RFI vs RFP: Come sono diversi e che uno dovrebbe scegliere
Per assicurarsi che si seleziona il fornitore che meglio soddisfa le tue esigenze di business’, avete bisogno di alcune informazioni critiche. Ma come fai a sapere di avere tutti i dettagli necessari o di assicurarti di porre le domande giuste? Spesso si tratta di emettere il giusto processo — RFI vs RFP.
La scelta del processo da utilizzare dipende dal risultato desiderato. Cosa intendi ottenere? Informazioni, una proposta ferma o un’offerta di prezzo dettagliata? Vediamo cosa implica ogni processo.
Un processo RFI (Richiesta di informazioni) è il primo passo per saperne di più su un’azienda che potrebbe essere subappaltata per fare un lavoro per te. Questo processo filtra i fornitori che non soddisfano i requisiti o non possono consegnare entro la data timeline e normalmente segue un formato che può essere utilizzato a fini comparativi.
Pertanto, un RFI dovrebbe includere:
- Un sommario;
- Un’introduzione e lo scopo del RFI;
- Una spiegazione del campo di RFI;
- Abbreviazioni e terminologia utilizzata in RFI documento (è importante l’utilizzo di standard di settore, termini che sono riconoscibili per i fornitori);
- Un modello per completare (questo renderà il vostro lavoro più facile quando si sarà confronto tra i fornitori);
- Dettagli circa i prossimi passi — RFP (Request for Proposal) o RFQ (Request for Quote).
Lo scopo di avviare un processo RFI è quello di esplorare più opzioni prima di stabilirsi su un fornitore. Inoltre, avere un processo RFI in atto consente ai fornitori di sapere che il processo di offerta sarà equo. Se le aziende invitate a fare offerte non hanno una possibilità realistica di vincere, i fornitori lo riconosceranno e la partecipazione alla fine diminuirà.
vantaggi di RFI (Request for Information)
Prendere il tempo di scrivere una RFI può sembrare come un peso, ma nel lungo periodo, come una forma di controllo dei danni, si può risparmiare tempo e denaro.Ci sono diversi vantaggi per l’avvio di un processo RFI:
- Hai l’opportunità di capire il mercato;
- Puoi scoprire quali fornitori prendono sul serio la tua attività;
- Ottieni una panoramica dei prodotti concorrenti;
- Puoi raccogliere informazioni sui prodotti che ti permetteranno di elaborare requisiti realistici nella tua RFP/RFQ;
- Ottieni una lista di potenziali fornitori che vorresti invitare a una RFP o RFQ.
Tuttavia, ci sono anche degli svantaggi nell’avviare un processo RFI.
Gli svantaggi di RFI (Richiesta di informazioni)
Uno svantaggio principale del lancio di un processo RFI è che i fornitori potrebbero vederlo come qualcosa di cui il potenziale cliente non è molto serio, nel qual caso non penseranno troppo alla loro risposta; potrebbero semplicemente inviarti i loro prezzi standard e brochure (informazioni che puoi trovare facilmente online comunque) senza prestare attenzione alle tue esigenze specifiche.
Un altro svantaggio sarebbe che il fornitore potrebbe non inviare affatto informazioni se non vede un impegno reale da parte dell’acquirente. Scrivere una risposta strutturata richiede tempo e denaro, quindi è comprensibile che alcuni fornitori potrebbero non volerlo fare in assenza di alcun obbligo. Ed è difficile definire quale sia il “vero impegno” in quanto dipende da un business all’altro. Ecco perché alcune aziende preferiscono saltare la RFI e procedere con una RFP o RFQ.
L’avvio di un RFI estende anche il processo di acquisto perché le organizzazioni devono tenere conto dei tempi per la revisione delle RFI. Tuttavia, in assenza di un RFI, alcuni fornitori potrebbero sentirsi svantaggiati a favore di altri.
Quindi, se avete tutto il tempo per raccogliere informazioni, quindi avviare un processo RFI prima del processo RFP è la strada da percorrere; altrimenti, si può procedere per inviare la RFP.
Esempi di domande RFI (Richiesta di informazioni)
Per semplificare le cose, ti darò una struttura di base per un RFI. Dovrebbe contenere:
- Una dichiarazione di necessità (con obiettivi e obiettivi);
- Un accordo di riservatezza o di non divulgazione;
- Alcune informazioni di base sulla tua azienda (per fornire ai fornitori un contesto);
- Un elenco di qualifiche (cosa stai cercando in un fornitore, come appare il tuo fornitore ideale);
- Le informazioni richieste (cosa ti serve per prendere una decisione);
- I tuoi criteri di valutazione;
- La scadenza;
- Istruzioni di presentazione.
Ora, avendo questo modello in mente, c’è un modo “sbagliato” e un modo “corretto” per porre domande. Il modo “corretto” sarebbe quello di non porre domande vaghe ma di renderle molto specifiche.
