6 Häufige Fehler bei einem Workers’Comp Premium-Audit

Ein jährliches Premium-Audit ist eine großartige Gelegenheit, die Comp-Klassencodes Ihrer Mitarbeiter zu überprüfen und die Gehaltsabrechnung auf Genauigkeit zu überprüfen. Arbeitgeber, die den Prozess verstehen und sich frühzeitig vorbereiten, sollten zumindest keine Überraschungen von der Prüfung haben. Leider sehen viel zu viele Organisationen die Prüfung als notwendiges Übel an, nehmen sich nicht die Zeit, sie zu verstehen, und werden später mit einer Rechnung konfrontiert, die sie nicht erwartet haben und möglicherweise nicht einmal bezahlen können.

Der beste Weg, sich einem Premium-Audit zu stellen, ist der direkte Weg. Das bedeutet, zu wissen, was zu erwarten ist, sich im Voraus vorzubereiten und die häufigsten Fehler zu vermeiden.

Das Audit

Versicherungsträger führen Premium-Audits durch, um die Gehaltsabrechnung eines Unternehmens für den Zeitraum zu überprüfen, in dem es Deckung gewährt hat. Es tritt nach Ablauf der Richtlinie auf, um die Genauigkeit der Gehaltsabrechnungen für dieses Jahr zu bestimmen und festzustellen, ob die Prämie angepasst werden muss. Wenn die Gehaltsabrechnung die geschätzte projizierte Gehaltsabrechnung überschreitet, sendet der Spediteur eine Rechnung mit der Bitte um mehr Geld. Auf der anderen Seite, wenn die Gehaltsabrechnung niedriger als geplant ist, kann der Arbeitgeber Geld zurückbekommen.

Versicherer führen Audits durch, um sicherzustellen, dass die an sie gezahlte Prämie das Risiko des Unternehmens genau widerspiegelt. Dazu gehört, sicherzustellen, dass das Unternehmen und die Mitarbeiter ordnungsgemäß klassifiziert werden. Es ist unerlässlich, die richtigen Dokumente und Informationen für das Audit bereit zu haben.

Hier sind häufige Fehler, die Arbeitgeber machen – und wie man sie vermeidet.

1. Abzüge werden nicht berücksichtigt. Alles in der Gehaltsabrechnung unterliegt nicht unbedingt der Arbeitnehmerentschädigungsprämie. Die zulässigen Ausschlüsse variieren zwischen den Staaten, aber einige sind universell für alle Gerichtsbarkeiten, wie

• Überstunden (Premium-Teil oder der halbe Teil der Zeit und die Hälfte)
• Doppelte Zeit (Premium-Teil oder der doppelte Teil der doppelten Zeit)
• Abfindung

Die Abfindung für jemanden, der nicht in der Organisation gearbeitet hat, birgt kein Risiko und muss daher nicht in die Berechnung der Arbeitnehmerentschädigungsprämie einbezogen werden. Überstunden und doppelte Zeitvergütung können — bis zu einem gewissen Grad – ausgeschlossen werden.

Zum Beispiel, wenn ‚Joe‘ $ 10 pro Stunde macht, aber Sie ihm Überstunden oder eineinhalb Stunden für die Arbeit am Wochenende geben, kann der zusätzliche Teil seines Gehalts ausgeschlossen werden. Also, wenn Joe 8 Stunden am Samstag mit einer Rate von $ 15 pro Stunde arbeitet, können die zusätzlichen $ 5 pro Stunde oder $ 40 (8 Stunden x $ 5 pro Stunde) ausgeschlossen werden. Der gleiche Ausschluss gilt für doppelte Zeit.

Je nach Gerichtsbarkeit können zusätzliche Abzüge anfallen.

