Wie Outlook für mehr Produktivität anpassen
Jeder nutzt E-Mail am Arbeitsplatz in diesen Tagen, und es treibt fast jeder verrückt. Sie erhalten wahrscheinlich jeden Tag Hunderte von E-Mail-Nachrichten. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen nicht aktivieren, kann diese Flut von E-Mails Ihren Tag übernehmen und Ihre Produktivität verringern.
Zum Glück können Sie das mit einigen Anpassungen verhindern. Werfen wir einen Blick auf einige spezifische Tipps, mit denen Sie die Kontrolle über Ihre E-Mails übernehmen können.
Wichtige Hinweise: Legen Sie Zeiten fest, um E-Mails zu überprüfen
Wenn es einen Tipp gibt, den Sie in die Praxis umsetzen, sollte es dieser sein:
Legen Sie bestimmte Zeiten fest, um Ihre E-Mails zu überprüfen, und halten Sie sich daran.
Eine eingehende E-Mail kann Sie völlig von Ihrer aktuellen Aufgabe abbringen und Ihre Dynamik zerstören. Wenn Sie tief über eine Tabelle nachdenken und eine E-Mail-Benachrichtigung angezeigt wird, Wenn Sie zu Outlook wechseln, konzentrieren Sie sich wieder auf etwas, das nicht so wichtig ist. In fast allen Fällen ist keine E-Mail so wichtig, dass sie nicht lange warten kann.
Probieren Sie ein Zeitintervall zum Abrufen von E-Mails aus, das zu Ihrem Arbeitstag passt. Dies hängt davon ab, wie oft Sie auf E-Mails antworten müssen. Für einige könnte das E-Mail-Checken einmal nach dem Mittagessen und einmal vor der Abreise gut funktionieren. Andere müssen möglicherweise ihren Posteingang zu jeder vollen Stunde überprüfen.
Wenn es in Ihrem Job überhaupt möglich ist, empfehlen wir, E-Mails als erstes am Morgen zu vermeiden. Sie sollten die ersten Minuten Ihres Tages den wichtigsten Aktivitäten auf Ihrer To-Do-Liste widmen. In den meisten Fällen kann die E-Mail warten und es lohnt sich nicht, sich ablenken zu lassen, sobald Sie bei der Arbeit ankommen.
Es gibt keine beste Zeit, die für alle funktioniert. Wenn Sie die E-Mail-Überprüfung jedoch auf bestimmte Zeiten beschränken, können Sie sich schnell durch Ihren Posteingang bewegen und sich darauf konzentrieren, anstatt sich alle fünfzehn Minuten von Ihrer aktuellen Aufgabe zu lösen, um auf eine Nachricht zu antworten.
Anpassen von Microsoft Outlook für E-Mail-Vernunft
Da viele unserer Leser Microsoft Outlook verwenden, lassen Sie uns einige Outlook-Einstellungen überprüfen, mit denen Sie E-Mails weniger ablenken und Outlook besser nutzen können.
Warnmeldungen für neue Nachrichten deaktivieren
Standardmäßig verwendet Outlook express mehrere Methoden, um Ihre Aufmerksamkeit zu erregen, wenn eine neue Nachricht eintrifft. Wenn Sie zu bestimmten Zeiten E-Mails abrufen, lenken Sie diese Benachrichtigungen nur ab. Gehen Sie in Outlook zu Datei > Optionen und wählen Sie links die Registerkarte E-Mail. Deaktivieren Sie dann im Abschnitt Nachrichtenankunft alle Optionen.
Dadurch werden Sounds, Popups und das Hüllkurvensymbol deaktiviert, das auf der Outlook-Verknüpfung in der Taskleiste am unteren Bildschirmrand angezeigt wird.
Eingefügte Textformatierung entfernen
Sie haben wahrscheinlich bemerkt, dass Outlook beim Einfügen von Text aus einem anderen Programm in eine E-Mail die Formatierung beibehält. Wenn Sie beispielsweise roten Text mit Schriftgröße 72 von einer Website kopieren, sehen Sie ihn genau so, wenn Sie ihn in eine E-Mail-Nachricht einfügen. Normalerweise möchten Sie nur den Text selbst, nicht die Formatierung.
Um das Kopieren der Formatierung zu deaktivieren, besuchen Sie Datei > Optionen und wählen Sie die Registerkarte Mail. Klicken Sie unter Nachrichten verfassen auf die Schaltfläche Editoroptionen…. Wählen Sie dann links die Registerkarte Erweitert. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Ausschneiden, Kopieren und Einfügen, und legen Sie die Option Einfügen aus anderen Programmen so fest, dass nur Text beibehalten wird. Klicken Sie auf OK, um Ihre Änderungen zu speichern.
