How to Improve Your Sales Team ‘ s RFP Close Rate

Wat is de huidige RFP close van uw verkoopteam tarief? Of het nu zo hoog is als je wilt, je kunt verbaasd zijn om te horen dat Ganesh Shankar van RFPIO stelt dat “de gemeenschappelijke win rate voor RFP’ s is minder dan 5%.”

Na deze cijfers zal er voor elke 20 voorstellen die de gemiddelde leverancier verzendt, slechts één succesvol zijn. En met veel bedrijven investeren 20-40 uur in elke RFP-reactie, dat is een hoop verspilde tijd en geld.

bijvoorbeeld, stel dat je een technische vertegenwoordiger hebt die RFP ‘ s voor je team voltooit, en deze vertegenwoordiger verdient een salaris van 50 duizend dollar per jaar (ongeveer gelijk aan 24 dollar per uur).

als de gemiddelde omvang van uw voorstellen 25 duizend dollar is en u met succes één voorstel op 20 sluit, hebt u 25 duizend dollar aan netto nieuwe contracten verdiend. Maar je hebt ook gemiddeld 30 uur verloren voor elk van de andere 19 voorstellen.

bij een gemiddeld uurtarief van 24 Dollar, is dat een verlies van 13.680 Dollar (voordat rekening wordt gehouden met alternatieve kosten, overhead en andere variabelen).

hoewel het onwaarschijnlijk is dat u een honderd procent gesloten-gewonnen tarief bereikt, bespaart het verminderen van het aantal mislukte voorstellen verzonden uw bedrijf zowel tijd en geld.

In dit artikel vindt u een lijst met suggesties en best practices om Sales Leaders te helpen de RFP close rates van hun sales team te verbeteren.

heb een” Go/No-Go ” Opt-Out punt

Hier is een heel eenvoudige manier om uw RFP close rate te verbeteren: alleen van toepassing op projecten die je waarschijnlijk te krijgen.

stel je een batch van 20 RFP ‘ s voor. Daarin, misschien vijf zal een goede pasvorm zijn voor uw bedrijf. De andere 15 zijn ofwel slechte kansen of projecten die je zou moeten rekken om te voltooien, in termen van Project fit of middelen die nodig zijn om een RFP in te dienen.

• Als u op alle 20 van toepassing bent en er één wint, zal uw sluitingspercentage 5% zijn.
• als je de 15 die niet passen eruit Wied en een van de resterende vijf wint, zal je close rate 20% zijn.

je hebt niet alleen je close rate verhoogd, je hebt ook alle tijd en geld bespaard die je zou hebben verspild aan ongepaste voorstellen.

Adam Boyd beschrijft het in een LinkedIn Pulse-artikel als volgt:

“niet alle RFP’ s zijn gelijk, en je hebt geen gelijke kans om ze allemaal te winnen. Weten wanneer te zeggen, ‘ Dit is niet in onze stuurhut, en is te duur een gebruik van de tijd om na te streven.”

bijvoorbeeld:

• Als u op alle 20 van toepassing is en er één wint:
  uw close rate zal 5 procent zijn en u hebt 25 duizend dollar aan netto nieuwe contracten verdiend. Je hebt 600 uur (30 uur per RFP) en 14.440 dollar (24 dollar per uur) geïnvesteerd. Uw RFP-productiviteit (totaal nieuwe bedrijf gedeeld door de hoeveelheid werkuren) is 42 dollar per uur.
• Als u de 15 ongeschikte voorstellen verwijdert, solliciteer dan voor vijf en win er één:
  uw close rate zal 20 procent zijn en u hebt 25 duizend dollar verdiend in netto nieuwe contracten. Je hebt 150 uur en 3600 dollar geïnvesteerd. Omdat u selectiever was, is uw RFP productiviteit is nu $ 166,67 per uur.

het ontwikkelen van een interne checklist of scoresysteem voor het evalueren van RFP-mogelijkheden kan u helpen bepalen waar uw opt-outpunt ligt. Bob Lohfeld, CEO van Lohfeld Consulting Group, stelt voor de volgende zeven vragen te stellen om RFP ‘ s dienovereenkomstig te filteren:

1. begrijpen we de missie van de klant en het werk dat moet worden uitgevoerd?
2. hebben we een oplossing die de klant zal helpen zijn missie en contractdoelstellingen te bereiken?
3. hebben we een relatie met deze klant door middel van vergaderingen of voorafgaande uitvoering van het contract?
4. weten we tegen wie we strijden en kunnen we ze verslaan?
5. hebben we een teamstrategie en kunnen we de juiste onderaannemers krijgen?
6. weten we welke prijs we moeten bieden om te winnen en kunnen we deze winstgevend bereiken?
7. hebben we een overtuigende winstrategie?

