Hoe om te gaan met inkooporders zoals een Pro

e-mailthreads en verbale Beloften met uw leveranciers kunnen hebben gewerkt toen u voor het eerst begon. Maar nu dat uw bedrijf is booming, sourcing leveringen misschien moeilijker te beheren.

als dit klinkt als uw huidige bedrijfsstatus, kunt u overwegen om inkooporders te gebruiken. Dit is wat je moet weten.

Wat is een inkooporder?

een inkooporder is het officiële document tussen een leverancier en een koper dat productspecificaties communiceert en de verwachtingen van de zakelijke transactie definieert. Inkooporders kunnen een verscheidenheid van eisen, met inbegrip van het type product, hoeveelheid, prijs, en een overzicht van de levering detail.

of u nu de koper of verkoper bent, dit juridisch bindende contract is bedoeld om alle betrokken partijen te beschermen. De verkoper is beschermd als de koper de betaling weigert. Het beschermt ook de koper in het geval dat de verkoper de goederen of diensten niet levert.

u kunt een inkooporder of PO gebruiken om producten of diensten van een Externe leverancier te kopen. Of u kunt de Externe leverancier zijn en een PO ontvangen wanneer iemand van u koopt.

waarom zou u inkooporders gebruiken?

inkooporders communiceren de behoeften van de koper en definiëren de verwachtingen van de zakelijke transactie. Omdat het een bindend contract is, beschermt het de verkoper als de koper de betaling weigert. Het beschermt de koper ook als de verkoper de goederen of diensten niet levert (of als ze de verkeerde goederen of diensten leveren). Aangezien een inkooporder is juridisch bindend, zorg ervoor dat u overleg met een juridische expert om ervoor te zorgen dat elke inkooporder die u werkt met voldoet aan uw specifieke behoeften.

Hoe werkt een inkooporder?

gewoonlijk bereidt de koper een inkooporder voor. Het moet het PO-nummer in verband met die bestelling, de verzenddatum, factuuradres, verzendadres, productaanvraag, hoeveelheid, prijs, en alle andere informatie die van cruciaal belang is om de bestelling te voltooien.

Als u de koper bent, moet u de PO aanmaken en vervolgens naar uw leverancier sturen. Zodra u de inventaris of diensten van de leverancier ontvangt, moet deze worden ingelogd op uw systeem en gemarkeerd als verwerkt. Tot slot, als de inventaris of diensten voldoen aan uw verwachtingen, betalen de leverancier om het inkooporderproces te voltooien.

Wat is het verschil tussen een inkooporder en een factuur?

inkooporders en facturen zijn belangrijke documenten voor elk bedrijf, en toch worden ze vaak verward.

het belangrijkste verschil tussen een PO en een factuur is wie het document aanmaakt. Een koper creëert een inkooporder die door een leverancier moet worden uitgevoerd. Een leverancier of verkoper bereidt een factuur voor de dienst, en wordt vervolgens betaald voor die diensten.

bij correct gebruik kunnen facturen uw bedrijf sneller laten betalen. Een factuur is een record van de goederen of diensten die u aan uw klant, en het is een methode voor hen om u te betalen voor uw werk.

Het is belangrijk om facturen snel te versturen zodat mensen tijdig worden gefactureerd. Maar omdat facturen nu online kunnen worden gedaan, is het makkelijker dan ooit.

aankooporders beheren

hoewel het vrij eenvoudig klinkt, kan een inkooporder uw supply chain-proces bemoeilijken. Als koper is het belangrijk om te investeren in uw retail voorraadbeheer en te leren hoe u uw leveranciers effectief kunt beheren.

Hier zijn een paar tips die u kunnen helpen dit te doen:

• Gebruik technologie
  investeer in een retail-specifiek verkooppunt met purchase order management. Square for retail POS volgt lopende inkooporders en, zodra voldaan, het systeem markeert de inkooporder als bereikt. Het aanmaken en ontvangen van inkooporders is eenvoudig en zorgt ervoor dat alle inkooporderinformatie op één plaats kan worden opgeslagen en gemakkelijk toegankelijk is.

• Go big
  bulk bestellen kan u helpen om het meeste uit kortingen te halen en veel geld te besparen. En als je het goed doet, zul je in staat zijn om de kosten per eenheid van uw items te snijden. Natuurlijk, bestellen in bulk betekent uitgaven meer vooraf, dus u wilt dit alleen doen als uw bedrijf stabiel is.

• wees prompt
  Verstuur uw facturen, inkooporders en servicecontracten van Leveranciers tijdig. Het is belangrijk om deze documenten in handen van uw partners te krijgen, omdat ze de voorwaarden van de overeenkomst te definiëren en uw bedrijf te beschermen. Bovendien, snel verzenden van documenten toont een mate van professionaliteit die vertrouwen in uw partners zal inbrengen.

• Empower werknemers
  Probeer een aankoopaanvraagsysteem in uw bedrijf te implementeren. Zo kunnen medewerkers de materialen opvragen die ze nodig hebben om hun werk te doen. Dit versterkt niet alleen uw team, maar geeft u ook een beter beeld van de materialen die nodig zijn om uw bedrijf te runnen.