april 15, 2021

5S in de Japanse werkplek – seiton klaar (deel 2 van 5)

Helpende leveranciers krijgen de rand

Onder onze klanten zijn Amerikaanse bedrijven die willen hun marktaandeel te verhogen van Japanse bedrijven in de VS. We leren hen de culturele verschillen achter Japanse en AMERIKAANSE werkwijzen, en hoe om te anticiperen op de eisen van de klant. Het kennen van de culturele context stelt hen niet alleen in staat om aan de verwachtingen van hun klanten te voldoen, maar ze identificeren ook proactief manieren om waarde toe te voegen aan de relatie.

5S, vaak uitgelegd als Seiri = Sorteren, seiton = organiseren, Seiso = schoonmaken, Seiketsu = sanitizing en Shitsuke = ondersteunen, is een werkplekmethodologie die door Japanse bedrijven wordt geïntroduceerd. 5S is gebaseerd op fundamenteel Japans “gezond verstand”, dat is een reden waarom ze moeite hebben om het uit te leggen aan niet-Japanners. In het nummer van vorige maand (februari 2011) hebben we een overzicht gegeven van 5S en enkele ideeën over Seiri. Deze maand neemt een frisse blik op Seiton.

Seiton: the basics

In haar boek “のの英語表現 (seizoen Gemba no Eigo hyogen) (effective communication for engineers)”, dat Japanse ingenieurs helpt in het Engels te communiceren in Technische instellingen, Rochelle Kopp biedt een manier om seiton te beschrijven.
” organiseren. Zet alle benodigde items op een nette ordelijke manier, zodat ze veilig en snel kunnen worden gelokaliseerd en opgehaald. Store-alles op zijn plaats.”Ze adviseert Japanse ingenieurs om de uitdrukking “een plaats voor alles en alles op zijn plaats” te gebruiken, bedacht door wie anders dan Benjamin Franklin,”de typische Amerikaan”!

Seiton-(整頓)

laten we eens kijken naar de subtielere betekenissen van seiton. Het eerste karakter, “organisatie” of orde, ” is hetzelfde als het eerste karakter in seiri, het eerste 5S concept. In feite worden de twee woorden vaak samen gebruikt om algemene orde te beschrijven, zoals in “seiri seiton.”Echter, hun betekenis is heel anders. Seiri betekent Sorteren, scheiden en afwijzen (en behouden). Seiton betekent organiseren en klaar staan. Als we ons gewoon concentreren op het wegzetten van dingen, kunnen we uit het oog verliezen waarom we dingen wegzetten, namelijk om ze snel terug te kunnen halen wanneer we ze nodig hebben. Seiton betekent bepalen waar en wanneer items nodig zijn en ze op een manier plaatsen die een efficiënte workflow bevordert. Een werknemer moet niet hoeven te jagen voor de nodige gereedschappen, of lopen naar een ander gebied om toegang te krijgen tot vaak gebruikte items.

De TV-show met de rommelige kast

Een paar jaar geleden hadden een Japanse collega en ik het over onze favoriete Amerikaanse televisieprogramma ‘ s voor kinderen. Ik had het over een Wetenschapsshow die op dat moment op de publieke televisie werd uitgezonden. Het bevatte twee echt coole jongens die op wetenschappelijke avonturen gingen met hun huisdier maki. “Oh, “zei hij,” Ik wil niet dat mijn dochter naar die show kijkt. Die twee zijn geen goed voorbeeld.”Ik vroeg me af,” Hoe kon hij niet van de show houden?”Toen herinnerde ik het me. Er was een lopende grap over ” naar de kast gaan.”Als ze op weg waren voor hun avontuur, gingen ze naar hun kast om hun spullen te halen. De kast was zo volgepropt dat toen ze de deur openden een lawine van allerlei apparatuur op hun hoofd viel. “Echte wetenschappers hebben seiton”, zei mijn collega. “Hij heeft gelijk,” dacht ik bij mezelf. Maar ik dacht dat Voor Amerikaanse kinderen die naar de show kijken, de rommelige kast gewoon toegevoegd aan de coolness van de broers. Op de een of andere manier lijkt seiton niet zo … Bezoek een Japanse school en je zult zien hoe seiton vanaf dag één wordt onderwezen en versterkt.