Als u zich zorgen maakt over het missen van potentieel goede projecten, overweeg dan het advies van de opdrachtgever van de Sales Benchmark Index, John Auer:

” In sommige gevallen kan opt-out een effectievere differentiator zijn dan deelname aan de RFP. Bijvoorbeeld, prospects kunnen laten zien hun hand en bekennen dat ze keken uit naar uw voorstel. Als dit het geval is, heb je net geleerd een waardevol stukje informatie die heel goed kan leiden tot een overwinning.”

als je een dergelijke bekentenis niet ontvangt, heb je tijd bespaard; maar als je dat doet, heb je waardevol inzicht verkregen in de vraag of de RFP een effectieve tijdsinvestering zal zijn. Het is een win-win situatie.

werk vanuit een voorstel sjabloon

terwijl u het aantal RFP ‘ s afleest waarop u daadwerkelijk reageert, kunt u nog meer tijd besparen door een voorstel sjabloon te ontwikkelen. Dit minimaliseert de hoeveelheid tijd die je besteedt aan het “opnieuw uitvinden van het wiel” om elke reactie te ontwikkelen.

U zult niet in staat zijn om elke Q&A te anticiperen die u van tevoren zult tegenkomen. Maar het ontwikkelen van een stock copy voor uw samenvatting en het toevoegen van nieuwe Q&een reactie op een centraal document – waarvan u in de toekomst opnieuw kunt putten – kan enorme hoeveelheden tijd van uw RFP-proces inkorten.

door gebruik te maken van een sjabloon wordt de gemiddelde tijd die nodig is om een voorstel in te dienen, ingekort van 30 uur per RFP tot 10 uur. Deze tijd daling zou uw RFP productiviteit te verhogen tot 500 dollar per uur (op basis van de statistieken die aan het begin van het artikel.

om uw RFP-productiviteit te berekenen, gebruik de onderstaande formule:

netto bedrag aan nieuwe contracten / (aantal RFP ‘ s x totaal aantal gewerkte uren)

gebruik een niet-traditioneel Responsproces

Dat gezegd hebbende, alleen omdat u werkt met een RFP-voorstel template betekent niet dat uw antwoorden moeten overkomen als formulaic. Een niet-traditioneel reactieproces kan de last van RFP-voltooiing voor uw teamleden minimaliseren, terwijl uw bedrijf zich ook onderscheidt van andere aanvragers.

volgens Mike Drapeau, Partner bij Sales Benchmark Index:

” denk aan George Costanza. Herinner je je de aflevering toen hij het tegenovergestelde deed van alles wat zijn instinct hem vertelde te doen en de resultaten waren uit de hitlijsten? Dat is de aanpak die u moet gebruiken bij het ontwikkelen van uw RFP-strategie. Conventionele wijsheid is volkomen verkeerd.

dus hoe ziet een niet-traditioneel reactieproces eruit? Mogelijke ideeën zijn:

• een zeer verkorte samenvatting die navelstaren van bedrijven elimineert ten gunste van het prioriteren van waardeverklaringen gericht op Ontvangers.
• eisen die ontbreken in de RFP (waarschijnlijk omdat ze over het hoofd werden gezien door een aanbestedingscomité) om snel expertise op te bouwen.
• het aanbieden van zeer gedetailleerde Q&een reactie die de voorstellen van concurrenten waarschijnlijk overtreft en indruk maakt op ondernemingen met hun omvattende aard.

een andere niet-traditionele RFP-reactieoptie komt van Board Studios, die drie suggesties biedt voor het opnemen van rijke media in uw RFP ‘ s:

• Maak een eenvoudige mini-site die uw USP laat zien en belangrijke vragen beantwoordt.
• gebruik infographics of professioneel ontworpen process-flow afbeeldingen in uw voorstellen.
• produceer een video met uitleg in plaats van uw samenvatting.

sommige industrieën – technologiebedrijven bijvoorbeeld versus meer gestaid bank – en juridische diensten-zijn wellicht meer ontvankelijk voor het gebruik van nieuwe media dan andere. Maar wees niet bang om te experimenteren door grenzen te verleggen. Opvallen kan genoeg zijn om uw voorstel te krijgen de close lezen zou het anders niet ontvangen.

