RFI vs RFP: Wie unterscheiden sie sich und welche sollten Sie wählen
Um sicherzustellen, dass Sie den Lieferanten auswählen, der am besten zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt, benötigen Sie einige wichtige Informationen. Aber woher wissen Sie, dass Sie alle Details haben, die Sie benötigen, oder stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Fragen stellen? Es kommt oft darauf an, den richtigen Prozess auszustellen — RFI vs. RFP.
Die Wahl des zu verwendenden Prozesses hängt vom gewünschten Ergebnis ab. Was beabsichtigen Sie zu bekommen? Informationen, ein konkretes Angebot oder ein detailliertes Preisgebot? Mal sehen, was jeder Prozess impliziert.Ein RFI-Prozess (Request for Information) ist der erste Schritt, um mehr über ein Unternehmen zu erfahren, das möglicherweise mit der Ausführung eines Jobs für Sie beauftragt wird. Dieser Prozess filtert Lieferanten, die die Anforderungen nicht erfüllen oder nicht innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens liefern können, und folgt normalerweise einem Format, das für Vergleichszwecke verwendet werden kann.
Daher sollte eine RFI Folgendes enthalten:
- Ein Inhaltsverzeichnis;
- Eine Einführung und den Zweck der RFI;
- Eine Erklärung des Umfangs der RFI;
- Abkürzungen und Terminologie, die im RFI—Dokument verwendet werden (es ist wichtig, Industriestandardbegriffe zu verwenden, die für Lieferanten erkennbar sind);
- Eine Vorlage zum Ausfüllen (dies erleichtert Ihnen die Arbeit, wenn Sie Lieferanten vergleichen);
- Details zu den nächsten Schritten – RFP (Request for Proposal) oder RFQ (Request for Quota).
Der Zweck eines RFI-Prozesses besteht darin, mehrere Optionen zu prüfen, bevor Sie sich für einen Lieferanten entscheiden. Wenn Sie einen RFI-Prozess eingerichtet haben, wissen die Lieferanten, dass das Bieterverfahren fair ist. Wenn eingeladene Unternehmen keine realistische Gewinnmöglichkeit haben, werden die Lieferanten dies erkennen und die Teilnahme wird letztendlich sinken.
Die Vorteile von RFI (Request for Information)
die Zeit, eine RFI zu schreiben, mag wie eine Last erscheinen, aber auf lange Sicht, als eine Form der Schadensbegrenzung, kann es Ihnen Zeit und Geld sparen.Das Starten eines RFI-Prozesses bietet mehrere Vorteile:
- Sie erhalten die Möglichkeit, den Markt zu verstehen;
- Sie können herausfinden, welche Lieferanten Ihr Geschäft ernst nehmen;
- Sie erhalten einen Überblick über konkurrierende Produkte;
- Sie können Produktinformationen sammeln, die es Ihnen ermöglichen, realistische Anforderungen in Ihrem RFP /RFQ zu stellen;
- Sie erhalten eine Auswahlliste potenzieller Anbieter, die Sie zu einem RFP oder RFQ einladen möchten.
Es gibt jedoch auch Nachteile beim Starten eines RFI-Prozesses.
Die Nachteile von RFI (Request for Information)
Ein großer Nachteil bei der Einführung eines RFI-Prozesses besteht darin, dass Lieferanten dies möglicherweise als etwas ansehen, das der potenzielle Kunde nicht sehr ernst nimmt. In diesem Fall werden sie nicht zu viel nachdenken in ihre Antwort; Sie könnten Ihnen einfach ihre Standardpreise und Broschüren senden (Informationen, die Sie sowieso leicht online finden können), ohne auf Ihre spezifischen Bedürfnisse zu achten.
Ein weiterer Nachteil wäre, dass der Lieferant möglicherweise überhaupt keine Informationen sendet, wenn er keine echte Verpflichtung des Käufers sieht. Das Schreiben einer strukturierten Antwort ist sowohl zeit- als auch geldaufwändig, daher ist es verständlich, dass einige Lieferanten dies möglicherweise nicht tun möchten, wenn keine Verpflichtung besteht. Und es ist schwer zu definieren, was „echtes Engagement“ ist, da es von Geschäft zu Geschäft abhängt. Aus diesem Grund ziehen es einige Unternehmen vor, die RFI zu überspringen und mit einer RFP oder RFQ fortzufahren.
