voorraadboekhouding

Wat is voorraadboekhouding?

Inventory accounting is alles over hoe een bedrijf de voorraad die het houdt in zijn financiële administratie zou tonen – balansen, winst & verlies (p&L) rapporten, enz. Dit is meestal complexer dan het klinkt als de inventaris is vaak een ‘live figuur’ die voortdurend verandert als de verkoop worden gemaakt en meer voorraad gekocht.

in de detailhandel kan dit betrekking hebben op drie soorten voorraad-of productiefasen:

1. grondstoffen.
2. lopende items.
3. gereed voor de verkoop.

uw beschikbare, onverkochte inventaris moet als actief worden opgenomen in de eindejaarsboekhouding. Wat betekent dat de crux van de zaak in dit alles is om zowel de kosten van een verkochte inventaris correct te volgen en plaats een nauwkeurige waarde op de onverkochte inventaris wordt gehouden aan het einde van elke boekhoudperiode.

elke toename of afname van de waarde van goederen beïnvloedt uw voorraadwaarde figuur. Dit dan, op zijn beurt, beïnvloedt de waarde van uw totale bedrijf.

Inventory accounting key terms

Er zijn twee belangrijke termen waar detailhandelaren zich bewust van moeten zijn als het gaat om inventory accounting:

1. kosten van verkochte goederen (COGS). De directe kosten van de productie van door een onderneming verkochte goederen.
2. eindinventaris (EI). De waarde van eventuele onverkochte voorraad aan het einde van een verslagperiode.

laten we eens een diepere blik op elk van deze…

1) kosten van verkochte goederen (COGS)

kosten van verkochte goederen (COGS) is een kernelement van het meten van de winstgevendheid en voorraadwaarde van een retailbedrijf.

zoals de naam al doet vermoeden, verwijst COGS naar het bedrag dat een bedrijf heeft gekost om de verkochte producten te produceren, inclusief alles wat erin is gestoken-materialen, arbeid, gebruikte gereedschappen, enz. Maar (cruciaal) zonder rekening te houden met kosten die niet rechtstreeks verband houden met het productieproces – zoals verzendkosten, reclame-en verkoopkosten, enz.

hierdoor helpt COGS u het bedrag van de brutowinst te bepalen die in een of meer verkopen is gemaakt.

bijvoorbeeld:

als u een item ter waarde van $50 verkoopt en de tandwielen $30 bedragen, heeft uw bedrijf een brutowinst van $20 behaald. Het is een eenvoudige formule, hoewel het complexer kan worden als de productie van uw eigen producten.

alle verkochte inventaris wordt aan het einde van elk boekjaar opgenomen onder de rekening van de COGS in uw winst-en verliesrekening.

calculating COGS

om de kosten van verkochte goederen (COGS) voor een boekhoudperiode te berekenen, moet u:

1. bepalen welke kosten kunnen worden geassocieerd met het productieproces van uw specifieke producten – zoals arbeid, grondstoffen, gereedschappen, enz.
2. neem de kosten van het begin van de inventaris (BI).
3. voeg de kosten van de nieuw aangekochte inventaris tijdens de betrokken periode toe.
4. aftrekken van de resterende, onverkochte inventaris aan het einde van de verslagperiode.

2) eindinventaris (EI)

Het is zeer waarschijnlijk dat een bedrijf niet de volledige inventaris aan het einde van elke verslagperiode zal verkopen. Dit betekent dat een on-hand, onverkochte voorraad wordt een actief dat moet worden gewaardeerd en opgenomen in de jaarrekening.

Dit wordt aangeduid als eindinventaris (EI), en is eigenlijk vrij eenvoudig op het eerste gezicht.

1. maak de begininventaris (de van het einde van de vorige begrotingsperiode overgedragen eenheden).
2. voeg alle nieuw aangekochte inventaris toe gedurende de verslagperiode.
3. Trek alle verkochte eenheden af.
4. en dit laat het definitieve inventariscijfer worden opgenomen als een actief van de onderneming.

echter:

We moeten een werkelijke waarde toekennen aan het onverkochte inventariscijfer (d.w.z. hoeveel dit bedrijfsmiddel in geld waard is). En dit is waar het veel ingewikkelder kan worden.

Dit komt omdat:

• talrijke aankopen van nieuwe voorraden en grondstoffen worden meestal gedaan gedurende een typische periode van 12 maanden.
• elke aankoop kan verschillende kosten per eenheid hebben gehad.
• verkopen vinden tegelijkertijd plaats, waardoor de inventaris in contanten wordt omgezet.

dus welke kosten per eenheid cijfer gebruikt u om onverkochte inventaris te waarderen wanneer er zoveel bewegende delen zijn in een typische boekhoudperiode?

hier spelen inventariswaarderingsmethoden een rol.

Inventariswaarderingsmethoden

vasthouden aan een specifieke methode voor inventariswaardering is van cruciaal belang voor consistente, accurate en (belangrijker nog) juridisch aanvaardbare financiële overzichten.

