So verbessern Sie die RFP-Abschlussrate Ihres Verkaufsteams

Wie ist die aktuelle RFP-Abschlussrate Ihres Verkaufsteams bewerten? Unabhängig davon, ob es so hoch ist, wie Sie möchten, werden Sie überrascht sein zu hören, dass Ganesh Shankar von RFPIO feststellt, dass „die übliche Gewinnrate für RFPs weniger als 5% beträgt.“

Nach diesen Zahlen wird von 20 Vorschlägen, die der durchschnittliche Anbieter sendet, nur einer erfolgreich sein. Und da viele Unternehmen 20-40 Stunden in jede RFP-Antwort investieren, ist das eine Menge Zeit- und Geldverschwendung.Angenommen, Sie haben einen technischen Vertriebsmitarbeiter, der Ausschreibungen für Ihr Team ausfüllt, und dieser Mitarbeiter verdient ein Gehalt von 50 Tausend Dollar pro Jahr (ungefähr 24 Dollar pro Stunde).

Wenn die durchschnittliche Größe Ihrer Vorschläge 25 Tausend Dollar beträgt und Sie einen von 20 Vorschlägen erfolgreich abschließen, haben Sie 25 Tausend Dollar Netto-Neugeschäft gewonnen. Aber Sie haben auch durchschnittlich 30 Stunden für jeden der anderen 19 Vorschläge verloren.

Bei einem durchschnittlichen Stundensatz von 24 Dollar ist das ein Verlust von 13.680 Dollar (vor Berücksichtigung von Opportunitätskosten, Gemeinkosten und anderen Variablen).

Obwohl es unwahrscheinlich ist, dass Sie eine hundertprozentige Closed-Won-Rate erreichen, spart die Reduzierung der Anzahl erfolgloser gesendeter Vorschläge Ihrem Unternehmen Zeit und Geld.

In diesem Artikel finden Sie eine Liste mit Vorschlägen und Best Practices, mit denen Vertriebsleiter die Ausschreibungsquoten ihres Vertriebsteams verbessern können.

Haben Sie einen „Go / No-Go“ -Opt-Out-Punkt

Hier ist eine wirklich einfache Möglichkeit, Ihre RFP-Abschlussrate zu verbessern: bewerben Sie sich nur für Projekte, die Sie wahrscheinlich erhalten.

Stellen Sie sich einen Stapel von 20 RFPs vor. Darin passen vielleicht fünf gut zu Ihrem Unternehmen. Die anderen 15 sind entweder schlechte Opportunities oder Projekte, die Sie in Bezug auf die Projektanpassung oder die Ressourcen, die für die Einreichung einer Ausschreibung erforderlich sind, abschließen müssen.

• Wenn Sie sich für alle 20 bewerben und eine gewinnen, beträgt Ihre Abschlussrate 5%.
• Wenn Sie die 15 aussortieren, die nicht gut passen, und eine der verbleibenden fünf gewinnen, beträgt Ihre Abschlussrate 20%.

Sie haben nicht nur Ihre Abschlussrate erhöht, sondern auch Zeit und Geld gespart, die Sie für unangemessene Vorschläge verschwendet hätten.

Adam Boyd beschreibt es in einem LinkedIn Pulse-Artikel folgendermaßen:

„Nicht alle Ausschreibungen sind gleich, und Sie haben nicht die gleiche Chance, sie alle zu gewinnen. Wissen, wann zu sagen‘ ‚Dies ist nicht in unserem Steuerhaus, und ist zu teuer, eine Verwendung von Zeit zu verfolgen.“

Zum Beispiel:

• Wenn Sie sich für alle 20 bewerben und einen gewinnen:
  Ihre Abschlussrate beträgt 5 Prozent und Sie haben 25 Tausend Dollar Netto-Neugeschäft verdient. Sie haben 600 Stunden (30 Stunden pro Ausschreibung) und 14.440 Dollar (24 Dollar pro Stunde) investiert. Ihre RFP-Produktivitätsrate (Gesamtneugeschäft geteilt durch die Anzahl der Arbeitsstunden) beträgt 42 Dollar pro Stunde.
• Wenn Sie die 15 ungeeigneten Vorschläge aussortieren, bewerben Sie sich für fünf und gewinnen Sie einen:
  Ihre Abschlussrate beträgt 20 Prozent und Sie haben 25 Tausend Dollar Netto-Neugeschäft verdient. Sie haben 150 Stunden und 3.600 Dollar investiert. Weil Sie selektiver waren, Sie RFP Die Produktivitätsrate beträgt jetzt 166,67 USD pro Stunde.

Die Entwicklung einer internen Checkliste oder eines Bewertungssystems zur Bewertung von Ausschreibungsmöglichkeiten kann Ihnen dabei helfen, festzustellen, wo Ihr Opt-Out-Punkt liegt. Bob Lohfeld, CEO der Lohfeld Consulting Group, schlägt vor, die folgenden sieben Fragen zu stellen, um Ausschreibungen entsprechend zu filtern:

1. Verstehen wir die Mission des Kunden und die auszuführende Arbeit?
2. Haben wir eine Lösung, die dem Kunden hilft, seine Mission und Vertragsziele zu erreichen?
3. Haben wir eine Beziehung zu diesem Kunden durch Besprechungen oder vorherige Vertragserfüllung?
4. Wissen wir, gegen wen wir antreten und können wir sie schlagen?
5. Haben wir eine Teaming-Strategie und können wir die richtigen Subunternehmer finden?
6. Wissen wir, welchen Preis wir bieten müssen, um zu gewinnen, und können wir ihn gewinnbringend erzielen?
7. Haben wir eine überzeugende Gewinnstrategie?

Wenn Sie Bedenken haben, potenziell gute Projekte zu verpassen, sollten Sie den Rat des Direktors des Sales Benchmark Index, John Auer, in Betracht ziehen:

„In einigen Fällen kann das Opting-out tatsächlich ein effektiveres Unterscheidungsmerkmal sein als die Teilnahme an der Ausschreibung. Zum Beispiel können Interessenten ihre Hand zeigen und gestehen, dass sie sich auf Ihren Vorschlag gefreut haben. Wenn dies der Fall ist, haben Sie gerade eine wertvolle Information gelernt, die sehr gut zu einem Gewinn führen könnte.“

Wenn Sie ein solches Geständnis nicht erhalten, haben Sie Zeit gespart; Wenn Sie dies jedoch tun, haben Sie wertvolle Erkenntnisse darüber gewonnen, ob die Ausschreibung eine effektive Zeitinvestition darstellt oder nicht. Es ist eine Win-Win-Situation.

Arbeiten mit einer Angebotsvorlage

Wenn Sie die Anzahl der Ausschreibungen reduzieren, auf die Sie tatsächlich antworten, können Sie durch die Entwicklung einer Angebotsvorlage noch mehr Zeit sparen. Dies minimiert die Zeit, die Sie damit verbringen, „das Rad neu zu erfinden“, um jede Antwort zu entwickeln.

Sie werden nicht in der Lage sein, jedes Q&A zu antizipieren, dem Sie im Voraus begegnen werden. Aber die Entwicklung von Stock Copy für Ihre Executive Summary und das Hinzufügen neuer Q&A Antworten auf ein zentrales Dokument – aus dem Sie in Zukunft wieder schöpfen können – können Ihrem RFP-Prozess viel Zeit sparen.

Wenn Sie beispielsweise mit einer Vorlage arbeiten, wird die durchschnittliche Zeit, die zum Ausfüllen und Einreichen eines Vorschlags erforderlich ist, von 30 Stunden pro Ausschreibung auf 10 Stunden verkürzt. Diese Zeitverkürzung würde Ihre RFP-Produktivitätsrate auf 500 Dollar pro Stunde erhöhen (basierend auf den am Anfang des Artikels angegebenen Metriken.