• Offiziersüberschuss
• Einheitliche Zulagen
• Trinkgelder /Trinkgelder
• Vom Arbeitgeber bereitgestellte Vergünstigungen
• Boni

1. Vernachlässigung der Information des Abschlussprüfers. Sie werden für Ihre $ 100.000 in Überstunden, doppelte Zeit und Abfindung berechnet, wenn Sie sie nicht an den Wirtschaftsprüfer melden!
2. Weglassen der notwendigen Unterlagen. Sobald Sie den Prüfer über die gefundenen Abzüge informiert haben, müssen Sie dies mit den richtigen Unterlagen belegen. Zum Beispiel, wenn ein Teil Ihrer Gehaltsabrechnung für Abfindung ging, benötigen Sie die richtige Dokumentation. Weitere Dokumente, die Sie möglicherweise bereithalten müssen, sind:

• Gehaltsabrechnungen
• Lohnsteuererklärungen
• Versicherungsbescheinigungen
• Rechnungen für Verträge, die eine Aufschlüsselung von Arbeit und Material zeigen

1. Vergessen, staatliche Unterschiede zu berücksichtigen. Zusätzlich zu den Überstunden, doppelte Zeit und Abfindung Ausschlüsse, Gerichtsbarkeiten haben oft zusätzliche Abzüge. Sie sind jedoch nicht in jedem Staat gleich. Ein Arbeitgeber mit mehreren Staaten, der davon ausgeht, dass Ausschlüsse in einem Staat für einen anderen gelten, kann sich sehr irren. Sie können das Basishandbuch Ihres Staates überprüfen, Ihren Versicherungsmakler fragen oder Ihren Prämienprüfer bitten, Sie zu den zulässigen Abzügen für eine bestimmte Gerichtsbarkeit zu führen.

1. Mitarbeiter falsch klassifizieren. Ihr Geschäftsbetrieb bestimmt, was Ihre ‚Regierungsklasse‘ sein wird., der Klassifizierungscode, in den der Großteil Ihrer Mitarbeiter fallen wird. Angestellte wie Büroangestellte, die ein geringes Risiko eingehen, können in eine andere Kategorie fallen, jedoch nur, wenn sie NIEMALS andere Arbeiten verrichten. Wenn beispielsweise ‚Sally‘ Verwaltungsassistentin ist, aber ein- oder zweimal im Jahr mit der Bestandskontrolle in der Fertigung befasst ist, kann sie nicht in die Büroklasse eingestuft werden.

1. Keine Fragen stellen. Wenn Sie nicht sicher sind, welche Klassifizierung für Ihr Unternehmen gilt, oder Sie nicht wissen, welche Unterlagen erforderlich sind, um Ihre Abzüge zu sichern, fragen Sie. Ressourcen sind in der Regel über staatliche Versicherungsbüros, NCCI oder Ihren Broker oder Versicherer verfügbar.

Fazit

Premium-Audits müssen keine herzzerreißende Tortur sein. Dokumentieren und bereiten Sie sich fortlaufend auf das Premium-Audit vor, sodass Sie nicht Stunden oder Tage damit verbringen müssen, sich vorzubereiten. Wenn Sie die richtigen Fragen stellen, die zutreffenden Abzüge verstehen und die richtige Dokumentation sammeln, wird der Prozess reibungslos und schmerzlos.

Autor Michael Stack, CEO Amaxx LLC. Er ist Experte für Systeme zur Kostenbegrenzung von Arbeitnehmerentschädigungen und hilft Arbeitgebern, die Comp-Kosten ihrer Arbeitnehmer um 20% bis 50% zu senken. Er arbeitet als Berater für große und mittelständische Kunden, ist Mitautor von Your Ultimate Guide To Mastering Workers Comp Costs, einem umfassenden Schritt-für-Schritt-Handbuch zu Strategien zur Kostenbegrenzung, das auf praktischer Erfahrung basiert, und ist Gründer & leitender Trainer des Amaxx Workers’Comp Training Center .

Kontakt: [email protected] .

Zusammenfassung der Arbeiter: https://blog.reduceyourworkerscomp.com/