Jetzt müssen Sie sich keine Sorgen mehr machen, alle möglichen seltsamen Textstile in Ihre E-Mails einzufügen.
Schließen Sie Originalnachrichten, wenn Sie antworten
Wenn Sie häufig auf E-Mails antworten oder diese weiterleiten, gibt es wahrscheinlich viele Meldungsfelder. Das Schließen dieser, wenn Sie bereits damit fertig sind, ist Zeitverschwendung. Sie können eine Einstellung umdrehen und Outlook dazu bringen, ein Nachrichtenfenster automatisch zu schließen, wenn Sie auf Antworten oder Weiterleiten klicken.
Gehen Sie dazu zu Datei > Optionen > Mail und scrollen Sie zum Abschnitt Antworten und Weiterleitungen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Originalnachrichtenfenster schließen, wenn Sie antworten oder weiterleiten.
Starten Sie Outlook in der Kalenderansicht
Damit Sie nicht von Ihrem Posteingang abgelenkt werden, warum nicht Outlook Ihren Kalender anzeigen lassen, wenn er gestartet wird? Es ist nützlicher, Ihre bevorstehenden Ereignisse zu sehen, wenn Sie Outlook öffnen, als von E-Mails überwältigt zu werden.
Sie können die Startseite von Outlook ändern, indem Sie Datei > Optionen > Erweitert aufrufen. Klicken Sie im Abschnitt Outlook starten und Beenden auf Durchsuchen… neben dem Feld Outlook in diesem Ordner starten:. Wählen Sie Kalender und klicken Sie auf OK.
Ändern des Lesefensterverhaltens
Die Lesefensterfunktion von Outlook zeigt eine E-Mail-Nachricht direkt in Ihrem Posteingang an, wenn Sie darauf klicken. Auf diese Weise können Sie Ihre E-Mails problemlos überprüfen, ohne auf eine Nachricht doppelklicken zu müssen, um sie in einem neuen Fenster zu öffnen.
Das ist ziemlich nützlich; der Lesebereich erleichtert es jedoch, Nachrichten als versehentlich gelesen zu markieren. Standardmäßig markiert Outlook eine Nachricht als gelesen, sobald Sie darauf klicken, und klicken Sie dann auf etwas anderes. Das heißt, wenn Sie schnell durch Nachrichten scrollen, können Sie etwas als gelesen markieren, ohne es zu merken.
Wenn Sie den Lesebereich weiterhin verwenden möchten, können Sie dies ändern. Klicken Sie oben in Outlook auf die Registerkarte Ansicht und dann im Abschnitt Layout auf Lesebereich. Wählen Sie Optionen … und Sie sehen einige Einstellungen für den Lesebereich.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Elemente als gelesen markieren, wenn sie im Lesebereich angezeigt werden. Unten können Sie eine Zahl in das Feld neben Warten eingeben – so viele Sekunden müssen Sie eine Nachricht anzeigen, bevor Outlook sie als gelesen markiert. Wenn Sie alle Nachrichten lieber selbst als gelesen markieren möchten, deaktivieren Sie einfach die Option Element als gelesen markieren, wenn sich die Auswahl ändert. Dadurch wird Outlook daran gehindert, Nachrichten als gelesen zu markieren, wenn Sie von ihnen wegklicken.
Wenn Sie möchten, können Sie den Lesebereich vollständig deaktivieren. Wählen Sie die Registerkarte Ansicht und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Lesebereich. Wählen Sie Aus, und Outlook entfernt den Lesebereich. Sie sehen stattdessen eine Liste aller Ihrer E-Mails und können auf eine doppelklicken, um sie zu öffnen.
Immer das Bcc-Feld anzeigen
Sie wissen wahrscheinlich, dass Sie mit dem Bcc-Feld Nachrichten an bestimmte Empfänger senden können, ohne dass diese die Adressen der anderen sehen. Wenn Sie es häufig verwenden, können Sie Outlook anweisen, es immer anzuzeigen, wodurch Sie einen Klick sparen.
Starten Sie dazu eine neue E-Mail-Nachricht, indem Sie auf der Registerkarte Start auf Neue E-Mail klicken, oder verwenden Sie die Tastenkombination STRG + N. Wählen Sie im Fenster Neue E-Mail oben die Registerkarte Optionen aus. Klicken Sie dann im Abschnitt Felder anzeigen auf die Schaltfläche Bcc. Dadurch wird das Bcc-Feld für alle neuen Nachrichten und Antworten dauerhaft angezeigt.