Um Ihre RFP-Produktivitätsrate zu berechnen, verwenden Sie die folgende Formel:

Nettoneugeschäftsbetrag / (Anzahl der Ausschreibungen x geleistete Arbeitsstunden)

Verwenden Sie einen nicht traditionellen Antwortprozess

Das heißt, nur weil Sie mit einer Ausschreibungsvorlage arbeiten, müssen Ihre Antworten nicht formelhaft wirken. Ein nicht traditioneller Antwortprozess kann die Belastung Ihrer Teammitglieder durch das Ausfüllen von Ausschreibungen minimieren und gleichzeitig Ihrem Unternehmen helfen, sich von anderen Bewerbern abzuheben.

Laut Mike Drapeau, Partner bei Sales Benchmark Index:

„Denken Sie an George Costanza. Erinnern Sie sich an die Episode, als er das Gegenteil von allem tat, was sein Instinkt ihm sagte und die Ergebnisse nicht in den Charts waren? Dies ist der Ansatz, den Sie bei der Entwicklung Ihrer RFP-Strategie verwenden sollten. Konventionelle Weisheit ist völlig falsch.

Wie sieht also ein nicht traditioneller Antwortprozess aus? Mögliche Ideen sind:

• Ein stark abgekürzter Executive Summary-Abschnitt, der die Nabelschau von Unternehmen zugunsten der Priorisierung von Wertaussagen für Empfänger eliminiert.
• Aufrufen von Anforderungen, die in der Ausschreibung fehlen (wahrscheinlich, weil sie von einem Beschaffungsausschuss übersehen wurden), um schnell Fachwissen zu erlangen.
• Bietet extrem detaillierte Antworten&Eine Antwort, die die Vorschläge der Wettbewerber übertreffen und Unternehmen mit ihrem umfassenden Charakter beeindrucken wird.

Eine weitere nicht-traditionelle RFP-Antwortoption kommt von Board Studios, die drei Vorschläge für die Integration von Rich Media in Ihre RFPs bietet:

• Erstellen Sie eine einfache Mini-Site, die Ihren USP zeigt und wichtige Fragen beantwortet.
• Verwenden Sie Infografiken oder professionell gestaltete Prozessablaufbilder in Ihren Vorschlägen.
• Erstellen Sie anstelle Ihrer Zusammenfassung ein Erklärvideo.

Einige Branchen – Tech-Unternehmen, zum Beispiel im Vergleich zu stabileren Banken und Rechtsdienstleistungen – sind möglicherweise empfänglicher für den Einsatz neuer Medien als andere. Aber haben Sie keine Angst zu experimentieren, indem Sie Grenzen überschreiten. Auffallen kann ausreichen, um Ihrem Vorschlag die enge Lektüre zu geben, die er sonst nicht erhalten würde.

Überlegen Sie, wie Vorschläge in Ihrer Branche normalerweise gehandhabt werden, und überlegen Sie dann – wie George Costanza –, das Gegenteil zu tun.

Aufbau von Beziehungen vor RFP-Antworten

In den meisten Fällen ist es Ihnen nicht gestattet, Unternehmensvertreter zu kontaktieren, um während des RFP-Prozesses einen persönlichen Appell zu richten. Deshalb ist es wichtig, dass Sie kontinuierlich in den Ausbau Ihres Netzwerks investieren, bevor der Prozess beginnt.

Unternehmen müssen wissen, wer Sie sind, bevor sie Ihren Vorschlag erhalten. Laut den von der Seibert-Gruppe gesammelten Daten sind 40 Prozent Ihres Erfolgs auf Ihre Verkaufsbemühungen vor der Ausschreibung zurückzuführen:

„Sie müssen in den 12 bis 18 Monaten vor der Veröffentlichung der Ausschreibung aktiv an den Käufer verkaufen. Wenn sie Sie vor der Ausschreibung nicht kennen, sind Ihre Gewinnchancen gering.“

In der Praxis bedeutet dies, sich aktiv mit Zukunftsperspektiven zu vernetzen, sowohl direkt als auch indirekt. Cold Calls und eine aktive Präsenz bei Branchenveranstaltungen sind wichtig, aber Sie können es auch hilfreich finden, Content Marketing, Social Media Marketing und andere Kampagnen zu nutzen, um eine Vordenkerrolle in Ihrem Unternehmen aufzubauen.

