RFI vs RFP: hur är de olika och vilken ska du välja

för att se till att du väljer den leverantör som bäst passar ditt företags behov behöver du lite kritisk information. Men hur vet du att du har alla detaljer du behöver eller att du ställer rätt frågor? Det handlar ofta om att utfärda rätt process-RFI vs RFP.

valet av vilken process som ska användas beror på önskat resultat. Vad tänker du få? Information, ett fast förslag eller ett detaljerat prisbud? Låt oss se vad varje process innebär.

en RFI-process (Request for Information) är det första steget för att lära sig mer om ett företag som kan läggas ut på entreprenad för att göra ett jobb åt dig. Denna process filtrerar leverantörer som inte uppfyller kraven eller inte kan leverera inom den angivna tidslinjen, och det följer normalt ett format som kan användas för jämförande ändamål.

därför bör en RFI innehålla:

• en innehållsförteckning;
• En introduktion och syftet med RFI;
• en förklaring av omfattningen av RFI;
• förkortningar och terminologi som används i RFI — dokumentet (det är viktigt att använda branschstandardtermer som är igenkännliga för leverantörer);
• en mall att slutföra (detta underlättar ditt jobb när du jämför leverantörer);
• detaljer om nästa steg-RFP (begäran om förslag) eller RFQ (begäran om kvot).

syftet med att starta en RFI-process är att utforska flera alternativ innan man bestämmer sig för en leverantör. Att ha en RFI-process på plats gör det också möjligt för leverantörer att veta att anbudsprocessen kommer att vara rättvis. Om företag som bjuds in att bjuda inte har en realistisk möjlighet att vinna, kommer leverantörerna att erkänna det och deltagandet kommer i slutändan att minska.

fördelarna med RFI (begäran om information)

att ta tid att skriva en RFI kan verka som en börda, men på lång sikt, som en form av skadekontroll, kan det spara både tid och pengar.Det finns flera fördelar med att starta en RFI-process:

• du får möjlighet att förstå marknaden;
• Du kan ta reda på vilka leverantörer som tar ditt företag på allvar;
• du får en översikt över konkurrerande produkter;
• Du kan samla produktinformation som gör att du kan komma med realistiska krav i din RFP/RFQ;
• du får en kortlista över potentiella leverantörer som du vill bjuda in till en RFP eller RFQ.

det finns emellertid också nackdelar med att starta en RFI-process.

nackdelarna med RFI (begäran om Information)

en stor nackdel med att starta en RFI-process är att leverantörer kan se det som något som den potentiella kunden inte är särskilt seriös om, i vilket fall de inte kommer att tänka för mycket på sitt svar; de kan helt enkelt skicka sina standardpriser och broschyrer (information som du enkelt kan hitta online ändå) utan att uppmärksamma dina specifika behov.

en annan nackdel skulle vara att leverantören inte kan skicka information alls om han inte ser verkligt engagemang från köparen. Att skriva ett strukturerat svar är både tid och pengar krävande, så det är förståeligt att vissa leverantörer kanske inte vill göra det i avsaknad av någon skyldighet. Och det är svårt att definiera vad ”verkligt engagemang” är eftersom det beror från företag till företag. Därför föredrar vissa företag att hoppa över RFI och fortsätta med en RFP eller RFQ.

att lansera en RFI utökar också inköpsprocessen eftersom organisationer måste ta hänsyn till tiden för granskning av RFI. Men i avsaknad av en RFI kan vissa leverantörer känna att de är missgynnade till förmån för andra.

Så om du har gott om tid att samla in information, starta sedan en RFI-process innan RFP-processen är vägen att gå; annars kan du fortsätta att skicka RFP.

exempel på RFI-frågor (begäran om Information)

För att göra det enklare kommer jag att ge dig en grundläggande struktur för en RFI. Den ska innehålla:

1. ett uttalande om behov (med mål och mål);
2. ett sekretess-eller sekretessavtal;
3. lite bakgrundsinformation om ditt företag (för att ge leverantörerna ett sammanhang);
4. en lista över kvalifikationer (vad du letar efter hos en leverantör, hur din ideala leverantör ser ut);
5. den information du begär (vad du behöver fatta ett beslut);
6. dina utvärderingskriterier;
7. tidsfristen;
8. Inlämningsinstruktioner.

nu, med den här mallen i åtanke, finns det ett ”fel” sätt och ett ”korrekt” sätt att ställa frågor. Det ”korrekta” sättet skulle vara att inte ställa vaga frågor utan att göra dem väldigt specifika.

till exempel, istället för att fråga ”Vad är din bokföringsprocess?”, du kan bryta den frågan i block:

• ” Vad är din verksamhetsmodell för redovisningstjänster?”;
• ” hur hanterar du uppgifter?”;
• ”vem ringer vi med frågor?”, osv.

andra frågor kan vara:

• Vad är ett ” fel ” och hur fixar du det?;
• vilket samarbete förväntar du dig av dina kunder?;
• hur hanterar du kundnöjdhet? Hur räknar du ut servicenivåavtal?.