Ad esempio, invece di chiedere “Qual è il tuo processo contabile?”, potresti rompere quella domanda in blocchi:
- “Qual è il tuo modello operativo dei servizi di contabilità?”;
- ” Come gestisci le attività?”;
- ” Chi chiamiamo con le domande?”, ecc.
Altre domande potrebbero essere:
- Che cos’è un “errore” e come lo risolvi?;
- Che collaborazione ti aspetti dai tuoi clienti?;
- Come gestisci la soddisfazione del cliente? Come si fa a capire accordi di livello di servizio?.
Cos’è Request for Proposal (RFP)
Un RFP (Request for Proposal) è un documento utilizzato per ottenere proposte complete dai fornitori interessati. Di solito segue un RFI iniziale (che include dettagli sul budget, una cronologia e una descrizione approfondita dell’ambito del progetto) e il suo scopo è quello di consentire ai fornitori di dimostrare le loro competenze, esperienza e conoscenza.
Una RFP viene utilizzata quando la richiesta richiede competenze tecniche o quando il prodotto o il servizio richiesto non esiste ancora. La proposta può richiedere la ricerca e lo sviluppo per creare tutto ciò che viene richiesto.
Il documento RFP dovrebbe includere:
- Un sommario;
- Un accordo di riservatezza o di non divulgazione;
- informazioni di Base circa il client e il processo;
- La misura e la portata del progetto;
- Un calendario proposto;
- progettazione Dettagliata, informazioni e requisiti;
- esigenze Commerciali;
- Il budget stanziato;
- criteri di Valutazione dei fornitori;
- Invio istruzioni.
La preparazione approfondita della RFP è importante in quanto il tempo trascorso in questa fase garantirà buone risposte. Spesso, le aziende organizzano anche incontri informativi preliminari per informare i fornitori e rispondere a qualsiasi domanda.
The advantages of RFP (Request for Proposal)
There are several reasons you will want to launch an RFP process:
- To notify suppliers of your intention to purchase certain products or services;
- Per ottenere una presentazione formale dai fornitori scelti per consentire il confronto delle proposte;
- Per dimostrare di avere un processo formale ed equo senza favorire un fornitore preferito.
Tuttavia, ci sono anche alcuni svantaggi.
Gli svantaggi delle RFP (Request for Proposal)
Uno dei principali inconvenienti delle RFP è che esse ostacolano la partecipazione di potenziali fornitori che ritengono che le RFP siano troppo rischiose o a basso rendimento.
Un altro svantaggio è che, sebbene un processo RFP riduca notevolmente i tempi di attrazione dei fornitori, può essere visto come un sistema che mina la concorrenza invitando solo un certo numero di offerenti.
Ultimo ma non meno importante, sono anche costosi, richiedono un po ‘ e creano burocrazia. Tuttavia, i benefici superano gli svantaggi.
Esempi di domande RFP (Request for Proposal)
Durante la scrittura di un documento RFP, è necessario essere specifici; spiegare i prodotti / servizi che stai cercando. Quindi dovresti:
- Chiedi campioni/esempi, certificazioni o riferimenti;
- Richiedi un piano tariffario completo;
- Sii il più approfondito possibile.
Durante un processo RFP, hai anche la possibilità di imparare come tu e i tuoi fornitori lavorerete insieme. Ecco alcuni esempi di domande che ti aiuteranno a ridurre il rischio e risparmiare tempo e denaro:
- Come ti avvicinerai all’implementazione di ?
- Quali rischi per la timeline o il budget vedi, in base alla tua comprensione della nostra organizzazione?
- Quali passi possiamo intraprendere per controllare i costi e / o limitare il superamento dei costi?
Qual è la differenza tra RFI e RFP?
In conclusione, un RFI viene generalmente utilizzato quando si pensa di sapere ciò che si desidera ma di aver bisogno di ulteriori informazioni dai fornitori (e RFI è in genere seguito da una richiesta di informazioni, mentre una richiesta di informazioni viene utilizzata quando si sa di avere un problema ma non si sa esattamente come si desidera risolverlo. Le RFP tendono ad essere più aperte delle RFI, consentendo ai fornitori di fornire anche i propri suggerimenti su come progettare e completare un particolare progetto.
Quale si dovrebbe scegliere? RFI o RFP?
Scegliere uno sopra l’altro si riduce ad essere consapevoli della fase in cui ti trovi. Se stai solo cercando di ottenere una panoramica dei fornitori o vedere se c’è una soluzione al tuo dolore, allora RFI potrebbe essere la strada da percorrere. Se sei vicino all’acquisto ma aperto alle idee, una RFP è probabilmente la scelta migliore.
Nota finale
L’implementazione corretta di questi processi richiede tempo, dedizione e abilità. Altrimenti rischi di perdere tempo per niente perché in realtà non finirai per trovare una soluzione al tuo problema. Quindi, non importa quale processo si sceglie, tenere sempre a mente perché si sta facendo questo e qual è il risultato che ci si aspetta.
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