Stephanie Czajka, Projektmanagerin bei der Weidert Group, schlägt vor:

„Je mehr Sie aufgrund Ihrer Inhalte bereits in den Augen der Interessenten präsent sind, desto mehr wird Ihr Unternehmen in die Shortlist der Käufer aufgenommen.“ In digitaler Hinsicht kann man sich das als Suchprozess vorstellen. Wenn Interessenten nach Antworten auf ihre Fragen zu Ihrem Unternehmen suchen, werden sie Google abfragen, und wenn Ihr Inhaltsartikel angezeigt wird, lesen sie eher über Sie und Sie werden eher in die engere Auswahl aufgenommen.“

Darüber hinaus argumentiert Czajka, dass die Umwandlung Ihres Unternehmens in einen angesehenen Vordenker durch richtiges Inbound-Marketing die Ausschreibung vollständig aus der Gleichung entfernen kann. „In Fällen, in denen eine Ausschreibung optional ist, wechselt der Käufer natürlich zur subjektiven Wahl eines vertrauenswürdigen Beraters oder einer vertrauenswürdigen Ressource.“Einfach ausgedrückt, wenn ein Käufer einen Verkäufer braucht, aber beschließt, nicht mit dem RFP-Prozess fortzufahren, wird die Gedankenführung, die Sie um Ihre Marke herum aufgebaut haben, Sie zu einem natürlichen Kandidaten machen, um den Platz zu besetzen.

Überwachen Sie Ihre RFP-Erfolgsrate

Unabhängig davon, welche der oben genannten Strategien Sie implementieren möchten, ist eines der besten Dinge, die Ihr Verkaufsteam tun kann, die Metriken rund um Ihren RFP-Prozess zu überwachen.

Spezifische Variablen, die verfolgt werden:

• Anzahl der erhaltenen RFPs
• Anzahl der beantworteten RFPs vs. Opt-out
• Anzahl der abgeschlossenen RFPs
• Wert der abgeschlossenen RFPs vs. Wert erfolgloser Ausschreibungen
• Durchschnittlicher Zeitaufwand für die Durchführung von Ausschreibungen

Die Daten, die Sie hier sammeln, können eine Rolle bei der Verbesserung Ihrer Abschlussrate spielen, wenn Sie sie effektiv nutzen.

Angenommen, Sie stellen fest, dass die Anzahl der abgeschlossenen Projekte von Q1 bis Q2 von 30 auf 20 gesunken ist. Wenn Sie gleichzeitig die Gesamtzahl der in jeden Vorschlag investierten Stunden nachverfolgt haben und festgestellt haben, dass auch diese von 20 Stunden pro Ausschreibung auf 10 Stunden gesunken ist, ist dies ein Signal dafür, dass Sie mehr Zeit in Ihren Vorschlagsprozess investieren müssen.

Proposal Analytics-Programme können nützlich sein, um diese Art von Trends zu identifizieren. Aber selbst wenn Sie Ihre Berechnungen von Hand durchführen, sind Sie Konkurrenten voraus, die nicht so viel in die Überwachung ihrer RFP-Metriken investiert sind.

Seien Sie schlau über RFPs, um Ihre Abschlussrate zu steigern

Der Erfolg mit RFPs hängt davon ab, dass Sie den Prozess nachdenklicher angehen als Ihre Konkurrenten.

Nutzen Sie die vorhandenen Daten zu Ihrem Vorteil, wenn Sie mit nicht-traditionellen RFP-Strategien und kontinuierlicher Vernetzung experimentieren. Ihre 5% oder weniger Schlussrate wird schnell der Vergangenheit angehören.

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