RFI vs RFP: hogyan különböznek egymástól, és melyiket kell választania

az RFI (információkérés) előnyei

az RFI megírásának ideje tehernek tűnhet, de hosszú távon a kárelhárítás egyik formájaként időt és pénzt takaríthat meg.Az RFI folyamat elindításának számos előnye van:

• lehetőséget kap arra, hogy megértse a piacot;
• megtudhatja, mely beszállítók veszik komolyan vállalkozását;
• áttekintést kap a Versengő termékekről;
• olyan termékinformációkat gyűjthet, amelyek lehetővé teszik, hogy reális követelményeket állítson fel az RFP/RFQ-ban;
• kap egy listát azokról a potenciális szállítókról, akiket meg szeretne hívni egy RFP-be vagy RFQ-ba.

az RFI folyamat elindításának azonban vannak hátrányai is.

az RFI (információkérés) hátrányai

az RFI folyamat elindításának egyik fő hátránya, hogy a beszállítók úgy tekinthetnek rá, mint valami olyanra, amelyet a potenciális vásárló nem nagyon gondol komolyan, ebben az esetben nem fognak túl sokat gondolkodni a válaszukban; egyszerűen elküldhetik a szokásos áraikat és brosúráikat (olyan információkat, amelyeket egyébként könnyen megtalálhat az interneten) anélkül, hogy odafigyelnének az Ön egyedi igényeire.

további hátrány az lenne, hogy a szállító egyáltalán nem küldhet információt, ha nem látja a vevő valódi elkötelezettségét. A strukturált válasz megírása mind idő -, mind pénzigényes, ezért érthető, hogy egyes beszállítók esetleg nem akarják ezt megtenni kötelezettség hiányában. És nehéz meghatározni, hogy mi az “igazi elkötelezettség”, mivel az üzletről üzletre függ. Ezért néhány vállalat inkább kihagyja az RFI-t, és folytatja az RFP-t vagy az RFQ-t.

az RFI elindítása kiterjeszti a beszerzési folyamatot is, mivel a szervezeteknek figyelembe kell venniük az RFI-k felülvizsgálatának idejét. RFI hiányában azonban egyes beszállítók úgy érezhetik, hogy hátrányos helyzetben vannak mások javára.

tehát, ha rengeteg ideje van az információk gyűjtésére, akkor az RFI folyamat elindítása az RFP folyamat előtt az út; ellenkező esetben folytathatja az RFP elküldését.

példák az RFI (információkérés) kérdésekre

a dolgok megkönnyítése érdekében adok egy alapvető struktúrát az RFI számára. Tartalmaznia kell:

1. igénynyilatkozat (célokkal és célokkal);
2. titoktartási vagy titoktartási megállapodás;
3. néhány háttérinformáció a vállalatáról (hogy a beszállítók kontextust kapjanak);
4. a képesítések listája (mit keres egy szállítóban, hogyan néz ki az ideális szállítója);
5. az Ön által kért információk (amire szüksége van a döntés meghozatalához);
6. az értékelési kritériumok;
7. a határidő;
8. benyújtási utasítások.

ezt a sablont szem előtt tartva van egy “rossz” módszer és egy “helyes” módszer a kérdések feltevésére. A “helyes” módszer az lenne, ha nem homályos kérdéseket tennénk fel, hanem nagyon konkrétabbá tennénk őket.

például ahelyett, hogy megkérdezné: “mi a számviteli folyamata?”, ezt a kérdést blokkokra bonthatja:

• “mi a számviteli szolgáltatások működési modellje?”;
• ” hogyan kezeli a feladatokat?”;
• ” Kit hívunk fel kérdésekkel?”, stb.

további kérdések lehetnek:

• mi az a “hiba”, és hogyan lehet kijavítani?;
• milyen együttműködést vár az ügyfeleitől?;
• hogyan kezeli az ügyfelek elégedettségét? Hogyan találja ki a szolgáltatási szintű megállapodásokat?.

mi a Javaslatkérés (RFP)

az RFP (Javaslatkérés) egy olyan dokumentum, amelyet átfogó javaslatok beszerzésére használnak az érdekelt beszállítóktól. Általában egy kezdeti RFI-t követ (amely magában foglalja a költségvetés részleteit, az ütemtervet és a projekt hatókörének alapos leírását), és célja, hogy lehetővé tegye a beszállítók számára készségeik, tapasztalataik és ismereteik bemutatását.