denk na over hoe voorstellen doorgaans worden behandeld in uw branche, en overweeg dan – net als George Costanza – om het tegenovergestelde te doen.

relaties opbouwen voor RFP-reacties

in de meeste gevallen is het niet toegestaan om contact op te nemen met vertegenwoordigers van het bedrijf om een persoonlijk beroep te doen tijdens het RFP-proces. Daarom is het belangrijk dat u voortdurend investeert in het uitbreiden van uw netwerk voordat het proces begint.

bedrijven moeten weten wie u bent voordat ze uw voorstel ontvangen. Volgens gegevens verzameld door de Seibert Group, 40 procent van uw succes komt neer op uw pre-RFP verkoop inspanningen:

“u moet actief verkopen aan de koper in de 12 tot 18 maanden voordat de RFP wordt vrijgegeven. Als ze je niet kennen voor de RFP, zijn je kansen om te winnen laag.”

in de praktijk betekent dit actief netwerken met toekomstperspectieven, waarbij zowel directe als indirecte benaderingen worden gebruikt. Cold calls en een actieve aanwezigheid op evenementen in de branche zijn belangrijk, maar u kunt het ook nuttig vinden om content marketing, social media marketing en andere campagnes te gebruiken om thought leadership rond uw bedrijf op te bouwen.

Stephanie Czajka, projectmanager bij de Weidert Group, suggereert dat:

“hoe meer u al aanwezig bent in de ogen van prospects vanwege uw inhoud, hoe meer uw bedrijf zal worden opgenomen in de “short lists” van kopers.”In digitale termen kun je dit zien als een zoekproces. Wanneer prospects op zoek zijn naar antwoorden op hun vragen met betrekking tot uw bedrijf, ze zullen vragen Google, en als uw inhoud artikel verschijnt, dan zijn ze meer kans om te lezen over u, en je bent meer kans om te worden opgenomen in hun short list.”

verder, betoogt Czajka, kan het transformeren van uw bedrijf in een gerespecteerde thought leader door een goede inbound marketing de RFP volledig uit de vergelijking verwijderen. “In gevallen waarin een RFP optioneel is, zal de koper natuurlijk overgaan tot de subjectieve keuze van een vertrouwde adviseur of bron.”

simpel gezegd, als een koper een leverancier nodig heeft, maar besluit niet door te gaan met het RFP-proces, zal de thought leadership die je hebt opgebouwd rond je merk je een natuurlijke kandidaat maken om de plek te vullen.

Monitor uw RFP-slagingspercentage

ongeacht welke van de bovenstaande strategieën u kiest om te implementeren, een van de beste dingen die uw verkoopteam kan doen is het controleren van de statistieken rond uw RFP-proces.

specifieke variabelen om te volgen omvatten:

• Bedrag van rfp ‘ s ontvangen
• Aantal van rfp ‘ s gereageerd versus opt-out van
• Aantal van rfp ‘ s gesloten
• Waarde van gesloten rfp ’s versus waarde van een mislukte rfp’ s
• Gemiddelde hoeveelheid tijd die nodig is om te voltooien van rfp ‘ s

De gegevens van u verzamelen hier een rol kan spelen in het verbeteren van uw tarief, als u efficiënt te gebruiken.

stel dat u merkt dat van Q1 tot Q2, uw aantal gesloten-won projecten daalde van 30 naar 20. Als u tegelijkertijd het totale aantal in elk voorstel geà nvesteerde uren hebt bijgehouden en ontdekt dat het ook is gedaald van 20 uur per RFP naar 10 uur, is dit een signaal dat u meer tijd moet investeren in uw voorstel proces.

Proposal analytics programma ‘ s kunnen nuttig zijn bij het identificeren van dit soort trends. Maar zelfs kiezen voor het uitvoeren van uw berekeningen met de hand zal u voorsprong op concurrenten die niet zo geïnvesteerd in het toezicht op hun RFP metrics.

wees slim over RFP ’s om uw Close Rate te verhogen

succes met RFP’ s komt neer op het benaderen van het proces bedachtzamer dan uw concurrenten.

Gebruik de beschikbare gegevens in uw voordeel als u experimenteert met niet-traditionele RFP-strategieën en doorlopende netwerken. Uw 5% of minder dicht tarief zal snel uitgegroeid tot een ding van het verleden.