RFI vs RFP: ¿En que son diferentes y que uno debe de elegir a
Para asegurarse de que usted seleccione el proveedor que mejor se adapte a las necesidades de su negocio, usted necesita alguna información crítica. Pero, ¿cómo sabe que tiene todos los detalles que necesita o cómo asegurarse de hacer las preguntas correctas? A menudo se reduce a emitir el proceso correcto: RFI vs RFP.
La elección del proceso depende del resultado deseado. ¿Qué pretendes conseguir? ¿Información, una propuesta en firme o una oferta de precio detallada? Veamos lo que implica cada proceso.
Un proceso de solicitud de información (RFI) es el primer paso para obtener más información sobre una empresa que podría ser subcontratada para hacer un trabajo para usted. Este proceso filtra a los proveedores que no cumplen con los requisitos o no pueden entregar dentro del plazo dado, y normalmente sigue un formato que se puede usar con fines comparativos.
Por lo tanto, una RFI debe incluir:
- Una tabla de contenidos;
- Una introducción y el propósito de la RFI;
- Una explicación del alcance de la solicitud de información;
- Abreviaturas y terminología utilizadas en el documento de solicitud de información (es importante utilizar términos estándar de la industria que sean reconocibles para los proveedores);
- Una plantilla para completar (esto facilitará su trabajo cuando compare proveedores);
- Detalles sobre los siguientes pasos: RFP (Solicitud de Propuesta) o RFQ (Solicitud de Cuota).
El propósito de lanzar un proceso de RFI es explorar múltiples opciones antes de decidirse por un solo proveedor. Además, contar con un proceso de solicitud de información permite a los proveedores saber que el proceso de licitación será justo. Si las empresas invitadas a licitar no tienen una posibilidad realista de ganar, los proveedores la reconocerán y, en última instancia, la participación declinará.
Las ventajas de RFI (Solicitud de Información)
se Toma el tiempo para escribir un RFI puede parecer una carga, pero en el largo plazo, como una forma de control de daños, se puede ahorrar tiempo y dinero.Lanzar un proceso de solicitud de información tiene varios beneficios:
- Tiene la oportunidad de comprender el mercado;
- Puede averiguar qué proveedores se toman en serio su negocio;
- Obtiene una visión general de los productos de la competencia;
- Puede recopilar información de productos que le permitirá llegar a requisitos realistas en su solicitud de propuesta/solicitud de solicitud;
- Obtiene una lista de posibles proveedores a los que le gustaría invitar a una solicitud de propuesta o solicitud de solicitud.
Sin embargo, también hay desventajas de lanzar un proceso de RFI.
Las desventajas de la solicitud de información (RFI)
Una desventaja importante de lanzar un proceso de solicitud de información es que los proveedores pueden verlo como algo en lo que el cliente potencial no se toma muy en serio, en cuyo caso no pensarán demasiado en su respuesta; pueden simplemente enviarle sus precios estándar y folletos (información que puede encontrar fácilmente en línea de todos modos) sin prestar atención a sus necesidades específicas.
Otra desventaja sería que el proveedor no puede enviar información en absoluto si no ve un compromiso real del comprador. Escribir una respuesta estructurada consume tanto tiempo como dinero, por lo que es comprensible que algunos proveedores no quieran hacerlo en ausencia de ninguna obligación. Y es difícil definir qué es el «compromiso real», ya que depende de un negocio a otro. Es por eso que algunas empresas prefieren omitir la RFI y proceder con una RFP o RFQ.
El lanzamiento de una RFI también amplía el proceso de compra porque las organizaciones necesitan tener en cuenta el tiempo para la revisión de las RFI. Sin embargo, en ausencia de una solicitud de información, algunos proveedores podrían sentir que están en desventaja en favor de otros.
Así que si tiene mucho tiempo para recopilar información, entonces iniciar un proceso de RFI antes del proceso de RFP es el camino a seguir; de lo contrario, puede proceder a enviar la RFP.
Ejemplos de preguntas de RFI (Solicitud de información)
Para facilitar las cosas, le daré una estructura básica para una RFI. Debe contener:
- Una declaración de necesidad (con metas y objetivos);
- Un acuerdo de confidencialidad o no divulgación;
- Información de antecedentes sobre su empresa (para dar un contexto a los proveedores);
- Una lista de calificaciones (lo que está buscando en un proveedor, cómo se ve su proveedor ideal);
- La información que solicita (lo que necesita para tomar una decisión);
- Sus criterios de evaluación;
- La fecha límite;
- Instrucciones de envío.
Ahora, teniendo esta plantilla en mente, hay una forma » incorrecta «y una forma» correcta » de hacer preguntas. La forma «correcta» sería no hacer preguntas vagas, sino hacerlas muy específicas.