RFP-t használnak, ha a kérés technikai szakértelmet igényel, vagy ha a kért termék vagy szolgáltatás még nem létezik. A javaslat megkövetelheti a kutatás-fejlesztést annak érdekében, hogy bármit létrehozzanak, amit kérnek.

az RFP dokumentumnak tartalmaznia kell:

1. tartalomjegyzéket;
2. titoktartási vagy titoktartási megállapodást;
3. alapvető információk az ügyfélről és a folyamatról;
4. a projekt terjedelme és terjedelme;
5. javasolt ütemterv;
6. részletes tervezési információk és követelmények;
7. kereskedelmi követelmények;
8. A kiosztott költségvetés;
9. a beszállítók értékelési kritériumai;
10. benyújtási utasítások.

az RFP alapos előkészítése fontos, mivel az ebben a szakaszban töltött idő biztosítja a jó válaszokat. Gyakran előfordul, hogy a vállalkozások előzetes információs találkozókat szerveznek a beszállítók tájékoztatására és a kérdések megválaszolására.

The advantages of RFP (Request for Proposal)

There are several reasons you will want to launch an RFP process:

• To notify suppliers of your intention to purchase certain products or services;
• hivatalos beadvány beszerzése a kiválasztott beszállítóktól a javaslat összehasonlításának lehetővé tétele érdekében;
• annak bemutatása, hogy hivatalos és tisztességes eljárással rendelkezik anélkül, hogy előnyben részesítené a preferált szállítót.

van azonban néhány hátránya is.

az RFP hátrányai (Ajánlatkérés)

az RFP-k egyik fő hátránya, hogy megakadályozzák a jó szállítói kilátások részvételét, akik úgy gondolják, hogy az RFP-k túl kockázatosak vagy alacsony hozamúak.

további hátrány, hogy bár az RFP-folyamat jelentősen csökkenti a beszállítók vonzásának idejét, olyan rendszernek tekinthető, amely aláássa a versenyt azáltal, hogy csak bizonyos számú ajánlattevőt hív meg.

végül, de nem utolsósorban, költségesek is, eltart egy ideig, és bürokráciát teremtenek. Ennek ellenére az előnyök meghaladják a hátrányokat.

példák az RFP (Ajánlatkérés) kérdésekre

RFP dokumentum írása közben konkrétnak kell lennie; magyarázza el a keresett termékeket/szolgáltatásokat. Tehát meg kell:

• kérjen mintákat/példákat, tanúsítványokat vagy referenciákat;
• kérjen átfogó árképzési tervet;
• legyen olyan mélyreható, amennyire szüksége van.

az RFP folyamat során lehetősége van arra is, hogy megtanulja, hogyan fog együtt működni Ön és beszállítói. Íme néhány kérdés példák, amelyek segítenek csökkenteni a kockázatot, és időt és pénzt takarít meg:

• hogyan fogja megközelíteni a végrehajtását ?
• milyen kockázatokat lát az idővonalra vagy a költségvetésre nézve, a szervezetünk megértése alapján?
• milyen lépéseket tehetünk a költségek ellenőrzésére és / vagy a költségtúllépések korlátozására?

mi a különbség az RFI és az RFP között?

alsó sorban az RFI-t általában akkor használják, ha úgy gondolja, hogy tudja, mit akar, de több információra van szüksége a beszállítóktól (és az RFI-t általában RFQ követi, míg az RFP-t akkor használják, ha tudod, hogy problémád van, de nem tudod, hogy pontosan hogyan akarod megoldani. Az RFP – k általában nyitottabbak, mint az RFI-k, lehetővé téve a beszállítók számára, hogy saját javaslataikat is megadják egy adott projekt megtervezésére és befejezésére vonatkozóan.

Melyiket válasszam? RFI vagy RFP?

az egyik kiválasztása a másik felett azzal jár, hogy tudatában van annak a szakasznak, amelyben találja magát. Ha csak áttekintést szeretne kapni a beszállítókról, vagy megnézi, van-e megoldás a fájdalmára, akkor az RFI lehet az út. Ha közel áll a vásárláshoz, de nyitott az ötletekre, valószínűleg az RFP a jobb választás.

záró megjegyzés

ezeknek a folyamatoknak a helyes végrehajtása időt, elkötelezettséget és készségeket igényel. Különben azt kockáztatja, hogy időt veszít a semmiért, mivel valójában nem fog megoldást találni a problémájára. Tehát nem számít, melyik folyamatot választja, mindig tartsa szem előtt, hogy miért csinálod ezt, és mi az eredmény, amit vársz.

készen áll az első RFP elindítására? Nézze meg Prokuria-t!