RFI vs RFP: En quoi sont-ils différents et lequel choisir

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Pour vous assurer de sélectionner le fournisseur qui correspond le mieux aux besoins de votre entreprise, vous avez besoin d’informations critiques. Mais comment savoir que vous avez tous les détails dont vous avez besoin ou vous assurer de poser les bonnes questions? Il s’agit souvent d’émettre le bon processus — RFI vs RFP.

Le choix du processus à utiliser dépend du résultat souhaité. Qu’avez-vous l’intention d’obtenir? Une information, une proposition ferme ou une offre de prix détaillée ? Voyons ce que chaque processus implique.

Un processus de RFI (Demande d’information) est la première étape pour en savoir plus sur une entreprise qui pourrait être sous-traitée pour faire un travail pour vous. Ce processus filtre les fournisseurs qui ne répondent pas aux exigences ou ne peuvent pas livrer dans le délai imparti, et il suit normalement un format qui peut être utilisé à des fins de comparaison.

Par conséquent, une DDR doit inclure :

• Une table des matières;
• Une introduction et le but de la DDR;
• Une explication de la portée de la DDR;
• Les abréviations et la terminologie utilisées dans le document de la DDR (il est important d’utiliser des termes standard de l’industrie qui sont reconnaissables aux fournisseurs);
• Un modèle à remplir (cela facilitera votre travail lorsque vous comparerez les fournisseurs);
• Des détails sur les prochaines étapes — DP (Demande de proposition) ou RFQ (Demande de quota).

Le but du lancement d’un processus de demande de renseignements est d’explorer plusieurs options avant de s’adresser à un seul fournisseur. De plus, la mise en place d’un processus de DDR permet aux fournisseurs de savoir que le processus d’appel d’offres sera équitable. Si les entreprises invitées à soumissionner n’ont pas de possibilité réaliste de gagner, les fournisseurs le reconnaîtront et la participation diminuera finalement.

Les avantages de la RFI (Demande d’information)

Prendre le temps de rédiger une RFI peut sembler un fardeau, mais à long terme, en tant que forme de contrôle des dommages, cela peut vous faire économiser du temps et de l’argent.Il y a plusieurs avantages à lancer un processus de demande de renseignements:

• Vous avez l’occasion de comprendre le marché;
• Vous pouvez savoir quels fournisseurs prennent votre entreprise au sérieux;
• Vous obtenez un aperçu des produits concurrents;
• Vous pouvez recueillir des informations sur les produits qui vous permettront de formuler des exigences réalistes dans votre demande de propositions / demande de devis;
• Vous obtenez une liste restreinte de fournisseurs potentiels que vous souhaitez inviter à une demande de devis ou à une demande de devis.

Cependant, le lancement d’un processus de demande de renseignements présente également des inconvénients.

Les inconvénients de la RFI (Demande d’information)

Un inconvénient majeur du lancement d’un processus de RFI est que les fournisseurs peuvent y voir quelque chose dont le client potentiel n’est pas très sérieux, auquel cas ils ne réfléchiront pas trop à leur réponse; ils pourraient simplement vous envoyer leurs prix standard et leurs brochures (informations que vous pouvez facilement trouver en ligne de toute façon) sans prêter attention à vos besoins spécifiques.

Un autre inconvénient serait que le fournisseur peut ne pas envoyer d’informations du tout s’il ne voit pas d’engagement réel de la part de l’acheteur. Rédiger une réponse structurée prend du temps et de l’argent, il est donc compréhensible que certains fournisseurs ne veuillent pas le faire en l’absence de toute obligation. Et il est difficile de définir ce qu’est un « engagement réel” car cela dépend d’une entreprise à l’autre. C’est pourquoi certaines entreprises préfèrent ignorer la DDR et procéder à une demande de propositions ou une demande de devis.

Le lancement d’une DDR prolonge également le processus d’achat, car les organisations doivent prendre en compte le temps nécessaire à l’examen des DDR. Cependant, en l’absence d’une DDR, certains fournisseurs pourraient se sentir désavantagés au profit d’autres.

Donc, si vous avez suffisamment de temps pour recueillir des informations, le lancement d’un processus de demande de renseignements avant le processus de demande de propositions est la voie à suivre; sinon, vous pouvez continuer à envoyer la demande de propositions.

Exemples de questions RFI (Demande d’information)

Pour faciliter les choses, je vais vous donner une structure de base pour une RFI. Il doit contenir :

1. Une déclaration de besoin (avec buts et objectifs);
2. Un accord de confidentialité ou de non-divulgation;
3. Des informations générales sur votre entreprise (pour donner un contexte aux fournisseurs);
4. Une liste de qualifications (ce que vous recherchez chez un fournisseur, à quoi ressemble votre fournisseur idéal);
5. Les informations que vous demandez (ce dont vous avez besoin pour prendre une décision);
6. Vos critères d’évaluation;
7. La date limite;
8. Instructions de soumission.

Maintenant, en ayant ce modèle à l’esprit, il y a une « mauvaise” façon et une « bonne” façon de poser des questions. La manière « correcte » serait de ne pas poser de questions vagues mais de les rendre très spécifiques.