Por ejemplo, en lugar de preguntar «¿Cuál es su proceso de contabilidad?», podrías dividir esa pregunta en bloques:
- » ¿Cuál es su modelo operativo de servicios de contabilidad?»;
- » ¿Cómo se gestionan las tareas?»;
- » ¿A quién llamamos con preguntas?”, sucesivamente.
Otra pregunta podría ser:
- ¿Qué es un «error» y ¿cómo solucionarlo?;
- ¿Qué colaboración esperas de tus clientes?;
- ¿Cómo se gestiona la satisfacción del cliente? ¿Cómo se resuelven los acuerdos de nivel de servicio?.
Qué es Solicitud de propuesta (RFP)
Una solicitud de propuesta (RFP) es un documento que se utiliza para obtener propuestas completas de proveedores interesados. Por lo general, sigue una solicitud de información inicial (que incluye detalles del presupuesto, un cronograma y una descripción detallada del alcance del proyecto) y su propósito es permitir que los proveedores demuestren sus habilidades, experiencia y conocimientos.
Se utiliza una solicitud de propuestas cuando la solicitud requiere conocimientos técnicos o cuando el producto o servicio solicitado aún no existe. La propuesta puede requerir investigación y desarrollo para crear lo que se solicita.
El documento de solicitud de propuestas debe incluir:
- Una tabla de contenidos;
- Un acuerdo de confidencialidad o confidencialidad;
- Información básica sobre el cliente y el proceso;
- La extensión y el alcance del proyecto;
- Una línea de tiempo propuesta;
- Información detallada de diseño y requisitos;
- Requisitos comerciales;
- El presupuesto asignado;
- Criterios de evaluación para proveedores;
- Instrucciones de envío.
La preparación minuciosa de la solicitud de propuestas es importante, ya que el tiempo empleado en esta etapa asegurará buenas respuestas. A menudo, las empresas también organizan reuniones informativas preliminares para informar a los proveedores y responder a cualquier pregunta.
The advantages of RFP (Request for Proposal)
There are several reasons you will want to launch an RFP process:
- To notify suppliers of your intention to purchase certain products or services;
- Para obtener una presentación formal de los proveedores elegidos para permitir la comparación de propuestas;
- Para mostrar que tiene un proceso formal y justo sin favorecer a un proveedor preferido.
sin Embargo, también hay algunas desventajas.
Las desventajas de la RFP (Solicitud de propuesta)
Un inconveniente importante de las RFP es que impiden la participación de buenos prospectos de proveedores que piensan que las RFP son demasiado riesgosas o de bajo rendimiento.
Otra desventaja es que, aunque un proceso de solicitud de propuestas reduce en gran medida el tiempo de atracción de proveedores, puede considerarse un sistema que socava la competencia al invitar sólo a un cierto número de licitantes.
Por último, pero no menos importante, también son costosos, llevan un tiempo y crean burocracia. Sin embargo, los beneficios superan a las desventajas.
Ejemplos de preguntas de Solicitud de propuestas
Al escribir un documento de solicitud de propuestas, debe ser específico; explicar los productos / servicios que está buscando. Así que deberías:
- Solicite muestras / ejemplos, certificaciones o referencias;
- Solicite un plan de precios completo;
- Sea tan profundo como necesite.
Durante un proceso de solicitud de propuestas, también tiene la oportunidad de aprender cómo usted y sus proveedores trabajarán juntos. Estos son algunos ejemplos de preguntas que le ayudarán a reducir el riesgo y ahorrar tiempo y dinero:
- ¿Cómo abordará la implementación de ?
- ¿Qué riesgos para el calendario o el presupuesto ve, según su comprensión de nuestra organización?
- ¿Qué pasos podemos seguir para controlar los costos y / o limitar los sobrecostos?
¿Cuál es la diferencia entre RFI y RFP?
En resumen, una RFI se usa generalmente cuando crees que sabes lo que quieres pero necesitas más información de los proveedores (y la RFI suele ir seguida de una RFQ, mientras que una RFP se usa cuando sabes que tienes un problema pero no sabes exactamente cómo quieres resolverlo. Las RFP tienden a ser más abiertas que las RFI, lo que permite a los proveedores proporcionar también sus propias sugerencias sobre cómo diseñarían y completarían un proyecto en particular.
¿Cuál debe elegir? ¿RFI o RFP?
Elegir uno sobre el otro se reduce a ser consciente de la etapa en la que se encuentra. Si solo está tratando de obtener una visión general de los proveedores o ver si hay una solución para su dolor, entonces la RFI podría ser el camino a seguir. Si está cerca de comprar, pero está abierto a ideas, una propuesta de propuesta es probablemente la mejor opción.
Nota final
Implementar correctamente estos procesos requiere tiempo, dedicación y habilidades. De lo contrario, corre el riesgo de perder tiempo por nada, ya que en realidad no terminará encontrando una solución a su problema. Así que no importa qué proceso elija, siempre tenga en cuenta por qué está haciendo esto y cuál es el resultado que espera.
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