6 veelvoorkomende fouten gemaakt in een Workers’ Comp Premium Audit

een jaarlijkse premium audit is een geweldige kans om de codes van uw workers’ comp class te beoordelen en de payroll op nauwkeurigheid te vermelden. Werkgevers die het proces begrijpen en zich vroegtijdig voorbereiden, moeten op zijn minst geen verrassingen ondervinden van de audit. Helaas zien veel te veel organisaties de audit als een noodzakelijk kwaad, nemen niet de tijd om het te begrijpen en krijgen ze later een rekening gepresenteerd die ze niet verwachtten en misschien zelfs niet kunnen betalen.

de beste manier om een premium audit tegemoet te treden is front on. Dat betekent weten wat je kunt verwachten en je van tevoren voorbereiden, samen met het vermijden van de meest voorkomende fouten.

the Audit

verzekeraars voeren premium audits uit om de loonsom van een onderneming te controleren gedurende de periode waarin zij dekking verschafte. Het gebeurt na het verstrijken van de polis om de juistheid van de loonlijsten voor dat jaar te bepalen om te zien of de premie moet worden aangepast. Als de payroll de geschatte verwachte payroll overschrijdt, zal de vervoerder een factuur op zoek naar meer geld te sturen. Aan de andere kant, als de payroll is lager dan verwacht, de werkgever kan geld terug te krijgen.

verzekeraars voeren audits uit om ervoor te zorgen dat de aan hen betaalde premie het risico van de onderneming nauwkeurig weerspiegelt. Dat houdt ook in dat het bedrijf en de werknemers goed worden geclassificeerd. Het is noodzakelijk om de juiste documenten en informatie klaar te hebben voor de audit.

Hier zijn veel voorkomende fouten die werkgevers maken-en hoe ze te vermijden.

1. zonder aftrek. Alles op de loonlijst is niet per se onderworpen aan de loonsompremie van de werknemers. De toegestane uitsluitingen verschillen tussen staten, maar een aantal zijn universeel voor alle rechtsgebieden, zoals

• Overwerk (premium gedeelte, of de helft van een deel van de tijd en de helft)
• Dubbele tijd (premium gedeelte, of het dubbele deel van de dubbele tijd)
• Ontslagvergoeding

de Ontslagvergoeding voor iemand die niet heeft gewerkt bij de organisatie loopt geen risico en hoeft daarom niet te worden opgenomen in de schadeloosstelling van werknemers premie-berekening. Overwerk en dubbele beloning kunnen tot op zekere hoogte worden uitgesloten.

bijvoorbeeld, als ‘Joe’ $10 per uur verdient, maar je geeft hem overwerk, of tijd-en-een-half voor het werken in het weekend, kan het extra deel van zijn loon worden uitgesloten. Dus, als Joe werkt 8 uur op zaterdag tegen een tarief van $ 15 per uur, de extra $5 per uur, of $40 (8 uur x $5 per uur) kan worden uitgesloten. Dezelfde uitsluiting geldt voor dubbele tijd.

afhankelijk van het rechtsgebied kunnen aanvullende aftrekposten worden toegepast.

• Officer excess
• uniforme toelagen
• Tips/fooien
• werkgever-provided perks
• bonussen

1. zonder de auditor te informeren. Je wordt in rekening gebracht voor je $100.000 in overuren, dubbele tijd en ontslagvergoeding als je ze niet aan de auditor meldt!
2. het nodige papierwerk weglaten. Zodra u de auditor op de hoogte van de aftrek die u hebt gevonden, je nodig hebt om een back-up met de juiste papierwerk. Bijvoorbeeld, als een deel van uw loon ging voor ontslagvergoeding, zult u de juiste documentatie nodig. Andere documenten die u kan nodig zijn om klaar te zijn:

• Loonadministratie
• loonheffingen
• Certificaten van verzekeringen
• Facturen voor opdrachten die een verdeling van arbeid en materialen

1. het Vergeten te overwegen lidstaat verschillen. Naast de uitsluitingen van overwerk, dubbele tijd en ontslagvergoedingen hebben jurisdicties vaak extra aftrekposten. Ze zijn echter niet in alle staten hetzelfde. Een multi-state werkgever die ervan uitgaat dat uitsluitingen in de ene staat van toepassing zijn op een andere kan ernstig mis zijn. U kunt de Basishandleiding van uw staat controleren, uw verzekeringsmakelaar vragen of uw Premium-auditor vragen om u naar de toegestane inhoudingen voor een bepaald rechtsgebied te leiden.

1. onjuist classificeren van werknemers. Uw bedrijfsvoering bepaalt wat uw ‘regerende klasse’ zal zijn; d.w.z., de classificatiecode waarin het grootste deel van uw medewerkers zal vallen. Werknemers zoals bedienden die weinig risico lopen, kunnen in een andere categorie vallen, maar alleen als ze nooit ander werk doen. Als “Sally” bijvoorbeeld administratief assistent is, maar één of twee keer per jaar betrokken is bij de inventariscontrole op de productievloer, kan zij niet in de administratieve klasse worden ingedeeld.

1. geen vragen stellen. Als u niet zeker weet welke classificatie van toepassing is op uw bedrijf of u niet weet wat papierwerk nodig is om een back-up van uw inhoudingen, vragen. Middelen zijn meestal beschikbaar via de staat verzekeringsbureaus, NCCI, of uw makelaar of verzekeraar.

conclusie

Premiumaudits hoeven geen noodlottige beproeving te zijn. Documenteer en bereid je permanent voor op de premium audit, zodat je geen uren of dagen hoeft te besteden om je klaar te maken. Het stellen van de juiste vragen, het begrijpen van de aftrek die van toepassing zijn, en het verzamelen van de juiste documentatie zal het proces soepel en pijnloos te maken.

auteur Michael Stack, CEO Amaxx LLC. Hij is een expert op het gebied van loonkostenbeheersingssystemen voor werknemers en helpt werkgevers om de loonkost van hun werknemers met 20% tot 50% te verlagen. Hij werkt als consultant voor grote en mid-market klanten, is een coauteur van Your Ultimate Guide To Mastering Workers Comp Costs, een uitgebreide stap-voor-stap handleiding van kostenbeheersing strategieën gebaseerd op hands-on veld ervaring, en is oprichter & lead trainer van Amaxx Workers’ Comp Training Center .

Contact: [email protected].

Workers ‘Comp Roundup Blog: https://blog.reduceyourworkerscomp.com/