Verwenden Sie die Aufgabenleiste
Neben E-Mails kann Outlook auch Ihre Kontakte, Ihren Kalender und Ihre Aufgabenliste speichern. Sie können jederzeit zwischen diesen Registerkarten wechseln, aber Outlook bietet auch ein Bedienfeld, mit dem Sie sie auf einen Blick überprüfen können.
Um es zu aktivieren, klicken Sie oben in Outlook auf die Registerkarte Ansicht und wählen Sie dann im Abschnitt Layout die Option Aufgabenleiste aus. Hier können Sie Ihren Kalender, Personen und Aufgaben anzeigen. Es liegt an Ihnen, welche am hilfreichsten sind. Wenn Sie den Kalender aktivieren, werden Ihre bevorstehenden Ereignisse angezeigt. Auf der Registerkarte Personen haben Sie einfachen Zugriff auf die Personen, mit denen Sie am häufigsten Kontakt aufnehmen, und Sie können Aufgaben verwenden, um Ihre To-Do-Liste zu verfolgen.
Verzögerung der Nachrichtenübermittlung
Manchmal möchten Sie nicht sofort eine Nachricht senden. Wenn Sie beispielsweise am Ende eines Arbeitstages eine E-Mail senden, kann diese im Posteingang des Empfängers vergraben sein und die Wahrscheinlichkeit verringern, dass er sie sieht und antwortet. Das Senden der Nachricht als erstes am Morgen wäre besser, aber was ist, wenn Sie morgen vergessen?
Die Lösung besteht darin, Nachrichten zu planen. Auf diese Weise können Sie Ihre Nachricht bei Bedarf verfassen, aber Outlook stellt sie erst zu dem von Ihnen angegebenen Zeitpunkt zu.
Erstellen Sie dazu eine neue Nachricht und geben Sie Ihre E-Mail wie gewohnt ein. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie nicht auf Senden, sondern auf die Registerkarte Optionen in der oberen Leiste. Wählen Sie im Abschnitt Weitere Optionen die Option Lieferung verzögern. Es öffnet sich ein neues Fenster.
Wählen Sie hier Do not deliver before aus und wählen Sie ein Datum und eine Uhrzeit aus den Dropdown-Feldern aus. Sobald Sie auf Schließen klicken, haben Sie Ihre Nachricht geplant.
Tag E-Mails für Follow-up
Es ist einfach, eine E-Mail mit einer bestimmten Anfrage zu senden und zu vergessen, dass Sie sie jemals gesendet haben. Die integrierte Follow-up-Funktion von Outlook kann Ihnen dabei helfen, wichtige Nachrichten einzuchecken, damit Sie immer eine Antwort erhalten.
Wählen Sie beim Verfassen einer E-Mail die Registerkarte Nachricht oben im Fenster. Klicken Sie im Abschnitt Tags auf Follow-up. Sie sehen eine Dropdown-Liste mit schnellen Optionen wie Heute, Morgen und nächste Woche.
Wenn Sie auf Benutzerdefiniert klicken, können Sie ein genaues Datum und eine genaue Uhrzeit festlegen, an die Outlook Sie erinnert. Es ist eine gute Idee, auch das Erinnerungsfeld zu aktivieren, damit Sie ein Popup erhalten, wenn es Zeit ist, nachzuverfolgen.
Outlook bietet Ihnen auch die Möglichkeit, für Empfänger zu kennzeichnen, wodurch die Nachricht an ihrem Ende automatisch für die Nachverfolgung gekennzeichnet wird. Sie sollten dies wahrscheinlich nur verwenden, wenn Sie mit der Person vertraut sind, mit der Sie Kontakt aufnehmen.
Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Follow-up-Flags sehen können, damit Sie sie nicht vergessen! Führen Sie die obigen Schritte im Abschnitt Aufgabenleiste verwenden aus, um Ihre Aufgaben auf der rechten Seite von Outlook anzuzeigen, oder klicken Sie auf die Schaltfläche Aufgaben, um sie in einem vollständigen Fenster anzuzeigen.
Bereit für mehr Outlook-Produktivität?
Hoffentlich helfen Ihnen diese Tipps, die Ablenkung von E-Mails zu reduzieren und Outlook für Ihre Bedürfnisse besser zu machen. E-Mail muss keine massiven Kopfschmerzen sein – die Kontrolle mit diesen und anderen Optimierungen zu übernehmen, wird Ihre Erfahrung viel reibungsloser machen.
Weitere Hilfe zu E-Mails finden Sie in unseren Tipps zur besseren E-Mail-Formatierung.