RFI vs RFP: hvordan er de forskjellige og hvilken bør du velge
for å sikre at du velger den leverandøren som passer best til bedriftens behov, trenger du kritisk informasjon. Men hvordan vet du at du har alle detaljene du trenger, eller at du stiller de riktige spørsmålene? Det kommer ofte ned til å utstede riktig prosess-RFI vs RFP.
valget av hvilken prosess som skal brukes, avhenger av ønsket utfall. Hva har du tenkt å få? Informasjon, et fast forslag eller et detaljert prisbud? La oss se hva hver prosess innebærer.En RFI-Prosess (Request for Information) er det første skrittet for å lære mer om et selskap som kan være underleverandør for å gjøre en jobb for deg. Denne prosessen filtrerer leverandører som ikke oppfyller krav eller ikke kan levere innenfor den gitte tidslinjen, og det følger normalt et format som kan brukes til sammenligningsformål.
DERFOR bør EN RFI inkludere:
- en innholdsfortegnelse;
- en introduksjon og formålet MED RFI;
- en forklaring på OMFANGET AV RFI;
- Forkortelser og terminologi som brukes I rfi-dokumentet (det er viktig å bruke bransjestandardbegreper som er gjenkjennelige for leverandører);
- en mal å fullføre (dette vil gjøre jobben enklere når du skal sammenligne leverandører);
- Detaljer om de neste trinnene — RFP (Request for Proposal) eller RFQ (Request For Quote).
hensikten med å lansere EN RFI-prosess er å utforske flere alternativer før du bestemmer deg for en leverandør. Også, å ha EN RFI-prosess på plass, lar leverandørene vite at budprosessen vil være rettferdig. Hvis selskaper som inviteres til å by, ikke har en realistisk mulighet til å vinne, vil leverandørene gjenkjenne det og deltakelsen vil til slutt avta.
fordelene med rfi (request for information)
å ta deg tid til å skrive en rfi kan virke som en byrde, men i det lange løp, som en form for skadekontroll, kan det spare deg for både tid og penger.Det er flere fordeler med å lansere EN RFI-prosess:
- du får en mulighet til å forstå markedet;
- Du kan finne ut hvilke leverandører som tar din virksomhet på alvor;
- du får en oversikt over konkurrerende produkter;
- du kan samle produktinformasjon som vil tillate deg å komme opp med realistiske krav I DIN RFP / RFQ;
- du får en shortlist av potensielle leverandører som du ønsker å invitere TIL EN RFP eller RFQ.
det er imidlertid også ulemper ved å starte EN RFI-prosess.
ulempene MED Rfi (Forespørsel Om Informasjon)
en stor ulempe ved å lansere EN RFI-prosess er at leverandører kan se det som noe den potensielle kunden ikke er veldig seriøs om, i så fall vil de ikke legge for mye tanke i deres svar; de kan bare sende deg deres standardpriser og brosjyrer (informasjon som du enkelt kan finne på nettet uansett) uten å være oppmerksom på dine spesifikke behov.En annen ulempe ville være at leverandøren ikke kan sende informasjon i det hele tatt hvis han ikke ser reell forpliktelse fra kjøperen. Skrive en strukturert respons er både tid og penger forbruker, så det er forståelig at noen leverandører kanskje ikke ønsker å gjøre det i fravær av noen forpliktelse. Og det er vanskelig å definere hva «ekte engasjement» er som det avhenger fra bedrift til bedrift. Derfor foretrekker noen selskaper å hoppe over RFI og fortsette MED EN RFP eller RFQ.
Lansering AV EN RFI utvider også innkjøpsprosessen fordi organisasjoner må faktor i tiden for gjennomgang av RFIs. Men i fravær AV EN RFI, noen leverandører kan føle at de er vanskeligstilte i favør av andre.
Så hvis du har god tid til å samle informasjon, så lanserer DU EN RFI-prosess før RFP-prosessen er veien å gå; ellers kan du fortsette å sende RFP.
Eksempler PÅ RFI (Request for Information) spørsmål
For å gjøre ting enklere, vil jeg gi deg en grunnleggende struktur for EN RFI. Den skal inneholde:
- en erklæring om behov (med mål og målsettinger);
- en konfidensialitets-eller taushetsavtale;
- litt bakgrunnsinformasjon om bedriften din (for å gi leverandørene en kontekst);
- en liste over kvalifikasjoner (hva du leter etter i en leverandør, hvordan din ideelle leverandør ser ut);
- informasjonen du ber om (hva du trenger for å ta en beslutning);
- dine evalueringskriterier;
- fristen;
- Innleveringsinstruksjoner.
nå, med denne malen i tankene, er det en «feil» måte og en «riktig» måte å stille spørsmål på. Den «riktige» måten ville være å ikke stille vage spørsmål, men å gjøre dem veldig spesifikke.
for eksempel, i stedet for å spørre «Hva er din regnskapsprosess?», du kan bryte det spørsmålet i blokker:
- » hva er din regnskapstjenester driftsmodell?»;
- «Hvordan klarer du oppgaver?»;
- » Hvem ringer Vi med spørsmål?”, osv.
