Best Of Both Worlds: Hoe organiseer je je werkdag op twee manieren

ren je vaak rond om ergens te komen of een deadline te halen? Als je het gevoel dat je voortdurend te laat, niet in staat om bij te houden met uw verplichtingen, dan moet je denken aan het onderzoeken van de manier waarop je gaat over het plannen van uw werk en het niveau van uw organisatie vaardigheden.

zonder de juiste organisatie, zult u niet in staat zijn om te genieten van een volledige en evenwichtige dag (en misschien zelfs levensstijl). U kunt ook last hebben van een gebrek aan motivatie en stemmingswisselingen. En dat klinkt helemaal niet erg aantrekkelijk.

maar, de vraag is, hoe verbeter je je dagelijkse planning? Met zo veel tips en trucs over het hele Internet, kan het moeilijk zijn om te beslissen welke gaan effectief zijn. En, met alle stress tijdens uw dag, kunt u het moeilijk vinden om een goede tijd om te beginnen.

maak je geen zorgen, we hebben je gedekt. Dit artikel bevat twee geweldige methoden voor het plannen van uw tijd, evenals tips om te worden georganiseerd en tips over hoe u uw dag te organiseren om productiever te zijn. Dit kan u helpen aan de slag en leiden u elke stap van de weg!

hoe organiseert u uw dag: meest effectieve methoden

er zijn verschillende manieren om uw dag te organiseren. We hebben twee prominente benaderingen gevolgd, waarvan er één ook erg populair is. Met behulp van beide, kunt u uw werkuren te beheren, rekening houdend met perceptive uw hele dag.

Methode # 1: Getting Things Done (GTD)

heeft u:

• voelt u zich overweldigd door het aantal taken dat u moet uitvoeren?
• zorgen over het vergeten van kleine details?
• veel hoeden dragen in je werk en leven?
• veel projecten starten maar problemen hebben met het voltooien ervan?

dan moet je een paar tips nemen van David Allen, de maker van GTD, en leren hoe je je werktaken (en alle andere taken) op de juiste manier organiseert!

het GTD taakbeheersysteem is gebaseerd op een eenvoudige waarheid: hoe meer taken je op je lijst hebt, hoe moeilijker het voor je wordt om te beslissen wat aandacht nodig heeft. Dit gooit ook de hype rond to-do lijsten rechtstreeks uit het venster als ze je zou kunnen dwingen om meer tijd te besteden aan het denken over uw taken dan ze te doen. Als gevolg daarvan, je kan uiteindelijk worden gestrest en overweldigd.

Allen merkte op dat het menselijk brein veel beter is in het verwerken van informatie dan het opslaan ervan en hij zette dit essentiële detail in de GTD methodologie, waarmee het je zou moeten helpen om van alle mentale rommel af te komen en dingen op tijd gedaan te krijgen. Het gaat om het opzetten van een workflow, en zodra je dat doet, zult u in staat zijn om de taken die u moet werken op een bepaald moment te identificeren, zonder zorgen te maken dat je iets vergeet.

de GTD methode bestaat uit vijf eenvoudige oefeningen die u zullen helpen de rommel in uw hersenen te systemaliseren en uw dag te organiseren:

• alles vastleggen. In de trant van “Ik moet dit doen” of “dit moet gebeuren op dat moment, wat je geest dat is een actie of vereiste, vast te leggen. Als het aan je notebook ontsnapt, ontsnapt het aan je aandacht.

• verduidelijken. Werk door alles wat je vast te leggen (gewoon niet proberen om het gewoon nog niet te voltooien!) en plan de volgende stappen. Bepaal welke categorie past het item het beste: is het een referentie, project of volgende actie?

• organiseren. Zet alles waar het hoort. Voeg belangrijke datums toe aan uw agenda, wijs taken toe aan andere mensen en sorteer uw eigen agenda.

• beoordeling. Houd uw lijsten in de gaten en vergeet niet om ze te herzien en bij te werken.

• Engage. Begin te werken aan taken die er het meest toe doen!

GTD vereist het leren vooraf plannen en organiseren. Maar, het zal zeker loont op de lange termijn. Met deze methode hoeft u zich nooit zorgen te maken over het missen van een vergadering of het vergeten van een deadline. In plaats daarvan heb je al je taken geregeld en kun je je tijd goed prioriteren.

laten we nu elke oefening in detail bekijken!

