De beste online Payroll Software voor 2021
Iedereen houdt van payday-behalve, dat wil zeggen, de payroll administrator. Betalende werknemers (evenals aannemers en freelancers) is het meest complexe element van kleine bedrijven boekhouding. Het is ook de engste. Niet alleen moet je controles en directe deposito ‘ s produceren die 100 procent accuraat zijn, maar je moet er ook zeker van zijn dat de onderliggende berekeningen—belastingen, voordelen en andere inhouding—ook correct zijn tot op de cent. Bovendien, je moet belastingen en deponeringen indienen bij de IRS en andere belastingbureaus.
cloudgebaseerde salarisapplicaties kunnen helpen ervoor te zorgen dat aan al deze verplichtingen wordt voldaan met precisie en tijdigheid. We hebben acht van de meest populaire online Small business accounting services beoordeeld. Sommigen zijn al jaren, waaronder Gusto, OnPay, Patriot Software Full Service Payroll, QuickBooks Payroll, Square Payroll en SurePayroll. Nieuw aan onze roundup dit jaar is elk uur, een payroll service ontworpen voor aannemers, maar geschikt voor andere kleine bedrijven. Merk op dat het alleen beschikbaar is voor Californië op dit schrijven. Workful is een nieuwere payroll website, verschijnen hier alleen voor de tweede keer; het is gebouwd voor het bijhouden van werknemers per uur.
Dit jaar gunnen we editors ‘ Choices aan twee payroll websites: Gusto is een terugkerende winnaar; het levert een uitzonderlijke gebruikerservaring en vier verschillende abonnementsniveaus, zodat bedrijven mee kunnen groeien. We raden het ten zeerste aan voor zowel beginnende als doorgewinterde payroll beheerders. Onze tweede keuze van de redactie, OnPay, is ook een uitstekende keuze voor kleine bedrijven, maar het ondersteunt ook verticale industrieën zoals landbouw en non-profitorganisaties zeer capabel, evenals bedrijven met meer dan 100 werknemers.
Wat is hier niet
Er zijn tientallen payroll websites die we hadden kunnen bekijken, sommige van bekende namen zoals ADP en Paychex. Beide bedrijven bieden instapklare Doe-het-zelf-payrolldiensten aan. Ze missen een aantal van de functies in de sites die we hebben beoordeeld, echter, en ze zijn iets duurder (beide kosten $59 per maand plus $4 per werknemer per maand). ADP beperkt zijn low-end payroll site om twee werknemers, en beide vereisen dat u hen te voorzien van een heleboel informatie over uw bedrijf voordat ze u een offerte voor meer uitgebreide diensten. Ze zijn in staat om gemakkelijk op te schalen, hoewel, zodat ze goede keuzes kunnen zijn voor grotere bedrijven of degenen die verwachten snel te groeien—of bedrijven die gewoon willen gaan met een bekende naam. Dat gezegd hebbende, ze zijn duur en aan de slag kan een aanzienlijke onderneming—vooral met ADP.
aan de andere kant van het spectrum bevinden zich sites voor bedrijven die complexere salarisbehoeften hebben of hun salarisadministratie willen ontvangen als onderdeel van een allesomvattende HR-software-of benefits administration-dienst. Rippling is een van de beste van deze. Het is verrassend betaalbaar en biedt een uitzonderlijke gebruikerservaring. Het biedt ook alle tools die u nodig hebt voor onboarding, payroll verwerking, belastingaangifte, en rapportage. Geavanceerde functies omvatten job costing, zeer aanpasbare rapporten, en wereldwijde payroll. Zenefits zou ook een goede keuze zijn voor zelfs een onervaren payroll-of HR-manager die op de hoogte moet blijven van de talloze complianceproblemen die op de huidige werkplek bestaan. Zowel Rippling als Zenefits zijn Editors’ Choice winnaars. Dit zijn uitstekende diensten, maar als je gewoon wilt krijgen de payroll uit, ze kunnen meer dan je nodig hebt.
we hebben ervoor gekozen om de diensten die wij het meest geschikt achten voor kleine bedrijven die compensatie verwerken voor 10 werknemers of minder—bedrijven, bovendien, die bescheiden personele middelen en voordelen administratie behoeften.
precisie Is van het grootste belang
Als u nog steeds de payroll van uw bedrijf handmatig uitvoert, bent u zich terdege bewust van hoe complex, veeleisend en deadline-gedreven dit proces is. Uw medewerkers rekenen op u om hun looncheques verzenden en autoriseren directe deposito ‘ s op geplande betaaldagen. Ze verwachten dat je weet hoeveel je moet inhouden voor alle belastingen die je verschuldigd bent en de voordelen die je biedt.
