hoe Outlook aan te passen voor grotere productiviteit

Iedereen gebruikt tegenwoordig e-mail op de werkplek, en het maakt bijna iedereen gek. U ontvangt waarschijnlijk honderden e-mailberichten per dag. Als dit niet is aangevinkt, kan dit spervuur van e-mail uw dag overnemen en uw productiviteit verminderen.

gelukkig kunt u met enkele aanpassingen voorkomen dat dit gebeurt. Laten we eens een kijkje nemen op een aantal specifieke tips die u zullen helpen de controle over uw e-mail te nemen.

vitaal advies: Stel tijden in om e-mail te controleren

als er één tip is die je in de praktijk brengt, zou het deze moeten zijn:

stel specifieke tijden in om je e-mail te controleren en houd je eraan.

een inkomende e-mail kan je volledig van je huidige taak afleiden en je momentum verstoren. Wanneer u diep nagedacht over een spreadsheet en een e-mailbericht verschijnt, overschakelen naar Outlook zal u opnieuw richten op iets dat is niet zo belangrijk. In bijna elk geval, geen e-mail is zo belangrijk dat het niet kan wachten voor een beetje.

probeer een tijdsinterval voor het controleren van e-mail die past bij uw werkdag. Dit hangt af van hoe vaak u moet reageren op e-mails. Voor sommigen, het controleren van e-mail een keer na de lunch en een keer voordat je vertrekt kan goed werken. Anderen kunnen nodig zijn om hun inbox te controleren op de top van elk uur.

indien mogelijk in uw werk, raden we aan om ‘ s morgens vroeg e-mail te vermijden. U moet de eerste minuten van uw dag besteden aan de belangrijkste activiteiten op uw to-do lijst. In de meeste gevallen kan e-mail wachten en het is niet de moeite waard om afgeleid te worden zodra u op het werk aankomt.

Er is geen beste tijd die voor iedereen zal werken. Maar degradatie van e-mail controle naar specifieke tijden zal u toelaten om snel te bewegen door uw inbox en focus op dat, in plaats van het breken van uw huidige taak om de vijftien minuten om te reageren op een bericht.

pas Microsoft Outlook aan voor e-mail Sanity

aangezien veel van onze lezers Microsoft Outlook gebruiken, bekijken we enkele Outlook-instellingen die u kunnen helpen e-mail minder afleiding te maken en u helpen meer uit Outlook te halen.

schakel nieuwe Berichtwaarschuwingen uit

standaard gebruikt Outlook gets verschillende methoden om uw aandacht te trekken wanneer een nieuw bericht binnenkomt. Als u e-mail op specifieke tijdstippen controleert, zullen deze meldingen u alleen maar afleiden. Ga in Outlook naar Bestand > opties en selecteer het tabblad Mail aan de linkerkant. Dan, in de bericht aankomst sectie, schakel alle opties uit.

Dit schakelt geluiden, pop-ups en het enveloppictogram uit dat verschijnt op de Outlook-snelkoppeling op de taakbalk onderaan het scherm.

Verwijder geplakte tekstopmaak

u hebt waarschijnlijk gemerkt dat wanneer u tekst van een ander programma in een e-mail plakt, Outlook zijn opmaak behoudt. Bijvoorbeeld, als u Grootte 72 lettertype rode tekst van een website kopieert, ziet u het precies zo wanneer u in een e-mailbericht plakt. Meestal wilt u alleen de tekst zelf, niet de opmaak.

om het kopiëren van opmaak uit te schakelen, ga naar Bestand > opties en selecteer het tabblad Mail. Klik op de knop Editor opties … onder berichten opstellen. Dan, selecteer de Meer Opties tab aan de linkerkant. Scroll naar beneden naar de sectie knippen, kopiëren en plakken en stel de optie plakken vanuit andere programma ‘ s in om alleen tekst te behouden. Klik op OK om uw wijzigingen op te slaan.

nu hoeft u zich geen zorgen te maken over het plakken van allerlei vreemde tekststijlen in uw e-mails.

originele berichten sluiten bij het beantwoorden van

Als u vaak e-mails beantwoordt of doorstuurt, hebt u waarschijnlijk veel berichtvakken rondzweven. Deze sluiten als je er al klaar mee bent, is tijdverspilling. U kunt een instelling omdraaien en Outlook automatisch een berichtvenster laten sluiten wanneer u op antwoorden of doorsturen klikt, waardoor rommel wordt verminderd.

ga hiervoor naar Bestand > opties > Mail en scroll naar de sectie antwoorden en forwards. Vink het vakje aan dat zegt het oorspronkelijke berichtvenster sluiten bij het beantwoorden of doorsturen.

start Outlook in agendaweergave

om te voorkomen dat u wordt afgeleid door uw postvak IN, waarom laat Outlook uw agenda niet weergeven wanneer deze wordt gestart? Het is nuttiger om uw komende evenementen te zien wanneer u Outlook opent dan om overweldigd te worden door e-mail.

U kunt de startpagina van Outlook wijzigen door naar Bestand > opties > Geavanceerd te gaan. In de Outlook start en verlaat sectie, klik Blader … naast de start Outlook in deze map: doos. Selecteer agenda en klik op OK.

Wijzig het leesvenster gedrag

Outlook ‘ s leesvenster functie toont een e-mailbericht recht in uw postvak IN wanneer u erop klikt. Hiermee kunt u eenvoudig uw e-mail controleren zonder te dubbelklikken op een bericht om het in een nieuw venster te openen.