Andre spørsmål kan være:
- Hva er en «feil» og hvordan løser du det?;
- hvilket samarbeid forventer du av kundene dine?;
- hvordan håndterer du kundetilfredshet? Hvordan finner du ut servicenivåavtaler?.
Hva Er Request for Proposal (RFP)
EN RFP (Request for Proposal) er et dokument som brukes til å skaffe omfattende forslag fra interesserte leverandører. Det følger vanligvis en innledende RFI (som inkluderer budsjettdetaljer, en tidslinje og en grundig beskrivelse av prosjektets omfang), og formålet er å gjøre det mulig for leverandører å demonstrere sine ferdigheter, erfaringer og kunnskaper.
EN RFP brukes der forespørselen krever teknisk ekspertise eller der produktet eller tjenesten som blir forespurt, ikke eksisterer ennå. Forslaget kan kreve forskning og utvikling for å skape det som blir bedt om.
RFP-dokumentet skal inneholde:
- en innholdsfortegnelse;
- en konfidensialitets-eller taushetserklæring;
- Grunnleggende informasjon om klienten og prosessen;
- omfanget og omfanget av prosjektet;
- en foreslått tidslinje;
- Detaljert designinformasjon og krav;
- Kommersielle krav;
- det tildelte budsjettet;
- Evalueringskriterier for leverandører;
- Innleveringsinstruksjoner.
Grundig forberedelse AV RFP er viktig da tiden på dette stadiet vil sikre gode svar. Ofte organiserer bedrifter også foreløpige informasjonsmøter for å korte leverandører og svare på eventuelle spørsmål.
The advantages of RFP (Request for Proposal)
There are several reasons you will want to launch an RFP process:
- To notify suppliers of your intention to purchase certain products or services;
- for å få en formell innsending fra de valgte leverandørene for å aktivere forslagssammenligning;
- for å vise at du har en formell og rettferdig prosess uten å favorisere en foretrukket leverandør.
det er imidlertid også noen ulemper.
ulempene VED RFP (Request for Proposal)
en stor ulempe Ved Rfp er at de nix deltakelsen av gode leverandørutsikter som tror Rfp er for risikabelt eller lavt utbytte.En annen ulempe er at SELV OM EN RFP-prosess reduserer tiden for å tiltrekke seg leverandører, kan DEN ses som et system som undergraver konkurransen ved å invitere bare et visst antall budgivere.
Sist Men Ikke minst, de er også kostbare, ta en stund, og skape byråkrati. Likevel overgår fordelene ulempene.
Eksempler PÅ RFP (Request for Proposal) spørsmål
mens du skriver ET RFP-dokument, må du være spesifikk; forklar produktene / tjenestene du leter etter. Så du bør:
- Be om prøver/eksempler, sertifiseringer eller referanser;
- Be om en omfattende prisplan;
- Vær så grundig som du trenger å være.
under EN RFP-prosess har du også muligheten til å lære hvordan du og dine leverandører vil jobbe sammen. Her er noen spørsmål eksempler som vil hjelpe deg å redusere risiko og spare tid og penger:
- Hvordan vil du nærmer implementeringen av ?
- hvilke risikoer for tidslinjen eller budsjettet ser du, basert på din forståelse av organisasjonen vår?
- Hvilke tiltak kan vi ta for å kontrollere kostnader og / eller begrense kostnadsoverskridelser?
hva er forskjellen MELLOM RFI OG RFP?
Bunnlinjen, en RFI brukes vanligvis når du tror du vet hva du vil, men trenger mer informasjon fra leverandørene (OG RFI er vanligvis etterfulgt AV EN RFQ, mens EN RFP brukes når du vet at du har et problem, men vet ikke hvordan du vil løse det. Rfper har en tendens til å være mer åpne enn Rfier, slik at leverandørene også kan gi sine egne forslag til hvordan de vil designe og fullføre et bestemt prosjekt.
Hvilken skal du velge? RFI ELLER RFP?
Å Velge en over den andre kommer ned til å være klar over scenen du befinner deg inn i. Hvis DU bare prøver å få oversikt over leverandører eller se om det er en løsning på smerten din, kan RFI være veien å gå. Hvis du er nær å kjøpe, men åpen for ideer, ER EN RFP sannsynligvis det bedre valget.
Endelig notat
Riktig implementering av disse prosessene krever tid, engasjement og ferdigheter. Ellers risikerer du å miste tid for ingenting, da du ikke vil ende opp med å finne en løsning på problemet ditt. Så uansett hvilken prosess du velger, alltid huske på hvorfor du gjør dette og hva er resultatet du forventer.
Klar til å lansere din FØRSTE RFP? Sjekk Ut Prokuria!