Die Einführung einer RFI verlängert auch den Einkaufsprozess, da Unternehmen die Zeit für die Überprüfung der RFI berücksichtigen müssen. In Ermangelung einer RFI könnten einige Lieferanten jedoch das Gefühl haben, zugunsten anderer benachteiligt zu sein.
Wenn Sie also genügend Zeit haben, um Informationen zu sammeln, ist das Starten eines RFI-Prozesses vor dem RFP-Prozess der richtige Weg.
Beispiele für RFI-Fragen (Request for Information)
Um die Sache einfacher zu machen, werde ich Ihnen eine grundlegende Struktur für eine RFI geben. Es sollte enthalten:
- Eine Bedarfserklärung (mit Zielen und Vorgaben);
- Eine Vertraulichkeits- oder Geheimhaltungsvereinbarung;
- Einige Hintergrundinformationen über Ihr Unternehmen (um Lieferanten einen Kontext zu geben);
- Eine Liste der Qualifikationen (wonach Sie bei einem Lieferanten suchen, wie Ihr idealer Lieferant aussieht);
- Die von Ihnen angeforderten Informationen (was Sie für eine Entscheidung benötigen);
- Ihre Bewertungskriterien;
- Die Frist;
- Einreichungsanweisungen.
Nun, mit dieser Vorlage im Hinterkopf, gibt es einen „falschen“ Weg und einen „richtigen“ Weg, Fragen zu stellen. Der „richtige“ Weg wäre, keine vagen Fragen zu stellen, sondern sie sehr spezifisch zu machen.
Zum Beispiel, anstatt zu fragen: „Was ist Ihr Buchhaltungsprozess?“, Sie könnten diese Frage in Blöcke aufteilen:
- „Was ist Ihr Betriebsmodell für Buchhaltungsdienstleistungen?“;
- „Wie verwalten Sie Aufgaben?“;
- „Wen rufen wir mit Fragen an?“ usw.
Andere Fragen könnten sein:
- Was ist ein „Fehler“ und wie behebt man ihn?;
- Welche Zusammenarbeit erwarten Sie von Ihren Kunden?;
- Wie verwalten Sie die Kundenzufriedenheit? Wie finden Sie Service Level Agreements heraus?.
Was ist eine Angebotsanfrage (RFP)
Eine Angebotsanfrage (Request for Proposal) ist ein Dokument, mit dem umfassende Vorschläge von interessierten Lieferanten eingeholt werden. Es folgt normalerweise einer anfänglichen Anfrage (die Budgetdetails, einen Zeitplan und eine gründliche Beschreibung des Projektumfangs enthält) und soll es den Lieferanten ermöglichen, ihre Fähigkeiten, Erfahrungen und Kenntnisse unter Beweis zu stellen.
Ein RFP wird verwendet, wenn die Anfrage technisches Fachwissen erfordert oder wenn das angeforderte Produkt oder die angeforderte Dienstleistung noch nicht existiert. Der Vorschlag kann Forschung und Entwicklung erfordern, um alles zu schaffen, was angefordert wird.
Das RFP-Dokument sollte Folgendes enthalten:
- Ein Inhaltsverzeichnis;
- Eine Vertraulichkeits- oder Geheimhaltungsvereinbarung;
- Grundlegende Informationen über den Kunden und den Prozess;
- Umfang und Umfang des Projekts;
- Ein vorgeschlagener Zeitplan;
- Detaillierte Konstruktionsinformationen und -anforderungen;
- Kommerzielle Anforderungen;
- Das zugewiesene Budget;
- Bewertungskriterien für Lieferanten;
- Einreichungsanweisungen.