Er is een enorme hoeveelheid detail te volgen, vooral als je het allemaal op papier probeert te doen. Fouten worden niet goed getolereerd door de betrokkenen. Belastingbureaus kunnen stijve boetes beoordelen als payroll deponeringen en belastingen niet worden ontvangen door de geplande data. Voordelen providers kunnen afgesneden diensten zoals ziektekostenverzekering als je achter op de betalingen.
het vereenvoudigen van de complexe
cloudgebaseerde payroll-oplossingen kan u helpen deze zware taak te organiseren en te automatiseren. Sommigen van hen bieden stap-voor-stap wizards om u te begeleiden door de tijd-intensieve proces van het maken van records voor werknemers en het verstrekken van de informatie die nodig is voor het onthouden. Ze laten je je eigen loonroosters opstellen. Ze doen alle vereiste berekeningen, en de meeste van hen eigenlijk indienen uw loonbelasting en deponeringen aan de juiste agentschappen.
deze sites leiden u door elke payroll run en vertellen u hoeveel elk u zal kosten. Ze bieden rapportsjablonen en online portals en mobiele apps voor medewerkers die actuele en historische loonstubgegevens weergeven, en in sommige gevallen meer. Niet verrassend, ze zijn uitgerust met royale ondersteuning opties. En ze zijn niet al te duur: Ze lopen meestal tussen de $ 25 en $ 40 per maand voor de basisvergoeding en rekenen een paar extra dollars per maand voor elke werknemer.
De voordelen zijn duidelijk. U bespaart tijd en minimaliseert frustratie. U hoeft niet te houden met salarisbelastingtabellen noch omgaan met de talloze compliance problemen in verband met werknemersbijdrage. U kunt uw gegevens snel wijzigen en u hebt direct toegang tot de kleinste details. Je hebt veel minder kans om fouten te maken met behulp van een van deze diensten.
het opzetten van uw Payroll
hoewel elke payroll site die we bekeken zijn eigen unieke gebruikerservaring biedt, delen ze allemaal dezelfde structuren. Ze beginnen met het setup-proces, dat is veruit de meest tijdrovende en detailgerichte element van het betalen van uw personeel. Hoewel de exacte volgorde varieert, sommige van hen loop je door pagina ‘ s van vragen in een ordelijke, stap-voor-stap manier. Anderen bieden gedeeltelijke setup wizards en laat de rest aan u. Patriot Software biedt het meest uitgebreide proces van degenen die we getest. Deze installatiewizards vragen om informatie over uw bedrijf, zoals het adres en het Werknemersidentificatienummer (ein). U selecteert uw payroll schema (meestal wekelijks of tweewekelijks) en de naam van uw payroll beheerder en ondertekenaar.
als uw bedrijf voordelen biedt, zoals ziektekostenverzekering en pensioenregelingen, kunt u daar records voor maken die informatie bevatten over de kosten voor werknemers en eventuele bedrijfsbijdragen. Fondsen worden dan afgetrokken tijdens het payrollproces. U moet ook gedetailleerde records voor elke werknemer, zoals contactgegevens, geboortedatum, burgerservicenummer, salaris of uurloon tarief, en het aantal vergoedingen van de W-4 formulier. Aangezien de meeste van deze sites in te dienen uw loonbelasting en ondersteuning van directe storting van de vergoeding, je nodig hebt om bankgegevens te verstrekken om een verbinding te maken.
u moet ook een bestaande payrollgeschiedenis invoeren als u al werknemers hebt gecompenseerd. Dit kan een zware klus, een die hulp van de site onboarding specialisten nodig kan zijn.
Als u extra payroll types zoals Paid Time Off (PTO) en sick pay aanbiedt, kunt u uw beleid voor het verkrijgen van deze voordelen definiëren; de diensten houden ze voor u bij. Bonussen en commissies kunnen ook worden betaald tijdens een reguliere pay-run, of u kunt ze uitgeven door het creëren van een “off-cycle” payroll. Moet garnituren zoals alimentatie Op loonstrookjes? Deze sites ondersteunen een dergelijke inhouding. In feite, de meeste bieden aangepaste pay types, zodat u uw eigen kunt maken-soms zelfs als je in het midden van een pay run.
het uitvoeren van uw Payroll
zodra u de setup hebt voltooid, kunt u over het algemeen niet terugkeren naar de speciale setup tools, dus het is belangrijk om het de eerste keer goed te doen. Dat gezegd hebbende, elke dienst die we getest heeft een uitgebreide instellingen sectie waar u kunt wijzigen en toevoegen aan de loonlijst informatie die u al hebt ingevoerd.
