RFI vs RFP: Jak se liší a který z nich byste si měli vybrat
Aby se ujistěte se, že vybrat dodavatele, který nejlépe vyhovuje vaše podnikání potřebuje, budete potřebovat nějaké důležité informace. Ale jak víte, že máte všechny podrobnosti, které potřebujete, nebo zajistíte, že položíte správné otázky? Často jde o vydání správného procesu-RFI vs RFP.
volba, který proces použít, závisí na požadovaném výsledku. Co chcete získat? Informace, pevný návrh nebo podrobná cenová nabídka? Podívejme se, co každý proces znamená.
RFI (Request for Information) procesu je prvním krokem k učení se více o společnosti, která by mohla být zadána dělat práci za vás. Tento proces filtruje dodavatele, kteří nesplňují požadavky nebo nemohou doručit v dané časové ose, a obvykle se řídí formátem, který lze použít pro srovnávací účely.
proto by RFI měla obsahovat:
- obsah;
- úvod a účel RFI;
- vysvětlení působnosti RFI;
- Zkratky a terminologie používané v RFI dokument (to je důležité pro použití průmyslových standardních podmínek, které jsou rozpoznatelné na dodavatele);
- šablony pro dokončení (to bude vaše práce jednodušší, když budete mít srovnání dodavatelů);
- Podrobnosti o dalších krocích — RFP (Request for Proposal) nebo RFQ (Request for Kvóty).
účelem spuštění procesu RFI je prozkoumat více možností před usazením u jednoho dodavatele. Také s RFI proces na místě umožňuje dodavatelům vědět, že nabídkové řízení bude spravedlivé. Pokud firmy vyzvány, aby se ucházely nemají reálnou možnost vyhrát, budou dodavatelé rozpoznat a účast bude nakonec klesat.
výhody RFI (Request for Information)
čas napsat RFI může zdát jako břemeno, ale v dlouhodobém horizontu, jako forma kontroly poškození, to vám může ušetřit čas a peníze.Spuštění procesu RFI má několik výhod:
- dostanete příležitost pochopit trhu;
- můžete zjistit, které dodavatelé vzít vaše podnikání vážně;
- získat přehled o konkurenčních produktů;
- můžete získat informace o produktu, které vám umožní přijít s realistickými požadavky ve vašem RFP/RFQ;
- Budete mít užší seznam potenciálních dodavatelů, kteří vás chtěli pozvat na RFP nebo RFQ.
existují však také nevýhody spuštění procesu RFI.
nevýhody RFI (Request for Information)
hlavní nevýhodou spuštění RFI procesu je, že dodavatelé mohli vidět jako něco, co potenciální zákazník není velmi vážně, v takovém případě se nebude dát příliš mnoho myslel, že do jejich reakci; mohou jednoduše poslat své standardní ceny a brožury (informace, které můžete snadno najít na internetu), aniž by věnovat pozornost vašim specifickým potřebám.
Další nevýhodou by bylo, že dodavatel nemusí zasílat informace vůbec, pokud nevidí skutečný závazek od kupujícího. Psaní strukturovaného odpověď je oba čas a peníze náročné, takže je pochopitelné, že někteří dodavatelé nemusí chtít udělat, že při absenci jakéhokoli závazku. A je těžké definovat, co je „skutečný závazek“, protože závisí od podnikání k podnikání. To je důvod, proč některé společnosti raději přeskočit RFI a pokračovat s RFP nebo RFQ.
spuštění RFI také rozšiřuje nákupní proces, protože organizace musí zohlednit čas pro kontrolu RFI. Při absenci RFI se však někteří dodavatelé mohou cítit, jako by byli znevýhodněni ve prospěch ostatních.
takže pokud máte dostatek času na shromažďování informací, pak spuštění procesu RFI před procesem RFP je způsob, jak jít; v opačném případě můžete pokračovat v odesílání RFP.
příklady otázek RFI (žádost o informace)
aby to bylo jednodušší, dám vám základní strukturu pro RFI. To by měla obsahovat:
- prohlášení o potřeby (s cíli a úkoly);
- zachování důvěrnosti či mlčenlivosti;
- Některé základní informace o vaší společnosti (dát dodavatelů kontextu);
- seznam kvalifikací (to, co jste hledali v dodavatel, jak váš ideální dodavatel vypadá);
- informace, které budete požadovat (to, co potřebujete, aby se rozhodnutí);
- kritéria hodnocení;
- lhůty;
- Podání pokyny.
nyní, s ohledem na tuto šablonu, existuje „špatný“ způsob a“ správný “ způsob kladení otázek. „Správným“ způsobem by nebylo klást vágní otázky, ale učinit je velmi konkrétními.