Eine gründliche Vorbereitung der Ausschreibung ist wichtig, da die in dieser Phase aufgewendete Zeit gute Antworten gewährleistet. Oft organisieren Unternehmen auch vorläufige Informationstreffen, um Lieferanten zu informieren und Fragen zu beantworten.
The advantages of RFP (Request for Proposal)
There are several reasons you will want to launch an RFP process:
- To notify suppliers of your intention to purchase certain products or services;
- Um eine formelle Einreichung von den ausgewählten Lieferanten zu erhalten, um einen Vorschlagsvergleich zu ermöglichen;
- Um zu zeigen, dass Sie einen formellen und fairen Prozess haben, ohne einen bevorzugten Lieferanten zu bevorzugen.
Es gibt jedoch auch einige Nachteile.
Die Nachteile von RFP (Request for Proposal)
Ein großer Nachteil von RFPs ist, dass sie die Teilnahme von guten Lieferantenaussichten zunichte machen, die RFPs für zu riskant oder ertragsschwach halten.
Ein weiterer Nachteil besteht darin, dass ein Ausschreibungsprozess zwar die Zeit für die Gewinnung von Lieferanten erheblich verkürzt, jedoch als ein System angesehen werden kann, das den Wettbewerb untergräbt, indem nur eine bestimmte Anzahl von Bietern eingeladen wird.
Last but not least sind sie auch kostspielig, dauern eine Weile und schaffen Bürokratie. Dennoch überwiegen die Vorteile die Nachteile.
Beispiele für RFP (Request for Proposal) Fragen
Während Sie ein RFP-Dokument schreiben, müssen Sie spezifisch sein; Erklären Sie die Produkte / Dienstleistungen, die Sie suchen. Also solltest du:
- Fordern Sie Muster / Beispiele, Zertifizierungen oder Referenzen an;
- Fordern Sie einen umfassenden Preisplan an;
- Seien Sie so detailliert, wie Sie es benötigen.
Während eines Ausschreibungsprozesses haben Sie auch die Möglichkeit zu erfahren, wie Sie und Ihre Lieferanten zusammenarbeiten. Hier sind ein paar Frage Beispiele, die Ihnen helfen, das Risiko zu reduzieren und Zeit und Geld sparen:
- Wie werden Sie die Umsetzung nähern ?
- Welche Risiken für den Zeitplan oder das Budget sehen Sie, basierend auf Ihrem Verständnis unserer Organisation?
- Welche Schritte können wir unternehmen, um Kosten zu kontrollieren und/oder Kostenüberschreitungen zu begrenzen?
Was ist der Unterschied zwischen RFI und RFP?
Unterm Strich wird ein RFI im Allgemeinen verwendet, wenn Sie denken, dass Sie wissen, was Sie wollen, aber mehr Informationen von den Lieferanten benötigen (und RFI wird normalerweise von einer Anfrage gefolgt, während ein RFP verwendet wird, wenn Sie wissen, dass Sie ein Problem haben, aber nicht wissen, wie genau Sie es lösen möchten. RFPs sind in der Regel offener als RFIs, so dass Lieferanten auch ihre eigenen Vorschläge machen können, wie sie ein bestimmtes Projekt entwerfen und abschließen würden.
Welches sollten Sie wählen? RFI oder RFP?
Wenn Sie sich für eines über das andere entscheiden, müssen Sie sich der Phase bewusst sein, in der Sie sich befinden. Wenn Sie nur versuchen, einen Überblick über Lieferanten zu erhalten oder zu sehen, ob es eine Lösung für Ihre Schmerzen gibt, dann könnte der RFI der richtige Weg sein. Wenn Sie kurz vor dem Kauf stehen, aber offen für Ideen sind, ist eine Ausschreibung wahrscheinlich die bessere Wahl.
Schlussbemerkung
Die korrekte Umsetzung dieser Prozesse erfordert Zeit, Engagement und Fähigkeiten. Andernfalls riskieren Sie, Zeit für nichts zu verlieren, da Sie am Ende keine Lösung für Ihr Problem finden. Egal für welchen Prozess Sie sich entscheiden, denken Sie immer daran, warum Sie dies tun und welches Ergebnis Sie erwarten.
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