Setup klaar, u bent klaar om uw eerste payroll uit te voeren. Dit is het makkelijke deel. Hoewel er een aantal verschillen, deze sites functioneren op dezelfde manier tijdens de werkelijke pay run. Wanneer u een payroll lanceert, geven ze een lijst van werknemers weer, samen met hun loontarieven. U controleert eerst of de betaalperiode en betaaldatum correct zijn. Dan, u gewoon het aantal gewerkte uren (indien van toepassing) in de juiste pay type vakken (regulier, overuren, vakantie, enzovoort). Op de meeste sites kunt u dollars toevoegen voor andere soorten inkomsten en terugbetalingen op dezelfde pagina.
zodra u alles invoert wat nodig is, ziet u vervolgens een voorbeeld van uw payroll. De verschillende diensten behandelen dit iets anders, maar je zult in staat zijn om het bruto-en netto loon van elke werknemer te zien; je ziet ook inhouding voor belastingen, voordelen, en eventuele bedrijfsbijdragen. De payroll site toont u vervolgens het totale bedrag dat zal worden opgenomen van uw bankrekening voor directe deposito ‘ s en belastingen, evenals de exacte datum waarop het zal worden gedebiteerd.
nadat u uw payroll hebt goedgekeurd, kunnen extra tabellen of Rapporten absoluut elk detail van de pay-run weergeven.
Als u weinig werknemers of een zeer eenvoudige payroll hebt, zou het niet meer dan een paar minuten moeten duren om de werkelijke verwerking uit te voeren. Afhankelijk van welke site u gebruikt, kunt u in staat zijn om te laten payrolls proces automatisch (ervan uitgaande, natuurlijk, dat er geen wijzigingen ten opzichte van de vorige run). Sommige bieden zelfs dezelfde dag loonlijst.
HR-ondersteuning verbetering
in grotere bedrijven worden salarisadministratie en uitkeringsadministratie meestal door afzonderlijke afdelingen afgehandeld. In uw kleine bedrijf, hoewel, beide van deze verantwoordelijkheden kan het land op uw bureau of dat van een andere werknemer. Gelukkig Bieden de meeste payrollsites die we hebben beoordeeld basis HR-componenten, zoals online W-4-en I-9-formulieren, nieuwe renterapportages, documentsjablonen en documentopslag. Elektronische handtekeningen zijn vaak toegestaan, evenals werknemersparticipatie in het gegevensinvoerproces.
OnPay heeft zijn HR-mogelijkheden flink verbeterd sinds onze laatste review, door compliance-audits, een HR-resourcebibliotheek, geautomatiseerde onboardingstromen en directe berichten toe te voegen. QuickBooks Payroll is een partnerschap aangegaan met SimplyInsured om medische, tandheelkundige, en visie verzekeringen opties aan te bieden, evenals voordelen administratie. Gusto biedt een soortgelijke service.
Covid-19-ondersteuning
Payroll-websiteontwikkelaars moesten afgelopen voorjaar en zomer echt hard werken om gelijke tred te houden met het veranderende payroll-landschap als gevolg van de covid-19-pandemie. Nieuwe wettelijke regels moesten worden opgenomen in de bestaande loonstructuur van deze sites. Bijvoorbeeld, elk bedrijf dat een Paycheck Protection Program (PPP) lening, onderdeel van de Coronavirus Aid, Relief, and Economic Security (CARES) Act, had moeten kunnen uitvoeren van de speciale rapporten vereist. Sommige payroll diensten opgenomen hier zelfs diende als de geldschieter voor deze leningen of samen met derden kredietverstrekkers, zodat gebruikers rechtstreeks via hen kunnen toepassen.
andere wetgeving moest in de websites zelf worden ingebouwd, zoals uitstel van loonbelasting voor werknemers, nieuwe belastingkredieten en wetgeving inzake betaald verlof via de Families First Coronavirus Response Act (FFCRA). De meeste sites bevatten extra educatieve content om payroll managers te helpen de nieuwe wetten en hun payroll impact te begrijpen; OnPay was hier vooral goed in.
twee duidelijke winnaars
alle payrolldiensten die hier worden beoordeeld, zijn afkomstig van gerenommeerde bedrijven met jarenlange of zelfs tientallen jaren ervaring achter hun tools. Ik zou niet aarzelen om een van hen te vertrouwen met deze kritieke taak. Ze delen allemaal dezelfde delen, hoewel hun gebruikerservaringen heel verschillend zijn, en elk heeft een iets andere set extra ‘ s. Ze zijn allemaal ontworpen voor algemeen gebruik door kleine bedrijven, hoewel OnPay verder gaat dan het bieden van ondersteuning voor meerdere verticale industrieën, waaronder landbouw en foodservice. Dat is een van de redenen waarom OnPay dit jaar zijn eerste Editors’ Choice award wint; het is ook zeer aanpasbaar in zowel payroll als HR-gebieden, en de bruikbaarheid is top-notch.
Gusto krijgt dit jaar ook een Redacteurskeuze. Het raakt de sweet spot voor payroll, het aanbieden van genoeg functionaliteit om een breed scala van kleine bedrijven te behagen, terwijl niet overweldigend met extra functies en kosten. De gebruikersinterface en Navigatiesysteem behoren tot de beste, en de vier-tiered prijsstructuur geeft potentiële gebruikers meerdere opties. In een moeilijke groep van concurrenten, het is een slimme keuze.
zodra uw payroll soepel verloopt, neem dan een kijkje op onze online accounting services en fiscale software razzia ‘ s.