So erstellen Sie eine Richtlinie für Mitarbeiterbeschwerden
In jedem Unternehmen kommt es zu Meinungsverschiedenheiten und Konflikten zwischen Personen. Den Kopf in den Sand zu stecken und so zu tun, als wäre alles perfekt, kann die Unzufriedenheit Ihrer Mitarbeiter verschärfen. Aus diesem Grund sollten Sie eine Richtlinie für Mitarbeiterbeschwerden erstellen.
Abgesehen von Ihrem typischen Geschrei können Konflikte zu einer Vielzahl anderer Probleme führen. Von erhöhter Haftung und negativer Publizität bis hin zu Klagen und zusätzlichen Audits kann ein Konflikt am Arbeitsplatz Ihnen wertvolle Zeit und Geld rauben.
Wenn sie das Gefühl haben, dass Sie ihnen nicht zuhören, werden Ihre Mitarbeiter wahrscheinlich nach jemand anderem suchen, der dies tut – anderen Mitarbeitern. Oft kann dies zu erhöhtem Klatsch und verminderter Produktivität führen. Sie können auch eine Klage gegen Ihre Organisation einreichen.Ein Mitarbeiterbeschwerdeprozess bietet Ihren Mitarbeitern eine konstruktive Möglichkeit, ihre Bedenken zu äußern, damit Sie die Probleme angehen können, bevor sie am Arbeitsplatz eher ablenken. Die Lösung von Problemen fördert auch eine bessere Kultur in Ihrem Büro.Befolgen Sie diese Schritte, um eine effektive Richtlinie für Mitarbeiterbeschwerden zu erstellen, die Sie und Ihre Mitarbeiter zu schätzen wissen.
Identifizieren Sie wichtige Ansprechpartner
Nicht jeder in Ihrem Unternehmen ist qualifiziert, mitarbeiterbezogene Themen zu behandeln. Ein Ansprechpartner muss in der entsprechenden Führungsrolle sein oder über die richtige Erfahrung verfügen, um die Anliegen der Mitarbeiter anzugehen.
Sie haben auch die Möglichkeit, einen Beschwerdeausschuss einzurichten, der sich aus einer Gruppe von Personen im gesamten Unternehmen zusammensetzt. Dieser Ausschuss wäre verantwortlich für den Umgang mit allen Beschwerden, die gemeldet werden.
Sobald Sie eine Kontaktperson oder ein Komitee zugewiesen haben, stellen Sie sicher, dass alle Ihre Mitarbeiter wissen, wie Sie sie kontaktieren können. Fügen Sie ihre Kontaktinformationen in Ihr Mitarbeiterhandbuch oder Ihre Unternehmensrichtlinien ein.
Skizzieren Sie die Schritte, die Mitarbeiter vor der Einreichung einer Beschwerde unternehmen sollten
Nicht alle Beschwerdeverfahren für Mitarbeiter sind gleich. Was für ein Unternehmen funktioniert, funktioniert möglicherweise nicht für Ihr Unternehmen.
Zum Beispiel können Sie Ihre Mitarbeiter bitten, sich direkt an die anderen Beteiligten zu wenden, bevor Sie eine Beschwerde einreichen. Wenn das nicht funktioniert oder der Mitarbeiter sich damit nicht wohl fühlt, können Sie Ihre Mitarbeiter anweisen, sich an ihren Vorgesetzten zu wenden.
Wenn das Problem immer noch nicht gelöst werden kann, indem Sie mit den Personen oder ihrem Vorgesetzten sprechen, sollten sich die Mitarbeiter an die entsprechende Kontaktperson oder das Komitee wenden, die / das Sie in Schritt eins identifiziert haben.
Was auch immer Ihr Prozess ist, stellen Sie sicher, dass er dokumentiert und für alle Ihre Mitarbeiter verfügbar ist.
Bestimmen Sie, wie Sie mit der Einreichung einer Beschwerde umgehen
Jedes Mal, wenn eine Beschwerde eingereicht wird, müssen Sie sie untersuchen, unabhängig davon, ob Sie der Meinung sind, dass die Beschwerde berechtigt ist. Die betroffenen Parteien sollten nach jeder Untersuchung unabhängig von den Ergebnissen angesprochen werden. Die Personen, die die Beschwerde eingereicht haben, sollten über den Status der Untersuchung informiert werden, damit sie wissen, dass sie behandelt und nicht ignoriert wird.