Er zijn drie belangrijke waarderingsmethoden die retailbedrijven gebruiken voor de voorraadboekhouding:

1. First In, First Out (FIFO).
2. Last In, First Out (LIFO).
3. methode voor gemiddelde kosten.

u hoeft alleen maar te bepalen welke wordt gebruikt bij het indienen van financiële records en rekeningen.

1) FIFO

FIFO is een nuttige techniek voor voorraadbeheer om daadwerkelijk te gebruiken bij het verwerken van voorraden in uw magazijn. Maar het is ook een methode om onverkochte inventaris te waarderen.

het gaat ervan uit dat inventaris die als eerste werd aangekocht, ook de eerste is die wordt verkocht. Dus de oudste beschikbare voorraad is wat zal worden gebruikt om een bestelling uit te voeren.

de FIFO-methode heeft een aantal voordelen. In de eerste plaats lopen bedrijven die bederfelijke goederen (voedsel en dranken) verkopen minder risico dat hun producten bederven of de best-vÃ3Ã3r de verkoopdatum kruisen. Ze kunnen een vlotte supply chain opzetten en ervoor zorgen dat hun klanten de meest verse items in hun inventaris ontvangen.

alle ontvangen en verkochte producten moeten afzonderlijk worden geregistreerd volgens de FIFO-boekhoudmethode. Het is mogelijk dat het FIFO-systeem bedrijven kan leiden tot onder of overschatten van de waarde van de inventaris in de toekomst, als gevolg van veranderingen in de markt langs de lijn.

2) LIFO

de LIFO-aanpak gaat ervan uit dat de meest recente producten die aan uw voorraad zijn toegevoegd de eerste zijn die als eerste worden verkocht.

dit systeem werkt goed voor detailhandelsbedrijven die gespecialiseerd zijn in niet-bederfelijke goederen of bedrijven met een laag risico op veroudering. Het kan ook de radertjes verhogen en de nettowinst verlagen (dus de jaarlijkse belastingplicht verlagen) als meer recent gekochte goederen duurder zijn.

opmerking: LIFO is alleen in de VS een aanvaardbare boekhoudmethode voor inventaris.

U kunt meer te weten komen over LIFO vs FIFO in deze video:

3) gemiddelde kosten

gemiddelde kosten (of gewogen gemiddelde) inventaris boekhoudkundige methode is totaal verschillend van de vorige twee.

Dit is van toepassing op bedrijven die ervoor kiezen om de kosten per voorraadeenheid niet bij te houden voor elke afzonderlijke aankooplevering. In plaats daarvan is de inventariswaarde gebaseerd op de gemiddelde kosten van items gedurende de relevante periode.

u kunt de gemiddelde kosten berekenen door simpelweg de totale kosten van te koop aangeboden producten te delen door het totale aantal in de inventaris.

u kunt meer te weten komen over de gemiddelde kosten methode in deze video:

het gebruik van software voor voorraadboekhouding

voorraadboekhouding kan een tijdrovend, frustrerend proces zijn voor retailbedrijven-vooral kleine of onafhankelijke teams.

maar het hoeft geen stormloop van spreadsheets en papieren kwitanties te zijn de week voor elke fiscale deadline. Er is betrouwbare boekhoudsoftware beschikbaar om zoveel mogelijk te automatiseren en te digitaliseren, de belangrijkste twee zijn:

1. Xero
2. QuickBooks

deze programma ’s zullen uw accounts niet voor u doen. Maar ze zullen het veel eenvoudiger maken om te organiseren en te presenteren aan het einde van het belastingjaar.

zowel Xero als QuickBooks hebben ook tools beschikbaar om te helpen met de inventariszijde van accounting.

echter:

zij zijn boekhoudsoftware in het hart. Wat betekent dat het voorraadbeheer functionaliteit binnen hen is relatief basic en onderontwikkeld.

voor groeiende retail-en ecommercebedrijven wordt aanbevolen om:

1. gebruik te maken van een hoogwaardige software voor voorraadbeheer als master of stock.
2. zorg ervoor dat deze software een directe Xero-integratie of QuickBooks-integratie heeft om relevante gegevens te pushen.

Dit geeft u het beste van twee werelden – twee hoogwaardige software die zoveel mogelijk van uw voorraad-en boekhoudprocessen automatiseren.

Hopelijk heeft dit hoofdstuk u een goed inzicht gegeven in de beste boekhoudpraktijken voor inventaris.

Dat gezegd zijnde, kan dit nog steeds een enorm ingewikkelde taak zijn voor retailers. Dus we raden het gebruik van de diensten van een professionele boekhouder en/of gecharterde accountant als het gaat om het opstellen van financiële administratie en het indienen van belastingaangiften.

in ons volgende en laatste hoofdstuk zullen we een kijkje nemen op voorraadbeheersystemen-inclusief hoe u kunt bepalen wanneer het tijd is om een geautomatiseerd systeem te gebruiken, en het kiezen van de beste voor uw bedrijf.