Wie man Bestellungen wie ein Profi handhabt

E-Mail-Threads und mündliche Zusagen mit Ihren Lieferanten haben möglicherweise funktioniert, als Sie zum ersten Mal angefangen haben. Aber jetzt, wo Ihr Geschäft boomt, ist die Beschaffung von Vorräten möglicherweise schwieriger zu verwalten.

Wenn dies nach Ihrem aktuellen Geschäftsstatus klingt, sollten Sie die Verwendung von Bestellungen in Betracht ziehen. Hier ist, was Sie wissen müssen.

Was ist eine Bestellung?

Eine Bestellung ist das offizielle Dokument zwischen einem Lieferanten und einem Käufer, das Produktspezifikationen kommuniziert und die Erwartungen an den Geschäftsvorgang definiert. Bestellungen können eine Vielzahl von Anforderungen detailliert beschreiben, einschließlich der Art des Produkts, der Menge, des Preises und einer Übersicht über die Lieferung.

Egal, ob Sie Käufer oder Verkäufer sind, dieser rechtsverbindliche Vertrag soll alle Beteiligten schützen. Der Verkäufer ist geschützt, sollte der Käufer die Zahlung verweigern. Es schützt den Käufer auch, wenn der Verkäufer die Waren oder Dienstleistungen nicht liefert.

Sie können eine Bestellung oder PO verwenden, um Produkte oder Dienstleistungen von einem externen Lieferanten zu kaufen. Oder Sie sind der externe Lieferant und erhalten eine PO, wenn jemand bei Ihnen kauft.

Warum sollten Sie Bestellungen verwenden?

Bestellungen kommunizieren die Bedürfnisse des Käufers und definieren die Erwartungen an den Geschäftsvorgang. Da es sich um einen verbindlichen Vertrag handelt, schützt er den Verkäufer, falls der Käufer die Zahlung verweigert. Es schützt den Käufer auch, wenn der Verkäufer die Waren oder Dienstleistungen nicht liefert (oder wenn er die falschen Waren oder Dienstleistungen liefert). Da eine Bestellung rechtsverbindlich ist, sollten Sie sich an einen Rechtsexperten wenden, um sicherzustellen, dass jede Bestellung, mit der Sie arbeiten, Ihren spezifischen Anforderungen entspricht.

Wie funktioniert eine Bestellung?

Normalerweise erstellt der Käufer eine Bestellung. Es sollte die mit dieser Bestellung verknüpfte Bestellnummer, das Versanddatum, die Rechnungsadresse, die Lieferadresse, die Produktanfrage, die Menge, den Preis und alle anderen Informationen enthalten, die für den Abschluss der Bestellung von entscheidender Bedeutung sind.

Wenn Sie der Käufer sind, sollten Sie die Bestellung erstellen und dann an Ihren Lieferanten senden. Sobald Sie das Inventar oder die Dienstleistungen vom Lieferanten erhalten haben, sollte es in Ihrem System angemeldet und als verarbeitet markiert werden. Wenn das Inventar oder die Dienstleistungen Ihren Erwartungen entsprechen, bezahlen Sie den Lieferanten, um den Bestellvorgang abzuschließen.

Was ist der Unterschied zwischen einer Bestellung und einer Rechnung?

Bestellungen und Rechnungen sind wichtige Dokumente für jedes Unternehmen, und doch werden sie häufig verwechselt.

Der Hauptunterschied zwischen einer Bestellung und einer Rechnung besteht darin, wer das Dokument erstellt. Ein Käufer erstellt eine Bestellung, die von einem Lieferanten ausgeführt werden soll. Ein Lieferant oder Verkäufer erstellt eine Rechnung für den Dienst und wird dann für diese Dienste bezahlt.

Bei korrekter Verwendung können Rechnungen Ihr Unternehmen schneller bezahlen lassen. Eine Rechnung ist eine Aufzeichnung der Waren oder Dienstleistungen, die Sie Ihrem Kunden zur Verfügung gestellt haben, und es ist eine Methode für sie, Sie für Ihre Arbeit zu bezahlen.

Es ist wichtig, Rechnungen zeitnah zu versenden, damit die Leute rechtzeitig in Rechnung gestellt werden. Aber da Rechnungen jetzt online gemacht werden können, ist es einfacher als je zuvor.

Bestellungen verwalten

Obwohl es ziemlich einfach klingt, kann eine Bestellung Ihren Lieferkettenprozess komplizieren. Als Käufer ist es wichtig, in Ihr Einzelhandelsinventarmanagement zu investieren und zu lernen, wie Sie Ihre Lieferanten effektiv verwalten können.

Hier sind ein paar Tipps, die Ihnen dabei helfen können:

• Technologie nutzen
  Investieren Sie in eine einzelhandelsspezifische Verkaufsstelle mit Bestellverwaltung. Square for Retail POS verfolgt laufende Bestellungen und markiert nach Erfüllung die Bestellung als erreicht. Das Erstellen und Empfangen von Bestellungen ist einfach und stellt sicher, dass alle Bestellinformationen an einem Ort gespeichert und leicht zugänglich sind.

• Go big
  Wenn Sie in großen Mengen bestellen, können Sie Rabatte optimal nutzen und viel Geld sparen. Und wenn Sie es richtig machen, können Sie die Kosten pro Einheit Ihrer Artikel senken. Wenn Sie in großen Mengen bestellen, müssen Sie natürlich mehr im Voraus ausgeben, sodass Sie dies nur tun möchten, wenn Ihr Unternehmen stabil ist.

• Seien Sie schnell
  Senden Sie Ihre Rechnungen, Bestellungen und Lieferantenserviceverträge rechtzeitig. Es ist wichtig, diese Dokumente in die Hände Ihrer Partner zu bekommen, da sie die Vertragsbedingungen definieren und Ihr Unternehmen schützen. Darüber hinaus zeigt das rechtzeitige Senden von Dokumenten ein gewisses Maß an Professionalität, das Vertrauen in Ihre Partner schafft.

• Empower employees
  Versuchen Sie, ein Bestellanforderungssystem in Ihrem Unternehmen zu implementieren. Auf diese Weise können Mitarbeiter die Materialien anfordern, die sie für ihre Arbeit benötigen. Dies stärkt nicht nur Ihr Team, sondern gibt Ihnen auch eine bessere Vorstellung von den Materialien, die für die Führung Ihres Unternehmens benötigt werden.