Nachdem Sie beispielsweise eine gründliche Untersuchung durchgeführt haben, sollten Sie die Mitarbeiter, die die Beschwerde eingereicht haben, nachbesprechen. Lassen Sie sie wissen, dass ihr Anliegen untersucht wurde, das daraus resultierende Ergebnis, und alle nächsten Schritte erforderlich.Während dies schwierige Gespräche sein können, ist es wichtig, dass Sie die Bedenken Ihrer Mitarbeiter fair und zeitnah ansprechen. Das Ignorieren dieser Probleme könnte Ihre Mitarbeiter verärgern und dazu führen, dass sie Ihre Loyalität in Frage stellen.
Dokumentieren Sie die Beschwerderichtlinie und fügen Sie sie Ihrem Mitarbeiterhandbuch hinzu
Die Einbeziehung Ihrer Beschwerderichtlinie in das Mitarbeiterhandbuch ist wichtig, damit die Mitarbeiter wissen, was zu tun ist, wenn sie auf ein Problem stoßen.
Darüber hinaus sollten Sie alle Ihre Mitarbeiter eine Bestätigung unterschreiben lassen, dass sie die Richtlinie erhalten und gelesen haben.
Zusammen können diese Dokumente Ihrem Unternehmen helfen, sich zu verteidigen, sollte ein Mitarbeiter eine behördliche Anklage oder Klage einreichen.
Verbreiten Sie das Wort
Teilen Sie Ihren Mitarbeitern Ihre neue Beschwerderichtlinie mit. Stellen Sie sicher, dass jeder die richtigen Schritte und Verfahren zur Meldung eines Problems kennt. Ein persönliches Treffen oder eine Diskussion zeigt Ihren Mitarbeitern, dass Sie an Ihre Beschwerdepolitik glauben, und ermöglicht die Beantwortung von Fragen oder Bedenken.
Follow through
Wenn Sie Ihre Richtlinie verlassen, nachdem Sie sie erstellt haben, kann dies die Moral der Mitarbeiter mehr beeinträchtigen, als wenn Sie überhaupt keine hätten.
Bleiben Sie dabei. Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, dass Sie wirklich von ihnen hören wollen.
Adressieren Sie alle Bedenken, auf die Sie aufmerksam gemacht werden, unabhängig davon, ob es sich um ein echtes Problem handelt oder um einen Mitarbeiter, der einen schlechten Tag hat.
Haben Sie eine echte Open-Door-Umgebung an Ihrem Arbeitsplatz
Ihre Beschwerdepolitik wird nur dann wirksam sein, wenn Ihre Mitarbeiter sich wohl fühlen, Probleme zu melden, die sie haben.
Wenn Ihre Mitarbeiter über Vergeltungsmaßnahmen besorgt sind, können sie keine Bedenken äußern. Letztendlich kann dies zu einem Rücktritt des Mitarbeiters oder zur Einreichung einer behördlichen Anklage oder Klage gegen Ihre Organisation wegen eines Problems führen, das möglicherweise leicht gelöst werden konnte, wenn Sie sich dessen bewusst gewesen wären.Anonyme Kommunikationskanäle wie Hotlines oder webbasierte Umfragen sind weitere Optionen, aber wenn Ihre Mitarbeiter das Gefühl haben, jederzeit offen kommunizieren zu dürfen, werden sie sich wahrscheinlich besser fühlen.
Pflegen Sie die offene Kommunikation fortlaufend, indem Sie Check-in-Gespräche mit Mitarbeitern führen. Warten Sie nicht nur darauf, dass sie zum Management kommen und Bedenken melden. Durch die kontinuierliche Kommunikation werden Sie zugänglicher erscheinen und die Mitarbeiter werden eher Bedenken ans Licht bringen.
Wenn ein Mitarbeiter ein Anliegen an das Management bringt, stellen Sie sicher, dass er für das Teilen des Feedbacks gedankt wird, und stellen Sie sicher, dass Sie eine Lösung finden, um das Anliegen zu schließen. Auch wenn es sich nicht um etwas handelt, das mit einem anderen Mitarbeiter besprochen werden muss, sollten Sie es mit dem betroffenen Mitarbeiter und Partner besprechen, um einen Weg zu finden, das Problem zu lösen.Eine Mitarbeiterbeschwerdepolitik ist nur eine von mehreren HR-Best Practices, die Sie sich nicht leisten können, zu übersehen. Laden Sie unser kostenloses E-Book 7 most frequent HR mistakes and how to avoid them herunter, um herauszufinden, was sonst noch in Ihrer Personalstrategie fehlt.
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