RFI vs RFP: Hvordan er de forskellige, og hvilken skal du vælge
for at sikre dig, at du vælger den leverandør, der bedst passer til din virksomheds behov, har du brug for nogle kritiske oplysninger. Men hvordan ved du, at du har alle de detaljer, du har brug for, eller sikrer, at du stiller de rigtige spørgsmål? Det kommer ofte til at udstede den rigtige proces-RFI vs RFP.
valget af hvilken proces der skal bruges afhænger af det ønskede resultat. Hvad har du tænkt dig at få? Information, et fast forslag eller et detaljeret prisbud? Lad os se, hvad hver proces indebærer.
en RFI-proces (anmodning om Information) er det første skridt til at lære mere om en virksomhed, der muligvis er underleverandør til at udføre et job for dig. Denne proces filtrerer leverandører, der ikke opfylder kravene eller ikke kan levere inden for den givne tidslinje, og den følger normalt et format, der kan bruges til sammenlignende formål.
derfor bør en RFI indeholde:
- en indholdsfortegnelse;
- en introduktion og formålet med RFI;
- en forklaring af omfanget af RFI;
- forkortelser og terminologi, der anvendes i RFI — dokumentet (det er vigtigt at bruge industristandardbetingelser, der er genkendelige for leverandører);
- en skabelon, der skal udfyldes (dette vil gøre dit job lettere, når du sammenligner leverandører);
- detaljer om de næste trin-RFP (anmodning om forslag) eller anmodning om kvote).
formålet med at starte en RFI-proces er at undersøge flere muligheder, inden de afregnes på en leverandør. At have en RFI-proces på plads lader også leverandører vide, at budprocessen vil være retfærdig. Hvis virksomheder, der opfordres til at byde, ikke har en realistisk mulighed for at vinde, vil leverandører anerkende det, og deltagelsen vil i sidste ende falde.
fordelene ved RFI (anmodning om information)
at tage tid til at skrive en RFI kan virke som en byrde, men i det lange løb kan det som en form for skadekontrol spare dig både tid og penge.Der er flere fordele ved at starte en RFI-proces:
- du får mulighed for at forstå markedet;
- du kan finde ud af, hvilke leverandører der tager din virksomhed alvorligt;
- Du får et overblik over konkurrerende produkter;
- du kan indsamle produktoplysninger, der giver dig mulighed for at komme med realistiske krav i din RFP/TILBUDSANMODNING;
- Du får en liste over potentielle leverandører, som du gerne vil invitere til en RFP eller TILBUDSANMODNING.
Der er dog også ulemper ved at starte en RFI-proces.
ulemperne ved RFI (anmodning om Information)
en stor ulempe ved at starte en RFI-proces er, at leverandører måske ser det som noget, som den potentielle kunde ikke er meget seriøs omkring, i hvilket tilfælde de ikke tænker for meget på deres svar; de kan simpelthen sende dig deres standardpriser og brochurer (information, som du alligevel nemt kan finde online) uden at være opmærksom på dine specifikke behov.
en anden ulempe ville være, at leverandøren muligvis ikke sender oplysninger overhovedet, hvis han ikke ser reelt engagement fra køberen. At skrive et struktureret svar er både tid og penge tidskrævende, så det er forståeligt, at nogle leverandører måske ikke ønsker at gøre det i mangel af nogen forpligtelse. Og det er svært at definere, hvad “ægte engagement” er, da det afhænger af forretning til forretning. Derfor foretrækker nogle virksomheder at springe over RFI og fortsætte med en RFP eller TILBUDSANMODNING.
lancering af en RFI udvider også købsprocessen, fordi organisationer skal faktorere tiden for gennemgang af RFI ‘ erne. I mangel af en RFI kan nogle leverandører dog føle, at de er dårligt stillede til fordel for andre.
så hvis du har masser af tid til at indsamle oplysninger, så starter du en RFI-proces, før RFP-processen er vejen at gå; ellers kan du fortsætte med at sende RFP.
eksempler på RFI (anmodning om Information) spørgsmål
for at gøre tingene lettere, vil jeg give dig en grundlæggende struktur for en RFI. Den skal indeholde:
- en erklæring om behov (med mål og målsætninger);
- en fortrolighedsaftale eller fortrolighedsaftale;
- nogle baggrundsoplysninger om din virksomhed (for at give leverandører en kontekst);
- en liste over kvalifikationer (hvad du leder efter hos en leverandør, hvordan din ideelle leverandør ser ud);
- de oplysninger, du anmoder om (hvad du har brug for for at træffe en beslutning);
- dine evalueringskriterier;
- deadline;
- Indsendelsesinstruktioner.
nu, med denne skabelon i tankerne, er der en “forkert” måde og en “korrekt” måde at stille spørgsmål på. Den “korrekte” måde ville være at ikke stille vage spørgsmål, men at gøre dem meget specifikke.
for eksempel i stedet for at spørge ” Hvad er din regnskabsproces?”, du kunne bryde det spørgsmål i blokke:
- ” hvad er din Regnskabsservice driftsmodel?”;
- ” Hvordan styrer du opgaver?”;
- ” Hvem ringer vi med spørgsmål?”, osv.
andre spørgsmål kan være:
- hvad er en “fejl”, og hvordan løser du det?;
- hvilket samarbejde forventer du af dine kunder?;
- Hvordan håndterer du kundetilfredshed? Hvordan finder du ud af serviceniveauaftaler?.