Stap 1: Capture

de eerste en belangrijkste stap naar GTD is om te stoppen met het opslaan van alle informatie en uw dagelijkse taken in uw hersenen. In plaats daarvan, vastleggen en opslaan van al uw taken, ideeën, taken in een “inbox”-een fysieke notebook of digitale app, zoals een planner, agenda, of een taakbeheer app.

door uw gedachten vast te leggen, zult u eindelijk in staat zijn om de mentale rommel te verminderen. Maak je geen zorgen over het organiseren van deze taken en items nog! Daar komen we in een van de volgende stappen op terug.

Tip: als je net begint met GTD, is het aan te raden om alles op te schrijven waar je in de toekomst voor moet zorgen en op te slaan in je inbox.

stap 2: verduidelijk

nu komen we bij het deel waar u leert hoe u uw werkdag kunt organiseren en alles kunt sorteren in uw postvak in. Ga door elk item in uw postvak IN en pas een van de volgende methoden toe:

• als de taak minder dan 2 minuten duurt, voltooi deze dan onmiddellijk.
• als de taak kan worden gedelegeerd, wijs het dan toe aan iemand anders.
• noteer de vervaldatum als het item op een specifieke datum of tijd moet worden ingevuld.
• als de taak complex is, identificeer dan de volgende actie(s) en stap(en) die u moet nemen om verder te gaan.

zorg er altijd voor dat u zoveel mogelijk informatie aan uw taken toevoegt en dat uw taken uitvoerbaar zijn.

Stap 3: organiseer

Na het opschrijven van al uw taken en het toevoegen van zoveel mogelijk informatie, is het tijd om ze uit te zoeken. Er zijn tal van manieren om uw taken te organiseren met de GTD methode, maar de meest voorkomende is met behulp van een combinatie van projecten en labels, zoals in Todoist of Asana.

u moet items scheiden in eenmalige taken en projecten. Volgens de GTD filosofie, een project is elke taak die meer stappen vereist om te voltooien. Zorg ervoor dat u uw volgende stappen voor elke taak noteert en een vervaldatum toevoegt (als die er is). Bijvoorbeeld, in Asana, deze stap zou worden weerspiegeld in het creëren van een taakkaart en subtaken erin.

Stap 4: beoordeling

Deze stap spreekt voor zich. Zet elke week tijd opzij om al uw taken te bekijken, alles wat u hebt voltooid, nieuwe taken toe te voegen en te organiseren en de volgende acties te identificeren. Allen noemt deze stap een “kritische factor voor succes.”Constante herziening en actualisering van uw taken zal ervoor zorgen dat je niet alleen het krijgen van dingen gedaan. Je krijgt de juiste dingen gedaan.

Stap 5: Engage

Dit is het deel waarin alle tijd die u gereserveerd voor het plannen van uw werk loont. Door deze stap, moet u een systeem vol met bruikbare taken die zijn georganiseerd in logische categorieën hebben ontwikkeld.

dus als je begint met werken, zul je jezelf niet afvragen ” wat moet ik nu doen?”. Je nam dat denken uit het beeld door het krijgen van al uw taken op fysiek of digitaal papier en rangschikte ze in een uitvoerbaar plan. Om het af te ronden, je hebt ontdoen van alle mentale rommel die is gestrest u uit.

GTD Tools

Hier zijn nog een paar tips om te organiseren en GTD tools die u zullen helpen om deze methode sneller onder de knie te krijgen.

GTD lijsten

om te beginnen met GTD moet u uw taken efficiënt verduidelijken en organiseren. De beste manier om dat te doen is door het maken van lijsten, hetzij op papier of met behulp van task management software op uw telefoon of laptop. Er zijn verschillende typen lijsten die u kunt maken:

• de” in ” lijst. Dit is de eerste, eenvoudige, rommelige lijst die je maakt. Gebruik het om gedachten en taken vast te leggen als ze bij je opkomen. Voel je vrij om alles op te schrijven in een notebook of je smartphone. U kunt zelfs meerdere” in ” lijsten; bijvoorbeeld een in een planner en een op uw telefoon. Zodra je al je taken hebt opgeschreven, begin ze te organiseren op prioriteit.
• de” volgende acties ” lijst. De” volgende acties ” lijst moet items bevatten die u zo snel mogelijk moet doen. U kunt de items op deze lijst organiseren op basis van hun prioriteit, vervaldatum, of misschien hoe snel je ze klaar kunt krijgen. Vergeet niet dat u altijd korte taken (die minder dan twee minuten duren) onmiddellijk moet voltooien.
• the” waiting for ” list. Deze lijst moet worden gebruikt voor alle taken die u hebt gedelegeerd aan anderen of taken die nog niet kunnen worden voltooid omdat iemand eerst iets anders moet doen. Hier is een nuttige tip voor deze lijst. Noteer altijd de huidige datum wanneer u de taak opschrijft. Op die manier kun je je collega ‘ s e-mailen en iets zeggen als “ik wacht nog steeds op het rapport dat je zei dat je snel klaar zou zijn. Dat was 18 dagen geleden!”
• the” someday/maybe ” list. Deze lijst is voor alle projecten die u wilt realiseren op een dag, maar ze zijn niet van groot belang. U kunt op deze lijst items als “vervang het lelijke schilderij in de woonkamer” of “start je eigen blog” opschrijven. Hoewel de taken op deze lijst niet van het grootste belang zijn, moet u deze lijst nog steeds wekelijks bekijken, zorg ervoor dat u deze taken niet vergeet en begin met werken als u tijd hebt!

agenda

de agenda is geschikt voor alle taken die gevoelig zijn voor tijd en datum. Op deze manier kunt u uw taken beter prioriteren. De taken die niet snel hoeven te worden gedaan, blijven op je” volgende acties ” lijst staan, zodat je ze later kunt afhandelen. Als u niet van het houden van een kalender op uw muur of bureau, dan moet je proberen met behulp van Google Calendar om georganiseerd te blijven.

Read / Review Folder

Het is zeer waarschijnlijk dat u meerdere “read” taken op een van uw lijsten zult hebben. Een Lees / review map zal van pas komen voor dergelijke gevallen. Het kan een fysieke of digitale map zijn die alle documenten, papieren of boeken bevat die u moet lezen. Het idee achter deze map is om altijd dit materiaal beschikbaar te hebben als je een paar minuten hebt om te doden tijdens het wachten op je eten of bij de dokter.

GTD is een productiviteit methodologie die uw leven kan transformeren van een chaotische puinhoop in een evenwichtige en voldaan levensstijl. GTD zal u helpen bij het organiseren van uw werk taken evenals de rest van uw dag, omdat dit ook van invloed op hoe goed je je werk doet.

Methode # 2: Het Da Vinci-schema

Het Da Vinci-schema is de tweede methode die u zal helpen om efficiënter te plannen en te organiseren. Ontwikkeld door Adrian Iliopoulus, deze methode zal u toelaten om schema ‘ s die uw leven meer doelgericht, leuk en creatief zal maken te creëren.

het belangrijkste idee achter het “Da Vinci Schedule”is om te leren hoe:

• creatief zijn en elke dag flow invoeren.
• sta onderbrekingen niet toe om uw flow te verpesten.
• stoppen met uitstellen en dingen gedaan krijgen.
• zorg ervoor dat u geen burn-out ervaart.
• evenwicht tussen werk en spel.

wist u dat? Het duurt 23 minuten en 15 seconden om weer op het goede spoor te komen.

Het Da Vinci-schema kan u helpen ervoor te zorgen dat u niet overspoeld wordt door werk, omdat het uw dagelijkse activiteiten zodanig regelt dat u specifieke tijd hebt voor moeilijker en eenvoudiger taken, maar ook genoeg tijd voor ontspannende activiteiten elke dag.

hoe organiseert u uw dag met het Da Vinci schema

veel mensen raden u aan uw week op maandag te plannen, maar is dit het beste idee? De maker van het Da Vinci schema raadt aan om zondagavond te beginnen met plannen. Zoals hij zei, maandag is het equivalent van de vroege uren in de ochtend, maar voor de week. Onze geest is altijd uitgerust in de ochtend en kan een grotere productiviteit te leveren. De” vroege uren ” voor de week zijn maandag, dinsdag en woensdag. Dus, om te profiteren van deze dagen, moet u uw taken op zondag te plannen.

zoals Adrian opmerkt, is het lastigste deel van planning het prioriteren. Hij beveelt aan dat je eerlijk tegen jezelf moet zijn en zorgvuldig taken moet categoriseren op basis van hun belang en de hoeveelheid werk die je moet doen om ze te voltooien.