visuele communicatie van seiton

visuele identificatie en communicatie zijn ook cruciaal voor de implementatie van seiton. Items die regelmatig worden gebruikt, worden vaak gelabeld om de gebruiksdatums te documenteren om de prioriteit van de locatie te bepalen. Tools zijn zo geëtiketteerd dat de juiste wordt gebruikt. Shadow labeling (het tekenen van de omtrek van het item op de plaats waar het moet worden opgeborgen) geeft duidelijk de juiste locatie. Vloeretikettering identificeert locaties waar apparatuur thuishoort. Het identificeert ook waar mensen horen en plaatsen die niet veilig zijn en ze horen niet.

Seiton and humans

we denken vaak dat seiton van toepassing is op objecten zoals gereedschappen, onderdelen en apparatuur, maar de oorspronkelijke betekenis van seiton omvat ook het goed verbinden volgens iemands rol. Een uniform is een vorm van visuele communicatie. Bij een Japans bedrijf kun je in één oogopslag zien wie aannemers zijn en geen gewone werknemers, en ook voor welke aannemer ze werken, gewoon aan de kleur van het uniform. Ook Japanners die gaan wandelen dragen wandeluitrusting, zelfs op een eenvoudig dagje uit waar vanuit een puur technisch standpunt, gewone kleding zal volstaan. Het uitlijnen van het kostuum met de activiteit is belangrijker voor de Japanners dan het is voor Amerikanen.

locatie en tijd

Japans heeft een woord,” ba, ” dat zowel tijd als plaats aangeeft. Japanners zijn gevoelig voor het afstemmen van activiteiten op hun passende “ba.”Een element van seiton is het op één lijn brengen van schema’ s. Laten we zeggen dat de Japanners om 13: 00 uur een noodvergadering moeten beleggen, ze kunnen er vrij zeker van zijn dat de mensen die nodig zijn er zullen zijn. Dat komt omdat Japanse bedrijven de logistieke inspanning leveren om iedereen dezelfde lunchpauze te geven van 12: 00 tot 13: 00 uur. Dus ze zijn verrast om een geïmproviseerde vergadering te beleggen om 13: 00 uur in de VS en merken dat veel werknemers niet eens in het gebouw zijn. Als ze horen: “Ik kan Joe niet vinden. Hij moet zijn gegaan om een hapje te eten ” ze vragen zich af of Amerikanen serieus zijn over hun werk. Mijn advies: Zoek uit wanneer de Japanners lunchen en neem het op hetzelfde moment.

Een ander element van seiton is het uitlijnen van gedrag met de juiste ” ba.”Er is een tijd en plaats voor alles. Vergaderingen zijn ” ba ” voor serieuze discussie. Daar kun je geen grapjes over maken. Eten en drinken zijn “ba” voor grapjes en elkaar leren kennen.

in voorbereiding

Seiton is anders dan het hebben van een nette werkvloer of kantoor. Het uiteindelijke doel van seiton is paraatheid, zodat items klaar zijn wanneer dat nodig is. Items gebruikt werkelijke werkprocessen worden geanalyseerd vanuit het oogpunt van frequentie en nabijheid voordat een locatie wordt toegewezen.

Een veel voorkomende klacht die ik van de Japanners hoor is dat Amerikanen niet voorbereid zijn op vergaderingen. Ondersteunende gegevens moeten worden gebracht, hetzij op papier of in een elektronisch formaat dat snel opvraagbaar is. Wees niet in de positie van te zeggen, “Het spijt me, Ik weet dat de spreadsheet is ergens op het netwerk…” zorg ervoor dat u eventuele discrepanties in de gegevens te ontdekken voordat ze doen en dat uw team is voorbereid en in overeenstemming voordat u naar de vergadering.

Seiton—alle benodigde items worden geplaatst zodat ze kunnen worden gelokaliseerd en klaar zijn wanneer ze nodig zijn.

Dus, Wat is Karoshi Eigenlijk?

Karoshi betekent simpelweg ‘dood door overwerk’. Meer informatie over de geschiedenis van karoshi, en wat Japan
dus, wat is horenso eigenlijk?

“Horenso” betekent spinazie, maar het is ook een belangrijk Japans Zakelijk acroniem. Ontdek alles over