Hoe maak je een klachtenbeleid voor werknemers
in elk bedrijf zullen er meningsverschillen en conflicten zijn tussen mensen. Je hoofd in het zand steken en doen alsof alles perfect is, kan de ontevredenheid van je werknemers verergeren. Dat is waarom je moet een werknemer klachtenbeleid te creëren.
naast uw typische schreeuwmatch kunnen conflicten leiden tot een groot aantal andere problemen. Van verhoogde aansprakelijkheid en negatieve publiciteit tot rechtszaken en extra audits, een werkplek conflict kan je beroven van kostbare tijd en geld.
als zij het gevoel hebben dat u niet naar hen luistert, zullen uw werknemers waarschijnlijk op zoek gaan naar iemand anders die dat wel doet – andere werknemers. Vaak kan dit leiden tot meer roddels en verminderde productiviteit. Ze kunnen ook een rechtszaak tegen uw organisatie.
een klachtenproces voor werknemers biedt uw werknemers een constructieve manier om hun zorgen te uiten, zodat u de problemen kunt aanpakken voordat ze meer afleiding op de werkplek worden. Het oplossen van eventuele problemen stimuleert ook een betere cultuur in uw kantoor.
volg deze stappen om een effectief klachtenbeleid voor werknemers te creëren dat u en uw werknemers zullen waarderen.
Identificeer belangrijke contactpunten
niet iedereen in uw bedrijf is gekwalificeerd om werknemersgerelateerde problemen aan te pakken. Een aanspreekpunt moet in de juiste leidinggevende rol zijn of de juiste ervaring hebben om de problemen van werknemers aan te pakken.
u hebt ook de mogelijkheid om een klachtencommissie te creëren, die zou bestaan uit een groep mensen in het hele bedrijf. Deze commissie zou verantwoordelijk zijn voor het behandelen van alle klachten die worden gemeld.
zodra u een punt persoon of Commissie hebt toegewezen, zorg ervoor dat al uw medewerkers weten hoe ze contact met hen kunnen opnemen. Neem hun contactgegevens op in uw werknemershandboek of bedrijfsrichtlijnen.
schetst de stappen die werknemers moeten nemen alvorens een klacht in te dienen
niet alle klachtenprocedures voor werknemers zijn hetzelfde. Wat werkt voor een bedrijf kan niet werken voor uw bedrijf.
bijvoorbeeld, u kunt uw werknemers vragen om de andere betrokkenen direct aan te spreken voordat u een klacht indient. Als dat niet werkt, of als de werknemer is niet comfortabel om dat te doen, dan kunt u uw werknemers te instrueren om contact op te nemen met hun supervisor.
als het probleem nog steeds niet kan worden opgelost door met de personen of hun leidinggevende te praten, dan moeten de werknemers contact opnemen met de juiste persoon of Commissie die u in stap één hebt geïdentificeerd.
Wat uw proces ook is, zorg ervoor dat het gedocumenteerd is en direct beschikbaar is voor al uw medewerkers.
bepalen hoe het indienen van een klacht moet worden afgehandeld
wanneer een klacht wordt ingediend, moet u deze onderzoeken, ongeacht of u denkt dat de klacht geldig is. De betrokken partijen moeten na elk onderzoek worden aangesproken, ongeacht de resultaten. De personen die de klacht hebben ingediend moeten op de hoogte worden gehouden van de status van het onderzoek, zodat ze zich ervan bewust zijn dat het wordt behandeld en niet genegeerd.
bijvoorbeeld, nadat u een grondig onderzoek hebt uitgevoerd, moet u werknemers die de klacht hebben ingediend, debriefen. Laat hen weten dat hun bezorgdheid is onderzocht, het resultaat en eventuele volgende stappen die nodig zijn.
hoewel dit moeilijke gesprekken kunnen zijn, is het essentieel dat u de zorgen van uw werknemers eerlijk en snel aanpakt. Het negeren van deze kwesties kan uw werknemers overstuur en ervoor zorgen dat ze uw loyaliteit in twijfel trekken.
documenteer het klachtenbeleid en voeg het toe aan uw werknemershandboek
Het opnemen van uw klachtenbeleid in het werknemershandboek is belangrijk, zodat werknemers weten wat ze moeten doen als ze een probleem tegenkomen.
bovendien moet u al uw werknemers een ontvangstbevestiging laten ondertekenen en het beleid laten lezen.
samen kunnen deze documenten uw bedrijf helpen zichzelf te verdedigen als een werknemer een wettelijke aanklacht of rechtszaak indient.
verspreid het woord
deel uw nieuwe klachtenbeleid met uw werknemers. Zorg ervoor dat iedereen de juiste stappen en procedures kent voor het melden van een probleem. Een face-to-face vergadering of discussie zal uw werknemers laten zien dat u gelooft in uw klachtenbeleid en zorgen voor eventuele vragen of zorgen te worden aangepakt.
volg
het opgeven van uw beleid Nadat u het hebt gemaakt kan het moreel van de werknemer meer schaden dan wanneer u er nooit een had.
blijf erbij. Laat uw medewerkers zien dat u echt van hen wilt horen.
adresseer alle zorgen die onder uw aandacht worden gebracht, ongeacht of het een echt probleem is of een werknemer die een slechte dag heeft.
hebben een echte open-deur omgeving op uw werkplek
uw klachtenbeleid zal alleen effectief zijn als uw werknemers zich comfortabel voelen bij het melden van problemen die ze hebben.
als uw werknemers zich zorgen maken over represailles, zullen ze mogelijk geen zorgen maken. Uiteindelijk, dit kan leiden tot een ontslag van een werknemer of het indienen van een wettelijke heffing of rechtszaak tegen uw organisatie over een probleem dat gemakkelijk kan zijn opgelost als u zich ervan bewust was geweest.
anonieme communicatiekanalen zoals hotlines of web-based enquãates zijn andere opties, maar als uw medewerkers het gevoel hebben dat ze op elk gewenst moment openlijk kunnen communiceren, zullen ze zich waarschijnlijk beter voelen om zich uit te spreken.
bestendig de open communicatie op een continue manier door incheckgesprekken te voeren met werknemers. Wacht niet alleen tot ze naar het management komen en zorgen rapporteren. Door het hebben van voortdurende communicatie, zult u meer benaderbaar lijken en werknemers zullen meer kans om zorgen aan het licht te brengen.
als een werknemer een zorg aan het management brengt, zorg er dan voor dat ze bedankt worden voor het delen van de feedback en zorg ervoor dat u doorzet met een oplossing om de zorg af te sluiten. Zelfs als het niet iets dat moet worden aangepakt met een andere werknemer, moet u het bespreken met de betrokken werknemer en partner om een manier om het probleem op te lossen te vinden.
een klachtenbeleid voor werknemers is slechts een van de vele HR-best practices die u niet over het hoofd mag zien. Download ons gratis e-book, 7 meest voorkomende HR-fouten en hoe u deze kunt vermijden, om te ontdekken wat er nog meer ontbreekt in uw human resources-strategie.
Download uw gratis e-boek