Vad är Begäran om förslag (RFP)

en RFP (begäran om förslag) är ett dokument som används för att få omfattande förslag från intresserade leverantörer. Det följer vanligtvis en initial RFI (som innehåller budgetdetaljer, en tidslinje och en grundlig beskrivning av projektets omfattning) och dess syfte är att göra det möjligt för leverantörer att visa sina färdigheter, erfarenheter och kunskaper.

en RFP används där begäran kräver teknisk expertis eller där den produkt eller tjänst som begärs ännu inte existerar. Förslaget kan kräva forskning och utveckling för att skapa vad som begärs.

RFP-dokumentet ska innehålla:

1. en innehållsförteckning;
2. ett sekretess-eller sekretessavtal;
3. grundläggande information om klienten och processen;
4. omfattningen och omfattningen av projektet;
5. en föreslagen tidslinje;
6. detaljerad designinformation och krav;
7. kommersiella krav;
8. den tilldelade budgeten;
9. utvärderingskriterier för leverantörer;
10. Inlämningsinstruktioner.

noggrann förberedelse av RFP är viktig eftersom tiden som spenderas i detta skede kommer att säkerställa goda svar. Ofta organiserar företag också preliminära informationsmöten för att informera leverantörer och svara på eventuella frågor.

The advantages of RFP (Request for Proposal)

There are several reasons you will want to launch an RFP process:

• To notify suppliers of your intention to purchase certain products or services;
• för att få en formell inlämning från de valda leverantörerna för att möjliggöra jämförelse av förslag;
• för att visa att du har en formell och rättvis process utan att gynna en föredragen leverantör.

det finns emellertid också några nackdelar.

nackdelarna med RFP (begäran om förslag)

en stor nackdel med RFP är att de nix deltagandet av goda leverantörsutsikter som tycker RFP är för riskabelt eller lågt utbyte.

en annan nackdel är att även om en RFP-process kraftigt minskar tiden för att locka leverantörer, kan den ses som ett system som undergräver konkurrensen genom att endast bjuda in ett visst antal anbudsgivare.

sist men inte minst är de också kostsamma, tar ett tag och skapar byråkrati. Ändå överträffar fördelarna nackdelarna.

exempel på RFP-frågor (Request for Proposal)

När du skriver ett RFP-dokument måste du vara specifik; förklara de produkter/tjänster du letar efter. Så du borde:

• be om prover/exempel, certifieringar eller referenser;
• begär en omfattande prisplan;
• var så djupgående som du behöver vara.

under en RFP-process har du också chansen att lära dig hur du och dina leverantörer kommer att arbeta tillsammans. Här är några frågeexempel som hjälper dig att minska risken och spara tid och pengar:

• Hur kommer du att närma dig genomförandet av ?
• vilka risker för tidslinjen eller budgeten ser du, baserat på din förståelse för vår organisation?
• vilka åtgärder kan vi vidta för att kontrollera kostnader och / eller begränsa kostnadsöverskridanden?

vad är skillnaden mellan RFI och RFP?

Bottom line, en RFI används vanligtvis när du tror att du vet vad du vill men behöver mer information från leverantörerna (och RFI följs vanligtvis av en RFQ, medan en RFP används när du vet att du har ett problem men inte vet hur exakt du vill lösa det. RFP: er tenderar att vara mer öppna än RFI, vilket gör det möjligt för leverantörer att också ge sina egna förslag kring hur de skulle utforma och slutföra ett visst projekt.

vilken ska du välja? RFI eller RFP?

att välja en över den andra handlar om att vara medveten om scenen du befinner dig i. Om du bara försöker få en översikt över leverantörer eller se om det finns en lösning på din smärta, kan RFI vara vägen att gå. Om du är nära att köpa men öppen för ideer är en RFP förmodligen det bättre valet.

Final note

korrekt implementering av dessa processer kräver tid, engagemang och färdigheter. Annars riskerar du att förlora tid för ingenting eftersom du faktiskt inte kommer att hitta en lösning på ditt problem. Så oavsett vilken process du väljer, kom alltid ihåg varför du gör detta och vad är resultatet du förväntar dig.

redo att starta din första RFP? Kolla in Prokuria!