseen lääketieteen, hammaslääketieteen ja vision-vakuutuksia sekä etuuksien hallinnointia. Gusto tarjoaa samanlaista palvelua.

COVID-19-tuki

Palkkasivuston kehittäjät joutuivat todella viime kevään ja kesän aikana rämpimään COVID-19-pandemian tuoman muuttuvan palkkamaiseman perässä. Näiden toimipaikkojen nykyisiin palkkarakenteisiin oli sisällytettävä uudet lainsäädännölliset säännökset. Esimerkiksi minkä tahansa yrityksen, joka sai paycheck Protection Program (PPP) – lainan, joka oli osa koronaviruksen apua, helpotusta ja taloudellista turvallisuutta (CARES) koskevaa lakia, oli kyettävä suorittamaan vaaditut erikoisraportit. Jotkut palkanlaskentapalvelut sisältyvät tähän jopa toimi lainanantajana näiden lainojen tai kumppanuuteen kolmannen osapuolen lainanantajien niin, että käyttäjät voivat hakea suoraan niiden kautta.

itse verkkosivuille oli rakennettava muuta lainsäädäntöä, kuten työntekijöiden palkkaveron lykkäys, uudet verohyvitykset ja palkallisia lomia koskevat lait Families First Coronavirus Response Act (Ffcra) – lain kautta. Useimmat sivustot sisälsivät ylimääräistä opetussisältöä auttaakseen palkanlaskentapäälliköitä ymmärtämään uusia lakeja ja niiden vaikutusta palkanlaskentaan; OnPay oli erityisen hyvä tässä.

kaksi selvää voittajaa

kaikki tässä tarkastellut palkkapalvelut tulevat hyvämaineisilta yrityksiltä, joilla on vuosien tai jopa vuosikymmenten kokemus työkalujensa takana. En epäröisi luottaa heihin tässä tärkeässä tehtävässä. Ne kaikki jakavat samanlaisia osia, vaikka niiden käyttökokemukset ovat hyvin erilaisia, ja jokaisella on hieman erilainen lisäosa. Ne kaikki on suunniteltu yleiseen pienyritysten käyttöön, vaikka OnPay menee yli ja tarjoaa tukea useille vertikaalisille teollisuudenaloille, mukaan lukien maatalous ja ruokapalvelut. Se on yksi syy siihen, miksi OnPay voittaa ensimmäisen Editors ’ Choice-palkintonsa tänä vuonna; se on myös erittäin muokattavissa sekä palkka-että HR-alueilla, ja sen käytettävyys on huippuluokkaa.

myös Gusto saa tänä vuonna Päätoimittajavalinnan. Se osuu makea paikka palkanlaskenta, joka tarjoaa tarpeeksi toiminnallisuutta miellyttää monenlaisia pienyrityksiä, mutta ei ylivoimainen lisäominaisuuksia ja maksuja. Sen käyttöliittymä ja navigointijärjestelmä ovat parhaita, ja sen neliportainen hinnoittelurakenne antaa potentiaalisille käyttäjille useita vaihtoehtoja. Kovassa kilpailijaryhmässä se on fiksu valinta.

kun saat palkanlaskennan sujumaan, Tutustu online-kirjanpitopalveluihimme ja vero-ohjelmistoomme.