Hier is hoe Adrian ‘ s dagelijkse en wekelijkse schema eruit ziet.

Creditcard: Adrian Iliopoulus’ Da Vinci Schema

Zoals je kan zien, elke dag bestaat uit dezelfde elementen:

• Ochtend Routine
• Hardcore Diepe Werken
• Zachte Diepe Werken
• Admin Werk
• Uitoefening
• Social
• Afspelen

laten we Nu verklaren elk één in meer detail.

ochtendroutine

het is belangrijk om elke dag goed te beginnen. In plaats van uitslapen en haasten naar het werk, komen met een routine die u zal helpen wakker te worden en alles te doen dat u bevalt — ontbijt eten, koffie drinken, of zelfs gaan voor een run. Het zijn de kleine dingen die een belangrijk verschil kunnen maken in uw dag. U kunt ook komen met een nachtroutine die u zal helpen ontspannen voordat u naar bed gaat. Alle succesvolle mensen hebben een nachtroutine, en dat zou jij ook moeten doen!

Deep Work

Deep work is onderverdeeld in twee categorieën: hard werken en zacht werken. Hard werken verwijst naar alle taken die je uitdagend vindt, terwijl zacht werk al die taken is die gemakkelijker uit te voeren zijn. Zorg ervoor dat u diep hard werken van maandag tot woensdag, en zacht werk op donderdag en vrijdag.

Beheerderswerk

Beheerderswerk omvat taken zoals het beantwoorden van e-mails, het plannen en bijwonen van vergaderingen, het organiseren van documenten, het bestellen van benodigdheden, enz. Het is belangrijk om te berekenen hoeveel tijd deze taken nodig hebben om te voltooien, zodat u elke dag tijd voor hen kunt reserveren.

trainen, sociaal en spelen

om burn-out te voorkomen, moet u elke dag tijd opzij zetten zodat u kunt ontspannen, tijd kunt doorbrengen met uw vrienden en familie en kunt spelen. Spelen betekent het doen van alle activiteiten die u behagen, van letterlijk spelen om films te kijken of het lezen van een boek.

Het Da Vinci schema is een beetje anders dan de GTD methode, omdat het de hele dag omvat en je een dagelijkse routine kunt maken. Echter, deze methode niet aan te pakken organiseren taken in veel detail tijdens uw werkdag, die GTD doet. Dus door het combineren van de twee methoden zul je in staat zijn om een systeem van het organiseren van uw hele dag in een meer evenwichtige manier, waar je dingen gedaan in de tijd gereserveerd voor het werk en ontspannen in een ochtendroutine en speeltijd om ervoor te zorgen dat u niet burn-out.

5 eenvoudige Tips om uw werkdag beter te organiseren

Als u geen zin hebt in de twee methoden, is hier meer advies over het organiseren van werktaken.

Write

neem 5-10 minuten aan het einde van uw werkdag om in een dagboek te schrijven en de dag te evalueren. Er is zoveel gaande in onze hoofden dat het bijna onmogelijk is om gedachten te verwerken en te verzamelen zonder enige vorm van uitlaatklep. Aan het einde van de werkdag willen de meesten naar de heuvels rennen—en zo nemen ze hun werk en bijbehorende stress mee naar huis. Een studie van UCLA psychologen bleek dat door het verwoorden van je gevoelens-of je nu met iemand praat of ze opschrijft-zal helpen ervoor te zorgen dat alle bijbehorende negatieve emoties zijn veel minder intens. Dus, in plaats van elke woede of stress mee naar huis te nemen, laat het achter in je notitieblok.

bovendien, door het opschrijven van specifieke uitdagingen waar je voor staat, zal je onderbewustzijn gaan werken aan het bedenken van corrigerende oplossingen terwijl je ‘ s nachts slaapt, zodat je fris en gemotiveerd wakker kunt worden om de dag aan te pakken.