Par exemple, au lieu de demander « Quel est votre processus comptable? », vous pourriez diviser cette question en blocs:

• « Quel est votre modèle d’exploitation des services comptables ? »;
•  » Comment gérez-vous les tâches ? »;
• « Qui appelons-nous avec des questions?”, etc.

D’autres questions pourraient être:

• Qu’est-ce qu’une « erreur » et comment la corrigez-vous?;
• Quelle collaboration attendez-vous de vos clients ?;
• Comment gérez-vous la satisfaction de vos clients ? Comment trouvez-vous les accords de niveau de service?.

Qu’est-ce que la Demande de propositions (DP)

Une DP (Demande de propositions) est un document utilisé pour obtenir des propositions complètes de fournisseurs intéressés. Il suit généralement une DDR initiale (qui comprend les détails du budget, un calendrier et une description détaillée de la portée du projet) et son but est de permettre aux fournisseurs de démontrer leurs compétences, leur expérience et leurs connaissances.

Une DP est utilisée lorsque la demande exige une expertise technique ou lorsque le produit ou le service demandé n’existe pas encore. La proposition peut nécessiter de la recherche et du développement pour créer tout ce qui est demandé.

Le document de la DP doit comprendre :

1. Une table des matières;
2. Un accord de confidentialité ou de non-divulgation;
3. Informations de base sur le client et le processus;
4. L’étendue et la portée du projet;
5. Un calendrier proposé;
6. Informations détaillées sur la conception et les exigences;
7. Exigences commerciales;
8. Le budget alloué;
9. Critères d’évaluation pour les fournisseurs;
10. Instructions de soumission.

Une préparation minutieuse de la DP est importante car le temps passé à cette étape garantira de bonnes réponses. Souvent, les entreprises organisent également des réunions d’information préliminaires pour informer les fournisseurs et répondre à toutes les questions.

The advantages of RFP (Request for Proposal)

There are several reasons you will want to launch an RFP process:

• To notify suppliers of your intention to purchase certain products or services;
• Pour obtenir une soumission officielle des fournisseurs choisis pour permettre la comparaison des propositions;
• Pour montrer que vous avez un processus formel et équitable sans favoriser un fournisseur préféré.

Cependant, il y a aussi quelques inconvénients.

Les inconvénients des appels d’offres (Request for Proposal)

Un inconvénient majeur des appels d’offres est qu’ils empêchent la participation de bons fournisseurs potentiels qui pensent que les appels d’offres sont trop risqués ou à faible rendement.

Un autre inconvénient est que, bien qu’un processus d’appel d’offres réduise considérablement le temps d’attirer des fournisseurs, il peut être considéré comme un système qui mine la concurrence en n’invitant qu’un certain nombre de soumissionnaires.

Enfin et surtout, ils sont également coûteux, prennent du temps et créent de la bureaucratie. Pourtant, les avantages dépassent les inconvénients.

Exemples de questions d’appel d’offres

Lors de la rédaction d’un document d’appel d’offres, vous devez être précis; expliquez les produits / services que vous recherchez. Vous devriez donc:

• Demandez des échantillons / exemples, des certifications ou des références;
• Demandez un plan tarifaire complet;
• Soyez aussi approfondi que nécessaire.

Au cours d’un processus d’appel d’offres, vous avez également la chance d’apprendre comment vous et vos fournisseurs allez travailler ensemble. Voici quelques exemples de questions qui vous aideront à réduire les risques et à économiser du temps et de l’argent:

• Comment allez-vous aborder la mise en œuvre de?
• Quels risques pour l’échéancier ou le budget voyez-vous, selon votre compréhension de notre organisation?
• Quelles mesures pouvons-nous suivre pour contrôler les coûts et/ou limiter les dépassements de coûts?

Quelle est la différence entre RFI et RFP?

En bout de ligne, une RFI est généralement utilisée lorsque vous pensez savoir ce que vous voulez mais que vous avez besoin de plus d’informations de la part des fournisseurs (et la RFI est généralement suivie d’une RFQ, tandis qu’une RFP est utilisée lorsque vous savez que vous avez un problème mais que vous ne savez pas exactement comment vous voulez le résoudre. Les demandes de propositions ont tendance à être plus ouvertes que les demandes de propositions, ce qui permet aux fournisseurs de fournir également leurs propres suggestions sur la façon dont ils concevraient et réaliseraient un projet particulier.

Lequel devriez-vous choisir? RFI ou RFP?

Choisir l’un plutôt que l’autre revient à être conscient de l’étape dans laquelle vous vous trouvez. Si vous essayez simplement d’avoir un aperçu des fournisseurs ou de voir s’il existe une solution à votre douleur, la DDR pourrait être la solution. Si vous êtes sur le point d’acheter mais ouvert aux idées, un appel d’offres est probablement le meilleur choix.

Note finale

La mise en œuvre correcte de ces processus nécessite du temps, du dévouement et des compétences. Sinon, vous risquez de perdre du temps pour rien car vous ne finirez pas par trouver une solution à votre problème. Donc, quel que soit le processus que vous choisissez, gardez toujours à l’esprit pourquoi vous faites cela et quel est le résultat que vous attendez.

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