například místo dotazu “ jaký je váš účetní proces?“, mohli byste tuto otázku rozdělit na bloky:
- “ jaký je váš provozní model účetních služeb?“;
- “ jak spravujete úkoly?“;
- “ komu voláme s otázkami?”, atd.
další otázky mohou být:
- co je to „chyba“ a jak ji opravíte?;
- jakou spolupráci očekáváte od svých klientů?;
- jak zvládáte spokojenost zákazníků? Jak zjistíte dohody o úrovni služeb?.
co je žádost o návrh (RFP)
RFP (žádost o návrh) je dokument používaný k získání komplexních návrhů od zainteresovaných dodavatelů. Obvykle následuje počáteční RFI (který zahrnuje podrobnosti o rozpočtu, časovou osu a důkladný popis rozsahu projektu) a jeho účelem je umožnit dodavatelům prokázat své dovednosti, zkušenosti a znalosti.
RFP se používá tam, kde žádost vyžaduje technické znalosti nebo kde požadovaný produkt nebo služba dosud neexistuje. Návrh může vyžadovat výzkum a vývoj, aby vytvořil vše, co je požadováno.
dokument RFP by měl obsahovat:
- obsah;
- dohodu o důvěrnosti nebo mlčenlivosti;
- Základní informace o klientovi a procesu;
- rozsah a rozsah projektu;
- návrh harmonogramu;
- Detailní informace o návrhu a požadavky;
- Obchodní požadavky;
- přiděleného rozpočtu;
- kritéria pro Hodnocení dodavatelů;
- Podání pokyny.
důkladná příprava RFP je důležitá, protože čas strávený v této fázi zajistí dobré reakce. Podniky často také organizují předběžná informační setkání, aby informovaly dodavatele a odpověděly na jakékoli dotazy.
The advantages of RFP (Request for Proposal)
There are several reasons you will want to launch an RFP process:
- To notify suppliers of your intention to purchase certain products or services;
- formální podání od vybraných dodavatelů umožnit návrh srovnání;
- prokázat, že máte formální a spravedlivý proces, a to bez upřednostňování preferovaného dodavatele.
existuje však také několik nevýhod.
nevýhody RFP (Request for Proposal)
hlavní nevýhodou Rfp je, že se nix účast dobrý prodejce vyhlídky, kteří si myslí, Rfp jsou příliš riskantní nebo s nízkým výnosem.
Další nevýhodou je, že ačkoli proces RFP výrazně zkracuje dobu přilákání dodavatelů, lze jej považovat za systém, který podkopává hospodářskou soutěž tím, že zve pouze určitý počet uchazečů.
V neposlední řadě jsou také nákladné, chvíli trvají a vytvářejí byrokracii. Přesto výhody převyšují nevýhody.
příklady otázek RFP (žádost o návrh)
při psaní dokumentu RFP musíte být konkrétní; vysvětlete produkty/služby, které hledáte. Takže byste měli:
- požádejte o vzorky/příklady, certifikace nebo reference;
- požádejte o komplexní cenový plán;
- buďte tak hloubkové, jak potřebujete.
během procesu RFP máte také možnost zjistit, jak budete vy a vaši dodavatelé spolupracovat. Zde je několik příkladů otázek, které vám pomohou snížit riziko a ušetřit čas a peníze:
- jak budete přistupovat k implementaci ?
- jaká rizika pro časovou osu nebo rozpočet vidíte na základě vašeho porozumění naší organizaci?
- jaké kroky můžeme sledovat ke kontrole nákladů a / nebo omezení překročení nákladů?
jaký je rozdíl mezi RFI a RFP?
Spodní řádek, RFI se obecně používá, když si myslíte, že víte, co chcete, ale potřebujete více informací od dodavatelů (a RFI je obvykle následuje RFQ, zatímco RFP se používá, když víte, že máte problém, ale nevíte, jak přesně chcete řešit. RFP bývají otevřenější než RFI, což dodavatelům umožňuje poskytovat také své vlastní návrhy ohledně toho, jak navrhnou a dokončí konkrétní projekt.
který z nich byste si měli vybrat? RFI nebo RFP?
výběr jednoho nad druhým spočívá v uvědomění si fáze, do které se ocitnete. Pokud se jen snažíte získat přehled o dodavatelích nebo zjistit, zda existuje řešení vaší bolesti,pak RFI může být způsob, jak jít. Pokud jste blízko k nákupu, ale otevřený nápadům, RFP je pravděpodobně lepší volbou.
závěrečná poznámka
správná implementace těchto procesů vyžaduje čas, odhodlání a dovednosti. Jinak riskujete ztrátu času pro nic za nic, protože ve skutečnosti nenajdete řešení Vašeho problému. Takže bez ohledu na to, který proces si vyberete, vždy mějte na paměti, proč to děláte a jaký je výsledek, který očekáváte.
jste připraveni spustit svůj první RFP? Podívejte se na Prokurii!