Plan vooruit

nu je alle woede en frustratie hebt losgelaten, ben je in een positie om de dag vooruit te plannen om de kans te vergroten dat het soepel verloopt. Neem een ander kladblok en schrijf uw taken voor morgen in volgorde van belang, en verlaat het kantoor wetende dat je onderbewustzijn zal zorgen voor de rest en ervoor zorgen dat je ver vooruit op jezelf wanneer je aankomt voor het werk morgen. Uitdagingen en afleidingen zullen altijd ontstaan, dus wees realistisch in je doelen—en als je tekort komt-niet jezelf de schuld geven. Zorg ervoor dat het bovenaan de lijst van morgen staat.

Declutter uw werkruimte

een rommelige werkruimte = een rommelige geest. Als uw bureau is een puinhoop, hoe kunt u verwachten dat uw werkdag te stromen zonder ongewenste afleiding? Organiseer uw bureau vergelijkbaar met hoe u uw geest wilt organiseren: vrij van rommel en afleiding.

hetzelfde geldt voor uw bureaublad. Houd uw bureaublad rommel-vrij om gemakkelijk te werken uw weg door uw taken, waaronder uw e-mail.

don ‘ t multi-task

volgens een studie van de Universiteit van Californië Irvine duurt het gemiddeld 23 minuten en 15 seconden om terug te gaan naar een taak als je je concentratie ervan hebt weggenomen. Dus, wanneer je op weg bent om een taak te voltooien, zorg ervoor dat je jezelf bevrijdt van alle afleidingen. Dat betekent geen sociale media, e-mail, internet, enz. totdat de taak is voltooid of de toegewezen tijd om eraan te werken is verstreken. Gebruik een timer en begin met een uur ononderbroken werk. Als het omgevingsgeluid te veel is, speel dan wat muziek om afleidingen weg te spoelen en je te helpen focussen. Vertel je collega ‘ s wat je doet en vraag ze je niet te storen tenzij het niet kan wachten.

vertrouw op de 80-20 regel

Het grootste deel van wat we doen is niet zo belangrijk, maar omdat het makkelijker is, en ons kan voorzien van die onmiddellijke hit van dopamine, hebben we de neiging om te veel tijd te besteden aan eenvoudige taken, terwijl het uitstellen van de meer veeleisende, belangrijke taken. Dit creëert een onnodige strijd. Door het aanpakken van de meer belangrijke dingen eerst, als het gaat om het voltooien van de andere minder betekenisvolle taken, zult u in staat zijn om dit te doen met een groter gevoel van vervulling en tevredenheid.

Beheer uw e-mail

e-mail is een rommelige business, en net als veel andere taken is zelden dringend. Neem de tijd om de jouwe te organiseren, zodat wanneer je daar naar binnen gaat, alles efficiënt en georganiseerd is in termen van belang. E-mail desktop clients zoals Mailbird (Windows) of Airmail (Mac) zijn geweldige tools voor dit en komen van pas vooral voor mensen die meerdere e-mailaccounts te beheren.

conclusie

door deze eenvoudige tips toe te passen om uw werkdag beter te organiseren, zult u een reeks voordelen ervaren om ervoor te zorgen dat u uw werk op het werk verlaat, op tijd vertrekt en ‘ s nachts slaapt. Tenzij taken van het grootste belang zijn, neem je werk niet mee naar huis. Die tijd om te decomprimeren, plezier te hebben en te doen waar je van houdt is net zo belangrijk als de tijd die nodig is om de rekeningen te betalen. U zult hoogstwaarschijnlijk zelf weerstand ondervinden, maar als u zich hieraan houdt, zult u na verloop van tijd uw productiviteit en kwaliteit van het werk zien stijgen, evenals uw kwaliteit van leven. Een win-win voor iedereen.

Vond je dit bericht leuk? Bekijk het tweede deel “7 Tips over hoe stress te verminderen” en deel het met je (gestreste) vrienden.

over de auteur:

Nicky Cullen is een schrijver en angstcoach. Hebben geleden aan angst, paniekaanvallen, en depressie voor een decennium: hij gebruikt zijn ervaring om zijn klanten de oplossingen te leren die hij wenst dat iemand hem 15 jaar geleden leerde. U kunt meer te weten komen door hier te klikken.