Hvad er Anmodning om forslag (RFP)
en RFP (anmodning om forslag) er et dokument, der bruges til at få omfattende forslag fra interesserede leverandører. Det følger normalt en indledende RFI (der inkluderer budgetoplysninger, en tidslinje og en grundig beskrivelse af projektets omfang), og dens formål er at gøre det muligt for leverandører at demonstrere deres færdigheder, erfaring og viden.
en RFP bruges, hvor anmodningen kræver teknisk ekspertise, eller hvor det produkt eller den service, der anmodes om, endnu ikke findes. Forslaget kan kræve forskning og udvikling for at skabe det, der anmodes om.
RFP-dokumentet skal indeholde:
- en indholdsfortegnelse;
- en fortrolighedsaftale eller en fortrolighedsaftale;
- grundlæggende oplysninger om klienten og processen;
- projektets omfang og omfang;
- en foreslået tidslinje;
- detaljerede designoplysninger og krav;
- kommercielle krav;
- det tildelte budget;
- evalueringskriterier for leverandører;
- Indsendelsesinstruktioner.
grundig forberedelse af RFP er vigtig, da tiden på dette stadium vil sikre gode svar. Ofte organiserer virksomheder også foreløbige informationsmøder for at orientere leverandører og besvare eventuelle spørgsmål.
The advantages of RFP (Request for Proposal)
There are several reasons you will want to launch an RFP process:
- To notify suppliers of your intention to purchase certain products or services;
- for at få en formel indsendelse fra de valgte leverandører for at muliggøre sammenligning af forslag;
- for at vise, at du har en formel og retfærdig proces uden at favorisere en foretrukken leverandør.
Der er dog også et par ulemper.
ulemperne ved RFP (anmodning om forslag)
en stor ulempe ved RFP ‘er er, at de blander deltagelsen af gode leverandørudsigter, der mener, at RFP’ er er for risikable eller lavt udbytte.
en anden ulempe er, at selv om en RFP-proces i høj grad reducerer tiden for at tiltrække leverandører, kan den ses som et system, der undergraver konkurrencen ved kun at invitere et bestemt antal tilbudsgivere.
Sidst men ikke mindst er de også dyre, tager et stykke tid og skaber bureaukrati. Alligevel overgår fordelene ulemperne.
eksempler på RFP (anmodning om forslag) spørgsmål
mens du skriver et RFP-dokument, skal du være specifik; forklar de produkter / tjenester, du leder efter. Så du bør:
- Bed om prøver/eksempler, certificeringer eller referencer;
- Anmod om en omfattende prisplan;
- vær så dybdegående som du skal være.
under en RFP-proces har du også chancen for at lære, hvordan du og dine leverandører vil arbejde sammen. Her er et par spørgsmål eksempler, der vil hjælpe dig med at reducere risikoen og spare tid og penge:
- Hvordan vil du nærme gennemførelsen af ?
- hvilke risici for tidslinjen eller budgettet ser du, baseret på din forståelse af vores organisation?
- hvilke skridt kan vi tage for at kontrollere omkostninger og/eller begrænse omkostningsoverskridelser?
hvad er forskellen mellem RFI og RFP?
bundlinjen, en RFI bruges generelt, når du tror, du ved, hvad du vil, men har brug for mere information fra leverandørerne (og RFI efterfølges typisk af en TILBUDSANMODNING, mens en RFP bruges, når du ved, at du har et problem, men ikke ved, hvordan du nøjagtigt vil løse det. RFP ‘er har tendens til at være mere åbne end RFI’ er, så leverandører også kan give deres egne forslag til, hvordan de ville designe og gennemføre et bestemt projekt.
hvilken skal du vælge? RFI eller RFP?
at vælge den ene frem for den anden kommer ned til at være opmærksom på det stadium, du befinder dig i. Hvis du bare prøver at få et overblik over leverandører eller se, om der er en løsning på din smerte, så er RFI muligvis vejen at gå. Hvis du er tæt på at købe, men åben for ideer, er en RFP sandsynligvis det bedre valg.
endelig note
korrekt implementering af disse processer kræver tid, dedikation og færdigheder. Ellers risikerer du at miste tid for ingenting, da du faktisk ikke ender med at finde en løsning på dit problem. Så uanset hvilken proces du vælger, skal du altid huske på, hvorfor du gør dette, og hvad er det resultat, du forventer.
klar til at starte din første RFP? Tjek Prokuria!