Dit is vrij nuttig; het leesvenster maakt het echter gemakkelijk om berichten per ongeluk als gelezen te markeren. Standaard markeert Outlook een bericht als gelezen zodra u erop klikt en vervolgens op iets anders klikt. Dit betekent dat als je snel door berichten scrolt, je iets als gelezen kunt markeren zonder het te beseffen.

Als u nog steeds het leesvenster wilt gebruiken, kunt u dit wijzigen. Klik op de View tab aan de bovenkant van Outlook en klik vervolgens op leesvenster in de lay-out sectie. Selecteer Opties … en u ziet een paar instellingen voor het leesvenster.

Vink het selectievakje Markeer items als gelezen wanneer ze worden bekeken in het leesvenster. Hieronder kunt u een nummer invoeren in het vak naast wachten-dit is hoeveel seconden u een bericht moet bekijken voordat Outlook het als gelezen markeert. Als u liever alle berichten zelf als gelezen markeert, schakelt u het vinkje uit Markeer item als gelezen wanneer selectie verandert optie. Dit zal voorkomen dat Outlook berichten als gelezen markeert wanneer u er niet op klikt.

Als u dat liever hebt, kunt u het leesvenster volledig uitschakelen. Selecteer de View tab en klik vervolgens op de leesvenster knop. Selecteer uit en Outlook verwijdert het leesvenster. In plaats daarvan ziet u een lijst met al uw e-mails en kunt u er op dubbelklikken om deze te openen.

Toon altijd het BCC-veld

u weet waarschijnlijk dat u met het BCC-veld berichten kunt verzenden naar bepaalde ontvangers zonder dat zij de adressen van de anderen zien. Als u het vaak gebruikt, kunt u Outlook vertellen om het altijd weer te geven, waardoor u een klik bespaart.

om dit te doen, start u een nieuw e-mailbericht door op nieuwe e-mail te klikken onder de Home tab, of gebruik de sneltoets Ctrl + N. selecteer in het nieuwe e-mailvenster het tabblad Opties bovenaan. Klik vervolgens op de BCC knop in de velden weergeven sectie. Dit zal permanent het BCC-vak tonen voor alle nieuwe berichten en Antwoorden.

gebruik de Takenbalk

naast e-mail kan Outlook ook uw contacten, agenda en takenlijst bevatten. U kunt altijd schakelen tussen deze tabbladen, maar Outlook biedt ook een paneel waarmee u ze in een oogopslag kunt controleren.

om het in te schakelen, klikt u op het tabblad Weergave boven aan Outlook en selecteert u vervolgens de taakbalk in de lay-out sectie. U kunt hier uw agenda, mensen en taken tonen. Het is aan jou welke het meest behulpzaam zijn. Als u de agenda inschakelt, zal het uw komende evenementen tonen. Het tabblad Personen geeft u gemakkelijk toegang tot de mensen waarmee u het meest contact opneemt, en u kunt taken gebruiken om uw takenlijst bij te houden.

Delay Message Delivery

soms wilt u een bericht niet meteen versturen. Als u bijvoorbeeld een e-mail aan het einde van een werkdag verzendt, kan deze in de inbox van de ontvanger worden begraven en de kans op het zien en reageren verkleinen. Het zou beter zijn om de boodschap ‘ s morgens vroeg te sturen, maar wat als je morgen vergeet?

de oplossing is het plannen van berichten. Hiermee kunt u uw bericht opstellen wanneer dit handig is, maar Outlook zal het niet daadwerkelijk leveren tot de tijd die u opgeeft.

om dit te doen, maak een nieuw bericht aan en typ uw e-mail zoals normaal. Als u klaar bent, klikt u niet op Verzenden, maar op het tabblad Opties in de bovenste balk. Selecteer Delay Delivery onder de Meer opties sectie. Er verschijnt een nieuw venster.

hier selecteert u niet eerder leveren en selecteert u een datum en tijd in de vervolgkeuzelijsten. Zodra u op Sluiten klikt, hebt u uw bericht gepland.

Tag e-mails voor Follow-up

Het is gemakkelijk om een e-mail te verzenden met een specifiek verzoek en vergeet dat je het ooit hebt verzonden. De ingebouwde follow-upfunctie van Outlook kan u helpen om belangrijke berichten in te checken, zodat u altijd een reactie krijgt.

wanneer u een e-mail samenstelt, selecteert u het tabblad Bericht boven in het venster. Klik onder de Tags sectie op Follow-Up. Je ziet een vervolgkeuzelijst met snelle opties zoals Vandaag, Morgen en volgende Week.

Als u op aangepast klikt, kunt u een exacte datum en tijd instellen die Outlook u eraan zal herinneren om op te volgen. Het is een goed idee om de herinnering vakje ook, zodat u een pop-up wanneer het tijd is om follow-up.

Outlook geeft u ook de optie om te markeren voor ontvangers, die automatisch het bericht op hun einde zal markeren voor follow-up. Je moet dit waarschijnlijk niet gebruiken, tenzij je bekend bent met de persoon die je contacteert, hoewel.

zorg ervoor dat u uw vervolgvlaggen kunt zien, zodat u ze niet vergeet! Volg de stappen hierboven in de gebruik maken van de Takenbalk sectie om uw taken aan de rechterkant van Outlook weer te geven of klik op de taken om ze in een volledig venster weer te geven.

klaar voor een grotere Outlook-productiviteit?

hopelijk helpen deze tips u de afleiding van e-mail te verminderen en Outlook beter te laten werken voor uw behoeften. E-mail hoeft niet te worden een enorme hoofdpijn-het nemen van controle met deze en andere tweaks zal uw ervaring een stuk soepeler.

voor meer hulp met e-mail, Bekijk onze tips voor een betere e-mailopmaak.